1. 2
Alta, baja y modificacion de
una ficha de documento
(registro)
Uso de la Herramienta de Documentalista para el desarrollo de
Colecciones Locales Digitales en Bibliotecas Publicas
http://www.facebook.com/home.php?#!/group.php?gid=128228040550675

2. REGISTRO INFORMÁTICO
En el contexto de una base de datos, un registro es una unidad de
información formada por un conjunto de datos heterogéneos
agrupados en torno a uno, denominado indicativo.
Adaptación de la definición y explicación que aparece en MINGUET, Jesús María; GARCÍA, José
Maximino; MUÑOZ GARCÍA, Manuel. Archivos, ficheros y bases de datos informáticos. Zaragoza:
Distresa, 1985, pp. 13-14 y de: LUQUE RUIZ, Irene; ROMERO DEL CASTILLO, Juan Antonio; GÓMEZ-NIETO,
Miguel Ángel. Ficheros: organizaciones clásicas para el almacenamiento de la información. Córdoba: Servicio
de Publicaciones de la Universidad de Córdoba, 1998, p. 15.
Del Vocabulario sobre documentos electrónicos y administración electrónica elaborado por la
Mesa de Trabajo de Archivos de la Administracion Local
http://www.ssreyes.org/archivo/mesa/documentos/VOCABULARIO_DE.pdf

3. Desde el menu principal elegimos la opcion Ver todos los documentos
Entrevistando a un miliciano en las trincheras,
España 1937

4. Esta es la pantalla de control, en el icono Ficha podemos dar de alta, modificar, eliminar
y duplicar la ficha actual.
Entrevistando a un miliciano en las trincheras,
España 1937

5. Al pulsar en el icono FICHA se despliega un menu con las distintas opciones
Pulsamos en Alta para
añadir un nuevo
documento
Entrevistando a un miliciano en las trincheras,
España 1937

6. Al pulsar en ALTA se crea un registro en blanco, excepto el campo fecha de alta que
se actualiza con el valor de la fecha actual
Entrevistando a un miliciano en las trincheras,
España 1937

7. Cada ficha tiene una serie de pestañas, (Datos, Ver, Relaciones, NI, Materia, Datos
recolectados, Recolectado RSS, Pertenecen, Ref. Biblio) Mas adelante veremos el
contenido de cada una de ellas.
Entrevistando a un miliciano en las trincheras,
España 1937

8. Como la filosofia del programa es poder almacenar todo tipo de documentos, el
numero de campos es extenso, de todas maneras no siempre se usan todos ni se
deben cumplimentar todos. Excepto el campo NOMBRE y URL que son obligatorios.
La URL debe ser unica, no admite duplicados, el NOMBRE si se puede repetir.
Entrevistando a un miliciano en las trincheras,
España 1937

9. Numero del Campos de la cabecera de la ficha
documento, es
unico y lo da Documento, Tipologia Presentacion,
automaticamen expediente formato del blog, tesis,
te el programa o volumen documento, mapa... o Boletin
PDF, DOC... Oficial
Nombre del URL, tambien sirve para el Activo o inactivo,
documento, podria PATH de un documento que es un documento
coincidir con Titulo este en nuestro disco local que aunque se
c:archivosejemplo.txt mantiene en la
base de datos, no
se usa por el
momento

10. Campos de la pestaña Datos Presentacion, este campo
se repite tambien en la cabecera
para que este presente aunque
se cambie de pestaña
Metadatos Dublin Core, estos Acepta, graba el
campos prometian mucho, pero Abre el Interes, 0,1,5 y registro
la experiencia personal (la documento 9 (Son valores Cancelar: Sale
escasez de documentos que lo en el subjetivos pero sin guardar los
usan, o lo usan mal) es negativa Navegador utiles) cambios

11. MODIFICACION DE UNA FICHA (Registro)
Existen dos forma de elegir la ficha a modificar
A) Pulsar en el icono Ficha y en el B) Haciendo doble click en
menu ficha, elegir la opcion la linea seleccionada (fondo
modificacion azul)

12. Eliminar, dar de baja una sola ficha (registro),
Tres pasos
1Seleccionamos
2En el menu 3 Se abre el formulario de la
la linea del registro ficha seleccionada y pulsamos
que queremos dar de Ficha en opciones, Eliminar
de baja y pulsamos elegimos Baja
en el icono Ficha (Suprimir)
Entrevistando a un miliciano en las trincheras,
España 1937

13. Eliminar, dar de baja varias fichas a la vez (registros)
Tres pasos
1ºEn la pantalla de 2º Se 3º Se despliega el menu
control se señalan las pulsa en el
casillas de verificacion de icono Procesos y se selecciona la opcion
los registros a eliminar Proceso Eliminar documentos
seleccionados
Entrevistando a un miliciano en las trincheras,
España 1937

14. Gracias por su atencion
http://www.facebook.com/home.php?#!/group.php?gid=128228040550675
http://twitter.com/hddbeta