Presentació a la Introducció de Projectes del dia 23 de setembre a l'EUETII, a Igualada

1. Gestión de Proyectos
Principales Conceptos
y Procesos de Gestión
Ramon Costa i Pujol
EUETII - Igualada
rcosta@ekips.net Curso 2009-10

2. Presentación
Ramon Costa i Pujol
Diplomado en Dirección General por EADA e Ing. en
Informática y Master en Pedagogía por UPC.
Business Productivity Advisor del Centro de Innovación para
la Productividad de Microsoft.
Ha trabajado en compañías de Consultoría de Tecnologías de
la Información, Ingeniería del Software y I+D+i
Profesor asociado de Dirección de Proyectos y SSII de la UPC,
EADA y las Escuelas Gimbernat (adscritas a la UAB) en donde
codirige un postgrado en Gestión de Proyectos.
Miembro del Project Management Institute y de la Junior
Chamber International. Vocal del Colegio Oficial de Ingeniería
en Informática de Catalunya, de la UEA y Presidente de
TICAnoia y asesor de la Cámara de Comercio de Sabadell.
http://ramoncosta.blogspot.com
http://innovacionyproductividad.spaces.live.com

3. Agenda
- Proyectos. Definición y características
- Proyectos y Operaciones
- Portfolio, Programas y Proyectos
- Ciclo de Vida
- Dirección de Proyectos. Stakeholders.
- Ámbitos y Momentos de Gestión de Proyectos
- Técnicas y Herramientas.
- Sistemas de Información
- Implantación Metodologías Gestión
- Principales Procesos Gestión Proyectos
- Gestión Integrada de Proyectos

4. Qué es un Proyecto?
Un proyecto se puede definir como un conjunto de esfuerzos, temporales y delimitados
por unos costes, unos plazo y unos objetivos finales, dedicados a crear un servicio o
producto único.
Ejemplos
-La construcción de un local, edificio,…
-El lanzamiento de un nuevo producto
-El desarrollo de un nuevo producto
-La organización de desarrollos deportivos o culturales
-El desarrollo de una aplicación informática
-La instalación de un sistema informático
Las principales características de un proyecto son la
temporalidad, la consecución de un producto o servicio
único y su ejecución por fases.

5. Proyectos y Operaciones
Actividades
Operaciones Proyectos
-Administración y Soporte de los -Implementación de un nuevo Sistema
Sistemas de Información de Información
-Call Center -Definición y Ejecución de un Plan de
-Administración de los Recursos Comunicación o Márketing.
Humanos -Puesta en marcha de una nueva
-Administración de las Finanzas Política de RRHH
-Producción en cadena -Plan Anual de Formación
-... -Diseño de un nuevo Producto o
Servicio
-Implementación de un nuevo Proceso
Organizativo
Todas las actividades llevadas a cabo en una
organización se pueden clasificar
en proyectos o operaciones.

6. Proyectos y Operaciones (2)

7. Portfolio, Programas y Proyectos (2)

8. Portfolio, Programas y Proyectos. Procesos

9. Ciclo de Vida de un Proyecto
Producto o
Actividades Servicio
Hitos
Entregables
Responsables
El „Ciclo de Vida de un Proyecto‟ consiste en las Fases en
las que se divide su trabajo, así como las Actividades,
Hitos y Entregables a generar y sus Responsables.

10. Ciclo de Vida/Naturaleza proyectos
Existen diferentes metodologías de trabajo. Algunas han sido desarrolladas por terceros,
aconteciendo “estándares de facto”. En otros casos, las empresas utilizan las suyas
propias
Definición Ejemplos
Metodologías desarrolladas • Desarrollo de Sistemas de Información: Metrica
por organizaciones oficiales o • Proyectes de T.I.: Microsoft Solutions Framework.
fabricantes y adaptadas para la • Gestión de los procesos de venta: Enterprise Selling
“Estándares” casuística de la empresa. Process, Target Account Selling (SIEBEL).
• ....
Metodologías de trabajo • Elaboración de un Plan Director para la Sociedad de
desarrolladas por la propia la Información (ICT).
Propias organización para la • Gestión de los procesos de innovación a la
consecución de sus proyectos. compañía (CIDEM).
• ...
La naturaleza del proyecto y el equipo de trabajo
determinarán el uso de una metodología estándar, su
adaptación o la creación de una particular.

11. Métrica: Ciclo de vida del software
Planificación Desarrollo Manten.
de SSII de SSII de SSII
Estudio de Análisis Diseño Construc. Implantación y
Viabilidad Sistema Sistema Sistema aceptación
ACTIVIDADES ENTREGABLES HERRAMIENTAS /
Analizar un conjunto concreto de • Contexto del sistema TÉCNICAS
necesidades para proponer una • Impacto en la organización • Análisis Coste /
solución a corto plazo. • Coste/beneficio Beneficio
Los criterios utilizados son tácticos y • Enfoque y planificación • Modelos de procesos
relacionados con aspectos económicos, • Solución propuesta de la organización
técnicos, legales y operativos. • .... • ...
“Técnicas de Gestión de Proyectos” (Estimación y Planificación)
METRICA define las etapas/procesos, sus actividades y
envíos y propone técnicas y métodos de trabajo y guías
de “gestión del proyecto”.

12. Microsoft Solutions Framework
MSF Process Model MSF Team Model
ENTREGABLES
• Visión y ámbito
• Asunción riesgo
• Estructura proyecto
Project Management Discipline
Risk Management Discipline
Readiness Management Discipline
MSF propone unos modelos de trabajo (procesos y
equipo), unas disciplinas (gestión de proyectos, riesgo,...)
con unas prácticas y recomendaciones.

13. Proceso de innovación CIDEM
Se utilizan Se analizan las
técnicas de desviaciones de
creatividad para la ejecución
proponer respecto al plan
proyectos inicial
Se seleccionan los Se definen con
proyectos más detalle los Se planifican las Se monitoriza y
adecuados a la requisitos de los fases para se controla la
estrategia de la proyectos ejecutar cada ejecución del
empresa seleccionados proyecto plan inicial
La metodología propuesta para la gestión de la innovación
del CIDEM parte de la generación de ideas hasta el cierre
de los proyectos.

14. PMI: Ejemplos

15. PMI: Ejemplos

16. PMI: Ejemplos

17. PMI: Ejemplos

18. Agenda
- Proyectos. Definición y características
- Proyectos y Operaciones
- Portfolio, Programas y Proyectos
- Ciclo de Vida
- Dirección de Proyectos. Stakeholders.
- Ámbitos y Momentos de Gestión de Proyectos
- Técnicas y Herramientas.
- Sistemas de Información
- Implantación Metodologías Gestión
- Principales Procesos Gestión Proyectos
- Gestión Integrada de Proyectos

19. Gestión de Proyectos‫‏‬
La Gestión de Proyectos tiene como objetivo asegurar la correcta ejecución de todas las
actividades del mismo, siguiendo la definición del ciclo de vida, y gestionando todos los
aspectos relacionados como los hitos, entregables,…
Dirección de Proyectos
Independientemente del ciclo de vida,
se tienen que aplicar un conjunto de procesos de gestión
para asegurar la correcta ejecución del proyecto.

20. PMI - PMBOK

21. Gestión de Proyectos (2)‫‏‬
Alcance
Calidad
Coste Tiempo
Necesidades: Expectativas:
Requisitos Stakeholders Requisitos No
Identificados Identificados
Aplicación de los conocimientos, herramientas y técnicas
en las actividades para asegurar que se cumplen las
necesidades y expectativas de los stakeholders.

22. Ámbitos de Gestión
Alcance
Riesgos Tiempo
Terceros
Integración Costes
Comunicación Calidad
Equipo
La Gestión de un Proyecto implica la gestión
de ocho diferentes ámbitos/aspectos y su integración.

23. Momentos Dirección Proyectos
Inicio Planificación
Control y
Ejecución
Seguimiento
Cierre
La dirección de un proyecto tiene 5 „momentos‟
desde su inicio hasta el cierre.

24. Herramientas y Técnicas
Planificación (Ejemplo)‫‏‬ Técnicas y Herramientas de Apoyo
-Definición y Planificación PERT
Work Breakdown Structure
Alcance
-Definición y Estimación
Duración Actividades
-....
-Planificación Coste y Gantt
Elaboración Presupuesto
-Definición Plan
Comunicaciones
..........
-....
-Plan de Proyecto
Para gestionar los diferentes procesos,
el equipo Gestor de Proyectos tiene a su disposición
un conjunto de herramientas y técnicas.

25. Herramientas y Aplicaciones

26. Ejemplo: MSFT EPM
La Solución EPM de Microsoft está basada en la
integración de diferentes aplicaciones y servidores.

27. Agenda
- Proyectos. Definición y características
- Proyectos y Operaciones
- Portfolio, Programas y Proyectos
- Ciclo de Vida
- Dirección de Proyectos. Stakeholders.
- Ámbitos y Momentos de Gestión de Proyectos
- Técnicas y Herramientas.
- Sistemas de Información
- Implantación Metodologías Gestión
- Principales Procesos Gestión Proyectos
- Gestión Integrada de Proyectos

28. Beneficios Gestión Proyectos
• Marco de referencia para las actividades y procesos de trabajo del proyecto.
Para el equipo • Uso de herramientas y guías comunes para la gestión de proyectos.
de trabajo • Facilidad de incorporación de nuevos miembros al equipo de trabajo.
• Guía común y estandarizada para la gestión de todos los proyectos.
Para el • Unificación de criterios de aplicación y seguimiento.
departamento • Facilidad de incorporación y substitución responsables de proyectos.
• Establecimiento de prácticas comunes para el trabajo de todos los
departamentos.
• Visión unificada e integrada de todos los proyectos de la compañía y la
Para la información relacionada (costes, tiempo, recursos,...) y de los criterios de
organización selección y priorización.
• Credibilidad interna y externa.
• Disminución de desviaciones y reducción de costes.
La necesidad de gestionar correctamente los proyectos,
convierte a su dirección en una herramienta clave de
gestión empresarial.

29. Gestión de Proyectos‫‏‬
La Gestión de Proyectos tiene como objetivo asegurar la correcta ejecución de todas las
actividades del mismo, siguiendo la definición del ciclo de vida, y gestionando todos
los aspectos relacionados como los hitos, entregables,…
Dirección de Proyectos
Fase 1 Fase 2 Fase 3 ....... Fase N
Independientemente del ciclo de vida,
se tienen que aplicar un conjunto de procesos de gestión
para asegurar la correcta ejecución del proyecto.

30. Momentos Dirección Proyectos
Inicio Planificación
Control y
Ejecución
Seguimiento
Cierre
Fase 1 Fase 2 Fase 3 ....... Fase N
La dirección de un proyecto tiene 5 „momentos‟
desde su inicio hasta el cierre.

31. Momentos Dirección Proyectos
Inicio Planificación
Control y
Ejecución
Seguimiento
Cierre
La dirección de un proyecto tiene 5 „momentos‟
desde su inicio hasta el cierre.

32. Tiempo dedicado
Cierre Iniciación
7% 12%
Control
18%
Planificación
20%
Iniciación
Planificación
Ejecución
Control
Ejecución Cierre
43%
Fuente: Encuesta publicada en PM Network. Dec 2006
¿Cómo invierten las organizaciones su tiempo
en la dirección de los proyectos?

33. Ámbitos de Gestión
Alcance
Riesgos Tiempo
Terceros
Integración Costes
Comunicación Calidad
Equipo
Ejerc.
La Gestión de un Proyecto implica la gestión
de ocho diferentes ámbitos/aspectos y su integración.

34. Inicio
- P1. Project Charter Definición
Preliminar del Alcance del Inicio
Proyecto Planificación
Control y
Seguimiento Ejecución
Cierre
Al inicio del proyecto se tiene que definir su alcance,
restricciones y supuestos, asignar el Jefe de Proyectos y
redactar el “Project Charter”.

35. Planificación
- P2. Definición y Planificación
Alcance (WBS)‫‏‬
- P3. Definición Actividades,
Inicio Orden, Recursos, Duración y
Planificación Calendario
- P4. Definición y Planif. del
Equipo y compras
- P5. Plan Comunicaciones
Control y - P6. Estimación del Coste y
Seguimiento Ejecución
elaboración Presupuesto
- P7. Planificación Calidad
- P8. Evaluación Riesgos
Cierre - P9. Definición Gestión Plan
Proyecto
Ejerc.
La planificación del proyecto se lleva a cabo al inicio del
proyecto, en cada fase y cuando las desviaciones durante
la ejecución comporten una replanifación.

36. Ejecución
Inicio
Planificación
- P10. Ejecución y Gestión del
Proyecto
Control y
Seguimiento Ejecución - P11. Adquisición y Desarrollo del
Equipo de Proyecto
- P12. Distribución de la
Información
Cierre - P13. Aseguramiento Calidad
- P14. Gestión Adquisiciones
Durante el día a día del proyecto se tiene que verificar el
cumplimiento del alcance del proyecto, gestionar el
equipo y distribuir la información según la planificación.

37. Control y Seguimiento
- P15. Informe de Rendimiento y
Gestión Stakeholders
Inicio
- P16. Control y Seguimiento de
los Riesgos Planificación
- P17. Gestión Equipo Proyecto
- P18. Verificación y Control de
Cambios (alcance, calendario,
costes, calidad)‫‏‬ Control y
Seguimiento Ejecución
- P19. Administración contratos
con terceros
- P20. Control del Proyecto e
Integración de Cambios
Cierre
El principal foco está en los cambios de alcance
y calendario, el seguimiento del equipo
y el rendimiento del proyecto.

38. Cierre
Inicio
Planificación
Control y
Seguimiento Ejecución
- P21. Cierre del Proyecto y Contratos
con Terceros
Cierre
- P22. Project Post-mortem
Al final del proyecto, se debe llevar a cabo el cierre
administrativo, gestionar la aceptación por parte del
cliente y recoger toda la documentación del proyecto.

39. Planificación proyecto: Esquema
Etapa 1 Etapa 2 Etapa 3 .......
Etapa N

40. Ej. MSFT PM Discipline, Project Plan

41. Agenda
- Proyectos. Definición y características
- Proyectos y Operaciones
- Portfolio, Programas y Proyectos
- Ciclo de Vida
- Dirección de Proyectos. Stakeholders.
- Ámbitos y Momentos de Gestión de Proyectos
- Técnicas y Herramientas.
- Sistemas de Información
- Implantación Metodologías Gestión
- Principales Procesos Gestión Proyectos
- Gestión Integrada de Proyectos

42. “Project Integration Management”
Alcance
Riesgos Tiempo
Integración
Terceros Costes
Comunicación Calidad
Equipo
Comprende los procesos y actividades necesarios para
identificar, definir, combinar, unificar y coordinar todos los
procesos y actividades en la gestión de un proyecto.

43. Procesos propuestos

44. Aplicación de estos procesos
- Desarrollo del Plan
- Desarrollar el de Gestión del
Project Charter Proyecto
- Desarrollo
preliminar del
alcance del Inicio
proyecto Planificación
- Dirección y
Control Eejecución del
Ejecución Proyecto
- Monitorizacióny
Cierre
Control del Trabajo
del Proyecto
- Control de Cambios - Cierre del Proyecto
Integrado

45. Relación entre todos los procesos

46. Gestión de Proyectos
Gracias por la atención
y la participación
Ramon Costa i Pujol
EUTEII - Igualada
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