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Prioriser les projets
                     Pi i      l      j t
                     et gérer les risques

                     La Gestion de Portefeuille
                     de Projets SIH au Centre
                     Psychothérapique de l'Ain :
                     retour d'expérience

                     Jeudi 2 février 2012




Gestion de Portefeuille de Projets SIH             jeudi 2 février 2012
Agenda
                              g

                             • Présentation du CPA
                             • Contexte et opportunités pour la GPP
                             • Principes et implémentation
                             • Bénéfices
                             • Limites
                             • Perspectives et conclusion



Gestion de Portefeuille de Projets SIH                                jeudi 2 février 2012
Le Centre Psychothérapique de l'Ain (
                                         y        pq             (CPA)
                                                                     )

                             • ESPIC - santé mentale, lutte contre l'alcoolisme
                               et la t i
                                t l toxicomanie sur l dé t
                                             i      le département d l'Ai (01)
                                                                   t de l'Ain
                             • 1 hôpital - 35 structures extra-hospitalières
                               (CMP, CATTP,
                               (CMP CATTP HDJ) - 1 IFSI - 1 CSAPA
                             • 410 lits d'hospitalisation
                             • 114 places HDJ
                             • 190 places CATTP
                             • 1200 salariés = 1064 ETP
                             • Budget 74 M€ en 2010

Gestion de Portefeuille de Projets SIH                                     jeudi 2 février 2012
GPP : contexte

                             • Crise de croissance de la DSI en 2009 :
                                    – croissance de l'infrastructure et des applications
                                    – périmètre en expansion : téléphonie, copieurs, divers
                                    – cumul important d'heures récupérables
                                    – encombrement de projets, priorisation anarchique,
                                      pas de portage par les directions métiers
                             • Réorganisation de la DSI en 2010 :
                                    – passage de 4 ETP en 2008 à 7 en 2011
                                    – découpage en pôles : opérations, infrastructure, projets
                             • Déficit de gouvernance
Gestion de Portefeuille de Projets SIH                                                 jeudi 2 février 2012
GPP : opportunités p
                                    pp          pour le CPA

                             • Organiser le dialogue et la remontée des besoins
                               pour aligner le SDSI à l' ti ité d chaque
                                     li      l         l'activité de h
                               professionnel et sur le Projet d’Établissement
                             • Décrire et valoriser chaque projet pour lui donner
                               une meilleure visibilité et faciliter nos arbitrages
                             • Adapter nos objectifs à nos capacités réelles
                                   p           j                p
                               pour garantir délais et résultats
                             • Gagner en maturité sur la conduite de projets
                               notamment l'émergence de vraies MOA internes
                             • Étendre la démarche à d'autres domaines :
                               travaux,
                               travaux démarche Qualité
                                                    Qualité...

Gestion de Portefeuille de Projets SIH                                     jeudi 2 février 2012
Cycle de vie du p
                              y              portefeuille de p j
                                                             projets


               Projet 1
                                                          Consolidation
                                                                                Revue
                                                            Analyse de la      de
                                                                               d projet
                                                                                      j t
                                    Analyse


                                                               valeur              +
               Projet 2                                                        décisions
                                                              Plan de
                                                              charge
                                                            Propositions
               Projet 3



             Demandeurs                       Groupe opérationnel            Comité exécutif
       Intégration des projets                Gestion du portefeuille
                                                      d portefe ille        Arbitrage des projets


Gestion de Portefeuille de Projets SIH                                                      jeudi 2 février 2012
Fiche d'opportunité / de p j
                                      pp              projet
                                                  •   Acteurs
                                                  •   Objectifs métiers
                                                  •   Enjeux stratégiques
                                                  •   Contraintes
                                                  •   Risques & bénéfices
                                                  •   Estimation coûts & durée
                                                                  +
                                                  •   Description détaillée
                                                  •   Solutions envisagées
                                                  •   Indicateurs
                                                  •   Charges & financement
Gestion de Portefeuille de Projets SIH                                 jeudi 2 février 2012
Analyse de la valeur d'un projet
                                                                 Axe                                                                   Synthèse
                                                                             Nécessité faible ou nulle :
                                                                             ‐ Absence de contraintes externes
                                                               Nécessité     ‐ Raison d'obsolescence faible
                      Rentabilité                                            ‐ Absence de nécessité pour d'autres projets
                                                                             ‐ Absence d'exigence des tutelles
                                                                             Internalités fortes :
                                               Maitrise                      ‐ Impact moyen sur l'amélioration de la qualité des soins : impact sur information et consentement du patient, sur 
Nécessité                                     des risques                    adaptation de sa prise en charge (accélération mise à disposition information dans le dossier patient)
                                                                             ‐ Amélioration forte des conditions de travail : amélioration du contenu, gain de temps, montée en compétences des 
                                                              Internalités   agents
                                                                                  p      y                            q        p                                 p
                                                                             ‐ Impact moyen sur l'efficience économique et opérationnelle : amélioration de la productivité des ressources
                              D                                              ‐ Alignement moyen sur les axes stratégiques (3 sur 8)
                              C

                              B

                              A
                                                                             Externalités fortes :
                                                                             ‐ Bénéfices quantifiables forts : impact positif pour la collectivité et la médecine de ville (Rapidité de disponibilité des CR)
  Internalités                        Externalités            Externalités   ‐ Impact moyen sur le parcours du patient : positif sur la continuité et coordination des soins (Plus de temps de
                                                                               Impact moyen sur le parcours du patient : positif sur la continuité et coordination des soins (Plus de temps de 
                                                                             coordination pour les SM), positif pour la prise en charge médico‐technique

                                                                             Niveau de risques élevé :
       Statut : A lancer                                                     ‐ Risques projet faibles 
       Date début : Décembre 2011                                            ‐ Risques techniques forts : haute complexité fonctionnelle et technique, niveau de service requis implique une haute 
                                                                             disponibilité des matériels et logiciels
                                                                             di     ibilité d     té i l t l i i l
       Date fin : Octobre 2012                                Niveau de      ‐ Risques juridiques et réglementaires moyens : gestion de données sensibles
       Budget* :  170 k€                                       risques       ‐ Risques de déploiement et d'acceptation forts : impact significatif sur processus et organisations, nb élevé d'utilisateurs, 
                                                                             interruption de service ou difficultés liées à la mise en place du projet pourraient avoir un impact sur la sécurité et qualité 
                                                                             de prise en charge des patients, risque d'acceptations par les secrétaires médicales
         Charges internes requises (J/H)                                     ‐ Risques financiers faibles

               MOE                     MOA                                   Rentabilité :
                                                                             ‐ VAN : 715,5 k€                                                                                                          8
                12                       28                   Rentabilité    ‐ TRI : 110%
* Hors coût RH interne et coûts exploitation et maintenance                  ‐ Délai de retour : 1,42 an
 Gestion de Portefeuille de Projets SIH                                      ‐ Coût total du projet : 180k€                                                                         jeudi 2 février 2012
Synthèse de l'analyse du portefeuille

          max        Externalités                                                            Synthèse Analyse de la Valeur


                                                                                2   ‐ DPI ‐ Gestion des rdv et 
                                                                                     agendas  ‐ 126 000 €
                                                                                                                3 . DPI ‐ Reconnaissance 
                                                       13   ‐ Inf. qualité et risques ‐
                                                      gestion documentaire ‐ 13 000 €                           vocale vocale ‐ 185 000 
           4   ‐ DPI ‐ Prescription / gestion                                                                                                          1   DPI ‐ Bascule à iso‐périmètre de 
               des soins externes  96 000 €    8   ‐ Nouvel intranet ‐ Jalios ‐                          14   ‐ Inf. qualité et risques ‐                  Cerner vers Hôpital Manager 
                                                                                                           gestion des événements 
                                                           96 700 €
                                                                                                               indésirables  10 600 €
                                                                                                                                                                 534 000 €
                                                                                                                                                                 534 000 €
                                                           5   ‐ DPI ‐ Gestion résultats labo
                                                                       ‐ 24 800 €
                                                                                                              11   ‐ Inf. gestion  nouvelle cuisine 
                                                                                                              centrale ‐ Gestion des commandes 
                                                                                                                            74 350 €                                                           Nécessité 
                      9    Annuaire central  Novell 
                      9 ‐ Annuaire central ‐ Novell               12    Inf. gestion nouvelle cuisine 
                                                                  12 ‐ Inf gestion nouvelle cuisine
                     Identity Manager  277 000 €               centrale ‐ Lot 2, gestion de la production ‐
                                                                                 45 600 €
                                                                                                                                                                                           Maitrise du risque




                 10   ‐ Nouvelle solution de 
               stockage ‐ SAN  ‐ 202 000 €
                                                                                                                                                                                                   Internalités

                                                                                                                                                                                                                max
                                                                  7   ‐ Nouvel outil de BI ‐ Qlikview 
         min          6   ‐ SIRH ‐ Gestion des temps et 
                                                                                  68 800 €
                               activités  ‐ 5 000 €


Gestion de Portefeuille de Projets SIH                                                                                                                                                          jeudi 2 février 2012
Le portefeuille de projets initial
                                                                                                                                                               Charges internes
                                                                              Chef de projet     Chef de projet                           Budget hors coût      requises (J/H)
          n° FP                     Intitulé du projet                                                            Date début   Date fin
                                                                                 Métier           technique                                RH interne (€)
                                                                                                                                                                MOE       MOA

                  DPI - Lot 1 - Bascule à iso-périmètre de Cerner vers
            1                                                                                    Yves SCORDIA      janv-10     déc-11         463 740            25       145
                                    Hôpital Manager

            2      DPI - Lot 2 - Gestion des rendez-vous et agendas             Ali ONAL                           janv-12     févr-13        80 268             10        73

            3             DPI - Lot 2 - Reconnaissance vocale                Patricia GUISTI     Yves SCORDIA      déc-11      oct-12         169 548            12        28

            4     DPI - Lot 2 - Prescription / gestion des soins externes     Anne PULITO                          déc-11      janv-13        59 212             2         65

                                                                                                   Jean Noël
                                                                                                   Jean-Noël
            5       DPI - Lot 2 - G
                                  Gestion des résultats de laboratoire        Anne PULITO
                                                                                        O                          mars-12     janv-13         3 948             8         32
                                                                                                 PERRIMBERT

                                                                            Christelle VEILLAS
            6             SIRH - Gestion des temps et activités                                                    déc-10      juin-11           0               4         20
                                                                             S RESSOUCHE

            7                  Nouvel outil de BI - Qlikview                                     Yves SCORDIA      j
                                                                                                                   janv-11     déc-11         62 200             2         20

            8                    Nouvel intranet - Jalios                                        Yves SCORDIA      juin-10     juin-11        86 000             10        22

                                                                              Jean-François        Jean-Noël
            9          Annuaire central - Novell Identity Manager                                                  févr-10     juin-12        259 100           180        40
                                                                                NALLET           PERRIMBERT
                                                                                                   Jean-Noël
           10             Nouvelle solution de stockage - SAN               Nicolas DELISLE                        mars-11
                                                                                                                   mars 11     déc-11
                                                                                                                               déc 11         202 000            80        52
                                                                                                 PERRIMBERT
                   Informatisation de la gestion de la nouvelle cuisine
           11                                                                  Eric JAMET                          mai-11      juin-12        51 250             25        46
                          centrale -Cahier des charges et lot 1
                   Informatisation de la gestion de la nouvelle cuisine
           12                                                                  Eric JAMET                          juin-12     déc-12         35 500             25        36
                        centrale - Lot 2, gestion de la production
                    Informatisation de la gestion de la qualité et des         Christine
           13                                                                                                      juin-10     sept-11           0               9         35
                            risques - gestion documentaire                   DORSEMAINE
                    Informatisation de la gestion de la qualité et des         Christine
           14                                                                                                      juin-10     sept-11           0               19        35
                     risques - gestion des événements indésirables           DORSEMAINE

Gestion de Portefeuille de Projets SIH                                                                                                                       jeudi 2 février 2012
Définition du plan de charge
                                                                  T1 2011                   T2 2011                  T3 2011                 T4 2011

                                                           janv     fév     mars    avril    mai      juin    juil    août     sept   oct     nov      déc

                             Capacité totale de la DSIO    110      110     110     110       110     110    110       110     110    110      110     110
                                   Charges récurrentes     100      100     100     100       100     100    100       100     100    100      100     100
                       Capacité disponible pour projets    10        10      10      10        10      10     10        10      10     10       10     10
                                          Besoins en 
                                          Besoins en
     Intitulé du projet 
                                          MOE interne
     DPI ‐ Lot 1 ‐ Bascule à iso‐
     périmètre de Cerner vers Hôpital          25                                             3        3      3        3        3      3       3        3
     Manager 
     DPI ‐ Lot 2 ‐ Gestion des rendez‐
     vous et agendas 
            t       d
                                               10
     DPI ‐ Lot 2 ‐ Reconnaissance vocale       12
     DPI ‐ Lot 2 ‐ Prescription / gestion 
     des soins externes 
                                                2
     DPI ‐ Lot 2 ‐ Gestion des résultats 
     de laboratoire 
     de laboratoire
                                                8
     SIRH ‐ Gestion des temps et 
     activités 
                                                4                    1               2        1
     Nouvel outil de BI ‐ Qlikview              2                                    1        1
     Nouvel intranet ‐ Jalios                  10           1        1               3        2               1                 2
     Annuaire central ‐ Novell Identity 
            i         l        ll d i
     Manager  
                                               180          5        5       5       5        10       10     10       10       10     10      10      10
     Nouvelle solution de stockage ‐
     SAN 
                                               80                            5       5        10       10     10       10       5      5       10      10
     Informatisation de la gestion de la 
     nouvelle cuisine centrale ‐Cahier         25                                             2        3      5        5        5      5
     des charges et lot 1 
     d    h         l
     Informatisation de la gestion de la 
     nouvelle cuisine centrale ‐ Lot 2,        25
     gestion de la production 
     Informatisation de la gestion de la 
     q
     qualité et des risques ‐ gestion 
                       q      g                 9                                                                      2        5      2
     documentaire 
     Informatisation de la gestion de la 
     qualité et des risques ‐ gestion des      19           2        2       2                3        5      5
     événements indésirables 
         Porte feuille_Taux d'occupation 
Gestion de Portefeuille de Projets SIH                     98%     99%      102%    105%    120%      119%   122%    118%      118%   114%    112%     112%
                                                                                                                                             jeudi 2 février 2012
Comité Exécutif - revue de projet
                                                           p j
                                Projet   Baromètre       Avancement         Risques
                                                     global / MOE interne
                                                                34
                      Hopital Manager                60%
                                                                %

                      OctimeWeb                        100%          100%

                      QlikView                       50%             100%

                      Intranet                        75%            17%

                      GAIA                                 8%        8%

                      SAN                                  6%        6%

                      Cuisines                             7%        10%

                      BlueMedi                        75%        65%



Gestion de Portefeuille de Projets SIH                                         jeudi 2 février 2012
Revue de projet – focus sur un projet
                                        QlikView
                                        QlikVi
    Rétrospective des 6 derniers mois                                                   Perspectives des 6 prochains mois
    Evolution de périmètre      Non         Phase 1 : projet clôturé                    Suite du projet        Phase 2 : lancement - perspectives positives
    et de planning                          Phase 2 : lancement en Février 2012
    Faits marquants             Phase 1 : utilisation conforme aux prévisions
                                                                                        Maîtrise de l'outil    Qualification d'experts internes
                                Maîtrise globale des coûts et délais prévus
                                Participe à l'amélioration des processus de gestion
                                                                                        Évolutions             Recueil exhaustif des nouveaux besoins et
    Conformité aux
    C f      ité                Oui
                                O i
    prévisions pour les                                                                                        évolutions et qualification en fonction du budget
    charges MOA                                                                                                SIH

    Conformité aux              Non         Développement plus lourd que prévu sur le
    prévisions pour les                     plan annuel de formation en raison de sa
    charges MOE                             complexité
    Conformité aux              Oui
    prévisions pour les
    coûts


    Suivi des charges et coûts au 30/09/11                                              Principaux risques
                                                                                        Risques f
                                                                                        Ri      fonctionnels
                                                                                                    ti    l    Phase 2 : nouveau cahier d charges t
                                                                                                               Ph                   hi des h      trop l d -
                                                                                                                                                       lourd
    Type     Charges internes                           Coûts (prestations externes)
                                                                                                               arbitrages du COPIL à exercer
             Prévu    Réalisé     Reste      Dépass     Pré     Réalisé     Dépasse
                                  à faire    ement      vu                  ment

    MOA


    MOE      2        12          0          10




Gestion de Portefeuille de Projets SIH                                                                                                            jeudi 2 février 2012
Revue de projet - révision du plan de charge
                                         p j                  p           g


                   T0
               Prévisionnel


                  T0 + 6
                                         Δ}   Analyse de l'écart
                                                         l écart
                                              pour nouveau prévisionnel
                 Réalisé
                + nouveau

                                                    Δ}
               prévisionnel
                                                            Analyse de l'écart
                                                            pour nouveau prévisionnel
                 T0 + 12
                  Réalisé
                + nouveau
               p
               prévisionnel


Gestion de Portefeuille de Projets SIH                                          jeudi 2 février 2012
Recueil et suivi de l'activité
                              • Définition d'un référentiel de projets
                                et d'activités DSI
                                   d activités
                              • Mise en place d'un outil de recueil
                                open source : Kimai
                              • Suivi de l'activité DSI pour Q2 et Q3 2011 :
                                            5%
                                                  15%
                                                              Exploitation
                                                              Projets GPP
                                                              Projets hors GPP
                                                              Micro-projets
                                   58%
                                                    22%



Gestion de Portefeuille de Projets SIH                                           jeudi 2 février 2012
Bénéfices de la démarche GPP au CPA

                             • Une activité de la DSI rendue visible
                             • Des acteurs plus responsables
                               (décisionnaires, directions métiers, DSI)
                             • L recherche d valeur au cœur d projets
                               La    h h de l                     des    j t
                             • Des arbitrages plus objectifs et transparents
                             • Des ressources mieux allouées
                             • Le chaînon manquant entre projet d'établissement
                               et gestion opérationnelle
                             • Une démarche incontournable
                               p
                               pour initier, prioriser et suivre les projets
                                             p                        p j

Gestion de Portefeuille de Projets SIH                                 jeudi 2 février 2012
Limites et contraintes de la démarche GPP

                             • Prérequis importants :
                                    – cadre transversal de conduite et de suivi de projet
                                    – appui indispensable de la Direction Générale
                                    – maîtrise de l'activité récurrente de la DSI
                                                  l activité
                             • Pas adapté à une granularité fine de projets
                             • La GPP doit s'intégrer à un écosystème complet
                                             s intégrer
                               de gestion de projet (outils, méthodes)
                             • Effort important de mise en place et de pilotage
                             • Difficultés supplémentaires propres au CPA :
                                    – le rôle de CP / MOA reste largement méconnu et ignoré
                                    – culture projet f ibl
                                         lt      j t faiblement dé l
                                                              t développée
                                                                        é

Gestion de Portefeuille de Projets SIH                                                jeudi 2 février 2012
Perspectives et conclusion
                                 p

                             • Prochaines étapes au CPA :
                                    –    consolidation et pérennisation de la démarche
                                    –    optimisation de la capacité projet de la DSI
                                    –    formations sur l'évaluation des charges
                                                        l évaluation
                                    –    évangélisation autour de la culture projet
                             • Pour conclure :
                                    – bilan positif à l'issue du démarrage
                                    – seuil d'irréversibilité franchi
                                    – dé
                                      démarche au l
                                               h      long court t

                                   Des remerciements tout particuliers à l'ANAP
                                     pour la qualité de son accompagnement
Gestion de Portefeuille de Projets SIH                                                   jeudi 2 février 2012

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Des réponses existent : REX sur la gestion de portefeuille de projets - J-N. Perrimbert, CPA

  • 1. Prioriser les projets Pi i l j t et gérer les risques La Gestion de Portefeuille de Projets SIH au Centre Psychothérapique de l'Ain : retour d'expérience Jeudi 2 février 2012 Gestion de Portefeuille de Projets SIH jeudi 2 février 2012
  • 2. Agenda g • Présentation du CPA • Contexte et opportunités pour la GPP • Principes et implémentation • Bénéfices • Limites • Perspectives et conclusion Gestion de Portefeuille de Projets SIH jeudi 2 février 2012
  • 3. Le Centre Psychothérapique de l'Ain ( y pq (CPA) ) • ESPIC - santé mentale, lutte contre l'alcoolisme et la t i t l toxicomanie sur l dé t i le département d l'Ai (01) t de l'Ain • 1 hôpital - 35 structures extra-hospitalières (CMP, CATTP, (CMP CATTP HDJ) - 1 IFSI - 1 CSAPA • 410 lits d'hospitalisation • 114 places HDJ • 190 places CATTP • 1200 salariés = 1064 ETP • Budget 74 M€ en 2010 Gestion de Portefeuille de Projets SIH jeudi 2 février 2012
  • 4. GPP : contexte • Crise de croissance de la DSI en 2009 : – croissance de l'infrastructure et des applications – périmètre en expansion : téléphonie, copieurs, divers – cumul important d'heures récupérables – encombrement de projets, priorisation anarchique, pas de portage par les directions métiers • Réorganisation de la DSI en 2010 : – passage de 4 ETP en 2008 à 7 en 2011 – découpage en pôles : opérations, infrastructure, projets • Déficit de gouvernance Gestion de Portefeuille de Projets SIH jeudi 2 février 2012
  • 5. GPP : opportunités p pp pour le CPA • Organiser le dialogue et la remontée des besoins pour aligner le SDSI à l' ti ité d chaque li l l'activité de h professionnel et sur le Projet d’Établissement • Décrire et valoriser chaque projet pour lui donner une meilleure visibilité et faciliter nos arbitrages • Adapter nos objectifs à nos capacités réelles p j p pour garantir délais et résultats • Gagner en maturité sur la conduite de projets notamment l'émergence de vraies MOA internes • Étendre la démarche à d'autres domaines : travaux, travaux démarche Qualité Qualité... Gestion de Portefeuille de Projets SIH jeudi 2 février 2012
  • 6. Cycle de vie du p y portefeuille de p j projets Projet 1 Consolidation Revue Analyse de la de d projet j t Analyse valeur + Projet 2 décisions Plan de charge Propositions Projet 3 Demandeurs Groupe opérationnel Comité exécutif Intégration des projets Gestion du portefeuille d portefe ille Arbitrage des projets Gestion de Portefeuille de Projets SIH jeudi 2 février 2012
  • 7. Fiche d'opportunité / de p j pp projet • Acteurs • Objectifs métiers • Enjeux stratégiques • Contraintes • Risques & bénéfices • Estimation coûts & durée + • Description détaillée • Solutions envisagées • Indicateurs • Charges & financement Gestion de Portefeuille de Projets SIH jeudi 2 février 2012
  • 8. Analyse de la valeur d'un projet Axe Synthèse Nécessité faible ou nulle : ‐ Absence de contraintes externes Nécessité ‐ Raison d'obsolescence faible Rentabilité ‐ Absence de nécessité pour d'autres projets ‐ Absence d'exigence des tutelles Internalités fortes : Maitrise  ‐ Impact moyen sur l'amélioration de la qualité des soins : impact sur information et consentement du patient, sur  Nécessité des risques adaptation de sa prise en charge (accélération mise à disposition information dans le dossier patient) ‐ Amélioration forte des conditions de travail : amélioration du contenu, gain de temps, montée en compétences des  Internalités agents p y q p p ‐ Impact moyen sur l'efficience économique et opérationnelle : amélioration de la productivité des ressources D ‐ Alignement moyen sur les axes stratégiques (3 sur 8) C B A Externalités fortes : ‐ Bénéfices quantifiables forts : impact positif pour la collectivité et la médecine de ville (Rapidité de disponibilité des CR) Internalités Externalités Externalités ‐ Impact moyen sur le parcours du patient : positif sur la continuité et coordination des soins (Plus de temps de Impact moyen sur le parcours du patient : positif sur la continuité et coordination des soins (Plus de temps de  coordination pour les SM), positif pour la prise en charge médico‐technique Niveau de risques élevé : Statut : A lancer ‐ Risques projet faibles  Date début : Décembre 2011 ‐ Risques techniques forts : haute complexité fonctionnelle et technique, niveau de service requis implique une haute  disponibilité des matériels et logiciels di ibilité d té i l t l i i l Date fin : Octobre 2012 Niveau de  ‐ Risques juridiques et réglementaires moyens : gestion de données sensibles Budget* :  170 k€ risques ‐ Risques de déploiement et d'acceptation forts : impact significatif sur processus et organisations, nb élevé d'utilisateurs,  interruption de service ou difficultés liées à la mise en place du projet pourraient avoir un impact sur la sécurité et qualité  de prise en charge des patients, risque d'acceptations par les secrétaires médicales Charges internes requises (J/H) ‐ Risques financiers faibles MOE MOA Rentabilité : ‐ VAN : 715,5 k€ 8 12 28 Rentabilité ‐ TRI : 110% * Hors coût RH interne et coûts exploitation et maintenance ‐ Délai de retour : 1,42 an Gestion de Portefeuille de Projets SIH ‐ Coût total du projet : 180k€ jeudi 2 février 2012
  • 9. Synthèse de l'analyse du portefeuille max Externalités Synthèse Analyse de la Valeur 2   ‐ DPI ‐ Gestion des rdv et  agendas  ‐ 126 000 € 3 . DPI ‐ Reconnaissance  13   ‐ Inf. qualité et risques ‐ gestion documentaire ‐ 13 000 € vocale vocale ‐ 185 000  4   ‐ DPI ‐ Prescription / gestion  1   DPI ‐ Bascule à iso‐périmètre de  des soins externes  96 000 € 8   ‐ Nouvel intranet ‐ Jalios ‐ 14   ‐ Inf. qualité et risques ‐ Cerner vers Hôpital Manager  gestion des événements  96 700 € indésirables  10 600 € 534 000 € 534 000 € 5   ‐ DPI ‐ Gestion résultats labo ‐ 24 800 € 11   ‐ Inf. gestion  nouvelle cuisine  centrale ‐ Gestion des commandes  74 350 € Nécessité  9    Annuaire central  Novell  9 ‐ Annuaire central ‐ Novell 12    Inf. gestion nouvelle cuisine  12 ‐ Inf gestion nouvelle cuisine Identity Manager  277 000 € centrale ‐ Lot 2, gestion de la production ‐ 45 600 € Maitrise du risque 10   ‐ Nouvelle solution de  stockage ‐ SAN  ‐ 202 000 € Internalités max 7   ‐ Nouvel outil de BI ‐ Qlikview  min 6   ‐ SIRH ‐ Gestion des temps et  68 800 € activités  ‐ 5 000 € Gestion de Portefeuille de Projets SIH jeudi 2 février 2012
  • 10. Le portefeuille de projets initial Charges internes Chef de projet Chef de projet Budget hors coût requises (J/H) n° FP Intitulé du projet Date début Date fin Métier technique RH interne (€) MOE MOA DPI - Lot 1 - Bascule à iso-périmètre de Cerner vers 1 Yves SCORDIA janv-10 déc-11 463 740 25 145 Hôpital Manager 2 DPI - Lot 2 - Gestion des rendez-vous et agendas Ali ONAL janv-12 févr-13 80 268 10 73 3 DPI - Lot 2 - Reconnaissance vocale Patricia GUISTI Yves SCORDIA déc-11 oct-12 169 548 12 28 4 DPI - Lot 2 - Prescription / gestion des soins externes Anne PULITO déc-11 janv-13 59 212 2 65 Jean Noël Jean-Noël 5 DPI - Lot 2 - G Gestion des résultats de laboratoire Anne PULITO O mars-12 janv-13 3 948 8 32 PERRIMBERT Christelle VEILLAS 6 SIRH - Gestion des temps et activités déc-10 juin-11 0 4 20 S RESSOUCHE 7 Nouvel outil de BI - Qlikview Yves SCORDIA j janv-11 déc-11 62 200 2 20 8 Nouvel intranet - Jalios Yves SCORDIA juin-10 juin-11 86 000 10 22 Jean-François Jean-Noël 9 Annuaire central - Novell Identity Manager févr-10 juin-12 259 100 180 40 NALLET PERRIMBERT Jean-Noël 10 Nouvelle solution de stockage - SAN Nicolas DELISLE mars-11 mars 11 déc-11 déc 11 202 000 80 52 PERRIMBERT Informatisation de la gestion de la nouvelle cuisine 11 Eric JAMET mai-11 juin-12 51 250 25 46 centrale -Cahier des charges et lot 1 Informatisation de la gestion de la nouvelle cuisine 12 Eric JAMET juin-12 déc-12 35 500 25 36 centrale - Lot 2, gestion de la production Informatisation de la gestion de la qualité et des Christine 13 juin-10 sept-11 0 9 35 risques - gestion documentaire DORSEMAINE Informatisation de la gestion de la qualité et des Christine 14 juin-10 sept-11 0 19 35 risques - gestion des événements indésirables DORSEMAINE Gestion de Portefeuille de Projets SIH jeudi 2 février 2012
  • 11. Définition du plan de charge T1 2011 T2 2011 T3 2011 T4 2011 janv fév mars  avril mai juin juil août sept oct nov déc Capacité totale de la DSIO 110 110 110 110 110 110 110 110 110 110 110 110 Charges récurrentes 100 100 100 100 100 100 100 100 100 100 100 100 Capacité disponible pour projets  10 10 10 10 10 10 10 10 10 10 10 10 Besoins en  Besoins en Intitulé du projet  MOE interne DPI ‐ Lot 1 ‐ Bascule à iso‐ périmètre de Cerner vers Hôpital  25 3 3 3 3 3 3 3 3 Manager  DPI ‐ Lot 2 ‐ Gestion des rendez‐ vous et agendas  t d 10 DPI ‐ Lot 2 ‐ Reconnaissance vocale  12 DPI ‐ Lot 2 ‐ Prescription / gestion  des soins externes  2 DPI ‐ Lot 2 ‐ Gestion des résultats  de laboratoire  de laboratoire 8 SIRH ‐ Gestion des temps et  activités  4 1 2 1 Nouvel outil de BI ‐ Qlikview  2 1 1 Nouvel intranet ‐ Jalios  10 1 1 3 2 1 2 Annuaire central ‐ Novell Identity  i l ll d i Manager   180 5 5 5 5 10 10 10 10 10 10 10 10 Nouvelle solution de stockage ‐ SAN  80 5 5 10 10 10 10 5 5 10 10 Informatisation de la gestion de la  nouvelle cuisine centrale ‐Cahier  25 2 3 5 5 5 5 des charges et lot 1  d h l Informatisation de la gestion de la  nouvelle cuisine centrale ‐ Lot 2,  25 gestion de la production  Informatisation de la gestion de la  q qualité et des risques ‐ gestion  q g 9 2 5 2 documentaire  Informatisation de la gestion de la  qualité et des risques ‐ gestion des  19 2 2 2 3 5 5 événements indésirables  Porte feuille_Taux d'occupation  Gestion de Portefeuille de Projets SIH 98% 99% 102% 105% 120% 119% 122% 118% 118% 114% 112% 112% jeudi 2 février 2012
  • 12. Comité Exécutif - revue de projet p j Projet Baromètre Avancement Risques global / MOE interne 34 Hopital Manager 60% % OctimeWeb 100% 100% QlikView 50% 100% Intranet 75% 17% GAIA 8% 8% SAN 6% 6% Cuisines 7% 10% BlueMedi 75% 65% Gestion de Portefeuille de Projets SIH jeudi 2 février 2012
  • 13. Revue de projet – focus sur un projet QlikView QlikVi Rétrospective des 6 derniers mois Perspectives des 6 prochains mois Evolution de périmètre Non Phase 1 : projet clôturé Suite du projet Phase 2 : lancement - perspectives positives et de planning Phase 2 : lancement en Février 2012 Faits marquants Phase 1 : utilisation conforme aux prévisions Maîtrise de l'outil Qualification d'experts internes Maîtrise globale des coûts et délais prévus Participe à l'amélioration des processus de gestion Évolutions Recueil exhaustif des nouveaux besoins et Conformité aux C f ité Oui O i prévisions pour les évolutions et qualification en fonction du budget charges MOA SIH Conformité aux Non Développement plus lourd que prévu sur le prévisions pour les plan annuel de formation en raison de sa charges MOE complexité Conformité aux Oui prévisions pour les coûts Suivi des charges et coûts au 30/09/11 Principaux risques Risques f Ri fonctionnels ti l Phase 2 : nouveau cahier d charges t Ph hi des h trop l d - lourd Type Charges internes Coûts (prestations externes) arbitrages du COPIL à exercer Prévu Réalisé Reste Dépass Pré Réalisé Dépasse à faire ement vu ment MOA MOE 2 12 0 10 Gestion de Portefeuille de Projets SIH jeudi 2 février 2012
  • 14. Revue de projet - révision du plan de charge p j p g T0 Prévisionnel T0 + 6 Δ} Analyse de l'écart l écart pour nouveau prévisionnel Réalisé + nouveau Δ} prévisionnel Analyse de l'écart pour nouveau prévisionnel T0 + 12 Réalisé + nouveau p prévisionnel Gestion de Portefeuille de Projets SIH jeudi 2 février 2012
  • 15. Recueil et suivi de l'activité • Définition d'un référentiel de projets et d'activités DSI d activités • Mise en place d'un outil de recueil open source : Kimai • Suivi de l'activité DSI pour Q2 et Q3 2011 : 5% 15% Exploitation Projets GPP Projets hors GPP Micro-projets 58% 22% Gestion de Portefeuille de Projets SIH jeudi 2 février 2012
  • 16. Bénéfices de la démarche GPP au CPA • Une activité de la DSI rendue visible • Des acteurs plus responsables (décisionnaires, directions métiers, DSI) • L recherche d valeur au cœur d projets La h h de l des j t • Des arbitrages plus objectifs et transparents • Des ressources mieux allouées • Le chaînon manquant entre projet d'établissement et gestion opérationnelle • Une démarche incontournable p pour initier, prioriser et suivre les projets p p j Gestion de Portefeuille de Projets SIH jeudi 2 février 2012
  • 17. Limites et contraintes de la démarche GPP • Prérequis importants : – cadre transversal de conduite et de suivi de projet – appui indispensable de la Direction Générale – maîtrise de l'activité récurrente de la DSI l activité • Pas adapté à une granularité fine de projets • La GPP doit s'intégrer à un écosystème complet s intégrer de gestion de projet (outils, méthodes) • Effort important de mise en place et de pilotage • Difficultés supplémentaires propres au CPA : – le rôle de CP / MOA reste largement méconnu et ignoré – culture projet f ibl lt j t faiblement dé l t développée é Gestion de Portefeuille de Projets SIH jeudi 2 février 2012
  • 18. Perspectives et conclusion p • Prochaines étapes au CPA : – consolidation et pérennisation de la démarche – optimisation de la capacité projet de la DSI – formations sur l'évaluation des charges l évaluation – évangélisation autour de la culture projet • Pour conclure : – bilan positif à l'issue du démarrage – seuil d'irréversibilité franchi – dé démarche au l h long court t Des remerciements tout particuliers à l'ANAP pour la qualité de son accompagnement Gestion de Portefeuille de Projets SIH jeudi 2 février 2012