Pilulak GTD

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Pilulak sobre GTD, productividad y herramientas 2.0, llevada a cabo el 3 de julio de 2012 en el edificio 202 de Tecnalia, en el Parque Tecnológico de Zamudio

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Pilulak GTD

  1. 1. ¿Sufres estos síntomas?• E‐‐mail: cada día hay más mensajes en la bandeja de entrada.• Recordatorios: post‐its por todas las partes con todo tipo de  información ‘importante’. • Falta de tiempo: trabajo atrasado y de baja calidad.• Archivador: el material de referencia guardado en pilas encima  de la mesa. • Estrés: alta presión de trabajo e inseguridad. • Delegar: delegación insuficiente y poco clara. • Pérdida de tiempo: buscando documentos y ficheros. • Posponer: tareas grandes y/o difíciles haces al último momento.• Concentración: muchas interrupciones y distracciones. • Comunicación: irritación por reuniones demasiadas largas y falta  de un protocolo de comunicación interno.  2
  2. 2. Tranquilo… 3
  3. 3. ...hay esperanza. 4
  4. 4. Y esta pilula puede ayudarte! 5
  5. 5. ¿Qué es laproductividad? #pilulak 6
  6. 6. ¿Qué es la Productividad?Productividad.1. f. Cualidad de productivo.2. f. Capacidad o grado de producción por unidad de trabajo, superficie de  tierra cultivada, equipo industrial, etc.3. f. Econ. Relación entre lo producido y los medios empleados, tales como  mano de obra, materiales, energía, etc. La productividad de la cadena de  montaje es de doce televisores por operario y hora.(RAE) 7
  7. 7. ¿Qué es la productividad?• La productividad es la relación entre la cantidad de productos obtenida  por un sistema productivo y los recursos utilizados para obtener dicha  producción. También puede ser definida como la relación entre los  resultados y el tiempo utilizado para obtenerlos: cuanto menor sea el  tiempo que lleve obtener el resultado deseado, más productivo es el  sistema. En realidad la productividad debe ser definida como el  indicador de eficiencia que relaciona la cantidad de producto utilizado  con la cantidad de producción obtenida. (Wikipedia)• La productividad se define como la cantidad de producción de una  unidad de producto o servicio por insumo de cada factor utilizado por  unidad de tiempo. Mejorar la productividad es clave para mejorar el  nivel de vida de la sociedad, ya que repercute en más potencial de  incrementar los sueldos y más rentabilidad para el capital invertido,  que incentiva cada vez más la inversión, el crecimiento de empleo y el  crecimiento de la economía. (El Blog Salmón) 8
  8. 8. Índice1.¿Que es la productividad?2.Nuestros enemigos3.Pérdidas y Fugas4.Un poco de neurociencia5.Sistema GTD6.Otras técnicas7.Herramientas 9
  9. 9. Nuestrosenemigos#pilulak 10
  10. 10. El estrés 11
  11. 11. El estrésEstrés.(Del ingl. stress).1. m. Med. Tensión provocada por situaciones agobiantes que originan  reacciones psicosomáticas o trastornos psicológicos a veces graves.(RAE)• Estrés (del inglés stress, ‘tensión’) es una reacción fisiológica del  organismo en el que entran en juego diversos mecanismos de defensa  para afrontar una situación que se percibe como amenazante o de  demanda incrementada. (Wikipedia)• Podemos sufrir por múltiples razones, pero las principales razones que  nos llevan a sufrir estrés, radican en una pérdida de control o  situaciones de incertidumbre o inseguridad. 12
  12. 12. David Allen “Tú capacidad de ser productivo es directamente proporcional a tu capacidad para relajarte” 13
  13. 13. La desmotivación 14
  14. 14. La desmotivaciónDesmotivación.1. f. Falta o pérdida de motivación.(RAE)• Un término opuesto a motivación es desmotivación, generalmente  definido como un sentimiento de desesperanza ante los obstáculos o  como un estado de angustia y pérdida de entusiasmo, disposición o  energía. (Wikipedia)• Podemos sufrir esta sensación a veces, pero si es recurrente se puede  convertir en un problema de salud grave, ya que incide directamente  en las capacidades de la persona, la vinculación, la autoestima, etc. 15
  15. 15. La procrastinación 16
  16. 16. La procrastinaciónProcrastinar.(Del lat. procrastinare).1. tr. Diferir, aplazar. (RAE)• La procrastinación (del latín: pro, adelante, y crastinus, referente al  futuro), postergación o posposición, es la acción o hábito de postergar  actividades o situaciones que deben atenderse, sustituyéndolas por  otras situaciones más irrelevantes y agradables. (Wikipedia)• Puede ser debida a varias causas, dependiendo de las bases  psicológicas afectadas y las personalidades subyacentes.• Constituye el principal problema a la hora de afrontar “tareas  intangibles” o que exigen concentración. 17
  17. 17. “Procrastination is like masturbation.At first, you really enjoy but in the end,you fuck yourself” 18 Monty Python
  18. 18. Pérdidas y Fugas#pilulak 19
  19. 19. Cuidado con el e-mail, 20
  20. 20. los ladrones de tiempo, 21
  21. 21. la indecisión, 22
  22. 22. la saturación… 23
  23. 23. 24
  24. 24. 25
  25. 25. “Un día, lo más emocionante de mijornada laboral no será el coffe-break” 26 26
  26. 26. http://youtu.be/QQeYwwnNeck 27 Stop it!
  27. 27. Winston Churchill“En lugar de preocuparnos por anticipado,pensemos y planifiquemos por adelantado” 28
  28. 28. Un poco de #pilulakneurociencia 29
  29. 29. 30
  30. 30. Los tres tipos de cerebro• A lo largo de la evolución el cerebro ha ido adquiriendo componentes  que han ido surgiendo y superponiéndose. Los tres componentes son: • El  cerebro primitivo o reptiliano (arquipálio), constituido por las  estructuras del tronco cerebral: Bulbo, cerebelo, ponte y mesencéfalo. • El cerebro intermedio (paleopálio), está formado por las estructuras del  sistema límbico. • En la capa superior está el cerebro superior o racional (neopálio), que  comprende la mayor parte de los dos hemisferios cerebrales (formado por  el neocórtex) y algunos grupos neuronales subcorticales.• En un modelo propuesto por Paul McLean en 1970 intentaba explicar  las tres grandes etapas de evolución en los mamíferos y la existencia  de una jerarquía en el cerebro (Brain Triune).  31
  31. 31. #pilulak 32
  32. 32. Memoria a C/P y L/P• Tenemos dos tipos de memoria: Memoria a corto plazo y Memoria a  largo plazo. (Wikipedia)• La memoria a corto plazo es el sistema donde el individuo maneja la  información a partir de la cual está interactuando con el ambiente.  Limitada a aproximadamente 7±2 elementos durante 10 segundos,  (span de memoria) si no se repasa. • La memoria a largo plazo es un almacén al que se hace referencia  cuando comúnmente hablamos de memoria en general. Es en donde se  almacenan los recuerdos vividos, nuestro conocimiento acerca del  mundo, imágenes, conceptos, estrategias de actuación, etc.  33
  33. 33. Memoria de trabajo• Hay otro tipo de memoria, aunque discutido, que se denomina  Memoria de Trabajo. Es un concepto introducido por Alan Baddeley en  1976 para sustituir a la memoria a corto plazo, más imprecisa. • Se refiere a la memoria activa que se utiliza en los procesos  conscientes. Tiene tres componentes: • El ejecutivo central. Decide a que prestar atención y organiza la secuencia  de operaciones  • El bucle fonológico. Maneja y mantiene en memoria el material hablado y  escrito.  • El bloc de notas visuoespacial. Maneja y mantiene las imágenes. • La memoria de trabajo se encuentra en la corteza prefontal y sus  contenidos se actualizan constantemente. Se alimenta tanto de los  sentidos como de la memoria a largo plazo (que se encuentra  distribuida por toda la corteza).  34
  34. 34. Memoria de trabajo• Equivale a la RAM o memoria virtual de un ordenador. Cuando un  ordenador busca el registro pedido va al fichero de datos lee el registro  y lo carga en memoria. Cuando se apaga el ordenador, la RAM  desaparece.• Cuando el cerebro inicia este proceso su funcionamiento es  completamente diferente al de un ordenador. Sabes que tienes unos  conocimientos, pero en ciertas ocasiones te cuesta cargar “ese  fichero”, ya que debes “asociar ideas”. 35
  35. 35. Sistema GTD #pilulak 36
  36. 36. Sistema GTD• Getting Things Done, cuyas siglas son GTD, es un método de gestión de  las actividades y el título de un libro de David Allen, que en español se  ha editado con el título “Organízate con eficacia”.• GTD se basa en el principio de que una persona necesita borrar de su  mente todas las tareas que tiene pendientes guardándolas en un lugar  específico. De este modo, se libera a la mente del trabajo de recordar todo lo que hay que hacer, y se puede concentrar en la efectiva  realización de aquellas tareas. (Wikipedia)• La gran diferencia con otros métodos reside en la utilización de  “memorias externas” y la priorización de tareas.• Los elementos básicos de su filosofía se pueden resumir en “la  recopilación” y “la disciplina”. 37
  37. 37. Objetivos GTD• El sistema GTD tiene dos objetivos fundamentales: • “Capturar” todas las cosas que hay que hacer • Conseguir la disciplina necesaria para tomar decisiones respecto a los  asuntos a tratar en nuestras vidas.• La gran diferencia de este sistema es “quitárselo todo de la cabeza” para “poder vaciar la RAM de nuestro cerebro” y no generar estrés.• Los 5 pasos para dominar el flujo de trabajo que propone el sistema  GTD son: • RECOPILACIÓN • PROCESAMIENTO • ORGANIZACIÓN • EVALUACIÓN • HACER 38
  38. 38. #pilulak 39
  39. 39. Recopilación• Se trata de recopilar todo el trabajo y tareas pendientes de hacer, para  que la mente se asegure de que no tiene que recordar nada.• Debemos tener una bandeja de entrada física, al igual que la del correo  electrónico. También tenemos la opción de usar alguna aplicación que  realice esta tarea.• Con esta fase ponemos “coto” al trabajo a realizar y nos brinda un  mapa de todas las tareas que debemos acometer.• Es un primer paso que nos enseña a planificar y a acometer nuestras  tareas. 40
  40. 40. Procesamiento• En esta fase tenemos que ir procesando las tareas que hemos ido  recopilando en la anterior fase de recopilación, de una en una, no se  pueden simultanear tareas.• Procesamos “cosas” o “asuntos que hacer” en el e‐mail, en el escritorio  o en el gestor de tareas que tengamos.• Esta fase nos ayuda a diferenciar la “paja” (tareas que se pueden  delegar, borrar o hacer en dos minutos), de los proyectos que nos van a  llevar más tiempo o necesitan más acciones.• Se estiman las tareas que necesitan acciones, de las que no.  41
  41. 41. “Divide et Vinces” Julio César 42
  42. 42. Organización• Esta es la fase que está en la parte externa del diagrama de flujo de  trabajo. En ella se recolectan las tareas que requieren de una acción  que no se puede desarrollar en dos minutos.• Para administrar cosas sujetas a acción se necesita; • Una lista de “proyectos” • Un lugar con material de apoyo para los proyectos • Una agenda • Una lista de acciones siguientes • Una lista de  “a la espera” • Material de consulta • Una lista de “algún día/tal vez”• Un proyecto es cualquier resultado deseado que requiere una acción  de más de un paso. 43
  43. 43. Evaluación• Fase dedicada a revisar el sistema, ver que posibles fallos tiene,  mejoras a realizar, partes a simplificar, etc.• El objetivo aquí es mantener la funcionalidad del sistema.• La revisión semanal es una de las partes más importante de esta fase.  Es el momento de : • Reunir y procesar todas las “cosas” • Revisar el sistema • Poner al día sus listas • Estar limpio, despejado, al día y completo. 44
  44. 44. Hacer• Modelo de 4 criterios para escoger acciones al momento • Situación • Tiempo disponible • Energía disponible • Prioridad• Modelo Triple para evaluar el trabajo diario • Realizar un trabajo predefinido • Realizar el trabajo a medida que éste surge • Definir su trabajo• Modelo de 6 niveles para revisar su propio trabajo • 15.000 metros o más: vida • 12.000 metros: perspectiva de 3 a 5 años • 9.000 metros: objetivos anuales o bianuales • 6.000 metros áreas de responsabilidad • 3.000 metros: proyectos actuales • Pista de aterrizaje: acciones actuales 45
  45. 45. 46
  46. 46. “Facta, Non Verba” 47 Julio César
  47. 47. La ciencia apoya GTD• En 2007 se presentó un artículo de investigación que intentaba relacionar los  avances en psicología y ciencias cognitivas, con la filosofía y técnicas que  promueve el sistema GTD.• Una de las conclusiones que se ilustraban en el artículo es que las nuevas  informaciones requieren de una reconsideración de las prioridades, objetivos y  recursos. Por tanto, son subjetivas y tienden al cambio. El sistema GTD al ser  flexible, permite esta adaptación de tareas. • Conlleva un descenso del estrés, al externalizar la memoria y no saturarla con  las tareas pendientes.• La medida de la productividad que propone GTD, es el número de tareas y  proyectos realizados, no el número de objetivos conseguidos ya que estos son  mutables.• Se puede consultar el artículo en esta dirección. 48
  48. 48. Otras técnicas #pilulak 49
  49. 49. La regla del Inbox 0• Es un término acuñado por Merlin Mann. La técnica consiste en  organizar correctamente tu e‐mail para que en la bandeja de entrada  haya el menor número de correos posibles sin procesar, tendiendo a 0.• Un número elevado de correos sin procesar genera estrés y ansiedad  (demasiadas cosas por hacer). El uso incorrecto del e‐mail lastra  nuestra productividad y nos incapacita para otras tareas.• El tiempo que se dedica a la revisión del correo electrónico debe estas  acotado. Lo ideal son periodos delimitados al cabo de la jornada. 3 o 4  fases como primera hora, mediodía, comida y media tarde.• El e‐mail es un medio de comunicación asíncrono. No se debe esperar  una respuesta inmediata. Más. Más. Más. 50
  50. 50. La regla de los 2 minutos• Es una técnica derivada del sistema GTD, fundado por David Allen.  Básicamente consiste en que las tareas que proceden de interrupciones  o de procesos de recopilación de “cesto”, deben ser realizadas  inmediatamente, si se estima que su realización conllevará un tiempo  mínimo.• La regla de los dos minutos constituye el límite temporal en el que  archivar y clasificar una tarea ocupa más tiempo que llevarla a cabo en  cuanto nos cae en las manos. Es el umbral de la eficiencia. Si la tarea no  merece el trabajo de llevarla a cabo, deséchela. • Es una regla que fomenta la no acumulación de tareas banales, que  pueden ser ejecutadas en un modo “First In, First Served”. 51
  51. 51. La lista “B” de 3 tareas• Es una técnica de “guerrilla” orientada a “carburar”, de cara a sentirse  con ganas de acometer tareas más complejas o menos motivadoras, a  las cuales no tengamos mucha predisposición.• Consiste en anotar en un post‐it 3 tareas simples, que puedan realizarse  en un periodo de tiempo relativamente corto (+/‐1 hora).• Sólo se pueden anotar 3 tareas simples. Cuando se han realizado, se  acometen otras tres.• Es una técnica recomendada para romper bloqueos productivos. Berto Pena te cuenta más 52
  52. 52. La Dieta Pomodoro• Técnica creada por Francesco Cirillo en los ´80. La técnica consiste en dividir  nuestra tarea en bloques de tiempo de aproximadamente 25 minutos (un  pomodoro). Evitando cualquier cosa o situación que pueda distraernos.• Se trata de estar pendiente exclusivamente de la tarea que hemos de llevar a  cabo para poder llegar al grado máximo de concentración. Nada de estar  expuesto a interrupciones, como correo, teléfono, redes sociales, web, etc.• Hay cinco pasos básicos que deberemos seguir para implementar la técnica: • Decidir estrictamente que tarea se va a realizar.  • Poner el pomodoro (temporizador) con el intervalo que deseemos, alrededor de 25  minutos.  • Trabajar en la tarea hasta que el reloj suene y anotar la tarea realizada. • Tomar una breve pausa (5 minutos)  • Cada cuatro pomodoros tomar una pausa más larga. (unos 20 minutos). 53
  53. 53. 54
  54. 54. Los bloqueos productivos• Son esas situaciones en las que no conseguimos “ponernos en  movimiento”. • La falta de motivación, lo encomiable de la tarea, la pereza o la falta de  concentración pueden ser algunas de sus causas.• Es absolutamente normal pasar por estos periodos. Nuestro  rendimiento fluctúa al igual que las cargas de trabajo que soportamos.• Al mismo tiempo que pasamos por situaciones que nos bloquean,  debemos encontrar el modo de desbloquearnos, ya que la clave está en  nosotros mismos.• Algunos ejemplos de acciones para el desbloqueo aquí y aquí. 55
  55. 55. Herramientas #pilulak 56
  56. 56. Calendarios• Es la herramienta básica que nos permite planificar y ejecutar tareas de  acuerdo a una caducidad y previsiones determinadas.• Es imprescindible confiar en nuestra agenda (ya sea en papel o digital)  y que esté actualizada y sincronizada permanentemente.• En la agenda sólo se deben apuntar acciones que se realicen a una hora  determinada (reuniones), acciones que se realicen un día determinado  (recordatorios) o información sobre un día determinado (eventos).• Algunas de las más famosas aplicaciones son gCalendar o iCalendar.  Hay apps para sincronizar estos calendarios con el del Outlook, como el  Google Calendar Sync.  57
  57. 57. 58
  58. 58. Herramientas GTD /Gestores de tareas• Herramientas que se basan en la filosofía GTD de Paul Allen para hacer  las funciones de “cesto, bandeja de entrada, listas de próximas  acciones, a la espera, algún día” etc.• Hay multitud de aplicaciones y versiones para diferentes dispositivos y  plataformas.• Debemos probar varias, para poder elegir la que mejor se adecue a  nuestras necesidades y objetivos.• Siempre es recomendable utilizar aplicaciones que sean  multidispositivo y multiplataforma, evitando el problema de los  “jardines vallados”.• Algunos ejemplos son Evernote, Wunderlist, Remember the Milk,  Zendone, Things, etc. Más. Más. Más. 59
  59. 59. 60
  60. 60. 61
  61. 61. 62
  62. 62. Herramientas de consulta• Nuestro respositorio de conocimientos, recortes, información, etc, al  cual podemos acceder en cualquier momento y en cualquier situación.• Estas herramientas nos permiten capturar información relevante para  nuestro trabajo de múltiples formas, consultar información guardada  previamente, colaborar con otros usuarios, etc.• Los usuarios guardan una lista de recursos de Internet que consideran  útiles. Las listas pueden ser accesibles públicamente o de forma  privada.• Se categorizan los recursos con tags o etiquetas que son palabras  asignadas por los usuarios relacionadas con el recurso. • Algunas de estas herramientas son Evernote, Delicious, Diigo, etc. 63
  63. 63. 64
  64. 64. 65
  65. 65. “Time Tracking Software”• Herramientas que nos permiten dejar huellas de nuestro trabajo, para  así poder conocer el tiempo dedicado a tareas, proyectos, ofertas, etc.• Hay una gran variedad de opciones y funcionalidades en cada  herramienta, ya que muchas herramientas permiten opciones de  facturación, gestión de proyectos, etc.• Dependiendo de nuestras necesidades y el “automatismo” que  queremos introducir en nuestras rutinas pueden ser opciones  interesantes.• Algunos ejemplos son Klok, Toogl o Paymo, aunque están en continua  evolución. Más. 66
  66. 66. 67
  67. 67. 68
  68. 68. Gestores de contraseñas• Un gestor de contraseñas es un programa que se utiliza para almacenar  una gran cantidad de parejas usuario/contraseña. La base de datos donde se guarda esta información está cifrada mediante una única  clave (contraseña maestra o en inglés master password), de forma que  el usuario sólo tenga que memorizar una clave para acceder a todas las  demás. (Wikipedia)• Hay varias opciones, pero es recomendable usar una aplicación a la que  podamos acceder a través de varios dispositivos y plataformas.• La contraseña maestra se convierte en “crítica” si perdemos su control.• Algunos ejemplos son 1Password, LassPass, etc. Más. 69
  69. 69. 70
  70. 70. Almacenamiento en la nube• Servicios diseñados para alojar contenido estático, mayormente  archivos grandes que no son páginas web. (Wikipedia)• Muchos de estos servicios permiten compartir contenidos con otros  usuarios y sincronizar carpetas en diferentes dispositivos y  plataformas.• Hay dos tipos principales de servicios; con sincronización y sin  sincronización.• Servicios con sincronización; Dropbox, Google Drive, Sky Drive, etc.  Más.• Servicios sin sincronización; Mediafire, Rapidshare, etc. 71
  71. 71. 72
  72. 72. “La mejor sensación que puede tenerun gran profesional, es la de haberrealizado un buen trabajo” 73
  73. 73. Para estar al día• Think Wasabi http://thinkwasabi.com/• Optima Infinito http://www.optimainfinito.com/• El Canasto http://canasto.es/• David Torné http://blog.davidtorne.com/es/• The Cool Ruler http://www.thecoolruler.blogspot.com.es/• Más. 74
  74. 74. “Primum viveredeinde Philosophari” 75
  75. 75. Fotos‐ John‐Morgan (Niño con balón)‐ C.fuentes2007 (Paracaidistas)‐ Sauceb (papeles)‐ JanickG (Winston Churchill) ‐ Robert Scoble (David Allen) ‐ Dafuriousd (perro al rescate)‐ Comunidad de Madrid (Esperanza Aguirre) ‐ Ministerios Cash Luna (Chico cabizbajo) ‐ Santi MB (aplauso)‐ Noodlepie (supermercado chino)‐ Sally Ann French (conejo de piedra)‐ Chaf.hadad (Boomerang)‐ Pacunurse 05 (Mapache con café)‐ Davidpc_ (Busto del César)‐ Isakini (Estatua del César)‐ __o__ (Escritura en tablas de piedra) 76

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