A Concordia-OD részére készült cégelemzés megvalósításának esettanulmánya. A használt eszközök: Excel, VBA, Macro, függvények...

1. Egy Excel határait feszegető
esztétikus cégelemzés
Esettanulmány
www.hatekonysag.hu
1 / 19

2. Copyright és köszönetnyilvánítás
Az esettanulmányban szereplő termék egy csapatmunka eredményeképpen jött létre.
Az Egészséges Szervezet elemzés szellemi szerzője, a Concordia Szervezet- és Vezetésfejlesztési Kft.
tulajdonosa / vezetője és az Egészséges Szervezet c. könyv szerzője Lövey Imre
* Lövey Imre – Manohar S. Nadkarni, Erdélyi Eszter közreműködésével: Az örömteli szervezet 35–43. oldal
alapján
© Lövey–Nadkarni. Minden jog fenntartva! Az anyagban megtalálható kérdőívet, illetve az Egészséges
szervezet modell anyagait részben, vagy egészben reprodukálni, adatrendszerben tárolni vagy bármely
más úton vagy eszközzel – elektronikus, fényképészeti eljárással vagy más módon – sokszorosítani vagy
közölni a szerzők írásos engedélye nélkül tilos!
Az elemzés és a módszertan Excelbe ültetésében, tesztelésében a Concordia Szervezet- és
Vezetésfejlesztési Kft. 2 tanácsadója, trénere: Halmos Gábor és Kosztra Balázs működött közre.
Cégelemzéssel kapcsolatosan hozzájuk fordulhattok: www.concordia-od.hu
A diagnózis megjelenését, arculatát Krepler Istvánnak, a KHP Budapest Kft egyik tulajdonosának
köszönhetjük: www.khp.hu
A diagnózis dinamikussá tételét, programozását és az esettanulmány megírását elvégezte: Till Zoltán
www.hatekonysag.hu
Az esettanulmányban felhasznált adatok egy kitalált cég, kitalált munkatársainak, kitalált válaszai
alapján készültek.
A „Magyar Standard” értékek szándékosan meg lettek változtatva.
Igyekeztem szemléltetésre alkalmas beállításokat használni a mintadiagnózishoz és a
képernyőnézetekhez.
A könnyebb értelmezhetőség kedvéért pár elnevezésen módosítottam:
Amit én egyszerűen kérdésnek hívok, az valójában szakszerű megnevezéssel állítás lenne, amit
válasznak hívok, az pedig értékelés.
A kérdőíven ugyanis állítások találhatók, a munkatársak pedig 1-7-ig terjedő számokkal nyilatkoznak
róla, hogy az állítás szerintük mennyire állja meg a helyét.
Köszönöm a Concordia-Od vezetőségének, hogy engedélyezte az esettanulmány publikálását.
2 / 19

3. A feladatról általánosságban…
Adott egy részletes kérdőív, melyet a vizsgált cég munkatársai
szorgosan kitöltenek.
Az eredmények aztán egy Excel táblázatban landolnak további
feldolgozásra várva.
És itt kezdődik a kaland!
A szervezetfejlesztő cég ugyanis esztétikus, szemléletes, lényegre
törő diagnózis formájában szeretné az eredményeket az ügyfelei
felé prezentálni.
Az összefüggéseket ábrázolni kell, mert a puszta leírásban
elveszhet a lényeg!
Az ábrázolásmód egyáltalán mindegy! Az összefüggésnek kell
meghatároznia az ábrázolásmódot, nem pedig az Excel
tudásának, vagy a munkatárs Excel tudásának korlátai.
A feladatom persze nem korlátozódott megjelenítési kérdésekre,
hiszen a kiinduló adatokból kellett a beállításoknak megfelelő
teljes diagnózist létrehoznom.
Ez nagy vonalakban 3 lépést takart:
- A táblázatos formában levő adatokat a kívánt
kategorizálással összesíteni
- Az összesített adatokkal és a beállításokkal létrehozni a
diagnózis oldalait
- A kívánt oldalakból PDF-et létrehozni
Ha egyszerűen is hangzik, nem volt az!
Kitöltötte mondjuk 200 ember a kérdőívet, de hogyan
kategorizáljuk a kitöltőket?
Vezetői szint szerint, részleg szerint, elhelyezkedés szerint
egyaránt hasznos lehet.
Ne mondjunk le a rugalmasságról!
Az ügyfelek pedig eltérnek egymástól, emiatt az elkészítendő
diagnózisoknak rugalmasan idomulniuk kell az adott
helyzethez.
Fontos esetekben érdemes lehet szakemberhez fordulni, mint
ahogy azt a Concordia is tette.
www.hatekonysag.hu
3 / 19

4. Csoportosítási szempontokat hoztam létre és hozzá csoportokat.
Az ábrákból látszik, hogy ha eddig 4 csoportunk volt, most már
lehet, hogy 3 lesz, és ennek folyományai lavinaként
végigsöpörnek mindenen. A csoportszám változás okozta a
legtöbb nehézséget.
De ne szaladjunk annyira előre!
Az Excelt legtöbben számítások elvégzésére használják, azaz
képletekkel, függvényekkel kiszámolják a kívánt értékeket
(meg persze listákat kezelnek és diagramokat készítenek).
Nos, a cél itt többet kívánt. Számításokat és bizonyos
formázásokat végre tud hajtani az Excel automatikusan, azonban
a diagnózisban lapok, diagramok elrejtése, átalakítása és más
formázási feladat is volt, amihez az Excelben programot
(ún. makrót) kellett írni.
A felső képen részlegek szerint kerülnek csoportosításra
(a 4 csoport egymás melletti hasábban, kihagyva az ügyvezetőt),
Az alsó ábrán a vízszintes sávok kerülnek rá és vezetői szint
szerint 3 csoport szerepel.
Csoportosítási szempont választásával átszerveződnek a
csoportok, frissülnek a feliratok és az adatok.
www.hatekonysag.hu
Ez a makró egyetlen szimpla csodatevő gomb megnyomására
hajtotta végre a kívánt lépéseket, mint például a csoportok
létrehozása után beállította a diagnózis oldalait, rajtuk a
feliratokat és az adatokat.
Ekkortól minden olyan adat / diagram / lap látszott, amire
szükség lehetett, hadd válogassunk.
A válogatást / beállítást követően egy másik gomb hatására csak
az került nyomtatásba, amire szükség volt.
4 / 19

5. A diagnózis bevezetője
A diagnózis egy hosszabb szöveges, képes bevezetővel indult, ami
csak design szempontból volt érdekes. Számomra csak annyi volt
kérdéses, hogy mely részeire van szükség éppen és melyikekre
nem.
www.hatekonysag.hu
5 / 19

6. Áttekintő adatok hőmérővel
A bevezetőt egy összefoglaló oldal
követte hőmérőkkel, mellette felsorolva a
legjobb, legrosszabb jellemzőkkel.
A hőmérők száma ugyanúgy változott
csoportszámnak megfelelően, minthogy
mely cégnél mik az erősségek és a
gyengék. A hőmérővel volt feladata
bőven a designernek is.
A hőmérőnél a trükk az, hogy az egy kép,
középen átlátszó résszel, ami mögött egy
normális oszlopdiagram található, mint a
hőmérő higanyszála.
Ugyanilyet lehetne más esetben pl.
kilométerórával is, de a betegséget a
hőmérő/lázmérő tökéletesen szemlélteti,
érzékelteti.
Ezt követte a diagnózis egyik legrázósabb
része…
www.hatekonysag.hu
6 / 19

7. 5 dimenzió ábra
Először azt gondoltam, hogy csak ráteszem a két oldalára a feliratokat és már
majdnem kész. Hát nem! Pontosan már nem is emlékszem, milyen lehetőségeket
jártam körbe, de valami mindig közbeszólt.
Amit tudni érdemes róla:
Elvileg van 20 betegség-egészség kategória, de bizonyos cégeknél nem
értelmezhető mind, ezért ez lehet, hogy csak mondjuk 12
Ez a 20, vagy annál kevesebb kategória 5 dimenzióba van sorolva. Kivéve, ha
valamelyik dimenzió okafogyottá válik, mert adott esetben nincs hozzá egy
értelmezhető kategória sem.
Mivel ez 2 oldalas diagram, ezért valahogy kulturáltan kell két oldalra
„vágni”.
A megkérdezett embereket 2-3-4 csoportba sorolhattuk, ezért az egyes
kategóriákban is ennek megfelelően 2, 3 vagy 4 sáv kell.
Egyéb design elemek, mint az ipari átlag, a dimenziókat határoló vonalak és
a dimenziók neveit tartalmazó pogácsák már csak a hab voltak a tortán.
Szövegdobozzal jelenítettem meg a tetején a szövegeket. Magyarnál, angolnál
elfért minden szépen, viszont a német nyelv betűpazarlása miatt beleütköztem a
maximális hossz limitbe.
Ez mondjuk már csak a hab volt a tortán és a kolléga döbbenetére, hogy miért tűnt
el a szöveg vége, én már tudtam hova forduljak.
www.hatekonysag.hu
7 / 19

8. Sorrend ábra
A sorrend ábra az egyes csoportok által legjobbnak, legrosszabbnak
talált jellemzőket listázta.
Egyszerűnek tűnt: Diagram két oldalán felirattal, középen 2-3-4
sávval a csoportok számának megfelelően, esztétikus elválasztással
és jelölésekkel.
Most így leírva hasonlít egy kissé az 5 dimenzió ábrához, azonban
ez annál szerencsére egyszerűbb volt.
Egyszerűbb, mert itt alul-felül mindenképpen 5-5 csoport látszott,
és mert nem kellett oldaltöréssel foglalkozni.
Az Excel alkotóinak tréfája akkor következett, mikor fejlesztés
közben ügyfél gépén feltelepítették a 2007-es Office 2.
szervizcsomagját. Ekkortól ugyanis a diagramok oldalai üresen
kerültek a PDF-be. Eltartott egy darabig az ok felfedezése, mert az
én gépeimen minden jól működött. Végleges állapotában persze
meg lett oldva ez a kompatibilitási gond is.
www.hatekonysag.hu
8 / 19

9. Különbség ábra
A különbség ábra két csoport véleménykülönbségét mutatta meg a
20 (vagy kevesebb) kategóriában.
A sorrendet a különbségek mértéke adta meg.
Itt a diagram címkéivel akasztottuk össze a bajuszt. Az Excel nem
szereti a hosszú diagramcímkéket. Gondol egyet és elválasztja ott,
ahol kedve szottyan. Hiába lenne hely, hiába lehetne azt a szót a
következő sorba tenni, akár a szó közepén is elválaszt, mérete és az
elválasztás helye pedig nem szabályozható.
Így aztán a „gyári” címkék mentek a levesbe. Helyettük a saját
címkéimet tettem fel, amit már tetszőlegesen csűrhettemcsavarhattam.
Apróságnak tűnik, de nem volt az: Voltak olyan csoport-párok,
ahol a válaszok jelentős eltéréseket mutattak, míg más
csoportpárok hasonlóan látták a dolgokat, így náluk kisebb skála
jött volna létre. Az eltérő skála az értelmezésnél lenne becsapós,
ezért egységes skálanagyságot kellett ráhúznom a legnagyobbnak
megfelelően.
A legnagyobb különbség elemzésenként eltérhetett, így a
legnagyobb különbséget nyújtottam meg az érték kiírásának
megfelelő nagyságú hellyel, majd felfele kerekítéssel kijött a
tökéletes méret.
www.hatekonysag.hu
9 / 19

10. Sorszám ábra
Ez egy táblázat a 20 betegséggel és a csoportok véleményei által
kialakult betegség sorszámokkal. Azaz az egyes kérdések
kategóriákba tartoztak és eszerint az értékek összesítve lettek. Az 5
dimenzió ábrán a konkrét értékek látszódnak, míg itt az értékek
alapján kialakult rangsor pozíciója, vagyis sorszáma.
Az 1-es sorszámú a legbetegebb.
Az egyes csoportok közötti nagyobb eltéréseket nyíllal,
csoportonként a 3 legegészségesebbet és legbetegebbet színezéssel
jelöltük.
Előfordultak olyan betegségek, amikről az egyik csoport nem
tudott nyilatkozni, így a hozzá tartozó sorszám üres maradt.
Ha valamelyik betegség teljességgel értelmezhetetlen volt a
megkérdezettek számára, akkor az a sor nem jelent meg.
A várható mennyiségű nyilat létrehoztam és mindig csak a
szükségeset jelenítettem meg és helyeztem el.
A színezést feltételes formázással oldottam meg.
www.hatekonysag.hu
10 / 19

11. Leg
A legegészségesebb listák az adott
csoport által legegészségesebbnek talált x
választ listázta a hozzá tartozó értékekkel.
Az egyik érdekességet az adta, hogy a
válaszok között voltak fordított
értelműek, azaz amelyikeknél az alacsony
pontszám jelentette a jót.
A másik érdekesség akkor adódott, mikor
mondjuk 15 leg-et szeretnék megmutatni,
de a 10. helyen 10-es holtverseny van. A
holtversenyen belül még csak-csak
kialakítok egy sorrendet, azonban az
elvágás helye már erősen kérdéses.
A grafikai elemek, a karikázás megfelelő
méretűre nyújtása és a fordított állítások
jelölésének mozgatása tette fel a pontot az
í-re. A karikázást nem lehetett simán
nyújtani, mert akkor az alja és teteje
torzult volna, a fordított állítások
jelölőjéből pedig hol ennyire, hol annyira
volt szükség.
www.hatekonysag.hu
11 / 19

12. Microchartok
Arra gondoltam, hogy a válaszok megoszlását jó lenne valahogy
szemléltetni és erre ideális a diagram.
Itt azonban nagyon sok adat és emiatt nagyon sok (500-nál több)
diagram kellett egy munkalapra.
Normálméretű diagrammal könyvkiadássá fajult volna minden
diagnózis, azonban már régebbről ismertem a microchartokat.
Ezek lényegében végletekig lecsupaszított diagramok, azaz
nincsenek rajta felesleges tengelyek, jelmagyarázat, cím,
rácsvonalak stb. Nincs pluszsúly, a diagram nagyon jól
összenyomható.
A microchart nem lenne bonyolult, és ha nem a 2007-es, hanem a
2010-es Excellel csinálhattam volna, akkor szinte gyerekjáték lenne.
Így azonban a nagy diagrammennyiség, azok létrehozása,
méretezése, elhelyezése, formázása kézzel rabszolgamunka.
Legfélelmetesebb az volt, mikor a lapra váltáskor a diagramok
mind túlméretessé váltak.
A jelenség első felbukkanásakor a kétségbeesés után komoly
pluszmunkára gyanakodtam elsőre, azonban az alsó részen, a
csúszkán mozdítva minden a helyére került.
www.hatekonysag.hu
12 / 19

13. Összes adat részletesen
Ha bárhol szeretnénk az eredmények mélyére nézni, akkor az összes
adat lapon megtalálhatjuk, hogy melyik kérdésre milyen válaszból
mennyi született.
Ez egy egyszerű táblázat, ahol attól függően, hogy hány megkérdezett
csoportunk volt, 2-3-4 soros blokkok ismétlődtek minden kérdéshez.
A nagy kérdésszám miatt ez egy több oldalas rész volt, aminél a
kérdőívről kihagyott kérdések nem szerepeltek.
A kihagyott kérdések és a változó csoportszám miatt az oldaltörések
okoztak gondot.
Az Excel nem akarta egynek tekinteni a blokkokat, hiába tartalmazott
egyesített cellát. Ott választotta el, ahol kedve szottyant, ha épp az első
csoport után, hát akkor ott. Volt, hogy még a nyomtatási képen is jónak
tűnt, de a PDF fájlba már hibásan érkezett.
www.hatekonysag.hu
13 / 19

14. Bevezetők
A diagnózis és az egyes részek előtti magyarázatokat hívom
bevezetőknek.
Többnyire hosszú szövegeket tartalmaztak és a design-ért felelős
Krepler István tudna mesélni, hogy mennyire nem úgy kerülnek
nyomtatásra a dolgok, mint ahogy az a nyomtatási elrendezésben
található…
A szövegezésben a csoportok nevére hivatkozás, illetve a diagnózis
nyelvének váltása persze a szövegek hosszát is befolyásolta, így
aztán ez is megtréfált párszor.
www.hatekonysag.hu
14 / 19

15. Beállítások
Az adatok alapján többféle diagnózis is elő lehet
állítani. Változhat a megkérdezettek
csoportosítása, a diagnózis nyelve, hogy melyik
oldalakat szeretnénk szerepeltetni, valamint
egyéb paraméterek, minthogy mennyi
legegészségesebbet mutasson, vagy mekkora
sorszám eltérésnél jelenjenek meg a nyilak a
sorszám táblázatban.
Úgy valósítottam meg az alkalmazást, hogy
többféle beállítás kombinációt (ami minden fenti
beállítást tartalmazott) tettem elmenthetővé és
azok között választva az egész diagnózist gyorsan
át lehetett állítani.
www.hatekonysag.hu
15 / 19

16. Páros / Páratlan oldalak
A diagnózis néhány oldala mindig
páros, míg néhány más oldala a
páratlan oldalra kellett kerüljenek.
Ilyenek volt például a főbb részek
címlapjai, valamint a két oldalas 5
dimenzió ábra, ami poszter szerűen
egymás melletti oldalakra kellett
kerüljön.
Ez nem lett volna bonyolult, ha nem
lettek volna olyan oldalak a
diagnózisban, aminek a terjedelme
változó oldalmennyiséget igényelt.
Bizonyos diagnózisoknál a
Legegészségesebb lista csoportonként
1 oldalas volt, míg másikban akár
csoportonként 3 is lehetett.
Másik oldalszám összezavaró tényező
a kihagyott oldalak miatt volt, mert a
beállításokban nem biztos, hogy
minden lapot kértünk.
Ennek ellensúlyozására segédlapokat
szúrtam be, ahol szükséges, hogy
minden oldal a helyére kerüljön.
www.hatekonysag.hu
16 / 19

17. Tartalomjegyzék
A páros / páratlan oldalak részen kifejtett okok miatt a
tartalomjegyzék is dinamikusan keletkezett és kezelt mindenféle
lehetőséget. Azaz nem látszott olyan, aminek nem kellett és az
oldalszámok is a tényeknek megfelelően számítódtak.
www.hatekonysag.hu
17 / 19

18. Egyéb apróságok
Eleinte a 2003-as Excellel és kompatibilitási csomaggal ugrottam a feladatnak,
gondolván, hogy ezzel a 2007-es fájlba is szerkeszthetek és mindenki boldog lesz.
Hát nem. Amelyik fájlhoz hozzányúltam, abban a design leegyszerűsödött,
eltűntek a domború részek és helyette valami gagyiság jelent meg. Nem volt más
megoldás, váltanom kellett.
A szokatlan menüszalag eleinte engem is visszatartott, de mára nagyon jóba
lettünk.
www.hatekonysag.hu
18 / 19

19. PDF
Az volt az egyetlen könnyítés, hogy a diagnózis végeredménye PDF-be kerül, és
azt küldik át ügyfélnek, vagy azt nyomtatják.
Ez rengeteg titkosítási melótól kímélt meg.
Hozzá kell tennem, hogy a titkosítás a 2003-as Excelben még olyannyira
megbízhatatlanul működött, hogy egyik elkészített védett fájlom egy Excel
program „szabálytalan művelet” összeomlás után védelem nélkül nyílt meg.
Szóval a végeredmény PDF, ami minden gépen ugyanúgy néz ki, ingyenes
olvasóprogrammal nézegethető.
Ha valaki az ingyenes PDF X-Change Viewer-t használja, akkor még bele is
írogathatja a megjegyzéseit, stb. Ennek a programnak egyébként is sokat
köszönhetünk, mert bármilyen hibát kellett felénk jelezni a tesztelés során, akkor
szemléltethető, jelölhető volt a fájlban minden. Rengeteg feleslegesen nyomtatott
papírt is megkíméltünk általa, szóval a fák is köszönik.
Azért a PDF létrehozás sem volt mindig leányálom! Valami rejtélyes oknál fogva
bizonyos gépeken szétesett a látvány a fájlban. Szervizcsomag és bővítmény
újratelepítés oldotta meg.
www.hatekonysag.hu
19 / 19