Este documento describe el desarrollo de una aplicación web para gestionar el alquiler y control de inventario de equipos de construcción para la empresa ECONSI LTDA. Actualmente, ECONSI maneja esta información de forma manual usando hojas de cálculo y documentos físicos, lo que causa pérdidas de tiempo y posibles errores. La aplicación web permitirá a ECONSI almacenar, procesar y mostrar la información de una manera más eficiente, segura y confiable para mejorar los procesos de la empresa.

1. APLICATIVO WEB PARA LA GESTIÓN Y CONTROL DE ALQUILER E
INVENTARIO DE EQUIPOS DE CONSTRUCCIÓN EN ECONSI LTDA.
INTEGRANTES:
CUEVAS MARTÍNEZ MANUEL ANTONIO
DOMÍNGUEZ JIMÉNEZ RAFAEL ANDRÉS
FUENTES DÍAZ RONALD ENRIQUE
PERTUZ PRIETO JHON CARLOS
INFORME FINAL
FUNDACION UNIVERSITARIA TECNOLOGICO COMFENALCO
FACULTAD INGENIERIA DE SISTEMAS
TECNOLOGÍA EN SISTEMAS DE INFORMACIÓN
CARTAGENA DE INDIAS
2009

2. FUNDACIÓN UNIVERSITARIA TECNOLÓGICO
COMFENALCO
TECNOLOGÍA EN SISTEMAS DE INFORMACIÓN
FORMATO DE INSCRIPCIÓN DE PROYECTO DE AULA
VI SEMESTRE
INFORMACIÓN DEL COLECTIVO
FECHA: 25/ 08 / 2009
SEMESTRE: VI
GRUPO: A
ESTADO
# NOMBRE DE LOS INTEGRANTES IRR REG
1 MANUEL ANTONIO CUEVAS MARTINEZ X
2 RAFAEL ANDRES DOMINGUEZ JIMENEZ X
3 JHON CARLOS PERTUZ PRIETO X
4 RONALD ENRIQUE FUENTES DIAZ X
CONTEXTO DEL PROYECTO
NOMBRE DE LA EMPRESA: ECONSI LTDA.
DIRECCIÓN: Ternera Kra. 86 No. 22B-280
TELÉFONO: 3103620554
CONTACTO: YESID MARTELO DIAZ
EMAIL DEL CONTACTO: e.con.si@hotmail.com

3. INFORMACIÓN DEL PROYECTO
NUCLEO PROBLÉMICO:
¿Cómo Desarrollar una aplicación Web basados en un diseño previamente
establecido?
TÍTULO:
APLICATIVO WEB PARA LA GESTIÓN Y CONTROL DE ALQUILER E
INVENTARIO DE EQUIPOS DE CONSTRUCCIÓN EN ECONSI LTDA.
DESCRIPCION:
En ECONCI se presenta una dificultad con respecto al manejo de la información
de las entradas y salidas de los equipos, ya que los alquileres de estos son
numerosos. Estos, a su vez, manipulan datos muy necesarios para la empresa
como: historial del cliente, factura generada al momento de la solicitud, estado
del equipo y disponibilidad del equipo. Además la administración no cuenta con
una herramienta que le facilite la estadística para la toma de decisiones muy
útiles para la empresa. Ello debido a que esta información se maneja en
planillas las cuales son llenadas por la secretaria y son acumuladas, y al paso
de un tiempo la cantidad de planillas es más amplia, esto en ocasiones provoca
pérdida y confusión de la información escrita en dichas panillas. Otra es la
elaboración de informes estadísticos útiles para la creación de estrategias
administrativas que mejoren la productividad de la empresa. ECONCI al no
tener un mecanismo que agrupe y muestre la información de manera clara
ocasiona pérdidas de tiempo que puede ser utilizado en labores más
productivas. De seguir esta situación, se desaprovechará el tiempo gastado en
la elaboración manual de los informes, el cual puede ser utilizado en actividades
más productivas. Y lo más importante es que los socios de la empresa no
cuentan con herramienta que les permita informar sobre el estado de la misma,
que posteriormente le sea útil para la toma de decisiones.
JUSTIFICACIÓN
Con este proyecto acerca del control de entrada y salida de equipos para
construcción en ECONSI LTDA, se pretende que la empresa pueda manejar de
manera eficaz y exacta la información. Además, la secretaria podrá controlar
cifras exactas en cuanto a la información consignada, sin necesidad de recurrir
a la tediosa tarea de buscar en las facturas e inventario como lo venía haciendo
anteriormente. Debido a lo antes planteado, esto trae como consecuencia que la
empresa adquiera sistematización de los datos del control de entrada y salida
de los equipos de la empresa, permitiendo ser ágil, eficiente y más competitivo,
los beneficios también se verían reflejados en el rendimiento de los
trabajadores, más específicamente en la secretaria, que al momento de rendir
un informe sea hecho de forma más eficiente y rápida, maximizando de esta
forma las actividades correspondientes a sus puestos de trabajo. Una vez
puesto en práctica el proyecto, la secretaria podrá llevar el control de los
vencimientos de las facturas y el estado de los equipos, porque éste le permitirá
obtener un informe exacto de las vigencias de las facturas y los equipos que
utilizó el cliente en los días que se le alquiló. De lo contrario, la empresa perderá
calidad en los equipos, ya que no tendrá un control del mantenimiento y perderá
dinero en reparaciones y compra de reemplazos de equipos dañados, al igual

4. que no podrá competir en el mercado, pues ya no tendrán una herramienta que
les ayude a tomar decisiones administrativas y mejorar los procesos de alquiler
y venta de equipos y herramientas para la construcción. Con la ejecución de
este proyecto la administración tendrá una herramienta útil que mostrará datos y
estadísticas que le servirán al momento de tomar decisiones y crear estrategias
de mercadeo que ayuden al crecimiento de la empresa. Con la implementación
del software la empresa obtendrá estadísticas y datos que le ayudaran el control
de calidad de los quipos, la rentabilidad de los equipos, los clientes
preferenciales, los clientes que entregan en mal estado los equipos, qué
estrategias de comercio pueden implementar, entre otras cosas, que la
administración pueda aprovechar las estadísticas e información que proporcione
el software. También disminuirán los riesgos de pérdida de información siendo
menos propenso a cometer errores.

5. 1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
1.1 DESCRIPCION DEL PROBLEMA DE ECONCI LTDA
ECONSI LTDA es una empresa que se encuentra ubicada en el barrio Ternera
Kra. 86 No. 22B-280, que tiene 1 año y 8 meses de servicio, su misión es
generar confianza y dar calidad a sus clientes a través de sus productos y
servicios y su visión es consolidarse en el mercado local y regional como una
empresa. ECONSI LTDA se dedica al alquiler y ventas de equipos de
construcción, venta de artículos para señalización de vías, cintas de
demarcación, etc., asesorías, consultaría e interventorías en obras de todas las
especialidades, diseño, construcción y montaje en obras de ingeniería.
Estructura organizativa está conformado por: Gerencia General, Secretaria
gerencia, almacenista, pintores.
En ECONSI se presenta una dificultad con respecto al manejo de la
información de las entradas y salidas de los equipos de construcción, ya que
los alquileres de estos son numerosos. Estos, a su vez, manipulan datos muy
necesarios para la empresa como: historial del cliente, factura generada al
momento de la solicitud, estado del equipo y disponibilidad del equipo. Además
la administración no cuenta con una herramienta que le facilite la estadística
para la toma de decisiones muy útiles para la empresa. Ello debido a que esta
información se maneja en planillas las cuales son llenadas por la secretaria y
son acumuladas, y al paso de un tiempo la cantidad de planillas es más
amplia, esto en ocasiones provoca pérdida y confusión de la información
escrita en dichas panillas. Otra es la elaboración de informes estadísticos útiles
para la creación de estrategias administrativas que mejoren la productividad de
la empresa. ECONSI al no tener un mecanismo que agrupe y muestre la
información de manera clara ocasiona pérdidas de tiempo que puede ser
utilizado en labores más productivas.
Siguiendo con lo anterior luego de un análisis identificamos los departamentos
en los cuales se presentan dichos problemas ellos son Gerencia General,
Secretaria gerencia, en estos dos departamentos se sitúa toda la problemática
de la investigación debido a esto es importante definir en qué aspecto está
fallando cada departamento. A continuación la definición de los procesos:
Consultar Cliente:
En Econsi Ltda. El proceso de consultar cliente empieza cuando la secretaria o
el gerente solicitan en orden alfabético las iníciales del primer apellido y luego
buscaría por el segundo apellido del cliente y su nombre. Después de haber
encontrado los datos del cliente, la secretaria o el gerente saca la carpeta del
archivador en donde se encuentran los datos del cliente y se dirige a su puesto
de trabajo en donde se realiza sus respectivos procesos a los datos del cliente.
Registrar Cliente:
Cuando un futuro cliente se acerca al escritorio de la secretaria y solicita que se
le alquile o venda un equipo, la secretaria le pide que diligencie un formulario
impreso donde el cliente tiene que colocar su nombre, cedula si es una persona
natural ó si es una empresa Nit, teléfono, dirección, correo electrónico y varias

6. referencias, este proceso lo termina la secretaria que recibe el formulario y
verifica que el formulario y los datos sean correcto, luego verifica las
referencias y los datos y guarda el formato en un archivador.
Venta de equipos:
El cliente solicita la compra de un equipo, la secretaria pide las características
de un equipo, el cliente le dice las características del equipo que desea
comprar, la secretaria le pide la cantidad de equipos que desea comprar, luego
el cliente dice la cantidad que va a comprar, luego la secretaria hace una
valoración de la compra para ser entregada al personal encargado de realizar
los pedidos, luego la secretaria pide los datos del cliente dependiendo si es un
cliente independiente o una empresa, el cliente dicta sus datos dependiendo
del tipo que sea, la secretaria realiza la factura de la compra y le entrega una
factura al cliente y guarda una en el archivador.
Alquilar equipo:
Cuando el cliente (persona o empresa) solicita alquilar un equipo, la secretaria
revisa en cuadro los equipos que se encuentran en el almacén si el equipo se
encuentra, procede a pedir los datos sino se encuentra registrado en la
empresa, si esta registrado en la empresa la secretaria diligencia un contrato
de arrendamiento, después que diligencia un contrato de arrendamiento solicita
el equipo al almacenista, este llena un formato de entrega con los equipos que
salieron del almacén, luego llevan el equipo y el cliente firma el recibido, si el
cliente solicita la factura inmediatamente imprime su factura sino se le hacen
por corte según sean los pedidos.
Inventario Diario:
El almacenista una vez inicia su jornada laboral cuenta los equipos que están
en el campamento, este realiza un reporte y se lo presenta a la secretaria, esta
confronta en un cuadro que los reportes coincidan, si los reportes no coinciden
vuelven y cuentan, si el error no es de conteo revisan los karder y por ultimo
llegan a la conclusión que el equipo esta extraviado.
Facturación de alquiler y venta:
Este proceso se inicia cuando el cliente solicita un equipo ya sea para alquiler o
para venta, cuando es para alquiler la secretaria llena un formato elaborado en
Excel que contiene una descripción del equipo, una cantidad, valor, un tiempo
de alquiler , transporte y un IVA. Excel por formula les arroja un subtotal y un
total de la cuenta, cuando el cliente está seguro de la cantidad de días que va
durar con el equipo solicita su factura inmediatamente, la secretaria imprime la
factura con su respectiva copia y la envía con la persona encarga de llevar el
pedido, cuando es el caso contrario que la persona no sabe cuánto va durar
con el equipo se le realiza la factura una vez regrese el equipo o cumpla el
mes, se puede presentar el caso en un cliente solicite mas equipo o devuelva y
se quede con una parte entonces se procede hacer la factura por cortes de
fecha apoyándose de los formatos de entrega y recibidos de equipo. Por último
se manda la factura cuando el cliente hace entrega total del equipo o se
cumple el mes.
Cuando se trata de una venta se llena un formato parecido al de alquiler pero

7. omitiendo los días y se envía la factura a cliente, muchas facturas no se pagan
inmediatamente por sistema de pagos de la empresa (cliente) hay empresa que
pagan sus facturas todos los viernes otras lo hacen al mes otras al tres todo
depende de las empresa, esas facturas que quedan pendiente se colocan en
fólder de facturas por cobrar y una vez canceladas se cambian a facturas
pagadas indicando el mes.
De seguir esta situación, se desaprovechará el tiempo gastado en la
elaboración manual de los informes, el cual puede ser utilizado en actividades
más productivas. Y lo más importante es que los socios de la empresa no
cuentan con herramienta que les permita informar sobre el estado de la misma,
que posteriormente le sea útil para la toma de decisiones.
La solución que se podría dar a este problema es la creación de un aplicativo
web capaz de almacenar, procesar y mostrar la información de una forma
segura, confiable y rápida, que les dé la sensación al cliente de buen servicio y
a los administradores una herramienta útil para sus estrategias.