Pilulak sobre GTD, productividad y herramientas 2.0, llevada a cabo el 3 de julio de 2012 en el edificio 202 de Tecnalia, en el Parque Tecnológico de Zamudio

2. ¿Sufres estos síntomas?
• E‐‐mail: cada día hay más mensajes en la bandeja de entrada.
• Recordatorios: post‐its por todas las partes con todo tipo de
información ‘importante’.
• Falta de tiempo: trabajo atrasado y de baja calidad.
• Archivador: el material de referencia guardado en pilas encima
de la mesa.
• Estrés: alta presión de trabajo e inseguridad.
• Delegar: delegación insuficiente y poco clara.
• Pérdida de tiempo: buscando documentos y ficheros.
• Posponer: tareas grandes y/o difíciles haces al último momento.
• Concentración: muchas interrupciones y distracciones.
• Comunicación: irritación por reuniones demasiadas largas y falta
de un protocolo de comunicación interno.
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3. Tranquilo…
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4. ...hay esperanza.
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5. Y esta pilula puede ayudarte!
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6. ¿Qué es la
productividad?
#pilulak
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7. ¿Qué es la Productividad?
Productividad.
1. f. Cualidad de productivo.
2. f. Capacidad o grado de producción por unidad de trabajo, superficie de
tierra cultivada, equipo industrial, etc.
3. f. Econ. Relación entre lo producido y los medios empleados, tales como
mano de obra, materiales, energía, etc. La productividad de la cadena de
montaje es de doce televisores por operario y hora.
(RAE)
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8. ¿Qué es la productividad?
• La productividad es la relación entre la cantidad de productos obtenida
por un sistema productivo y los recursos utilizados para obtener dicha
producción. También puede ser definida como la relación entre los
resultados y el tiempo utilizado para obtenerlos: cuanto menor sea el
tiempo que lleve obtener el resultado deseado, más productivo es el
sistema. En realidad la productividad debe ser definida como el
indicador de eficiencia que relaciona la cantidad de producto utilizado
con la cantidad de producción obtenida. (Wikipedia)
• La productividad se define como la cantidad de producción de una
unidad de producto o servicio por insumo de cada factor utilizado por
unidad de tiempo. Mejorar la productividad es clave para mejorar el
nivel de vida de la sociedad, ya que repercute en más potencial de
incrementar los sueldos y más rentabilidad para el capital invertido,
que incentiva cada vez más la inversión, el crecimiento de empleo y el
crecimiento de la economía. (El Blog Salmón)
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9. Índice
1.¿Que es la productividad?
2.Nuestros enemigos
3.Pérdidas y Fugas
4.Un poco de neurociencia
5.Sistema GTD
6.Otras técnicas
7.Herramientas
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10. Nuestros
enemigos
#pilulak
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11. El estrés
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12. El estrés
Estrés.
(Del ingl. stress).
1. m. Med. Tensión provocada por situaciones agobiantes que originan
reacciones psicosomáticas o trastornos psicológicos a veces graves.
(RAE)
• Estrés (del inglés stress, ‘tensión’) es una reacción fisiológica del
organismo en el que entran en juego diversos mecanismos de defensa
para afrontar una situación que se percibe como amenazante o de
demanda incrementada. (Wikipedia)
• Podemos sufrir por múltiples razones, pero las principales razones que
nos llevan a sufrir estrés, radican en una pérdida de control o
situaciones de incertidumbre o inseguridad.
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13. David Allen
“Tú capacidad de ser productivo es
directamente proporcional a tu
capacidad para relajarte”
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14. La desmotivación
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15. La desmotivación
Desmotivación.
1. f. Falta o pérdida de motivación.
(RAE)
• Un término opuesto a motivación es desmotivación, generalmente
definido como un sentimiento de desesperanza ante los obstáculos o
como un estado de angustia y pérdida de entusiasmo, disposición o
energía. (Wikipedia)
• Podemos sufrir esta sensación a veces, pero si es recurrente se puede
convertir en un problema de salud grave, ya que incide directamente
en las capacidades de la persona, la vinculación, la autoestima, etc.
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16. La procrastinación
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17. La procrastinación
Procrastinar.
(Del lat. procrastinare).
1. tr. Diferir, aplazar. (RAE)
• La procrastinación (del latín: pro, adelante, y crastinus, referente al
futuro), postergación o posposición, es la acción o hábito de postergar
actividades o situaciones que deben atenderse, sustituyéndolas por
otras situaciones más irrelevantes y agradables. (Wikipedia)
• Puede ser debida a varias causas, dependiendo de las bases
psicológicas afectadas y las personalidades subyacentes.
• Constituye el principal problema a la hora de afrontar “tareas
intangibles” o que exigen concentración.
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18. “Procrastination is like masturbation.
At first, you really enjoy but in the end,
you fuck yourself”
18 Monty Python

19. Pérdidas y
Fugas
#pilulak
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20. Cuidado con el e-mail,
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21. los ladrones de tiempo,
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22. la indecisión,
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23. la saturación…
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24. 24

25. 25

26. “Un día, lo más emocionante de mi
jornada laboral no será el coffe-break”
26
26

27. http://youtu.be/QQeYwwnNeck
27
Stop it!

28. Winston Churchill
“En lugar de preocuparnos por anticipado,
pensemos y planifiquemos por adelantado”
28

29. Un poco de
#pilulak
neurociencia
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30. 30

31. Los tres tipos de cerebro
• A lo largo de la evolución el cerebro ha ido adquiriendo componentes
que han ido surgiendo y superponiéndose. Los tres componentes son:
• El cerebro primitivo o reptiliano (arquipálio), constituido por las
estructuras del tronco cerebral: Bulbo, cerebelo, ponte y mesencéfalo.
• El cerebro intermedio (paleopálio), está formado por las estructuras del
sistema límbico.
• En la capa superior está el cerebro superior o racional (neopálio), que
comprende la mayor parte de los dos hemisferios cerebrales (formado por
el neocórtex) y algunos grupos neuronales subcorticales.
• En un modelo propuesto por Paul McLean en 1970 intentaba explicar
las tres grandes etapas de evolución en los mamíferos y la existencia
de una jerarquía en el cerebro (Brain Triune).
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32. #pilulak
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33. Memoria a C/P y L/P
• Tenemos dos tipos de memoria: Memoria a corto plazo y Memoria a
largo plazo. (Wikipedia)
• La memoria a corto plazo es el sistema donde el individuo maneja la
información a partir de la cual está interactuando con el ambiente.
Limitada a aproximadamente 7±2 elementos durante 10 segundos,
(span de memoria) si no se repasa.
• La memoria a largo plazo es un almacén al que se hace referencia
cuando comúnmente hablamos de memoria en general. Es en donde se
almacenan los recuerdos vividos, nuestro conocimiento acerca del
mundo, imágenes, conceptos, estrategias de actuación, etc.
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34. Memoria de trabajo
• Hay otro tipo de memoria, aunque discutido, que se denomina
Memoria de Trabajo. Es un concepto introducido por Alan Baddeley en
1976 para sustituir a la memoria a corto plazo, más imprecisa.
• Se refiere a la memoria activa que se utiliza en los procesos
conscientes. Tiene tres componentes:
• El ejecutivo central. Decide a que prestar atención y organiza la secuencia
de operaciones
• El bucle fonológico. Maneja y mantiene en memoria el material hablado y
escrito.
• El bloc de notas visuoespacial. Maneja y mantiene las imágenes.
• La memoria de trabajo se encuentra en la corteza prefontal y sus
contenidos se actualizan constantemente. Se alimenta tanto de los
sentidos como de la memoria a largo plazo (que se encuentra
distribuida por toda la corteza).
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35. Memoria de trabajo
• Equivale a la RAM o memoria virtual de un ordenador. Cuando un
ordenador busca el registro pedido va al fichero de datos lee el registro
y lo carga en memoria. Cuando se apaga el ordenador, la RAM
desaparece.
• Cuando el cerebro inicia este proceso su funcionamiento es
completamente diferente al de un ordenador. Sabes que tienes unos
conocimientos, pero en ciertas ocasiones te cuesta cargar “ese
fichero”, ya que debes “asociar ideas”.
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36. Sistema GTD
#pilulak
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37. Sistema GTD
• Getting Things Done, cuyas siglas son GTD, es un método de gestión de
las actividades y el título de un libro de David Allen, que en español se
ha editado con el título “Organízate con eficacia”.
• GTD se basa en el principio de que una persona necesita borrar de su
mente todas las tareas que tiene pendientes guardándolas en un lugar
específico. De este modo, se libera a la mente del trabajo de recordar
todo lo que hay que hacer, y se puede concentrar en la efectiva
realización de aquellas tareas. (Wikipedia)
• La gran diferencia con otros métodos reside en la utilización de
“memorias externas” y la priorización de tareas.
• Los elementos básicos de su filosofía se pueden resumir en “la
recopilación” y “la disciplina”.
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38. Objetivos GTD
• El sistema GTD tiene dos objetivos fundamentales:
• “Capturar” todas las cosas que hay que hacer
• Conseguir la disciplina necesaria para tomar decisiones respecto a los
asuntos a tratar en nuestras vidas.
• La gran diferencia de este sistema es “quitárselo todo de la cabeza”
para “poder vaciar la RAM de nuestro cerebro” y no generar estrés.
• Los 5 pasos para dominar el flujo de trabajo que propone el sistema
GTD son:
• RECOPILACIÓN
• PROCESAMIENTO
• ORGANIZACIÓN
• EVALUACIÓN
• HACER
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39. #pilulak
39

40. Recopilación
• Se trata de recopilar todo el trabajo y tareas pendientes de hacer, para
que la mente se asegure de que no tiene que recordar nada.
• Debemos tener una bandeja de entrada física, al igual que la del correo
electrónico. También tenemos la opción de usar alguna aplicación que
realice esta tarea.
• Con esta fase ponemos “coto” al trabajo a realizar y nos brinda un
mapa de todas las tareas que debemos acometer.
• Es un primer paso que nos enseña a planificar y a acometer nuestras
tareas.
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41. Procesamiento
• En esta fase tenemos que ir procesando las tareas que hemos ido
recopilando en la anterior fase de recopilación, de una en una, no se
pueden simultanear tareas.
• Procesamos “cosas” o “asuntos que hacer” en el e‐mail, en el escritorio
o en el gestor de tareas que tengamos.
• Esta fase nos ayuda a diferenciar la “paja” (tareas que se pueden
delegar, borrar o hacer en dos minutos), de los proyectos que nos van a
llevar más tiempo o necesitan más acciones.
• Se estiman las tareas que necesitan acciones, de las que no.
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42. “Divide et Vinces”
Julio César
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43. Organización
• Esta es la fase que está en la parte externa del diagrama de flujo de
trabajo. En ella se recolectan las tareas que requieren de una acción
que no se puede desarrollar en dos minutos.
• Para administrar cosas sujetas a acción se necesita;
• Una lista de “proyectos”
• Un lugar con material de apoyo para los proyectos
• Una agenda
• Una lista de acciones siguientes
• Una lista de “a la espera”
• Material de consulta
• Una lista de “algún día/tal vez”
• Un proyecto es cualquier resultado deseado que requiere una acción
de más de un paso.
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44. Evaluación
• Fase dedicada a revisar el sistema, ver que posibles fallos tiene,
mejoras a realizar, partes a simplificar, etc.
• El objetivo aquí es mantener la funcionalidad del sistema.
• La revisión semanal es una de las partes más importante de esta fase.
Es el momento de :
• Reunir y procesar todas las “cosas”
• Revisar el sistema
• Poner al día sus listas
• Estar limpio, despejado, al día y completo.
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45. Hacer
• Modelo de 4 criterios para escoger acciones al momento
• Situación
• Tiempo disponible
• Energía disponible
• Prioridad
• Modelo Triple para evaluar el trabajo diario
• Realizar un trabajo predefinido
• Realizar el trabajo a medida que éste surge
• Definir su trabajo
• Modelo de 6 niveles para revisar su propio trabajo
• 15.000 metros o más: vida
• 12.000 metros: perspectiva de 3 a 5 años
• 9.000 metros: objetivos anuales o bianuales
• 6.000 metros áreas de responsabilidad
• 3.000 metros: proyectos actuales
• Pista de aterrizaje: acciones actuales
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46. 46

47. “Facta, Non Verba”
47
Julio César

48. La ciencia apoya GTD
• En 2007 se presentó un artículo de investigación que intentaba relacionar los
avances en psicología y ciencias cognitivas, con la filosofía y técnicas que
promueve el sistema GTD.
• Una de las conclusiones que se ilustraban en el artículo es que las nuevas
informaciones requieren de una reconsideración de las prioridades, objetivos y
recursos. Por tanto, son subjetivas y tienden al cambio. El sistema GTD al ser
flexible, permite esta adaptación de tareas.
• Conlleva un descenso del estrés, al externalizar la memoria y no saturarla con
las tareas pendientes.
• La medida de la productividad que propone GTD, es el número de tareas y
proyectos realizados, no el número de objetivos conseguidos ya que estos son
mutables.
• Se puede consultar el artículo en esta dirección.
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49. Otras técnicas
#pilulak
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50. La regla del Inbox 0
• Es un término acuñado por Merlin Mann. La técnica consiste en
organizar correctamente tu e‐mail para que en la bandeja de entrada
haya el menor número de correos posibles sin procesar, tendiendo a 0.
• Un número elevado de correos sin procesar genera estrés y ansiedad
(demasiadas cosas por hacer). El uso incorrecto del e‐mail lastra
nuestra productividad y nos incapacita para otras tareas.
• El tiempo que se dedica a la revisión del correo electrónico debe estas
acotado. Lo ideal son periodos delimitados al cabo de la jornada. 3 o 4
fases como primera hora, mediodía, comida y media tarde.
• El e‐mail es un medio de comunicación asíncrono. No se debe esperar
una respuesta inmediata. Más. Más. Más.
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51. La regla de los 2 minutos
• Es una técnica derivada del sistema GTD, fundado por David Allen.
Básicamente consiste en que las tareas que proceden de interrupciones
o de procesos de recopilación de “cesto”, deben ser realizadas
inmediatamente, si se estima que su realización conllevará un tiempo
mínimo.
• La regla de los dos minutos constituye el límite temporal en el que
archivar y clasificar una tarea ocupa más tiempo que llevarla a cabo en
cuanto nos cae en las manos. Es el umbral de la eficiencia. Si la tarea no
merece el trabajo de llevarla a cabo, deséchela.
• Es una regla que fomenta la no acumulación de tareas banales, que
pueden ser ejecutadas en un modo “First In, First Served”.
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52. La lista “B” de 3 tareas
• Es una técnica de “guerrilla” orientada a “carburar”, de cara a sentirse
con ganas de acometer tareas más complejas o menos motivadoras, a
las cuales no tengamos mucha predisposición.
• Consiste en anotar en un post‐it 3 tareas simples, que puedan realizarse
en un periodo de tiempo relativamente corto (+/‐1 hora).
• Sólo se pueden anotar 3 tareas simples. Cuando se han realizado, se
acometen otras tres.
• Es una técnica recomendada para romper bloqueos productivos. Berto
Pena te cuenta más
52

53. La Dieta Pomodoro
• Técnica creada por Francesco Cirillo en los ´80. La técnica consiste en dividir
nuestra tarea en bloques de tiempo de aproximadamente 25 minutos (un
pomodoro). Evitando cualquier cosa o situación que pueda distraernos.
• Se trata de estar pendiente exclusivamente de la tarea que hemos de llevar a
cabo para poder llegar al grado máximo de concentración. Nada de estar
expuesto a interrupciones, como correo, teléfono, redes sociales, web, etc.
• Hay cinco pasos básicos que deberemos seguir para implementar la técnica:
• Decidir estrictamente que tarea se va a realizar.
• Poner el pomodoro (temporizador) con el intervalo que deseemos, alrededor de 25
minutos.
• Trabajar en la tarea hasta que el reloj suene y anotar la tarea realizada.
• Tomar una breve pausa (5 minutos)
• Cada cuatro pomodoros tomar una pausa más larga. (unos 20 minutos).
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54. 54

55. Los bloqueos productivos
• Son esas situaciones en las que no conseguimos “ponernos en
movimiento”.
• La falta de motivación, lo encomiable de la tarea, la pereza o la falta de
concentración pueden ser algunas de sus causas.
• Es absolutamente normal pasar por estos periodos. Nuestro
rendimiento fluctúa al igual que las cargas de trabajo que soportamos.
• Al mismo tiempo que pasamos por situaciones que nos bloquean,
debemos encontrar el modo de desbloquearnos, ya que la clave está en
nosotros mismos.
• Algunos ejemplos de acciones para el desbloqueo aquí y aquí.
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56. Herramientas
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57. Calendarios
• Es la herramienta básica que nos permite planificar y ejecutar tareas de
acuerdo a una caducidad y previsiones determinadas.
• Es imprescindible confiar en nuestra agenda (ya sea en papel o digital)
y que esté actualizada y sincronizada permanentemente.
• En la agenda sólo se deben apuntar acciones que se realicen a una hora
determinada (reuniones), acciones que se realicen un día determinado
(recordatorios) o información sobre un día determinado (eventos).
• Algunas de las más famosas aplicaciones son gCalendar o iCalendar.
Hay apps para sincronizar estos calendarios con el del Outlook, como el
Google Calendar Sync.
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58. 58

59. Herramientas GTD
/Gestores de tareas
• Herramientas que se basan en la filosofía GTD de Paul Allen para hacer
las funciones de “cesto, bandeja de entrada, listas de próximas
acciones, a la espera, algún día” etc.
• Hay multitud de aplicaciones y versiones para diferentes dispositivos y
plataformas.
• Debemos probar varias, para poder elegir la que mejor se adecue a
nuestras necesidades y objetivos.
• Siempre es recomendable utilizar aplicaciones que sean
multidispositivo y multiplataforma, evitando el problema de los
“jardines vallados”.
• Algunos ejemplos son Evernote, Wunderlist, Remember the Milk,
Zendone, Things, etc. Más. Más. Más.
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60. 60

61. 61

62. 62

63. Herramientas de consulta
• Nuestro respositorio de conocimientos, recortes, información, etc, al
cual podemos acceder en cualquier momento y en cualquier situación.
• Estas herramientas nos permiten capturar información relevante para
nuestro trabajo de múltiples formas, consultar información guardada
previamente, colaborar con otros usuarios, etc.
• Los usuarios guardan una lista de recursos de Internet que consideran
útiles. Las listas pueden ser accesibles públicamente o de forma
privada.
• Se categorizan los recursos con 'tags' o 'etiquetas' que son palabras
asignadas por los usuarios relacionadas con el recurso.
• Algunas de estas herramientas son Evernote, Delicious, Diigo, etc.
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64. 64

65. 65

66. “Time Tracking Software”
• Herramientas que nos permiten dejar huellas de nuestro trabajo, para
así poder conocer el tiempo dedicado a tareas, proyectos, ofertas, etc.
• Hay una gran variedad de opciones y funcionalidades en cada
herramienta, ya que muchas herramientas permiten opciones de
facturación, gestión de proyectos, etc.
• Dependiendo de nuestras necesidades y el “automatismo” que
queremos introducir en nuestras rutinas pueden ser opciones
interesantes.
• Algunos ejemplos son Klok, Toogl o Paymo, aunque están en continua
evolución. Más.
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67. 67

68. 68

69. Gestores de contraseñas
• Un gestor de contraseñas es un programa que se utiliza para almacenar
una gran cantidad de parejas usuario/contraseña. La base de datos
donde se guarda esta información está cifrada mediante una única
clave (contraseña maestra o en inglés master password), de forma que
el usuario sólo tenga que memorizar una clave para acceder a todas las
demás. (Wikipedia)
• Hay varias opciones, pero es recomendable usar una aplicación a la que
podamos acceder a través de varios dispositivos y plataformas.
• La contraseña maestra se convierte en “crítica” si perdemos su control.
• Algunos ejemplos son 1Password, LassPass, etc. Más.
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70. 70

71. Almacenamiento en la nube
• Servicios diseñados para alojar contenido estático, mayormente
archivos grandes que no son páginas web. (Wikipedia)
• Muchos de estos servicios permiten compartir contenidos con otros
usuarios y sincronizar carpetas en diferentes dispositivos y
plataformas.
• Hay dos tipos principales de servicios; con sincronización y sin
sincronización.
• Servicios con sincronización; Dropbox, Google Drive, Sky Drive, etc.
Más.
• Servicios sin sincronización; Mediafire, Rapidshare, etc.
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72. 72

73. “La mejor sensación que puede tener
un gran profesional, es la de haber
realizado un buen trabajo”
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74. Para estar al día
• Think Wasabi http://thinkwasabi.com/
• Optima Infinito http://www.optimainfinito.com/
• El Canasto http://canasto.es/
• David Torné http://blog.davidtorne.com/es/
• The Cool Ruler http://www.thecoolruler.blogspot.com.es/
• Más.
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75. “Primum vivere
deinde Philosophari”
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76. Fotos
‐ John‐Morgan (Niño con balón)
‐ C.fuentes2007 (Paracaidistas)
‐ Sauceb (papeles)
‐ JanickG (Winston Churchill)
‐ Robert Scoble (David Allen)
‐ Dafuriousd (perro al rescate)
‐ Comunidad de Madrid (Esperanza Aguirre)
‐ Ministerios Cash Luna (Chico cabizbajo)
‐ Santi MB (aplauso)
‐ Noodlepie (supermercado chino)
‐ Sally Ann French (conejo de piedra)
‐ Chaf.hadad (Boomerang)
‐ Pacunurse 05 (Mapache con café)
‐ Davidpc_ (Busto del César)
‐ Isakini (Estatua del César)
‐ __o__ (Escritura en tablas de piedra)
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