He aquí la versión en español, del artículo "PMO activa y eficaz estrategia de Administración"

1. PMO activa y eficaz estrategia de Administración
Link artículo original (En Portugués): http://cio.uol.com.br/gestao/2008/06/26/pmo-ativo-e-eficiente-
uma-estrategia/
Ejecutivo de Cuenta en detalle la experiencia de establecer una oficina
de gestión de proyectos y asesoramiento para aquellos que quieren
hacer lo mismo
CIO (EE.UU.)
¿Cuál es el secreto de un exitoso equipo de TI, respetado por área de
negocio? A Phil Bertolini, director de información del condado de Oakland,
EE.UU., la respuesta es una buena gestión del proyecto.
prácticas de gestión de proyectos han ayudado a la zona del proyecto,
responsable de TI en ganarse la confianza de la empresa. Cuando Bertolini fue
nombrado director en 2001, el área fue visto como un agujero negro, y
algunos de la junta a que se refiere Bertolini como "Mr. El dinero "porque
siempre estaba haciendo por los recursos.
Desde entonces, el CIO ha mejorado el trabajo del departamento de gestión de
proyectos con más personal, formación y nuevas herramientas. El movimiento
ha dado una visibilidad a la interesante obra de TI y reducir los costos. Y las
mejoras han hecho la gestión del proyecto más estratégico para el gobierno del
estado.
La gestión de proyectos software (Claridad, CA), Bertolini da la información
que necesita para explicar a la Junta que la necesidades de TI de tantos
recursos (lo que gasta el 6% del presupuesto de los EE.UU. 700 millones
dólares del condado), que proyecta el dinero es posible y la situación de cada
uno. Además, el CIO es capaz de mostrar el tablero exactamente donde cada
persona en el departamento de TI ha estado trabajando todos los días durante
los últimos dos años. El software proporciona todo detalle y la visibilidad.
Ahora la gestión del proyecto es ayudar a los condados y estatales para hacer
frente a una economía en recesión, que se ha traducido en mayores niveles de
desempleo en los Estados Unidos.
"Hemos mantenido el apretado presupuesto de TI, reduciendo en los últimos
siete años. Ahora estamos ahorrando EE.UU. 1,5 millones dólares en las
operaciones y $ 4 millones en nuestro plan de capital, y todavía podemos
servir a nuestros clientes ", dice Bertolini."Podemos ser estratégica porque
efectivamente puede planificar, gestionar y medir expectativas de los clientes y
debido a que el uso de buenas herramientas para hacerlo."
Aquí Bertolini ofrece asesoramiento para la creación de un área de gestión de

2. proyectos y para seleccionar el mejor software para tal fin de conformidad con
las necesidades de su organización.
Cinco consejos para una oficina de gestión de proyectos
1 - ¿Sabe lo que quiere lograr
Cuando el departamento de TI del condado de Oakland se estableció la oficina
de gestión de proyectos en 1997, tenía metas estratégicas y tácticas muy
claro: optimizar los diseños con los socios y hacer el negocio del gobierno más
eficiente mediante la tecnología.
Bertolini dice que es importante tener motivos fundados para crear una oficina
de gestión de proyectos para una serie de razones. Solo para decir una, que no
siempre son necesarias - o incluso adecuada - para las organizaciones. Si
simplemente desea realizar un seguimiento de proyectos, puede obtener un
mejor resultado con una aplicación con esta funcionalidad. Pero si usted desea
mejorar los proyectos de la manera en que se llevó a cabo y tener mayor
control de los procesos de establecimiento de prioridades, una PMO (Project
Management Office, en subtítulos en Inglés) y estructurada puede ayudar en
ambos.
"Si quieres cambiar la cultura y la forma de hacer negocios, el establecimiento
de una PMO", dice Bertolini.
Por otra parte, pocas personas dentro y fuera de él no le gustará la idea de un
organismo central encargado de aprobar y rechazar los proyectos, informes y
métricas manteniendo el pie de los administradores para mantener el proyecto
en línea. El personal de TI y clientes internos pondrá a prueba tu esfuerzo en la
creación de una PMO. Por su apoyo, que es evidente la necesidad de una
justificación clara para su construcción que no incluía el deseo de elevar el
nivel de burocracia.
Por último, establecer una PMO y otros procesos de gestión de proyectos
requiere mucho tiempo y de inversión financiera. Pueden pasar algunos años
para poner todo en su lugar. La gente se cansa debido al esfuerzo. Al
preguntar el tiempo y dinero necesarios para establecer la PMO, necesita una
respuesta en la punta de la lengua, dice Bertolini, o arriesgarse a ver a sus
esfuerzos por gestionar mejor los proyectos desechados, cuando la compañía
necesita reducir los costos.
2 - Tener un patrocinador ejecutivo
Bertolini fue el departamento de TI de un cliente en Oakland antes de hacerse
cargo de su control, cuando se estableció el PMO en 1997. Dice que no le gusta
luchar y hacer análisis de rentabilidad para proyectos de TI, me limito a llamar
al departamento y resolver el asunto como lo hizo antes de la PMO.
"Como cliente, yo siempre estaba tratando de encontrar la manera de jugar
con el sistema y hacer que mi proyecto de ley", dice. "Si pudiera volver sobre

3. el proceso e ir con alguien, lo haría."
La razón Bertolini nunca pudo vencer al sistema porque el ejecutivo está en la
oficina lanzó su peso detrás de él. "Debido a que el oficial dijo que lo hará, y
aquí es por qué no hay manera," él dice.
Sumado a esto, para que todos a seguir el nuevo proceso, Bertolini dice que el
patrocinio de un ejecutivo también facilitará a los retos de gestión para
cambiar la cultura interna. Debe cambiar la cultura de los clientes y socios a
los que sirven. Se necesita tiempo y esfuerzo. Si su patrocinador ejecutivo no
ve que vale la pena, no es llegar allí. "
3 - Crear un manual de relación para la PMO
La oficina de administración de TI del condado de Oakland reporta
directamente al CIO. Bertolini dice el director de TI, que precedió a la PMO
quería tener contacto con él directamente a grupos de fuera de ella no
influencia. Esto crea un espacio real para la gestión de proyectos y
asesoramiento. También asegura que las normas y los procesos se modifican
sólo en los altos niveles de la organización.
4 - Poner a cargo de la OGP no processose medidas punitivas
Al establecer una PMO, que desea tener cuidado de no crear una organización
de "caza de brujas, que le dice al pueblo todo lo CIO están haciendo", dice
Bertolini.
"El PMO debe ser responsable para el asesoramiento de personas de la
organización. Tiene que ser gente que otros recurren en busca de ayuda ", dice
el CIO. "Si yo soy un director de proyecto y me preocupa que el PMO me
recogerá y decirle al CIO que cumplo con mis deberes, no voy a ir allí para
pedir ayuda."
Así que se hace hincapié en que el área debe ser creado para ser un guardián
de los casos y un mentor para los directores de proyectos, proporcionando
herramientas y gráficas útiles para aprender lo que llega tarde, lo que es
perfecto y donde lo necesite atención.
4 - Seleccionar el proyecto de Gestión de Software
Las juntas directivas de Bertolini para la creación de una PMO también la
elección de software. Aquí también tendrás que tener objetivos claros para la
compra de software que les llevará a la meta. Por ejemplo, desde el
departamento de TI del condado de Oakland querían que sus clientes internos
estaban más involucrados en proyectos de TI, la organización necesitaba una
herramienta para fomentar una mejor comunicación y más rápida entre las dos
partes.
Antes de la selección de software, Bertolini aconseja considerar los procesos de
gestión del proyecto que busca establecer. "Si usted pone la tecnología sólo
para la tecnología, es una pérdida de tiempo. Sólo tiene una lista y no

4. conseguirán nada ".
Al examinar diferentes aplicaciones, asegurando que las características de
satisfacer las necesidades de los procesos. Su PMO puede empezar poco a
poco, añade, pero crecerán a fin de comprobar los beneficios que aporta a la
organización. Así que no te olvides de mirar hacia el futuro en la selección de
software, en lugar de ceñirnos sólo a dólares.
Otro factor a tener en cuenta es la integración. "Usted no quiere soluciones
parciales que han de integrar. Buscamos empresas que pueden agregar otras
características más tarde y en la que los datos que fluyen con normalidad ",
dice.
Por último, elegir un proveedor que ofrece una gestión de proyecto
real. Bertolini dice que los directores que le precedieron eligió el software de
ABT (adquirida por Niku en 2000, y Niku fue adquirido por CA en 2005), ya
que hizo hincapié en la importancia de la buena gestión del proyecto procesos
para maximizar los resultados.
"Si usted no tiene buenos procesos, tendrá buenos resultados", dice.