Taller Administración del tiempo

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Ayuda utilizada en el taller que se ofrece por La Universidad EAFIT (Colombia) en modalidad presencial

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Taller Administración del tiempo

  1. 1. TALLER SOBRE ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO Cómo administrar bien su tiempo para incrementar la productividad en su trabajo y disfrutar de su tiempo libre GUSTAVO ADOLFO VILLEGAS LÓPEZ UNIVERSIDAD EAFIT Colombia
  2. 2. Objetivo del taller <ul><li>Analizar costumbres y actitudes actuales relacionadas con el manejo del tiempo y descubrir maneras eficaces de emplearlo en el trabajo y en la vida en general. </li></ul>
  3. 3. Temas <ul><li>El valor del tiempo. </li></ul><ul><li>¿Cómo planear el tiempo? </li></ul><ul><li>Criterios para priorizar actividades. </li></ul><ul><li>Herramientas: Horario, agenda y listas </li></ul><ul><li>Cambie su lugar de trabajo. </li></ul><ul><li>El manejo de documentos físicos y electrónicos. </li></ul><ul><li>Cómo trabajar en equipo y dar un buen manejo al tiempo de los demás. </li></ul><ul><li>Manejo de reuniones. </li></ul><ul><li>Manejo del teléfono y del correo electrónico. </li></ul><ul><li>Preparación de viajes de negocios, administración del tiempo durante el viaje. </li></ul><ul><li>Programación del tiempo libre. </li></ul>
  4. 4. Metodología <ul><li>El taller es práctico y participativo. El recorrido por los diferentes temas se hace de forma dinámica apoyado en tareas y consejos útiles motivando cambios inmediatos en las costumbres de los participantes y en su lugar de trabajo para hacerlo más productivo. </li></ul>
  5. 5. Duración <ul><li>El taller presencial tiene una duración de 16 Horas. </li></ul><ul><li>En modalidad virtual, el taller tiene una duración de 3 semanas con una dedicación estimada de 8 Horas semanales del participante. </li></ul>
  6. 6. <ul><li>Profesor </li></ul><ul><li>GUSTAVO ADOLFO VILLEGAS LÓPEZ </li></ul><ul><li>[email_address] </li></ul><ul><li>Ingeniero Mecánico de la Universidad EAFIT, Ph.D. en Ingeniería Industrial y Especialista en Gestión Industrial de la Universidad Politécnica de Valencia (España), Experto en aseguramiento de la Calidad – ICONTEC. </li></ul><ul><li>Ocupación actual: </li></ul><ul><li>Profesor Investigador Universidad EAFIT </li></ul><ul><li>Conferencista y Consultor Internacional </li></ul>
  7. 7. Expectativas Iniciales <ul><li>¿Qué espero obtener al final de este curso? </li></ul>
  8. 8. Objetivo Lugar a donde quiero llegar …
  9. 9. El valor del tiempo <ul><li>Siempre que se hace referencia al tiempo se considera nuestro recurso más valioso. </li></ul><ul><li>Para reflexionar: </li></ul><ul><li>¿Qué es el tiempo? </li></ul><ul><li>¿Por qué el tiempo es valioso? </li></ul><ul><li>¿Para qué hacer un buen uso del tiempo? </li></ul><ul><li>¿De qué maneras puedo aprovechar el tiempo? </li></ul>
  10. 10. El uso del tiempo <ul><li>Pocas personas están dispuestas a reconocer que gran parte del tiempo se malgasta. </li></ul><ul><li>¿Cómo hacer un mejor uso del tiempo? </li></ul><ul><li>Pasos: </li></ul><ul><li>Analizar la forma en que se aprovecha en los diferentes ambientes (hogar, trabajo, diversión, etc.) </li></ul><ul><li>considerar cómo distribuirlo con mayor eficacia </li></ul>
  11. 11. Acciones <ul><li>Lleve un registro del tiempo (al menos 2 semanas). Este registro le proporciona un punto de partida para evaluar en qué debe mejorar. </li></ul><ul><li>Divida cada día en secciones de 30 minutos </li></ul><ul><li>Registre exactamente a qué se dedicó en cada sección </li></ul><ul><li>Evalúe el tiempo utilizado en tareas productivas e improductivas </li></ul>¿Cuánto tiempo dedica a hacer la tarea equivocada en el momento incorrecto, dejando de cumplir los objetivos fijados para ese día?
  12. 12. Examino mi registro para evaluar la eficacia de mi trabajo… Grupo 1: Tareas rutinarias Grupo 2: Proyectos en curso Grupo 3: Planificación y desarrollo
  13. 13. Examino mi registro para evaluar la eficacia de mi trabajo… Grupo 1: Tareas rutinarias Grupo 2: Proyectos en curso Grupo 3: Planificación y desarrollo
  14. 14. Para responder <ul><li>¿Realizo tareas que debería hacer otro? (o que no agregan valor) </li></ul><ul><li>¿Hay patrones repetitivos en el registro? </li></ul><ul><li>¿Siempre me dedico a las tareas del Grupo 1 por las mañanas? </li></ul><ul><li>¿Suelo tardar más de lo calculado para una tarea? </li></ul><ul><li>¿Dispongo del tiempo suficiente para reflexionar y ser creativo? </li></ul>R P = ------ t
  15. 15. Trace un plan <ul><li>Fíjese metas personales y profesionales a corto y largo plazo (mi tiempo es mi vida). </li></ul><ul><li>Cada meta supondrá llevar a cabo una serie de tareas. </li></ul><ul><li>Construya un horario en el que balancee las actividades (incluya días de 24 horas y semanas de 7 días). </li></ul>Tomar tiempo para planificar amplia la visión, produce satisfacción personal, evita el estrés y ayuda a lograr los objetivos.
  16. 16. Estrés y envejecimiento <ul><li>Según Epel, la gente puede ayudar a reducir el efecto del estrés sobre el envejecer con una variedad de técnicas, como por ejemplo: </li></ul><ul><ul><li>Ejercicio moderado </li></ul></ul><ul><ul><li>Buen sueño </li></ul></ul><ul><ul><li>Manejo de expectativas y metas </li></ul></ul><ul><ul><li>Aceptación - no intentando controlar aquellas cosas que no dependen de mi </li></ul></ul><ul><ul><li>Encontrar el significado de las cosas </li></ul></ul><ul><ul><li>Consolidación de lazos familiares y sociales significativos </li></ul></ul><ul><ul><li>Creencia espiritual o religiosa </li></ul></ul><ul><li>Fuente: http://www.NewsTarget.com/019974.html (agosto/06) </li></ul>
  17. 17. Criterios para priorizar actividades <ul><li>Analice las tareas </li></ul><ul><li>Haga una lista de todas las tareas y los objetivos a los que apuntan. Después sepárelas en tres categorías: Tipo A, B o C. </li></ul><ul><ul><li>Tipo A: Tareas importantes y urgentes </li></ul></ul><ul><ul><li>Tipo B: Tareas importantes o urgentes, pero no ambas cosas </li></ul></ul><ul><ul><li>Tipo C: Tareas que no son importantes ni urgentes sino rutinarias </li></ul></ul><ul><li>Si tuviera dudas acerca de alguna tarea, considérela del tipo C o elimínela. </li></ul>
  18. 18. Equilibrar tareas diarias TAREAS A TAREAS B TAREAS C Una Jornada Laboral
  19. 19. Clasificación de tareas (adaptación a partir de Covey) Más urgentes Menos urgentes Más Importantes I. Importantes y urgentes II. Importantes no urgentes Menos importantes III. Urgentes no importantes IV. No importantes y no urgentes
  20. 20. Para recordar… <ul><li>El tiempo dedicado a trazar un plan nunca se malgasta: siempre llevará a ahorros al final. </li></ul><ul><li>El agotamiento se evita haciendo planes de vida, no sólo viviendo el día. </li></ul><ul><li>Administrar el tiempo significa hacer cosas con más eficacia, no sólo con más rapidez. </li></ul><ul><li>Cada día debe hacer al menos una cosa placentera. </li></ul><ul><li>Los momentos de tranquilidad en la oficina, como antes de que vengan los demás, son muy útiles. </li></ul>
  21. 21. Momentos de tranquilidad <ul><li>Usted necesita tiempo para sí mismo: tiempo para reflexionar, evaluar prioridades y concentrarse en tareas difíciles o prioritarias. </li></ul><ul><li>No dispondrá de este tiempo si no lo planifica cotidianamente. </li></ul><ul><li>No se sienta culpable por encerrarse. </li></ul><ul><li>Explique a los demás que tendrán su atención una vez usted haya disfrutado de ese período breve libre de interrupciones y distracciones. </li></ul><ul><li>Intente disciplinarse y ocupe este tiempo de manera constructiva: </li></ul><ul><li>Dedíquelo a tareas del Tipo B que requieren su total atención. </li></ul>
  22. 22. Maximice la eficacia
  23. 23. Listas de chequeo <ul><li>Sirven para asegurar que las actividades que se deben realizar no se olvidarán. </li></ul><ul><li>Deben estar visibles </li></ul><ul><li>No deben dejarse almacenadas en la memoria. </li></ul><ul><li>Se debe aprender a usar la lista, de lo contrario, se puede correr el riesgo de terminar siendo usado por la lista. </li></ul>
  24. 24. Agendas <ul><li>El uso de una agenda requiere disciplina. Permite planificar citas, llamadas, reuniones, compromisos, recordar fechas de entrega de proyectos, etc. </li></ul><ul><li>Elija el tipo más adecuado a sus necesidades </li></ul><ul><li>No escatime costos, compre la mejor que pueda </li></ul><ul><li>Debe llevarla siempre </li></ul>
  25. 25. Usela con eficacia <ul><li>Separe horarios para realizar tareas B en momentos de máxima energía </li></ul><ul><li>Defina horarios de descanso </li></ul><ul><li>No escriba en ella las tareas por hacer </li></ul><ul><li>Recuerde dejar suficiente tiempo libre cada día para atender cualquier situación inesperada que surja </li></ul>
  26. 26. Generaciones de administradores de tiempo (Stephen Covey) <ul><li>Primera Generación: Hacedores de listas (conciencia de lo que deben hacer) </li></ul><ul><li>Segunda generación: Programadores (planean y usan la agenda) </li></ul><ul><li>Tercera generación: Priorizadores (Fijan objetivos y actúan de acuerdo a prioridades). </li></ul><ul><li>Cuarta generación: Autoorganizados (en lugar de administrar el tiempo se organizan ellos mismos). </li></ul>
  27. 27. Cambie su lugar de trabajo <ul><li>Considere su escritorio como una línea de montaje. Por un extremo entran las materias primas (en su mayoría en forma de papeles) para ser procesados por una máquina (su cerebro), antes de pasar a la etapa siguiente. Un Just in Time de su escritorio significa tomar conciencia de los papeles y las herramientas y el sitio donde deben estar. </li></ul>
  28. 28. Cosas que hacer <ul><li>Debe vaciar su escritorio de papeles relacionados con tareas anteriores. </li></ul><ul><li>La superficie de trabajo debe tener sólo lo necesario (productos en proceso). </li></ul><ul><li>Ordene los cajones y de ser posible ELIMÍNELOS </li></ul><ul><li>Defina un lugar para sus herramientas (lápiz, tijeras, grapadora, etc) y siempre manténgalas en este lugar. </li></ul>Foto: Gustavo Villegas L.
  29. 29. Cinco palabras en japonés SEIRI (Clasificar) SEITON (Ordenar) SEISO (Limpiar) SEIKETSU (Estandarizar) SHITSUKE (Continuar) SEI: SENTIDO
  30. 30. Sentido de clasificación <ul><li>Clasificar es hacer la diferencia entre lo que se necesita y lo que no se necesita. </li></ul><ul><li>Eliminar lo innecesario </li></ul><ul><li>¿Se necesita? </li></ul><ul><li>¿Está en la cantidad adecuada? </li></ul><ul><li>¿Cuál es la frecuencia de utilización? </li></ul>
  31. 31. Sentido del orden <ul><li>Ordenar es: </li></ul><ul><li>Asignar un espacio, a las cosas que se necesitan para ejecutar los diferentes procesos, dentro del área de trabajo. </li></ul><ul><li>Definir un sitio o lugar apropiado para ubicar cada cosa, pieza o herramienta dentro de un sistema lógico . </li></ul><ul><li>Distribuir y manejar el espacio adecuadamente. </li></ul><ul><li>Tener las cosas listas y al alcance para cuando se necesiten. </li></ul><ul><li>UN LUGAR PARA CADA COSA Y CADA COSA EN SU LUGAR </li></ul>
  32. 32. Cómo lo Hacemos? Clasificar ¿Es un objeto o información necesaria para el objetivo del puesto de trabajo? ¿Es un objeto o información innecesaria para el objetivo del puesto de trabajo? Colocar cerca Colocar menos cerca Colocar lejos No es útil para nadie A alguien le puede servir Vender, donar o botar Transferir Se usa ocasionalmente Se usa con frecuencia Usados muy de vez en cuando
  33. 33. Manejo de documentos físicos y electrónicos <ul><li>Solo archive documentos que consultará en el futuro o que requieren algún respaldo. </li></ul><ul><li>Ordene los archivos según frecuencia de uso. </li></ul><ul><li>Separe el archivo muerto. </li></ul><ul><li>Solo tenga en la bandeja de entrada aquello que está en curso. </li></ul><ul><li>Almacene y elimine el resto. </li></ul><ul><li>Cree carpetas y subcarpetas para agrupar los documentos relacionados. </li></ul>
  34. 34. Manejo del correo electrónico <ul><li>El correo implica siempre el desencadenamiento de alguna acción. Se deben planear en el día momentos para su lectura. </li></ul><ul><li>El E-mail debe gestionarse con agilidad: Eliminarse, responderse, archivarse ó re-enviarse de forma inmediata. </li></ul>Consejo: Abra su correo electrónico 1 hora después de que haya llegado a su puesto de trabajo.
  35. 35. Para gestionar el correo electrónico… Correos recibidos cada día (promedio): 30 80% son informativos ó basura (24 mensajes) (Tiempo estimado: 24 minutos) 20% Requieren responder, re-enviar con comentarios ó hacer algo (6 mensajes) (tiempo estimado: 60 minutos)
  36. 36. Manejo del correo electrónico <ul><li>Al escribir correo electrónico: </li></ul><ul><li>Los mensajes de correo electrónico deben ser breves y la dirección precisa. </li></ul><ul><li>Si debe enviar archivos adjuntos, hágalo luego de escribir los destinatarios y antes de escribir el cuerpo del mensaje. </li></ul><ul><li>El lenguaje usado es más informal. </li></ul><ul><li>El encabezado del correo debe indicar claramente el objeto del mensaje. </li></ul><ul><li>Envíe ó re-envíe mensajes a aquellos que les interesa explicando brevemente por qué usted así lo piensa. Evite enviar mensajes con textos como: …puede ser de utilidad, …por si les interesa, …etc. </li></ul>
  37. 37. Cómo trabajar en equipo y dar un buen manejo al tiempo de los demás <ul><li>Generalmente, los planes mejor trazados para administrar el tiempo dependen de otros. Nadie trabaja solo. Es importante conciliar la forma en que los otros administran su tiempo con la suya. </li></ul>
  38. 38. Preguntas que debe hacerse <ul><li>Al programar actividades ¿tengo en cuenta la agenda de los demás? </li></ul><ul><li>¿Escribo demasiados informes innecesarios? </li></ul><ul><li>¿Organizo reuniones sin objetivos concretos y con resultados imprecisos? </li></ul><ul><li>¿Siempre llego puntualmente a las citas y reuniones? </li></ul><ul><li>¿Con qué frecuencia suelo interrumpir a los demás? </li></ul><ul><li>(mi jefe, mis colaboradores y compañeros) </li></ul>
  39. 39. Manejo de reuniones <ul><li>¿Realmente es necesario reunirse? </li></ul><ul><li>Podría ahorrar tiempo no convocando la reunión y hablando personalmente, por teléfono o vía e-mail con los otros. </li></ul><ul><li>Si todos los asistentes trabajan para la misma empresa, es útil para todos si el tiempo dedicado a reunirse es el mínimo. </li></ul><ul><li>Planee la reunión luego de considerar otras posibilidades. </li></ul>R P = ------------------------------------- t x Número de personas
  40. 40. Prepare un orden de la reunión <ul><li>La duración de una reunión puede verse muy afectada por el orden en que figuran los temas. </li></ul><ul><li>Evite iniciar una reunión con un tema controvertido ya que se puede dedicar un tiempo excesivo en comentarlo. </li></ul><ul><li>Empiece con temas rutinarios y directos que supongan decisiones fáciles. </li></ul><ul><li>Sugiera a los demás que asistan a la parte de la reunión que les concierne. </li></ul><ul><li>Recuerde a todos lo acordado en una reunión por escrito. </li></ul>
  41. 41. Reflexiones acerca de las reuniones ¿ Quién realmente debe estar presente? ¿Todos deben estar presentes todo el tiempo? ¿Deberán desplazarse? ¿Se pueden tratar otros asuntos en la reunión? ¿Se puede cancelar la reunión? Examine los temas a tratar Piense que las personas entrarán y saldrán Considere otras posibilidades Aproveche la situación al máximo Resuelva los asuntos sin reunirse Los temas determinan los asistentes. Los asistentes solo asisten al tema de su interés. Los tiempos de desplazamiento deben sumarse al tiempo de la reunión Programar la reunión sólo cuando hayan suficientes temas a tratar.
  42. 42. Manejo del teléfono <ul><li>Al hacer llamadas: </li></ul><ul><li>Reserve una hora del día para llamar </li></ul><ul><li>Haga una lista de las llamadas que debe hacer cada día </li></ul><ul><li>Tenga claro el objetivo de cada llamada y prepárela como si se tratara de una reunión </li></ul><ul><li>Asegúrese de tratar todos los temas durante la conversación </li></ul><ul><li>Haga las llamadas por orden de importancia. No aplace las urgentes y difíciles </li></ul><ul><li>Tome nota de los aspectos discutidos durante la llamada </li></ul>
  43. 43. Manejo del teléfono <ul><li>Al recibir llamadas: </li></ul><ul><li>Las llamadas pueden tomarlo por sorpresa e interrumpirlo cuando no está preparado. </li></ul><ul><li>No es descortés hacerle saber a quien llama que es un mal momento para hablar. </li></ul><ul><li>Indique a las personas el horario más apropiado para que lo llamen. </li></ul><ul><li>Si usted le pide a alguien que lo vuelva a llamar, indíquele el día y la hora mas apropiado y apúntelo en su agenda. </li></ul><ul><li>Siempre responda las llamadas que no contesta. </li></ul>
  44. 44. Si lo llama un vendedor a ofrecerle un producto o servicio <ul><li>No le diga que lo llamen mas tarde. Lo harán, y seguramente será en un momento menos apropiado. </li></ul><ul><li>No diga que usted los llamará si no piensa hacerlo </li></ul><ul><li>No pida detalles si no está interesado. </li></ul><ul><li>No responda a preguntas con oraciones vagas y largas, sea conciso. </li></ul>
  45. 45. Preparación de viajes de negocios, administración del tiempo durante el viaje <ul><li>Durante un viaje de trabajo pasará la mayor parte del día reunido. Cuanto más largo sea el viaje, a más reuniones asistirá. </li></ul><ul><li>Es esencial actualizar las notas todos los días; si no, todas las reuniones se habrán confundido cuando regrese a la oficina. </li></ul><ul><li>Reserve tiempo todos los días para re-escribir las notas de las reuniones a las que asistió, las decisiones tomadas y las medidas de las que ellas se derivan. </li></ul>
  46. 46. Programación del tiempo libre <ul><li>No debe sentirse culpable por tomarse tiempo libre. Le ayudará a trabajar con mayor eficacia. </li></ul><ul><li>El ejercicio ayuda a reducir el estrés y puede ser una pausa útil en caso de que tenga las facilidades para practicarlo al mediodía. </li></ul><ul><li>Programe su tiempo libre y dedíquelo a las personas y actividades más gratificantes para usted. </li></ul><ul><li>Valore su tiempo libre: no lo desperdicie haciendo “zapping” con el control del TV. </li></ul><ul><li>Realice al menos una actividad gratificante y planeada cada día. </li></ul>
  47. 47. Para finalizar… <ul><li>¿Qué compromisos adquiero luego de este Taller? </li></ul>

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