La question de la valeur des copies numérisées avant la date d'application de la nouvelle loi sur l'archivage électronique est posée de plus en plus souvent à Labgroup par ses clients. Pour y répondre le plus clairement possible, nous avons collaboré avec Cyril Pierre-Beausse, avocat spécialisé dans le droit des technologies de l'information et président de FedISA Luxembourg.

1. La question de la valeur des copies numérisées avant la date d’application de la nouvelle loi sur
l’archivage électronique est posée de plus en plus souvent à Labgroup par ses clients. Pour y
répondre le plus clairement possible, nous avons collaboré avec Cyril Pierre-Beausse, avocat
spécialisé dans le droit des technologies de l’information bien connu au Luxembourg.
1. Les rappels
a) La future loi n° 6543 est toujours au stade de projet,
déposé sur le bureau de la Chambre des Députés et en
attente notamment de l’avis du Conseil d’État.
b) La loi du 22 décembre 1986, qui donne valeur d’original
aux copies numériques de documents papier, et qui
permet de détruire ceux-ci, est toujours d’application.
c) Le respect des exigences techniques de ladite loi du
22/12/1986 est de facto impossible, puisqu’il
supposerait par exemple :
‐ l’enregistrement des copies électroniques sur des
supports non réinscriptibles, c’est à dire des disques
optiques numériques tels que des CD ou des DVD-R,
dont l’utilisation en entreprise a été abandonnée
depuis longtemps déjà ;
‐ la conservation (aussi longtemps que les archives
elles-mêmes !), du code source des logiciels utilisés
pour créer les copies numériques, lesquels logiciels
sont la propriété intellectuelle d’entreprises
commerciales, qui se refusent évidemment à en
dévoiler le code source !
d) Les exigences techniques associées à la future loi sont
parfaitement connues au travers du projet de
règlement grand-ducal et de la “Règle technique
d’exigences et de mesures pour la certification des
Prestataires de Services de Dématérialisation ou de
Conservation (PSDC)” de l’ILNAS.
2. L’empêchement
a) Il est pratiquement impossible de créer des copies
“légales” de documents papier sous le régime de la loi
du 22/12/1986.
b) Il n’est pas non plus possible de créer des copies
“légales” au sens de la future loi, tant qu’elle n’est pas
d’application et tant que l’entreprise ou son prestataire
n’est pas inscrit sur la future liste officielle des PSDC.
3. L’exutoire
Il est envisageable actuellement de créer des copies
électroniques probantes de documents papier, pour autant
que la concordance avec l’original, au sens de la future loi,
puisse être démontrée ultérieurement si besoin. Selon nos
discussions avec Me Cyril Pierre-Beausse, le risque attaché à
une telle pratique est généralement très réduit, pour autant
que soient mises en œuvre les mesures détaillées au § 4 ci-
dessous. Le risque doit néanmoins être analysé au cas par
cas en fonction de l’activité de l’entreprise et la nature des
documents.
Dans ce cas de figure, le détenteur du document :
‐ ne pourra évidemment se prévaloir de la présomption
d’équivalence et du renversement de la charge de la
preuve, qui seront les bénéfices de la future loi,
‐ devra donc démontrer à chaque fois qu’il aura besoin,
pour défendre ses intérêts, de présenter comme preuve
des copies électroniques de documents papier, qu’elles
ont bien été créées conformément aux exigences
techniques les plus valides à ce moment-là (donc pas
celles de la loi en cours, inapplicables, mais bien celles de
la future loi),
‐ mais n’aura que très peu de risque de voir remis en cause
la valeur de preuve de ses copies électroniques.
Projet de loi sur l’archivage électronique:
Comment bien dématérialiser MAINTENANT ?
2 -4 rue Edmond Reuter
L-5326 Contern
Luxembourg | Dublin | Gibrlatar
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Tel: +352 350 22 21
Fax: +352 350 222 350
« Il est envisageable actuellement de créer des
copies électroniques probantes de documents
papier […] »

2. 4. L’opportunité
Si le détenteur évalue l’ouverture juridique ci-dessus pour
ce qu’elle est, c’est-à-dire une réelle opportunité
d’anticiper des économies et des gains de productivité, il
devra d’abord se faire conforter par une analyse juridique
de son cas particulier, afin d’être en mesure d’accepter en
toute connaissance de cause le risque résiduel de se voir
refuser comme preuve une copie électronique créée
pendant la période “grise” entre aujourd’hui et la date
d’application de la future loi.
Il devra ensuite s’assurer de sa capacité, ou celle de son
fournisseur de services et futur PSDC, à démontrer le
respect des exigences techniques associées à la future loi.
Avoir cette capacité signifie :
- exploiter une chaine de numérisation potentiellement
“certifiable” par l’ILNAS ;
- être en mesure pendant toute la durée de rétention des
copies électroniques de fournir la documentation
technique sur les matériels, les logiciels et les procédures
utilisés au moment de la création, ainsi que le journal
détaillé des événements enregistrés à l’occasion de
traitement ayant abouti à la création (qui, quoi, quand…) ;
- être en mesure de prouver le maintien de l’intégrité de la
copie entre l’instant de sa création (et d’apposition d’une
signature électronique) et celui de son transfert vers un
système d’archivage (et de contrôle de parité de la
signature électronique) ;
- exploiter un système d’archivage potentiellement
“certifiable” par l’ILNAS ;
- être en mesure pendant toute la durée de rétention des
copies électroniques de fournir la documentation
technique sur les matériels, les logiciels et les procédures
utilisés, ainsi que le journal détaillé des événements
enregistrés durant la conservation (qui, quoi, quand…) ;
- être en mesure de prouver le maintien de l’intégrité de la
copie depuis son versement et l’apposition d’une
signature électronique, jusqu’à sa restitution pour preuve,
via des contrôles de parité de la signature électronique.
5. La conclusion
NON, on n’est pas forcé d’attendre la future loi et la
certification en tant que PSDC pour bénéficier des
avantages de la dématérialisation des documents, des
échanges et des processus.
OUI, une solution valide juridiquement peut être mise en
œuvre pour ce faire !
N'hésitez pas à contacter Labgroup pour tout
renseignement complémentaire !
À propos des auteurs
Jean Racine
Business Development Director chez
Labgroup, co-foundateur et Secretaire
General de FedISA Luxembourg
(Fédération de l’ILM, du Stockage et de
l’Archivage).
Me Cyril Pierre-Beausse
Avocat à la Cour, spécialisé dans le droit
des technologies de l’information et
président de FedISA Luxembourg.
À propos de Labgroup
Depuis plus de 35 ans, Labgroup est le leader de la gestion de
l’information au Luxembourg. Son expertise en Information
Lifecycle Management en font un partenaire idéal pour
l’amélioration des systèmes d’informations et la protection
des données.www.labgroup.com/imd2013
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