1. III CONGRESO INTERNACIONAL DE PROTOCOLO
PANEL I
INNOVACIONES EN LA ORGANIZACIÓN DE ACTOS
PONENCIA 1
“La necesaria renovación en la forma de organizar los actos”
PONENTE
Carlos Fuente Lafuente
Director General del III Congreso Internacional de Protocolo
Presidente de la Escuela Internacional de Protocolo
Valencia, 7 de septiembre de 2000
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2. LA NECESARIA RENOVACIÓN EN LA FORMA DE ORGANIZAR
LOS ACTOS
POR
CARLOS FUENTE LA FUENTE
Esta primera ponencia del III Congreso Internacional de Protocolo pretende iniciar
y provocar la reflexión y el debate generalizado sobre la situación actual del
Protocolo y el Ceremonial y su proyección de futuro. Un asunto que los
profesionales del protocolo tenemos en cuenta de forma permanente, pero que no
sabemos muy bien por dónde enfocar. La mayoría somos conscientes de la
necesidad de actualizar determinadas técnicas y normas del Protocolo y del
Ceremonial. Incluso somos partidarios de poner al día, respecto a las tecnologías,
los escenarios de nuestros actos y la imagen final que de ellos transmiten, así
como los distintos soportes que utilizamos. Pero, ¿es éste realmente el cambio
que la sociedad espera?
“Nuevas técnicas para un nuevo siglo” es la frase reclamo con la que se pretende
sintetizar el alcance de las discusiones en este Encuentro. Y ello nos da pie sin
demora a meternos a fondo en la cuestión, no sin advertir antes que esta ponencia
busca una reflexión de conjunto, global, con profundización más en cuestiones de
estilo y de maneras y que deja abierto el camino para estudios más específicos
desarrollados en las siguientes ponencias.
Una reflexión que habría que iniciar por la propia definición de Protocolo, que
demanda hoy en día una cierta revisión para adaptarla a lo que realmente es. No
nos oponemos ferozmente a la definición mundana que la mayoría de la gente
concede, algunos de ellos, de prestigio reconocido, como Sabino Fernández
Campo, conde de Latores y ex Jefe de la Casa de S.M.: “El Protocolo es, al fin y al
cabo, la educación reglamentada”.
Y, sin ir más lejos, la voz de la calle: (REPRODUCCIONES POR VÍDEO DE UNA
ENCUESTA REALIZADA EN MADRID).
Incluso para algunos especialistas en otras disciplinas, como los estudiosos de la
procedencia del hombre, el protocolo justifica la diferencia entre el chimpancé y el
hombre. “Chimpancé más protocolo, igual a hombre”, rezaba el titular de última
página del diario español “El País”, a propósito de una entrevista a Juan Luis
Arsuaga, codirector de las excavaciones de Atapuerca, premio Príncipe de
Asturias, realizada por la periodista Karmentxu Marín.
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3. El arqueólogo justificaba así su tesis cuando la redactora se interesaba por ese
uno por ciento de genoma que nos diferencia a los hombres del chimpancé: “Se
calcula que nuestras diferencias cognitivas no residen en más de 50 genes”,
respondía el técnico, quien añadía: “No es extraño, porque compartimos 3.500
millones de años de evolución y nos hemos separado sólo hace cinco millones de
años. En la evolución se van superponiendo capas, y donde se nos ve realmente
el sustrato muy de primate es en el protocolo, que es biológico”.
Entonces, la periodista pregunta de nuevo: “¿A más protocolo, más chimpancé?”
Y la respuesta no deja de ser rotunda: “Claro. Y chimpancé más protocolo, igual a
hombre. Lo aprendí cuando nos dieron el Premio Príncipe de Asturias Yo no tenía
contacto con la Familia Real, pero había un jefe de protocolo, y estaba todo
absolutamente regulado para establecer las categorías jerárquicas mediante
señales de tipo visual. El protocolo es formalizar lo que se observa en la jerarquía
de los chimpancés, donde el jefe está más arriba, más grande, más fuerte, y los
otros tienden a encogerse, a no mirar a los ojos del superior”.
Al menos de esta sucinta e improvisada opinión de quien investiga sobre el origen
del hombre, extraemos dos conclusiones claras. Una de carácter positivo:
sabemos que el protocolo que afecta a los humanos tiene cinco millones de años
de antigüedad, el mismo en que el hombre dejó de ser chimpancé para convertirse
en Adán. Y otra de carácter negativo: lo que no es protocolo en los tiempos en los
que vivimos. No tengo la menor duda de que antiguamente la supuesta jerarquía
del chimpancé tuviera su reflejo en la sociedad poderosa del hombre. De hecho, la
Corte medieval española era un buen ejemplo, o las tribus de muchos pueblos. El
protocolo en el entorno del Rey o de los “jefes” de tribu era el espejo del poder en
cada momento o del grado de influencia de los “notables”.
Pero, en el umbral del siglo XXI no podemos aceptar que la definición de Protocolo
pase por este concepto en lo fundamental, al menos, en determinados países
desarrollados como puede ser el nuestro. Quizás en ocasiones un profano, al
visualizar determinados actos, extraiga conclusiones como éstas, pero en realidad
no estamos hablando de una jerarquización, sino de un orden y de un
ordenamiento. Todos los invitados a la ceremonia de la entrega de los premios
Príncipe de Asturias no pueden acceder al mismo tiempo a saludar a S.M. la
Reina o a S.A.R. el Príncipe de Asturias. Lo hacen por un orden, pero no
precisamente por el orden del más fuerte, del más superior. En la principal
Audiencia que se celebra en Oviedo, primero entrarán los patronos (auténticos
anfitriones); después los jurados (a quienes se deben los galardonados) y,
finalmente (por cuestión de honor), los premiados (protagonistas del acto).
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4. En una segunda fase, saludarán las autoridades por el orden que el Estado
establece en sus normativas y, posteriormente, el resto de invitados sin un
ordenamiento definido.
El protocolo actual dista mucho de esa definición de jerarquías o de poder. La
misma definición del Presidente de la Generalidad de Cataluña, Jordi Pujol, que
tanto gusta de repetir a los profesionales, y que tanto se esgrimió en el I Congreso
de Oviedo, “el Protocolo es la expresión plástica del Poder” (lo mismo que el de
Atapuerca, pero con otras palabras), no es ya una definición acertada en esos
tiempos. Como tampoco lo es, en el contexto en el que hablamos, la definición
académica: “Regla ceremonial diplomática o palatina establecida por decreto o por
costumbre”. Protocolo, en su visión actualizada, debería definirse como un
“conjunto de normas, tradiciones, costumbres y técnicas que la sociedad y los
individuos disponen para la organización de sus actos, su convivencia y sus
relaciones internas y externas”. Pero, en la renovada definición académica,
debería haber otros epígrafes que complementen la cuestión, como estos:
1. “Protocolo, conjunto de normas, tradiciones y técnicas mediante los cuales
se regulan y planifican los actos promovidos por las instituciones públicas,
entidades privadas y por las personas, se establece su orden y desarrollo, y
se ordenan los invitados los símbolos”.
2. “Protocolo, profesión que se ocupa de la organización de actos que afectan
a las instituciones, entidades y personas, de la aplicación de las normas y
tradiciones vigentes en este campo y de su ceremonial”.
A partir de aquí podemos dar cientos de expresiones al gusto más o menos
academicista o científico de cada uno. Pero todas, de una forma o de otra, pasan
por lo expresad anteriormente. En las nuevas definiciones, Protocolo y Ceremonial
rompen sus tradiciones, fronteras y prácticamente ocupan la misma parcela, por lo
que, en consecuencia, estamos prácticamente ante lo mismo. La Real Academia
Española define Ceremonial como “serie o conjunto de formalidades para
cualquier acto público y solemne. Libro, cartel o tabla en que están escritas las
ceremonias que se deben observar en ciertos actos públicos”. Es decir, ocupa la
misma parcela de la visión actualizada de Protocolo.
De hecho, en unos países se habla de protocolo para todo, como el caso de los
países iberoamericanos. No estaría de más, a mi juicio, que desde este marco
congresual reivindicáramos la unificación del término para referirnos a nuestra
profesión. Y, en este sentido, considero que Protocolo abarca mejor la cuestión y
es más preciso.
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5. La aceptación de estas definiciones, para quienes trabajamos en este sector, es
esencial, pues implica en sí mismo el reconocimiento de una profesión que la
sociedad en su conjunto no niega, pero que aún no tiene el reflejo en el entramado
legislativo oficial. Ni tan siquiera el Estado español incluye en sus catálogos de
estudios el Protocolo, salvo la disciplina de “Peluquería y Protocolo” en una rama
de la Formación Profesional (al menos hasta hace un par de años; desconozco si
actualmente estos e mantiene, aunque sospecho que sí). De ahí que cada día
sean más las universidades que tiren de su autonomía de títulos propios para
cubrir un vacío que más tarde o más temprano ha de llenarse en la oferta
educativa general.
Fijado lo que realmente es Protocolo en estos tiempos, debemos afrontar ahora la
reflexión de cuáles son los criterios generales por donde debe caminar la
organización de actos en el futuro. Y aquí arrojamos para el debate algunos
elementos:
1. Vivimos tiempos de globalización, que afectan también a la cultura y a las
costumbres y, cómo no, al Protocolo. Advertimos de una creciente
igualación en la forma de organizar en todo el mundo, especialmente, en el
campo oficial y diplomático y en la empresa y el deporte. Creemos que a
unificación de criterio es positiva, pero hemos de seguir manteniendo
costumbres nacionales propias que enriquezcan los actos y aporten
elementos diferenciales que revaloricen los eventos.
2. Vivimos tiempos de creación y de imaginación. El responsable de protocolo
debe ser n gran creador de actos, un profesional imaginativo capaz de
innovar. El protocolo actual demanda diseño imaginativo, más juventud
intelectual, más tiempo para “pensar”, más discusión en equipo y menos
actuación en solitario. El profesional que se dedique a reproducir actos no
será más que un técnico del montón. El auténtico “director de protocolo”
será el creador, diseñador y constructor de nuevos actos.
3. Vivimos tiempos de horizontalidad. El protocolo no es cosa de cuatro, sino
de todos. Busca el acercamiento entre los de arriba y los de abajo, entre
quienes ocupan la Presidencia y quienes se sientan en butaca de patio;
entre los que están en la sala y quienes lo siguen por televisión. Es un
protocolo que une, que no incomoda y que traslada la sensación
generalizada de que todo está bajo control y bien; que todos los invitados
se sientan atendidos y mimados, y no sólo los espectadores. Unos invitados
que han de entender el protocolo que se sigue, pues de lo contrario nos
estaremos equivocando. Por ello, hay que facilitarles esta comprensión
mediante gestos, símbolos y explicaciones.
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6. 4. Vivimos tiempos de comunicación. Un acto que no transmite sus fines es un
mal acto. Por ello, hay que incluir necesariamente técnicas de
comunicación y valorar el interés periodístico. Hay que diseñar los actos
con criterios periodísticos, máxime si queremos llegar a toda la sociedad,
pero eso sin perder la identidad propia del acto o de la institución anfitriona,
su cultura o tradiciones.
5. Vivimos tiempos de sencillez. Cuanto más sencillo, más claro, reza el dicho
popular. En protocolo, igual. Sencillez, sobriedad, nada de aparatosidades o
retorcimientos innecesarios. Claridad, movimientos limpios, actuaciones
llanas.
6. Vivimos tiempos de estrategia. El protocolo ha de responder a la aplicación
de las normas y técnicas que posibiliten la consecución de los fines de un
evento. Aparece, en consecuencia, la estratega, la estrategia técnica.
Todos sabemos que, en protocolo, son muchas las fórmulas y las
soluciones, pero hay que aplicar la adecuada para ese acto, entendiendo
esto como un ejercicio superior al sentido común.
7. Vivimos tiempos de grandes avances tecnológicos. Es decir, de invasión de
las nuevas tecnologías que afectan igual a la Organización. Y no podemos
darles la espalda. Aquéllas ayudan mucho y hacen más sencilla la
preparación. Ese factor permite al responsable de protocolo volcar más
esfuerzos en el diseño global del acto, en las relaciones humanas y en la
comunicación interna. Las nuevas tecnologías obligan a un ejercicio
constante de actualización, de revisión de formatos y de introducción de
nuevos lenguajes. Obliga a contar en el equipo con un especialista en la
materia o n debido asesoramiento externo.
8. Vivimos tiempos de discrecionalidad. El director de protocolo nos e deja ver;
aguarda en las tripas del acto y no asume más protagonismo que el de la
dirección concienzuda de un amplio equipo de profesionales. Es un director
que reparte juego, trabaja en equipo, planifica el organigrama e impulsa y
supervisa la globalidad. Y todo desde la dirección profesional, modesta y
con perfil periodístico. Un profesional que antes vela por la ética profesional
que por el mantenimiento de s puesto, que advierte de las posibles
incorrectas decisiones y que busca, por encima de todo, lo mejor para su
entidad.
9. Vivimos tiempos de eficacia, o de “protocolo-organización”. Lo más
importante de un acto no es la distribución de la Presidencia, ni tan siquiera
que las invitaciones sean bonitas. Lo fundamental es que el acto funcione
en su globalidad. Hoy se destina más tiempo y más esfuerzos a la
organización como tal que a lo tradicionalmente llamado protocolo.
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7. Una eficacia que, en razón a diversas situaciones, es capaz de adaptar los
desarrollos y los ordenamientos a la lógica (no sentará a comer en un
banquete a dos empresarios que no hablen el mismo idioma).
10. Vivimos tiempos de equilibrio. Todo el protocolo es un ejercicio constante
de equilibrio. Si, como señalábamos anteriormente, el protocolo no marca
diferencias, debe de aparecer en consecuencia el equilibrio permanente en
las ordenaciones, en los símbolos y en todos los elementos propios de un
acto. Y ese equilibrio nos lleva necesariamente a la cortesía, al protocolo
mixto, a la alternancia de listas, a la concesión de protagonismos a más
invitados, a la renovación de líneas de saludo, a la revisión de presidencias
y a la flexibilidad con ejercicio permanente en Protocolo.
Diez situaciones de reflexión. O, si lo prefieren, un decálogo de futuro (que ya ha
comenzado) sobre la filosofía general que ha de presidir la organización de actos.
Fuera de esta línea, el protocolo agonizaría y sería seguramente lo que el técnico
de Atapuerca antes definía. Pero el reto, afortunadamente, va por otros senderos.
Esto exige cambios radicales en la forma de ser y hacer de los responsables de
protocolo, tan acostumbrados a pensar que lo nuestro es lo mejor y lo más
conveniente. Pero hay que bajarse de ese estrado.
Establecidos los criterios generales, parece claro que estos nos obligan, al mismo
tiempo, a actualizar las formas de aplicar el protocolo. ¿Y cuáles son esas nuevas
formas de organizar? Aquéllas que pasan por un estudio muy profundo y delicado
de las circunstancias de cada acto y de cada ceremonia y que en cada momento
exigen soluciones diferentes. Podemos intentar aquí proponer un “rosario” de
cincuenta cuestiones que, entiendo, encajan en esta visión actual de organizar
protocolariamente los actos.
1. El programa y con él el cronograma y sus anexos, se constituyen en el
principal documento de cada acto, en el que se refleja paso a paso lo
previsto desde la organización, haciendo especial referencia a la
organización interna y la política con los medios de comunicación. Un
documento que en su integridad conservan los responsables de protocolo y
su equipo, y que es sometido al “señorito” para su aprobación definitiva, y
remitido posteriormente al invitado de honor, si éste se tratara de una
personalidad muy relevante o de un excepcional invitado de honor. Del
conjunto del programa se extrae el mini-programa o programa de bolsillo,
que se reparte no sólo entre la organización sino los principales
protagonistas del acto, adecuando cada uno de ellos a sus singularidades.
2. Los actos con una cierta complejidad deben ser previamente ensayados por
la organización, y si tuvieran cobertura televisiva, en presencia del
realizador y sus cámaras.
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8. En la medida de lo posible, en los ensayos han de estar presentes los
protagonistas para facilitarles su comprensión y dominio de la escena. De
no ser posible, debería acudirse a medios de soporte audiovisual
especialmente preparados para remitir a los interesados.
3. En la organización y planificación de los actos, la comunicación interna de
la Organización con sus invitados y sus públicos es clave. Ningún acto
saldrá medianamente bien si los protagonistas principales o secundarios no
saben lo que tienen que hacer. Y en esta política entran también todos los
invitados, aunque sólo acudan para presenciar la ceremonia desde una
cómoda butaca.
4. La presencia del Jefe de Protocolo en los escenarios desaparece. El
responsable de la Organización ha de prepararlo todo para que funcione
solo, sin su dependencia. Como mucho, dispondrá de un auxiliar para
controlar e intervenir si fuera necesario. Pero como última posibilidad antes
de que el ceremonial se vaya de las manos. El axioma de que el mejor
protocolo es aquél que no se nota, hoy cobra más vigencia que nunca.
5. El responsable de protocolo no ha de ser imprescindible, debe delegar y ha
de saber dirigir equipos, repartiendo competencias y responsabilidades a
sus ayudantes, quienes, a su vez, habrán de conocer con todo detalle la
totalidad del programa y tener reflejos para actuar ante situaciones
imprevisibles. El responsable de protocolo procurará desgastarse más en
los grandes movimientos y, especialmente, en la atención a los invitados y
la coordinación con la Seguridad y la Comunicación.
6. El responsable de protocolo no camina por delante de la autoridad, ni es un
semáforo o una señal que indica el camino o el asiento. Es el controlador
del acto, no un acomodador. Transita por delante de los acontecimientos y
comprueba que todo esté conforme se ha previsto. No asume el papel de
anfitrión, ni recibe oficialmente, ni saluda, salvo que haya sido designado
para tal labor (cuestión que no compartimos, salvo que tenga un alto rango
en la institución o en la empresa y que reciba como tal directivo, pero no por
ser el técnico de protocolo).
7. Se introducen, al menos, tres nuevas categorías en el organigrama de
protocolo: el coordinador de protocolo, el técnico de protocolo y el auxiliar
de protocolo. Desaparece en la organización el concepto tradicional de
azafata de protocolo. Seguirá habiendo azafatas, pero su misión se reducirá
a atención desde mostradores, reparto de folletos o regalos, custodia de
puertas, tareas auxiliares en escenario (reparto de agua, control de sillas,
etc.) y otros deberes en esta línea. La tradicional azafata queda reducida a
labores estáticas donde difícilmente se van a producir situaciones de
resolución protocolaria.
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9. 8. El auxiliar de protocolo vendrá de una mayor especialización en este campo
de las azafatas de protocolo, personas con conocimientos básicos de
protocolo e incluidos desde el primer momento en la organización o, al
menos, en una fase importante de la misma. Controlará acomodación,
recorridos, custodia de zonas protocolizadas, atención general a invitados y
personalidades, acompañamiento de invitados de honor, etc.
9. El técnico de protocolo, con estudios y experiencias en este campo, se
responsabilizará de áreas concretas de la organización, dependiendo
directamente del responsable o del coordinador de protocolo. Participa en la
organización desde el primer momento.
10. El coordinador de protocolo actúa de segundo del responsable y debe estar
lo suficientemente implicado en la organización como para sustituir al
responsable en cualquier momento y ante cualquier situación. Se ocupa
fundamentalmente de la coordinación con todos los elementos de la
organización y en él reside especialmente la relación con todos los sectores
implicados en el evento: mantenimiento, seguridad, comunicación, diseño,
montajes, etc.
11. Se consolida la figura del Enlace, como el auxiliar o técnico (según la
dificultad de cada caso) que se ocupa permanente de un determinado
grupo de invitados o de una zona determinada (un hotel, un restaurante, un
autobús, por ejemplo).
12. Los escenarios cada vez serán más sobrios y sencillos, más amplios y
menos recargados, dotados de nuevas tecnologías que contribuyan a
reforzar los mensajes y a destacar a los protagonistas principales. La
decoración auxiliar a base a reposteros, escudos institucionales
recargados, alfombras y moquetas, flores y plantas, dejan paso a otras
formas de decorar. La figura del estilista o experto en montajes llega ahora
al protocolo con más fuerza que nunca. Los grandes escenarios de hoy ya
no son posibles sin la contratación de este especialista y de su equipo de
montaje.
13. La introducción de las nuevas tecnologías a los escenarios es inevitable y
con ellas los técnicos correspondientes.
14. La iluminación se ha convertido en clave, introduciéndose luces no frontales
que eliminen sombras incómodas. Se utilizarán distintos juegos de luces,
según el desarrollo del acto, posibilitando la iluminación parcial y el
ensombrecimiento de zonas no protagonistas en momentos determinados.
15. La monitorización, con televisores pequeños en puestos claves, aparece
como una exigencia más, lo que obliga a la elaboración de mesas
presidenciales que tengan en cuenta dónde encajar estos monitores para el
seguimiento de las autoridades y personalidades principales y que ha de
pasar desapercibido para el resto del auditorio.
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10. 16. En salas donde se celebren habitualmente muchos actos será necesario
realizar la preinstalación para los medios de comunicación y, en algunas
ocasiones, dotarse de señal televisiva propia para su distribución a los
medios (convenientemente asesorados por los técnicos en esta materia).
17. El uso de las banderas oficiales se limitan a los actos estrictamente
oficiales, constatándose la tendencia actual de no recargar
innecesariamente. Si en alguna ocasión fuera necesario introducir en los
escenarios un alto número de banderas se procurará dividir en partes,
respondiendo a una cierta lógica o comprensión por el espectador.
18. Las banderas, por término general, no se colocarán tras la presidencia, sino
enmarcando ésta, o en un lateral, pero visibles para la totalidad de los
invitados. La bandera de la entidad anfitriona ondea en solitario, en un lugar
aparte del resto. Esta práctica puede extenderse a lo oficial.
19. Las mesas presidenciales hay que procurar no revestirlas de tela, salvo
necesidad. La mesa noble de siempre, tapada en su parte frontal, o la mesa
de diseño, se imponen. Mesas preparadas para micrófonos, timbres y
pequeños monitores de televisión que no han de quedar a la vista.
20. El atril vuelve con fuerza. Hoy se confirma como el modelo ideal para
realizar las intervenciones. Atriles estilizados, con una discreta marca
corporativa, dotados de luz interior, repisa para vasos y soporte para apeles
o mecanismos de manejo a distancia de audiovisuales. Hablar desde la
mesa presidencial (salvo en determinadas reuniones técnicas) ha quedado
en desuso.
21. Los fondos de escenarios tienden al contraste con la intensa luz blanca
artificial de la iluminación, con telas lisas, y con escasa decoración en ellas.
22. Desaparecen los letreros de mesas presidenciales y vuelven los relatores o
conductores de ceremonias para determinados actos de carácter más
informal.
23. Los saludos oficiales o recibimientos tienden a hacerse más sencillos.
Menos personas y colocadas en lugares más discretos, reservándose los
tradicionales (sin pasillera o moqueta) para las altas personalidades.
24. Las comitivas de acompañamiento a las autoridades principales, se reducen
enormemente. Acompaña únicamente los que tengan que acompañar. El
resto ocupará sus asientos o se dirigirá a los lugares previstos para todos
los invitados.
25. Las presidencias tienden a ser mixtas, procurando alternar listas de
invitados diferentes. Presidencias cortas, pero representativas de los
principales sectores presentes en el acto. El monopolio de los principales
asientos para los rectores o las autoridades de la empresa deja paso a la
pluralidad de la representación.
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11. 26. Las intervenciones se reducen a lo estrictamente necesario para el
cumplimiento de los fines del acto. Habla en primer lugar el anfitrión y cierra
el invitado de honor, si éste presidiera por cesión. Si presidiera el anfitrión,
en un acto de carácter oficial, otra autoridad de la institución anfitriona
abrirá el acto y cerrará el anfitrión. No todos los que están en la presidencia
deben pronunciar discursos. No debe equivocarse la cortesía de ceder un
lugar especial con el hecho de invitarle a hablar. Serán decisiones distintas
cuya responsabilidad corresponde al anfitrión.
27. Se vuelve a las presidencias unipersonales, salvo matrimonios o e actos
compartidos por más de una institución. Se considera de escasa cortesía la
doble presidencia, si ésta es compartida por el invitado de honor y el
anfitrión.
28. El consorte masculino tiene el mismo tratamiento que el femenino, en la
ordenación de asientos. Pierde fuerza el uso de la expresión “Sra. De…”
para referirnos a la esposa de una autoridad. Manteniendo el tratamiento
que le corresponda, se añadirá el nombre y primer apellido, y si fuera
necesario el parentesco (“esposa del Eximo. Sr. Ministro de…”). En los
actos con un protocolo más cuidado, la expresión “acompañante” para
referirnos a la esposa o persona con quien convive, no debe utilizarse. La
palabra esposa gana adeptos y quizá sea más cercana a lo que se
pretende decir.
29. Los consortes, en los actos institucionales, no ocupan un lugar en la
presidencia, ni en la zona reservada a la presidencia, salvo el del Jefe del
Estado. Tomarán asiento en un lugar especial y de honor, fuera de la
ordenación del resto de las autoridades.
30. La persona que invita mediante una invitación, no se pone el tratamiento
que le corresponde, ni tan siquiera el Don o Doña. Si el máximo
representante de la institución que invita no tiene prevista su asistencia,
debe invitar en su nombre la autoridad o directivo que le vaya a sustituir.
31. Las invitaciones por Internet son ya una realidad. Será necesario establecer
modelos acordes con la realidad de las nuevas comunicaciones
tecnologías. La Red se constituye, asimismo, como el principal soporte para
las comunicaciones en Protocolo. Faltaría que los expertos creasen en
nuevo lenguaje, asequible para todos y especializado en protocolo.
32. La tradicional discusión sobre las filas derecha o izquierda en un auditorio o
iglesia se salda, en la actualidad, conforme al criterio de la derecha y la
izquierda según se avanza en el pasillo central, en dirección al escenario.
Las primeras filas derechas se reservan para los principales invitados y las
de la izquierda para las corporaciones anfitrionas.
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12. 33. La ubicación del anfitrión cuando cede la presidencia en una ordenación en
alternancia, nos e decanta hoy ni por la teoría moderna (puesto número 2),
ni por la clásica (puesto número 3), sino por las dos, aplicándose una y otra
según los casos. S se trata de la doble presidencia, sin consortes, el
anfitrión ocupará el puesto 2 (aunque ya advertimos antes que esta fórmula
se considera hoy en día una descortesía); si fuera con consortes, los
anfitriones se colocarán en los puestos 3 y 4, según la alternancia de sexos.
En el caso de que sólo el invitado de honor acudiera con consorte (muy
habitual en la Familia Real española), el anfitrión se colocará en el puesto
número 3 (salvo en el supuesto de que los Reyes acudieran con algunos de
sus hijos; en este caso, ocupará el primer puesto tras ellos). Si se tratara de
una presidencia unipersonal, el anfitrión ocupará el puesto número 2, si no
hubiera otra autoridad de mayor rango que él o cediera a favor de otra
autoridad o personalidad invitada de honor, en cuyo caso ocuparía el
puesto número 3.
34. Se ha extendido la sugerencia de que la cesión de presidencia debe
constituir un hecho excepcional y, por lo tanto, debe reservarse esa cortesía
a determinados momentos. Esta cuestión tiene más arraigo generalizado en
la empresa, donde reiteradamente, y pienso que equivocadamente, se
mantiene la no cesión salvo presencia del Jefe del Estado o Jefe del
Ejecutivo. La cortesía, y su mejor manifestación que es la cesión de
presidencia, sigue vigente, y más que nunca. La cesión debe ser un gesto
de cortesía que sólo corresponde tomar al anfitrión. Nadie debe imponerla,
aunque parezca lógico que desde las “fontanerías” se solicite.
35. La concesión de la palabra corresponderá únicamente a quien preside la
sesión, salvo que un relator o conductor realice ese papel. En este último
caso, no concederá la palabra, sino que anunciará la intervención, con
fórmulas como “se dirige a ustedes…”, “hace uso de la palabra…”.
36. Los himnos oficiales se reservan exclusivamente para actos oficiales
solemnes promovidos por las principales autoridades, con o sin presencia
de altas personalidades del Estado. Igualmente, se interpretarán los himnos
en actos celebrados fuera del Estado o fuera de las comunidades
autónomas, por razones de identificación, sentimiento u homenaje.
37. Las representaciones en protocolo siguen sin admitirse, salvo las del Jefe
del Estado y el Jefe de Gobierno. Creo que esta consideración debe
extenderse, igualmente, a otros países. Eso sí, la persona que sustituye o
representa al anfitrión debe presidir el acto si no cede la presidencia. Hoy
queda perfectamente claro que la autoridad que legalmente sustituye a otra,
es decir, actúa en funciones, tiene derecho al mismo tratamiento
protocolario.
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13. 38. Lo confirme o no la legislación, hoy todo el mundo da por hecho que a
excepción de los alcaldes de Madrid y Barcelona, a todos los demás
conviene tratarles de ilustrísimos (aunque sólo legalmente lo sean los
alcaldes de capitales de provincia y los de más de cien mil habitantes).
39. Aunque no hay normativa al respecto, es práctica generalizada y creo que
correcta, que todas las banderas del exterior ondeen a media asta en la
institución que declara luto oficial, así como en otras que puedan sumarse a
la iniciativa. El crespón negro de las banderas y otros símbolos personales
del luto desaparecen como obligación o sugerencia en el protocolo oficial.
40. Las bandeas de sobremesa, como práctica internacional para la
identificación de delegaciones de diferentes países ha dejado de tener un
uso generalizado en la mayoría de los países.
41. En un plazo relativamente corto de tiempo, el traje y la corbata dejarán de
ser la prenda imprescindible para las relaciones institucionales y públicas.
Las modas impondrán otras etiquetas. Provisionalmente, el traje oscuro
seguirá siendo “obligatorio” en los actos solemnes de última hora de la
tarde o de la noche, si bien la camisa blanca ha dejado de serlo.
42. Las presidencias institucionales no tienen en cuenta el sexo a la hora de
establecer la ordenación. Si a la Ministra le corresponde el extremo, no ha
de modificarse su puesto por tratarse de una mujer. Esta cuestión, en
cambio, si se tiene en cuenta en los actos de carácter social, como el caso
de las comidas.
43. Las tradicionales composiciones de comedores para banquetes dan paso,
en la actualidad, a nuevas formas y sofisticadas disposiciones de mesa, de
acuerdo con la creatividad del anfitrión y las circunstancias del acto. En
cualquier caso, la mesa redonda se ha convertido hoy en la estrella
principal. La mesa en forma de herradura se impone hoy como la más
idónea para las presidencias de banquetes nupciales.
44. Las caravanas oficiales de vehículos tienden a acortarse en gran medida, lo
que obliga a subir a varias autoridades a un mismo vehículo, prescindir de
los “fontaneros” o habilitar autobuses o microbuses confortables y
preparados para esta labor.
45. Los reglamentos internos de protocolo para cada institución o empresa
constituyen actualmente una necesidad básica en protocolo. Pero estos
reglamentos no han de contradecir normas más amplias. Deben resolver su
propio protocolo, la ordenación de sus cargos y la de los invitados que no
figuren en las normativas.
46. Los responsables de protocolo, especialmente los de instituciones públicas,
deben archivar correctamente la documentación de los actos que
organizan. Su trabajo puede constituir un alto valor histórico que ha de
preservarse.
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14. 47. En los libros de honor, al abrirse, no es necesario que se dejen hojas en
blanco por si algún día se ofreciera la firma al Jefe del Estado. Éste debe
firmar en la página que corresponda, ya que el Libro es un documento
histórico basado en la continuidad de las fechas y páginas. Otra cuestión es
que se abra un Libro nuevo con ocasión de tan excelente visita. En la
actualidad, las páginas del Libro de Honor se escanean y se introducen al
ordenador, creándose un libro/copia paralelo en el que se introducen datos
del firmante, circunstancia, crónica de la visita y fotografía en el momento
de la firma, así como otros aspectos que se consideren históricamente de
valor. Estas páginas escaneadas se encuadernarán una vez cerrado el libro
original. El libro copia –al que se añade otra copia en CD-ROM- se custodia
junto al original, aunque ha de matizarse bien en su portada que se trata de
una copia informatizada documentada.
48. Recogiendo la filosofía del decreto nacional, la forma idónea y actual de
ordenar a los miembros de una corporación municipal, es la siguiente:
Alcalde, tenientes de Alcalde, portavoces municipales (según resultados
electorales), delegados de Alcalde, resto de concejales por partidos y por el
orden de la lista electoral (comenzando por el partido más votado).
49. Los alcaldes de otros municipios se colocarán en un lugar especial, fuera de
la ordenación del resto de las autoridades contempladas en el decreto
nacional. El orden entre ellos vendrá determinado por el número de
habitantes, comenzando siempre por los alcaldes de la capital autonómica y
de la/s provincia/s. El criterio del número de habitantes se aplica igualmente
para las banderas municipales, después del relativo al orden de las
autonomías.
50. Los tradicionales tratamientos protocolarios españoles tienden a
desaparecer. Los excelentísimos e ilustrísimos pronto serán reliquias de la
historia. Eso sí, perdurarán en determinados países los tratamientos
propios tradicionales reservados para el Jefe del Estado y su familia (en
caso de monarquías).
Hasta aquí llega este “rosario” de reflexiones fruto del análisis, la investigación y el
estudio comparado. Han salido cincuenta, pero podrían ser otras cincuenta o
doscientas más que por su extensión no entrarían en el tiempo de la ponencia. He
tratado, aleatoriamente, de tocar temas que sé que preocupan especialmente a la
mayoría y espero con ello dar alguna luz. Pero, sobretodo, espero haber podido
transmitir pistas para encontrar e camino del protocolo del siglo XXI.
Retomando el hilo del principio, cuando nos referíamos a los diferentes protocolos
existentes en la actualidad, es el Oficial el que más precisa de una buena
actualización en términos generales.
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15. El Protocolo oficial, aquél que debe aplicarse en los actos que promueven y
organizan las instituciones públicas y sus autoridades, o aquél que parcialmente
es conveniente desarrollar para las autoridades que se den cita en los actos no
oficiales, necesita una buena puesta al día, no sólo en su normativa, sino también
en su ceremonial. En definitiva, en sus formas de hacer.
Ya no tiene sentido alguno en estos momentos crearse una situación numantina
para recordar que el protocolo es propiedad del Estado o de las instituciones
públicas; en definitiva de las autoridades. Decir que sólo existe un protocolo, el de
Estado, es vivir dos siglos atrás. Y lo mismo para quien tenga la tentación de
pensar que el protocolo en la empresa no es más que las técnicas de las
Relaciones Públicas.
Está claro que el protocolo se ha extendido al conjunto del tejido social, y que ha
dejado de ser un coto propio de lo oficial. El Protocolo está presente en todo y
como tal hay que darle una respuesta, según las circunstancias del entorno. Cada
sector tiene un protocolo diferencial, y no puede sostenerse hoy en día que el
protocolo oficial es aplicable a cualquier campo. Ése es un error que muchas
entidades están pagando en la actualidad. En este sentido, está claro que nos
vamos a una creciente especialización dentro del Protocolo, y que se acabaron los
profesionales que lo mismo sirven para un roto que para un descosido.
Queremos matizar que la actualización que proponemos no se opone, al respeto,
a las tradiciones singulares de cada pueblo, ni a sus culturas, sino a las formas de
hacer y a las técnicas a aplicar. No obstante, también hay que poner de manifiesto
que tradiciones singulares e intocables en el “Gran Protocolo de siempre” están
sometidas hoy en día al “yugo” del interés del anfitrión o de los organizadores.
¿Alguien pone en duda que la derecha es el puesto de honor en un acto?
¿Alguien pone en duda que el anfitrión debe presidir los actos, salvo que por
cuestiones de honor o de cortesía deba invitar a otra personalidad a tomar el
asiento número uno? ¿Alguien pone en duda que la persona invitada a un acto
debe contestar agradeciendo la invitación e informando de su sí/no asistencia?
Estamos ante cuestiones elementales del protocolo tradicional, pero que cada uno
hoy interpreta a su manera.
En unas ocasiones, la derecha es el puesto de honor e indicamos a nuestro “jefe”
o “señorito” (como nos gusta decir en nuestra jerga) que su puesto es el tres
cuando se ha decidido ceder el uno a una autoridad de mayor relieve. En otras
ocasiones, nos quedamos tan contentos indicando el puesto dos, dado que se
cede una vez, pero no dos. ¿En qué quedamos? Todos me imagino que
compartimos la teoría de que la autoridad que organiza un acto debe presidirlo.
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16. Digo que todos compartimos, porque así ha sido siempre y porque, al menos en
España y en otros países, se consolida la figura del anfitrión como persona que
preside. Sin embargo, cuando trabajamos para una autoridad de mayor
precedencia que la autoridad que organiza, enseguida nos apresuramos en exigir
la cesión de presidencia. Y sí trabajáramos para la autoridad de precedencia
inferior, igualmente nos acogeríamos al principio del respeto hacia el anfitrión.
En fin, contradicciones del quehacer diario, por no decir que en algunos casos
más se trata de una falta de ética profesional o falta de criterios propios ante
nuestros responsables políticos. Claro está, y no lo escondo, que muchas de estas
situaciones vienen dadas por las indicaciones que desde arriba nos llegan a
nuestros despachos, por los cambios que a última hora introducen nuestros
“señoritos” en las ordenaciones, pues la lista “institucional” (la legal) no es de su
agrado o conveniencia política.
España, siendo un país que, a mi modesto entender, hace un protocolo más
moderno, lejos del de Corte que algunos piensan que hacemos y que, en
consecuencia, es obligada referencia para países de Europa, América, parte de
África y de los antiguos países de la Unión Soviética. España, digo, vive también
profundas contradicciones protocolarias. Un alcalde navarro que en un acto
celebrado en una instalación municipal, promovido por el Gobierno regional, ocupa
el puesto tres, por detrás de S.A.R. el Príncipe de Asturias y el Presidente de la
Comunidad, y por delante del Presidente del Parlamento regional y del Delegado
del Gobierno. Y otro alcalde asturiano que en su teatro municipal es relevado al
asiento 15 por no ser el promotor del concierto.
Contradicciones como las bodas de las infantas, que en el banquete nupcial
ocupan posiciones inversas, o que en la inauguración solemne de la Legislatura
S.A.R. el Príncipe no ocupe la derecha de S.M. el Rey en el Congreso de los
Diputados.
En fin, el listado de las contradicciones que obra en mi poder es tan alto créanme,
tan alto, que merecería seguramente otra ponencia específica. Lo malo de estas
contradicciones es que despistan y confunden, pues no pueden ser tomadas como
referencia, aunque haya habido sus motivos. Pero para muchos constituye una
referencia obligada, especialmente, los promovidos por las primeras instituciones
del país. Y la contradicción no entendida lleva a muchos a pensar que el Protocolo
es relativo y que se aplica según conviene en unos casos u otros. Y a este
respecto, habría que decir que no es relativo, sino diferencial, flexible y
estratégico.
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17. Quizá las contradicciones vengan por el hecho de que el protocolo institucional
tiene todavía muy poca experiencia en democracia, a menos en nuestro país,
España, y que el respecto a la normativa existente en la materia encuentra mayor
eco, por desgracia, en situaciones no democráticas, que las democráticas. Tiene
uno la tentación de pensar, en consecuencia, que el protocolo oficial reglado es
cosa de dictaduras, o de sociedades monolíticas, mientras que en las democracias
este mismo protocolo es cuestión de la conveniencia política de la autoridad
anfitriona en cada momento. Es decir, siguiendo la lógica, el Protocolo como
conjunto normativo que establece un ordenamiento es pura referencia únicamente.
Y si apuramos más lógica, el Protocolo Oficial, en definitiva, no existe como tal.
Vamos, en consecuencia, a la libertad total de aplicación, según sean los intereses
de cada momento. ¿Es esto lo que queremos? Y, atención, que en esta crítica
debemos incluirnos nosotros, los profesionales del protocolo, que en ocasiones
somos más “papistas que el Papa”. Quizá la total dependencia política de muchos
de estos cargos, en teoría técnicos, influya por desgracia.
No es lógico que en un país de cuarenta millones de habitantes, con 17
comunidades autónomas y dos ciudades autónomas, ocho mil ayuntamientos y
medio centenar de diputaciones y cabildos, haya un conjunto normativo de
protocolo tan caótico o, si lo prefieren, por suavizar, tan dispar. Porque, vamos a
ver, ¿un consejero de comunidad autónoma va por delante o por detrás de un
alcalde? ¿Tan difícil es determinar la cuestión? El Estado sitúa por delante al
Alcalde. La mayoría de las normativas autonómicas existentes por detrás. Y lo
curioso es que en algunas comunidades gobierna el mismo partido que en el resto
del país. No es cuestión, por tanto, de principios políticos, sino de visiones
personales. Mal vamos.
Una de las conclusiones a las que se llega en esta ponencia es la necesidad de
actualizar las normativas oficiales vigentes en este momento en España y en la
mayoría de los países, donde abundan ordenamientos obsoletos y ceremoniales
caducos. En el caso español, la mayoría de las disposiciones se han quedado
viejas, aun cuando muchas de ellas apenas tienen un cuarto de siglo. Y es que la
legislación de la transición en esta materia exige ya dar paso a una legislación de
estabilización, teniendo en cuenta ahora las nuevas situaciones a las que ha
legado nuestro país, que en 25 años ha tenido que dar la vuelta por completo a su
historia.
Hace cinco años, en Oviedo, I Congreso Internacional de Protocolo, se decía que
el Real Decreto de 1983, sobre Ordenación General de Precedencias en España,
había dado a nuestro país la necesaria paz protocolaria para no enturbiar el difícil
proceso de la transición.
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18. Es cierto, y hay que reconocerlo. Pero, cinco años después, también hay que decir
que el mismo Real Decreto, sino se actualiza, puede conducirnos al
enfrentamiento absurdo. Hay quien señala que lo mejor es dejar las cosas como
están, ya que al no disponer de una normativa muy restringida, sino más bien
flexible, puede bordearse mejor la disposición para que puedan hacerse las cosas
al agrado de todos. En fin, ésa es una postura que uno no suscribe.
Las exigencias actuales pasan evidentemente por una normativa flexible y
sencilla, pero exenta de interpretaciones. En este sentido, postularnos por una
normativa nacional que establezca las precedencias para los actos organizados
por el Estado, ya sea en Madrid, en su condición de capital del Estado y sede de
sus principales instituciones nacionales o en cualquiera de las comunidades y
ciudades autónomas. Creo que lo de menos es la matización de actos de carácter
general o especial. En muchos casos, la frontera entre unos y otros se hace difícil
de ver. Pero, además, ¿es importante la cuestión? ¿Es necesario que varíe la
ordenación de las autoridades y sus instituciones si se organiza el protocolo del
desfile de la Hispanidad o si el Presidente del Gobierno organiza un acto para la
presentación del nuevo modelo económico del país?
La necesaria nueva normativa debe dejar claro que los actos, sean organizados
por quien sea, deben ser presididos por el Jefe del Estado o por el Presidente del
Gobierno si estuvieran presentes en el mismo, y que en el territorio propio de una
comunidad autónoma tal honor debe corresponder al Presidente de dicha
comunidad, si no estuvieran presentes las dos personalidades antes citadas. A
esta cesión “obligada” de presidencia convendría fijarle límites, los propios del
respeto a la autonomía clásica de determinadas instituciones (aunque algunas
tradiciones propias de estas instituciones han de actualizarse igualmente) y la
lógica derivada de la filosofía del acto (la misma que sugiere que un presidente de
comunidad autónoma no presida un pleno municipal oficialmente convocado, salvo
que sea en su honor).
Determinadas autoridades universitarias han de olvidar ciertos reflejos
tradicionales a la hora de no aceptar esta cesión de presidencia a las tres altas
autoridades antes citadas, en aras de una autonomía y fuero tradicional que no
constituyen hoy argumentos suficientes para oponerse a algo muy elemental: la
cortesía hacia el invitado de honor, máxime si éste actúa en representación del
Estado. Cada vez se me hace más difícil aceptar que la autonomía universitaria
esté reñida con la buena educación y la cortesía. Creo que la autonomía no reside
en quien preside. Otra cosa distinta, es que en un acto universitario, los protocolos
oficiales entren a “mandar”, “cortar el bacalao” y “disponer” a sus anchas.
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19. Aquí sí que la autonomía debe estar más presente que nunca. En este sentido, las
altas autoridades oficiales deberían ser muy respetuosas con el diseño y protocolo
de los actos programados por las instituciones universitarias.
Pero esto último debe extenderse al conjunto de las instituciones. Ayuntamientos,
diputaciones, cabildos, precisan, igualmente, de un amplio respeto hacia sus
diseños protocolarios, sin que sufran la directriz de la institución superior, cuando
un representante suyo acude al acto programado por aquellas instituciones. No
obstante, también es cierto, que cuando las instituciones programan un acto al que
se espera a una alta personalidad, lo normal es poner en su conocimiento el
programa e incluir posibles sugerencias que en ocasiones son lógicas. Cuando se
actúa con normalidad y desde la normalidad, no tiene por qué haber problemas.
En el campo oficial, tal y como escribía yo recientemente en un artículo publicado
en varios diarios españoles, somos partidarios de la mayor flexibilidad, pero
también de la congruencia generalizada. Uno no es un experto legal o un
constitucionalista para poder opinar acerca de las competencias de regulación de
unos y de otros, ni de la forma de resolver las contradicciones normativas, pero sí
la experiencia pone de manifiesto el caos protocolario que en ocasiones se
produce. Y los consiguientes disgustos y conflictos institucionales. ¿Quién tiene la
culpa? La mayoría dirá: la interpretación de cada uno. Pero, ¿es interpretable que
el anfitrión presida siempre los actos? ¿Es interpretable que si el anfitrión cede el
puesto de la presidencia a una autoridad más alta ha de colocarse
necesariamente a su izquierda en una presidencia en alternancia?
Interpretar la realidad del Estado no es labor de “jefes de protocolo” o interpretar el
Protocolo no es cosa de las “autoridades del momento”. Por ello, nos inclinamos a
pensar que la normativa oficial de protocolo debe actualizarse, sin que ella
responda a criterios de “partido”, sino al consenso generalizado. La principal
norma protocolaria de nuestro país, el Real Decreto de 2099 sobre Ordenación
General de Precedencias, de agosto de 1986, norma que en su día situó a España
en la punta de la modernidad protocolar, precisa ya de una clara reforma que la
ponga al día.
El Protocolo oficial precisa, igualmente, de un consenso sobre el ámbito de
aplicación de cada norma. Está claro que el Estado, para sus autoridades ha de
tener unas precedencias y unas estipulaciones al respecto. Y está claro que lo
mismo para las comunidades autónomas y las entidades locales. Pero ¿dónde
empieza una y acaba la otra? ¿Es posible que el estado reconozca al Alcalde un
estatus que no le dan algunas comunidades autónomas?
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20. La precedencia del acto no debe determinar la aplicación de una norma u otra.
Cuestión a parte es que las comunidades, o los ayuntamientos, o las diputaciones
o, incluso, el propio Estado para determinados sectores propios de la
Administración Central dispongan de normativas de aplicación propia, pero ello
nunca en detrimento de terceros.
Pero esta responsabilidad renovadora afecta a las comunidades autónomas
igualmente. No debe legislarse con contradicciones sobre la norma que afecta a
todo el Estado. En Canarias, por ejemplo, se dice en su normativa aprobada por el
Gobierno regional, que el Presidente regional presidirá todos los actos, incluidos
los universitarios, algo que se opone a la norma estatal. Una reciente sentencia
del Tribunal Superior de Justicia de Canarias sentenció la nulidad de un apartado
del decreto canario, al entender que “el Gobierno de Canarias no sólo no tiene
competencias para regular el orden de precedencias en los actos académicos de
las universidades, a los que concurran autoridades autonómicas, sino que al
hacerlo vulneró el derecho fundamental de la autonomía universitaria reconocido
en el artículo 27.10 de la Constitución Española”. ¿Y ahora qué?, se pregunta uno.
¿Cada institución tiene que regular lo suyo y dentro de lo suyo para todas las
autoridades y representantes de la sociedad? El “galimatías” que nos espera dará
materia de sobra para nuestros humoristas de diario. Un consenso de mínimos es
necesario, aunque haya máximos de flexibilidad.
El Protocolo, hasta no hace muchos años, era cosa del Poder, especialmente, en
el entorno del Jefe de Estado, las instituciones públicas más fuertes, y la
diplomacia. Sin embargo, el proceso de internacionalización, la presencia de los
medios de comunicación y el mayor interés de los ciudadanos por otras áreas
sociales, ha extendido la necesidad del protocolo a campos poco habituales. Tal
es el caso de la Empresa, el Deporte y la Cultura (en su concepto general). Quizás
es en el deporte donde más se note (por aquello de las constantes
retransmisiones), pero ¿alguien se imagina un macro-concierto sin un responsable
de protocolo o sencillamente una inauguración de una exposición sin previsiones
protocolarias? Y en la empresa ocurre lo mismo. Tanto, que más de cinco mil
profesionales se han incorporado en los tres últimos años a puestos de
responsabilidad de protocolo en las entidades privadas, y la demanda continúa a
buen ritmo.
Pero, el protocolo en la empresa vive en la actualidad una enorme incertidumbre.
¿Qué tipo de protocolo hay que seguir? ¿El mismo del campo oficial? Está caro
que no. Ni tiene razón de ser, ni es aconsejable. La empresa precisa de su propio
protocolo, basado en normas generales tradiciones y nuevas situaciones.
Actualmente, muchas empresas no hacen otra cosa que “copiar” el oficial. Pero
ello les lleva a un error de feas consecuencias.
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21. Hoy en día se están dando cientos de cursos de “Protocolo en la empresa”. Y mi
pregunta al respecto es: ¿Alguien sabe realmente cuáles son las directrices que
forman la estructura de un verdadero Protocolo en la empresa? Porque señalar
que el Protocolo en la empresa es cómo escribir la correspondencia, cómo recibir
visitas, cómo planificar los regalos, cómo estructurar las reuniones y los consejos,
cómo comportarse la Secretaria o cómo recibir las visitas, nos lleva a
preguntarnos: ¿Y todo esto no existe también en el campo oficial?
Existe hoy un gran despiste acerca de lo que es realmente el Protocolo en la
Empresa. Espero y deseo que de la mesa sectorial de la Empresa en este
Congreso salga un buen “decálogo” de lo que es y de sus principales técnicas,
porque nuestra sociedad actual lo exige con rapidez. No puede basarse el
protocolo no oficial, en esa ignorante definición que recurre al sentido común para
resolver todo lo referente a este campo.
¿Debe ser el protocolo en la empresa un permanente ejercicio de sentido común?
Supongo que sí, como en todas las profesiones: pero, igualmente, supongo que
habrá algo más, espero que bastante más. Precisamente, la empresa precisa de
una mayor profesionalización en este campo, por cuanto que la inexistencia de
normativas y tradiciones exigen cada día decisiones técnicas correctas que no han
de basarse en la intuición: “Éste lo siento aquí y ya está”. Indudablemente, el
protocolo privado tiene muchas más libertades que el oficial, pero aquéllas han de
sostenerse en criterios, para que el Protocolo no se convierta en un instrumento
arrojadizo fruto de los intereses de cada momento. Creo que debería haber más.
Cuando en un acto se ordenan los invitados sólo por la personal apetencia del
anfitrión y para que éste se encuentre más cómodo, estaremos cuestionando la
validez del nuevo protocolo y poniendo en riesgo la propia imagen de la Empresa
o Institución. En este sentido, hay que reclamar a las autoridades, empresarios y
anfitriones en general una aplicación protocolaria más profesional y más acorde
con los intereses generales de su propia Casa.
El reto actual de los profesionales, y este Congreso Internacional de Protocolo es
un buen marco para ello, pasa por establecer uno criterios propios, aplicables
estrictamente a la empresa y teniendo en cuenta su realidad actual, su entorno y
su actividad. Unos criterios generales que posteriormente han de ser
complementados con cuestiones propias de cada entidad. Cada empresa precisa
de su propio Manual de Protocolo Interno realizado por profesionales que
conozcan previamente la realidad de dicha empresa. Desgraciadamente, las
publicaciones existentes hoy sobre esta materia están muy lejos de la realidad y
en nada contribuyen a la consolidación de un protocolo a la altura de la
modernidad que precisa este sector.
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