Taller Administración del tiempo

TALLER SOBRE ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO Cómo administrar bien su tiempo para incrementar la productividad en su trabajo y disfrutar de su tiempo libre GUSTAVO ADOLFO VILLEGAS LÓPEZ UNIVERSIDAD EAFIT Colombia

Objetivo del taller ,[object Object]

Temas ,[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object]

Duración ,[object Object],[object Object]

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Expectativas Iniciales ,[object Object]

Objetivo Lugar a donde quiero llegar …

El valor del tiempo ,[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object]

El uso del tiempo ,[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object]

Acciones ,[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],¿Cuánto tiempo dedica a hacer la tarea equivocada en el momento incorrecto, dejando de cumplir los objetivos fijados para ese día?

Examino mi registro para evaluar la eficacia de mi trabajo… Grupo 1: Tareas rutinarias Grupo 2: Proyectos en curso Grupo 3: Planificación y desarrollo

Para responder ,[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],R P = ------ t

Trace un plan ,[object Object],[object Object],[object Object],Tomar tiempo para planificar amplia la visión, produce satisfacción personal, evita el estrés y ayuda a lograr los objetivos.

Estrés y envejecimiento ,[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object]

Criterios para priorizar actividades ,[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object]

Equilibrar tareas diarias TAREAS A TAREAS B TAREAS C Una Jornada Laboral

Clasificación de tareas (adaptación a partir de Covey) Más urgentes Menos urgentes Más Importantes I. Importantes y urgentes II. Importantes no urgentes Menos importantes III. Urgentes no importantes IV. No importantes y no urgentes

Para recordar… ,[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object]

Momentos de tranquilidad ,[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object]

Listas de chequeo ,[object Object],[object Object],[object Object],[object Object]

Agendas ,[object Object],[object Object],[object Object],[object Object]

Usela con eficacia ,[object Object],[object Object],[object Object],[object Object]

Generaciones de administradores de tiempo (Stephen Covey) ,[object Object],[object Object],[object Object],[object Object]

Cambie su lugar de trabajo ,[object Object]

Cosas que hacer ,[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],Foto: Gustavo Villegas L.

Cinco palabras en japonés SEIRI (Clasificar) SEITON (Ordenar) SEISO (Limpiar) SEIKETSU (Estandarizar) SHITSUKE (Continuar) SEI: SENTIDO

Sentido de clasificación ,[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object]

Sentido del orden ,[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object]

Cómo lo Hacemos? Clasificar ¿Es un objeto o información necesaria para el objetivo del puesto de trabajo? ¿Es un objeto o información innecesaria para el objetivo del puesto de trabajo? Colocar cerca Colocar menos cerca Colocar lejos No es útil para nadie A alguien le puede servir Vender, donar o botar Transferir Se usa ocasionalmente Se usa con frecuencia Usados muy de vez en cuando

Manejo de documentos físicos y electrónicos ,[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object]

Manejo del correo electrónico ,[object Object],[object Object],Consejo: Abra su correo electrónico 1 hora después de que haya llegado a su puesto de trabajo.

Para gestionar el correo electrónico… Correos recibidos cada día (promedio): 30 80% son informativos ó basura (24 mensajes) (Tiempo estimado: 24 minutos) 20% Requieren responder, re-enviar con comentarios ó hacer algo (6 mensajes) (tiempo estimado: 60 minutos)

Manejo del correo electrónico ,[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object]

Cómo trabajar en equipo y dar un buen manejo al tiempo de los demás ,[object Object]

Preguntas que debe hacerse ,[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object]

Manejo de reuniones ,[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],R P = ------------------------------------- t x Número de personas

Prepare un orden de la reunión ,[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object]

Reflexiones acerca de las reuniones ¿ Quién realmente debe estar presente? ¿Todos deben estar presentes todo el tiempo? ¿Deberán desplazarse? ¿Se pueden tratar otros asuntos en la reunión? ¿Se puede cancelar la reunión? Examine los temas a tratar Piense que las personas entrarán y saldrán Considere otras posibilidades Aproveche la situación al máximo Resuelva los asuntos sin reunirse Los temas determinan los asistentes. Los asistentes solo asisten al tema de su interés. Los tiempos de desplazamiento deben sumarse al tiempo de la reunión Programar la reunión sólo cuando hayan suficientes temas a tratar.

Manejo del teléfono ,[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object]

Manejo del teléfono ,[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object]

Si lo llama un vendedor a ofrecerle un producto o servicio ,[object Object],[object Object],[object Object],[object Object]

Preparación de viajes de negocios, administración del tiempo durante el viaje ,[object Object],[object Object],[object Object]

Programación del tiempo libre ,[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object]

Para finalizar… ,[object Object]

Taller Administración del tiempo

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