Redes sociales corporativas como apoyo a la comunicación y gestión del conocimiento dentro de la empresa

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Presentación realizada por invitación de Aimen en la Jornada sobre Gestión del conocimiento y del talento en la empresa innovadora, que tuvo lugar en Vigo el 2 de julio de 2013

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Redes sociales corporativas como apoyo a la comunicación y gestión del conocimiento dentro de la empresa

  1. 1. Redes sociales corporativas como apoyo a la comunicación y gestión del conocimiento dentro de la empresa J. Carlos López Ardao Director Depto. Enxeñería Telemática Director Inv. e Innovación SocialWire Labs Universidade de Vigo
  2. 2. Cambio radical en las relaciones y en la comunicación  Las redes sociales y la Web 2.0 están suponiendo un cambio radical en la forma en que nos comunicamos y relacionamos  Es una realidad que se está expandiendo a todas las edades y ámbitos socio-económicos  El trabajo interno dentro de una empresa es, esencialmente, comunicación y relación  El objetivo es aprovechar el enorme potencial de esta tecnología para mejorar la comunicación, la organización del trabajo, el trabajo en grupo y la gestión del conocimiento dentro de una empresa  Echemos un vistazo al reciente artículo publicado en Expansión Los 5 mitos de las Redes Sociales Corporativas
  3. 3. El gran potencial de las redes sociales corporativas  Según un estudio de McKinsey (Capturing Business value with social techonologies) las empresas aún se encuentran muy lejos de haber sabido explotar todo el valor potencial que les pueden aportar las nuevas tecnologías sociales ◦ Muchas han puesto su foco en la parte externa, como canal de conexión con los consumidores ◦ Pero pocas empresas están visualizando un papel mucho más importante, a nivel interno, relacionado con el aumento de la productividad, la colaboración y el compromiso de los empleados. ◦ Según Gartner, las empresas que integren redes sociales internas, como nuevos canales para comunicarse y colaborar, aumentarán la productividad de los empleados hasta un 25%  En el citado artículo de Expansión se habla de los 5 Mitos de los CEOs y Directivos ante las Redes
  4. 4. 1.- No necesitamos un "Facebook" para los empleados  La palabra "social" y el parecido visual con un "Facebook" de las plataformas de software para Redes Sociales Corporativas han confundido.  Y nada más lejos de la realidad, ◦ Los documentos, conversaciones y temas que se comparten y comentan son del día a día laboral: el proyecto en marcha, actividades relacionadas con el negocio, documentos y enlaces, logros conseguidos, ideas, respuestas a consultas entre colegas y equipos de otras oficinas, países, etc.
  5. 5. 2.- Las Redes Sociales son sólo para los jóvenes, no funcionará con los empleados más experimentados y de más edad  Es cierto que los grupos de edad más activos en redes sociales están entre 15 y 35 años, pero últimamente los usuarios de más de 55 años están creciendo en Facebook y otras redes similares.  Una buena prueba de las ventajas que puede aportar es precisamente que la gente con más recorrido y conocimiento en la empresa comparta su experiencia con el resto de compañeros en una red social interna
  6. 6. 3.- Ya tenemos el correo electrónico para comunicarnos y colaborar  Según Forrester y Gartner, los empleados destinan diariamente un 28% del tiempo en leer, escribir y responder e-mails (13 horas a la semana), un 15% y un 30% del tiempo a buscar información y conocimiento necesario para hacer su trabajo, y el 71% afirma que es más fácil localizarlo en Internet que en los propios sistemas internos.  Con el correo electrónico la comunicación es de "uno-a- uno" o de "uno-a-varios" y una gran cantidad de la información de valor de la empresa se queda encerrada y estancada en las bandejas de entrada de correo  Por el contrario, con las Redes Sociales Corporativas la comunicación se convierte en una nueva forma de contenido, fácil de compartir, sincronizar y elaborar de forma co-creativa y colaborativa.  El conocimiento fluye de "muchos-a-muchos", se puede localizar con mayor facilidad sin tener que pensar en cómo y dónde encontrarlo, y además permite identificar a los expertos sobre diversos temas.
  7. 7. 4.- No son plataformas seguras  Hay miedo a que la información de la compañía pueda verse comprometida, se pierda, se roben archivos, se compartan temas confidenciales, no sea posible cumplir las normativas...  El uso de comunicaciones cifradas con la plataforma (HTTPS), y que ésta sea privada y gestionada íntegramente por la empresa garantiza la privacidad  La posibilidad de usar distintos permisos de acceso para los recursos y de crear, según interese, diferentes tipologías de grupos abiertos, cerrados, privados, públicos, permite limitar el compartir temas o documentos en función del grado de confidencialidad o competencia del tema
  8. 8. 5. Esto va de una nueva herramienta tecnológica y de una campaña de comunicación interna  El reto no es tecnológico, es de gestión del cambio, de adaptar a los equipos a trabajar de una forma más colaborativa e innovadora, de potenciar el compartir y la co-creación.  La red social corporativa ayudará en este proceso, pero será el medio que lo facilite, no la solución. No es un proceso automático, no hay milagros y cada organización requerirá su tiempo  Es necesaria una estrategia, un plan de ejecución, una pequeña formación inicial y, sobre todo, dinamización, e implicación en el proceso de la Dirección y de los Mandos Intermedios.
  9. 9. ¿Hacia dónde vamos?  Según todas las consultoras más importantes del mundo, las Redes Sociales Corporativas no tienen marcha atrás ◦ Gartner: "En el 2014 el 20% de las organizaciones las tendrán como 1ª herramienta de comunicación" ◦ McKinsey: "La mitad de las organizaciones aumentará sus inversiones en entornos corporativos los próximos años" ◦ Forrester: "Crecerán a un ritmo del 61%
  10. 10. Aspectos destacables en la Red Social Corporativa  Cada usuario posee un perfil configurables (información de contacto y relevante al trabajo y la empresa)  Contactos: El objetivo es estar más cerca (seguimiento de actividad, comunicación, compartición de recursos, etc.) de algunos miembros seleccionados  Creación de grupos: Cualquiera puede crear un grupo: intereses comunes, proyectos, comisiones, grupos de trabajo, etc.  Permisos de acceso: Se puede decidir quien pude ver cada uno de los objetos o recursos que uno decide compartir, subir, publicar, etc.: privado, grupos, contactos, círculos de contactos, público, usuarios logueados, etc.  Notificaciones: Podemos configurar cuando
  11. 11. Problema habitual: El e-mail para todo a) Conversaciones y discusiones b) Intercambio de versiones de un documento colaborativo c) Envío de enlaces interesantes d) Gestión documental e) Dudas, preguntas, solicitud de ayuda f) Concertar reuniones g) Realizar una consulta o encuesta a muchos h) Lluvia de ideas i) Toma de decisiones: Propuestas y votación
  12. 12. Comunicación interna  El e-mail es una excelente herramienta de comunicación pero no está pensada para discutir, debatir, es decir, para crear hilos de conversación  Mucho mejor: ◦ Uso de un microblog (muro) global o de grupo ◦ Uso de foros en grupos (un hilo por tema) o comentarios sobre objetos (archivos, imágenes, vídeos, etc.):  Notificación cuando hay respuestas o comentarios nuevos  Las discusiones quedan adecuadamente guardadas por hilos en los distintos grupos, y los comentarios
  13. 13. Creación documentos colaborativos  El e-mail no debe usarse para el intercambio de múltiples versiones de un archivos editado por varias personas  Mucho mejor: ◦ Uso de wikis o blogs:  Las wikis permite múltiples editores (creador decide quien puede ver y quien puede editar) y poseen histórico de versiones  Los blogs son una colección cronológica de documentos, artículos, pensamientos, etc. (cada documento es de un único autor)  Son páginas con enlaces  Tras terminación  Copiar y pegar o exportar en PDF ◦ En caso de documento complejo, uso de repositorio de archivos:  Se pueden subir distintas versiones a un lugar común centralizado
  14. 14. Recolección de recursos  Biblioteca de enlaces  Es bastante habitual hallar un recurso o artículo interesante en Internet, opcionalmente guardarlo en favoritos, y enviar por e-mail su enlace a un grupo de usuarios  Mucho mejor: ◦ Guardar enlaces en los grupos adecuados, o enviarlos a través de la plataforma permite una gestión del conocimiento explícito mucho más eficiente  Social Bookmarking y Social Content Curation son esenciales en la actualidad ◦ Imprescindible usar botón de mercadores o
  15. 15. Tras pulsar en una página sobre el botón de marcadores, se abre una ventana que nos permite guardarla y compartirla rápidamente
  16. 16. Gestión documental  La gestión documental se refiere al almacenamiento y clasificación adecuados de los documentos de interés general en la empresa ◦ Una opción es el uso de plataformas especializadas ◦ Pero en muchas empresas residen en alguna carpeta compartida, en algunas carpetas privadas de ciertos usuarios o en las bandejas de entrada del correo  Mucho mejor: ◦ Haciendo uso de un repositorio de archivos en la red social corporativa  Clasificación: Carpetas, etiquetas  Conversación integrada mediante comentarios  Visores y reproductores integrados para imágenes, audio, vídeos y los tipos de documentos más habituales (PPT, PDF, Word, etc.) ◦ Una red social corporativa puede aprovecharse para ser una atractiva y simple solución informal a la gestión documental
  17. 17. Dudas, preguntas, solicitud de ayuda  Ante una duda o pregunta, si no sabemos quien pueda resolverla, es habitual preguntar por e-mail (a un grupo de remitentes, o a todos!)  Mucho mejor: ◦ Sistema de preguntas y respuestas  Respuestas disponibles para todo el mundo: búsqueda, clasificación, popularidad preguntas y respuestas  Meritocracia: Popularidad de los que responden  Identificación de expertos  Gestión del conocimiento tácito  Aprendizaje informal  know-who cobra relevancia frente a
  18. 18. ¿Otros muchos usos del e- mail? a) Concertar reuniones b) Realizar una consulta o encuesta a muchos c) Brainstorming d) Toma de decisiones: Propuestas y votación  Múltiples correos entrelazados y entrecruzados, para una solución “sucia”, no siempre exitosa, y muy poco productiva y eficiente
  19. 19. Concertar reuniones o realizar consulta nominal Encuestas de respuesta anónima
  20. 20. Brainstormi ng  Proponer y votar ideas  Sistemas de meritocraci a  Cambios de estado ideas
  21. 21. Toma de decisiones: Propuestas y votación
  22. 22. Trabajo en grupo  Grupos para proyectos, comisiones, grupos de trabajo, etc.  Conversar, enlaces, vídeos, documentos, blogs, páginas, encuestas, ideas, decisiones, mensajes
  23. 23. Apariencia • En SocialWire apostamos por unha apariencia similar a las plataformas populares de red social, por: • Familiaridad usuarios • Usabilidad muy estudiada • La formación debe ser en metodología y hábitos de trabajo, non en uso de plataformas y herramientas  Máxima sencillez y usabilidad
  24. 24. SocialWire Labs  SocialWire Labs es una spin-off de la Universidad de Vigo, creada en el seno del Laboratorio de Redes del Depto. Enx. Telemática  Nos centramos en el diseño y desarrollo de plataformas de red social como herramientas de comunicación, formación, trabajo y gestión del conocimiento dentro de una organización o una empresa  Nuestras plataformas están basadas en el proyecto de código abierto ◦ Muy efectivo a coste, pues gran parte del desarrollo está realizado y es público y libre ◦ Posee una importante comunidad de desarrolladores detrás ◦ Podemos desarrollar rápidamente la plataforma a la medida de cada empresa, y con la funcionalidad deseada  Somos expertos en formación en redes sociales y metodologías de aprendizaje en red y trabajo

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