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Prioriser les projets                     Pi i      l      j t                     et gérer les risques                   ...
Agenda                              g                             • Présentation du CPA                             • Cont...
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Cycle de vie du p                              y              portefeuille de p j                                         ...
Fiche dopportunité / de p j                                      pp              projet                                   ...
Analyse de la valeur dun projet                                                                 Axe                       ...
Synthèse de lanalyse du portefeuille          max        Externalités                                                     ...
Le portefeuille de projets initial                                                                                        ...
Définition du plan de charge                                                                  T1 2011                   T2...
Comité Exécutif - revue de projet                                                           p j                           ...
Revue de projet – focus sur un projet                                        QlikView                                     ...
Revue de projet - révision du plan de charge                                         p j                  p           g   ...
Recueil et suivi de lactivité                              • Définition dun référentiel de projets                        ...
Bénéfices de la démarche GPP au CPA                             • Une activité de la DSI rendue visible                   ...
Limites et contraintes de la démarche GPP                             • Prérequis importants :                            ...
Perspectives et conclusion                                 p                             • Prochaines étapes au CPA :     ...
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Des réponses existent : REX sur la gestion de portefeuille de projets - J-N. Perrimbert, CPA

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Journée nationale "Accompagnement des projets Hôpital 2012 SI production de soins" du 2 février 2012

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  1. 1. Prioriser les projets Pi i l j t et gérer les risques La Gestion de Portefeuille de Projets SIH au Centre Psychothérapique de lAin : retour dexpérience Jeudi 2 février 2012Gestion de Portefeuille de Projets SIH jeudi 2 février 2012
  2. 2. Agenda g • Présentation du CPA • Contexte et opportunités pour la GPP • Principes et implémentation • Bénéfices • Limites • Perspectives et conclusionGestion de Portefeuille de Projets SIH jeudi 2 février 2012
  3. 3. Le Centre Psychothérapique de lAin ( y pq (CPA) ) • ESPIC - santé mentale, lutte contre lalcoolisme et la t i t l toxicomanie sur l dé t i le département d lAi (01) t de lAin • 1 hôpital - 35 structures extra-hospitalières (CMP, CATTP, (CMP CATTP HDJ) - 1 IFSI - 1 CSAPA • 410 lits dhospitalisation • 114 places HDJ • 190 places CATTP • 1200 salariés = 1064 ETP • Budget 74 M€ en 2010Gestion de Portefeuille de Projets SIH jeudi 2 février 2012
  4. 4. GPP : contexte • Crise de croissance de la DSI en 2009 : – croissance de linfrastructure et des applications – périmètre en expansion : téléphonie, copieurs, divers – cumul important dheures récupérables – encombrement de projets, priorisation anarchique, pas de portage par les directions métiers • Réorganisation de la DSI en 2010 : – passage de 4 ETP en 2008 à 7 en 2011 – découpage en pôles : opérations, infrastructure, projets • Déficit de gouvernanceGestion de Portefeuille de Projets SIH jeudi 2 février 2012
  5. 5. GPP : opportunités p pp pour le CPA • Organiser le dialogue et la remontée des besoins pour aligner le SDSI à l ti ité d chaque li l lactivité de h professionnel et sur le Projet d’Établissement • Décrire et valoriser chaque projet pour lui donner une meilleure visibilité et faciliter nos arbitrages • Adapter nos objectifs à nos capacités réelles p j p pour garantir délais et résultats • Gagner en maturité sur la conduite de projets notamment lémergence de vraies MOA internes • Étendre la démarche à dautres domaines : travaux, travaux démarche Qualité Qualité...Gestion de Portefeuille de Projets SIH jeudi 2 février 2012
  6. 6. Cycle de vie du p y portefeuille de p j projets Projet 1 Consolidation Revue Analyse de la de d projet j t Analyse valeur + Projet 2 décisions Plan de charge Propositions Projet 3 Demandeurs Groupe opérationnel Comité exécutif Intégration des projets Gestion du portefeuille d portefe ille Arbitrage des projetsGestion de Portefeuille de Projets SIH jeudi 2 février 2012
  7. 7. Fiche dopportunité / de p j pp projet • Acteurs • Objectifs métiers • Enjeux stratégiques • Contraintes • Risques & bénéfices • Estimation coûts & durée + • Description détaillée • Solutions envisagées • Indicateurs • Charges & financementGestion de Portefeuille de Projets SIH jeudi 2 février 2012
  8. 8. Analyse de la valeur dun projet Axe Synthèse Nécessité faible ou nulle : ‐ Absence de contraintes externes Nécessité ‐ Raison dobsolescence faible Rentabilité ‐ Absence de nécessité pour dautres projets ‐ Absence dexigence des tutelles Internalités fortes : Maitrise  ‐ Impact moyen sur lamélioration de la qualité des soins : impact sur information et consentement du patient, sur Nécessité des risques adaptation de sa prise en charge (accélération mise à disposition information dans le dossier patient) ‐ Amélioration forte des conditions de travail : amélioration du contenu, gain de temps, montée en compétences des  Internalités agents p y q p p ‐ Impact moyen sur lefficience économique et opérationnelle : amélioration de la productivité des ressources D ‐ Alignement moyen sur les axes stratégiques (3 sur 8) C B A Externalités fortes : ‐ Bénéfices quantifiables forts : impact positif pour la collectivité et la médecine de ville (Rapidité de disponibilité des CR) Internalités Externalités Externalités ‐ Impact moyen sur le parcours du patient : positif sur la continuité et coordination des soins (Plus de temps de Impact moyen sur le parcours du patient : positif sur la continuité et coordination des soins (Plus de temps de  coordination pour les SM), positif pour la prise en charge médico‐technique Niveau de risques élevé : Statut : A lancer ‐ Risques projet faibles  Date début : Décembre 2011 ‐ Risques techniques forts : haute complexité fonctionnelle et technique, niveau de service requis implique une haute  disponibilité des matériels et logiciels di ibilité d té i l t l i i l Date fin : Octobre 2012 Niveau de  ‐ Risques juridiques et réglementaires moyens : gestion de données sensibles Budget* :  170 k€ risques ‐ Risques de déploiement et dacceptation forts : impact significatif sur processus et organisations, nb élevé dutilisateurs,  interruption de service ou difficultés liées à la mise en place du projet pourraient avoir un impact sur la sécurité et qualité  de prise en charge des patients, risque dacceptations par les secrétaires médicales Charges internes requises (J/H) ‐ Risques financiers faibles MOE MOA Rentabilité : ‐ VAN : 715,5 k€ 8 12 28 Rentabilité ‐ TRI : 110%* Hors coût RH interne et coûts exploitation et maintenance ‐ Délai de retour : 1,42 an Gestion de Portefeuille de Projets SIH ‐ Coût total du projet : 180k€ jeudi 2 février 2012
  9. 9. Synthèse de lanalyse du portefeuille max Externalités Synthèse Analyse de la Valeur 2   ‐ DPI ‐ Gestion des rdv et  agendas  ‐ 126 000 € 3 . DPI ‐ Reconnaissance  13   ‐ Inf. qualité et risques ‐ gestion documentaire ‐ 13 000 € vocale vocale ‐ 185 000  4   ‐ DPI ‐ Prescription / gestion  1   DPI ‐ Bascule à iso‐périmètre de  des soins externes  96 000 € 8   ‐ Nouvel intranet ‐ Jalios ‐ 14   ‐ Inf. qualité et risques ‐ Cerner vers Hôpital Manager  gestion des événements  96 700 € indésirables  10 600 € 534 000 € 534 000 € 5   ‐ DPI ‐ Gestion résultats labo ‐ 24 800 € 11   ‐ Inf. gestion  nouvelle cuisine  centrale ‐ Gestion des commandes  74 350 € Nécessité  9    Annuaire central  Novell  9 ‐ Annuaire central ‐ Novell 12    Inf. gestion nouvelle cuisine  12 ‐ Inf gestion nouvelle cuisine Identity Manager  277 000 € centrale ‐ Lot 2, gestion de la production ‐ 45 600 € Maitrise du risque 10   ‐ Nouvelle solution de  stockage ‐ SAN  ‐ 202 000 € Internalités max 7   ‐ Nouvel outil de BI ‐ Qlikview  min 6   ‐ SIRH ‐ Gestion des temps et  68 800 € activités  ‐ 5 000 €Gestion de Portefeuille de Projets SIH jeudi 2 février 2012
  10. 10. Le portefeuille de projets initial Charges internes Chef de projet Chef de projet Budget hors coût requises (J/H) n° FP Intitulé du projet Date début Date fin Métier technique RH interne (€) MOE MOA DPI - Lot 1 - Bascule à iso-périmètre de Cerner vers 1 Yves SCORDIA janv-10 déc-11 463 740 25 145 Hôpital Manager 2 DPI - Lot 2 - Gestion des rendez-vous et agendas Ali ONAL janv-12 févr-13 80 268 10 73 3 DPI - Lot 2 - Reconnaissance vocale Patricia GUISTI Yves SCORDIA déc-11 oct-12 169 548 12 28 4 DPI - Lot 2 - Prescription / gestion des soins externes Anne PULITO déc-11 janv-13 59 212 2 65 Jean Noël Jean-Noël 5 DPI - Lot 2 - G Gestion des résultats de laboratoire Anne PULITO O mars-12 janv-13 3 948 8 32 PERRIMBERT Christelle VEILLAS 6 SIRH - Gestion des temps et activités déc-10 juin-11 0 4 20 S RESSOUCHE 7 Nouvel outil de BI - Qlikview Yves SCORDIA j janv-11 déc-11 62 200 2 20 8 Nouvel intranet - Jalios Yves SCORDIA juin-10 juin-11 86 000 10 22 Jean-François Jean-Noël 9 Annuaire central - Novell Identity Manager févr-10 juin-12 259 100 180 40 NALLET PERRIMBERT Jean-Noël 10 Nouvelle solution de stockage - SAN Nicolas DELISLE mars-11 mars 11 déc-11 déc 11 202 000 80 52 PERRIMBERT Informatisation de la gestion de la nouvelle cuisine 11 Eric JAMET mai-11 juin-12 51 250 25 46 centrale -Cahier des charges et lot 1 Informatisation de la gestion de la nouvelle cuisine 12 Eric JAMET juin-12 déc-12 35 500 25 36 centrale - Lot 2, gestion de la production Informatisation de la gestion de la qualité et des Christine 13 juin-10 sept-11 0 9 35 risques - gestion documentaire DORSEMAINE Informatisation de la gestion de la qualité et des Christine 14 juin-10 sept-11 0 19 35 risques - gestion des événements indésirables DORSEMAINEGestion de Portefeuille de Projets SIH jeudi 2 février 2012
  11. 11. Définition du plan de charge T1 2011 T2 2011 T3 2011 T4 2011 janv fév mars  avril mai juin juil août sept oct nov déc Capacité totale de la DSIO 110 110 110 110 110 110 110 110 110 110 110 110 Charges récurrentes 100 100 100 100 100 100 100 100 100 100 100 100 Capacité disponible pour projets  10 10 10 10 10 10 10 10 10 10 10 10 Besoins en  Besoins en Intitulé du projet  MOE interne DPI ‐ Lot 1 ‐ Bascule à iso‐ périmètre de Cerner vers Hôpital  25 3 3 3 3 3 3 3 3 Manager  DPI ‐ Lot 2 ‐ Gestion des rendez‐ vous et agendas  t d 10 DPI ‐ Lot 2 ‐ Reconnaissance vocale  12 DPI ‐ Lot 2 ‐ Prescription / gestion  des soins externes  2 DPI ‐ Lot 2 ‐ Gestion des résultats  de laboratoire  de laboratoire 8 SIRH ‐ Gestion des temps et  activités  4 1 2 1 Nouvel outil de BI ‐ Qlikview  2 1 1 Nouvel intranet ‐ Jalios  10 1 1 3 2 1 2 Annuaire central ‐ Novell Identity  i l ll d i Manager   180 5 5 5 5 10 10 10 10 10 10 10 10 Nouvelle solution de stockage ‐ SAN  80 5 5 10 10 10 10 5 5 10 10 Informatisation de la gestion de la  nouvelle cuisine centrale ‐Cahier  25 2 3 5 5 5 5 des charges et lot 1  d h l Informatisation de la gestion de la  nouvelle cuisine centrale ‐ Lot 2,  25 gestion de la production  Informatisation de la gestion de la  q qualité et des risques ‐ gestion  q g 9 2 5 2 documentaire  Informatisation de la gestion de la  qualité et des risques ‐ gestion des  19 2 2 2 3 5 5 événements indésirables  Porte feuille_Taux doccupation Gestion de Portefeuille de Projets SIH 98% 99% 102% 105% 120% 119% 122% 118% 118% 114% 112% 112% jeudi 2 février 2012
  12. 12. Comité Exécutif - revue de projet p j Projet Baromètre Avancement Risques global / MOE interne 34 Hopital Manager 60% % OctimeWeb 100% 100% QlikView 50% 100% Intranet 75% 17% GAIA 8% 8% SAN 6% 6% Cuisines 7% 10% BlueMedi 75% 65%Gestion de Portefeuille de Projets SIH jeudi 2 février 2012
  13. 13. Revue de projet – focus sur un projet QlikView QlikVi Rétrospective des 6 derniers mois Perspectives des 6 prochains mois Evolution de périmètre Non Phase 1 : projet clôturé Suite du projet Phase 2 : lancement - perspectives positives et de planning Phase 2 : lancement en Février 2012 Faits marquants Phase 1 : utilisation conforme aux prévisions Maîtrise de loutil Qualification dexperts internes Maîtrise globale des coûts et délais prévus Participe à lamélioration des processus de gestion Évolutions Recueil exhaustif des nouveaux besoins et Conformité aux C f ité Oui O i prévisions pour les évolutions et qualification en fonction du budget charges MOA SIH Conformité aux Non Développement plus lourd que prévu sur le prévisions pour les plan annuel de formation en raison de sa charges MOE complexité Conformité aux Oui prévisions pour les coûts Suivi des charges et coûts au 30/09/11 Principaux risques Risques f Ri fonctionnels ti l Phase 2 : nouveau cahier d charges t Ph hi des h trop l d - lourd Type Charges internes Coûts (prestations externes) arbitrages du COPIL à exercer Prévu Réalisé Reste Dépass Pré Réalisé Dépasse à faire ement vu ment MOA MOE 2 12 0 10Gestion de Portefeuille de Projets SIH jeudi 2 février 2012
  14. 14. Revue de projet - révision du plan de charge p j p g T0 Prévisionnel T0 + 6 Δ} Analyse de lécart l écart pour nouveau prévisionnel Réalisé + nouveau Δ} prévisionnel Analyse de lécart pour nouveau prévisionnel T0 + 12 Réalisé + nouveau p prévisionnelGestion de Portefeuille de Projets SIH jeudi 2 février 2012
  15. 15. Recueil et suivi de lactivité • Définition dun référentiel de projets et dactivités DSI d activités • Mise en place dun outil de recueil open source : Kimai • Suivi de lactivité DSI pour Q2 et Q3 2011 : 5% 15% Exploitation Projets GPP Projets hors GPP Micro-projets 58% 22%Gestion de Portefeuille de Projets SIH jeudi 2 février 2012
  16. 16. Bénéfices de la démarche GPP au CPA • Une activité de la DSI rendue visible • Des acteurs plus responsables (décisionnaires, directions métiers, DSI) • L recherche d valeur au cœur d projets La h h de l des j t • Des arbitrages plus objectifs et transparents • Des ressources mieux allouées • Le chaînon manquant entre projet détablissement et gestion opérationnelle • Une démarche incontournable p pour initier, prioriser et suivre les projets p p jGestion de Portefeuille de Projets SIH jeudi 2 février 2012
  17. 17. Limites et contraintes de la démarche GPP • Prérequis importants : – cadre transversal de conduite et de suivi de projet – appui indispensable de la Direction Générale – maîtrise de lactivité récurrente de la DSI l activité • Pas adapté à une granularité fine de projets • La GPP doit sintégrer à un écosystème complet s intégrer de gestion de projet (outils, méthodes) • Effort important de mise en place et de pilotage • Difficultés supplémentaires propres au CPA : – le rôle de CP / MOA reste largement méconnu et ignoré – culture projet f ibl lt j t faiblement dé l t développée éGestion de Portefeuille de Projets SIH jeudi 2 février 2012
  18. 18. Perspectives et conclusion p • Prochaines étapes au CPA : – consolidation et pérennisation de la démarche – optimisation de la capacité projet de la DSI – formations sur lévaluation des charges l évaluation – évangélisation autour de la culture projet • Pour conclure : – bilan positif à lissue du démarrage – seuil dirréversibilité franchi – dé démarche au l h long court t Des remerciements tout particuliers à lANAP pour la qualité de son accompagnementGestion de Portefeuille de Projets SIH jeudi 2 février 2012
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