OMS UnB 02_2012 - Aula 08

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Aula 08 da Disciplina Organização, Métodos e Sistemas ministrada pelo Professor Euller Barros na Universidade de Brasília - UnB. Período: 02/2012.

Conteúdo:
Processos
Mapeamento de Processos
Fluxogramas
Manuais, Procedimento Operacionais Padrão, POP, Formulários

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OMS UnB 02_2012 - Aula 08

  1. 1. ORGANIZAÇÃO, MÉTODOS ESISTEMAS – 02/2012AULA 08Professor Euller Barros
  2. 2. Cumbuca!• O Sorteado deverá apresentar, de forma resumida, o conteúdo ministrado na aula anterior;• Caso o sorteado não esteja presente, será realizado novo sorteio até que algum aluno presente seja sorteado;• Caso o aluno sorteado se recuse a realizar a cumbuca ou realize de maneira não satisfatória, não será realizado um novo sorteio.
  3. 3. REVISÃO – AULA 07• Visão Gráfica de Processos - Fluxograma• BPMN – Business Process Modeling Notation• Mapeamento de Processos
  4. 4. Fluxograma “Fluxograma é a representação gráfica que apresenta a sequência de um trabalho de forma analítica, caracterizando as operações, os responsáveis e/ou unidades organizacionais envolvidos no processo.” (OLIVEIRA, 2007) • Outras nomenclaturas: • Flow-chart • Carta de fluxo de processo • Gráfico de sequência • Gráfico de ProcessamentoFonte: OLIVEIRA, Djalma de Pinho Rebouças de. Sistemas, Organização e Métodos: uma abordagem gerencial. São Paulo: Atlas, 2007
  5. 5. Exemplo
  6. 6. Fluxograma - Símbolos Símbolo para Início/Fim Também usado como Conector Símbolo para Tarefas. Exemplo: “Atender Demandas” Símbolo para decisões. Exemplo: “Relatório Validado?” Símbolos para Documentos. Exemplo: “Relatório Anual” Símbolo para sequência do fluxo de trabalho
  7. 7. Fluxograma - Símbolos• Pool - Representa a área ou cargo aonde as atividades do processo ocorrem:• Swim Lanes – São subdivisões do Pool, podem representar subáreas de uma área ou cargos dentro de uma área
  8. 8. Mapeamento – Cadeia de Valor 1. Listagem dos macro processos da empresa • (Identificação em reunião JAD*) 2. Classificação dos macroprocessos em primários e suporte • (Definir e utilizar critérios tais como: pertencente á missão da empresa/ importante para o cliente/de alto impacto financeiro/....) 3. Desenho da cadeia primária (no tempo) e de suporte*O que são reuniões JADJAD (Joint Application Design) é um método criado pela IBM na década de 70, cujo objetivoera reduzir os tempos de especificações de sistemas através da eliminação dos retrabalhosde especificação. A partir de então, passaram a especificar os sistemas em grupos deentrevistados, grupos estes formados por todas as pessoas que se envolviam direta ouindiretamente com o processo. Fonte: IADI – Business Process School
  9. 9. Mapeamento - Priorização• Definição do Objetivo do mapeamento• Seleção dos Macroprocessos prioritários• Seleção dos Processo Prioritários • Exemplos de Objetivos/Critérios de Padroniação: • Redução de Custos • Padronização / Melhora no Atendimento • Reduzir erros / defeitos / atrasos
  10. 10. Mapeamento - Priorização FERRAMENTA Cadeia de Processo Fluxograma A B C PROCESSO MP1 T1 B2 T4 T2 P1 P2 P3 T5 T3 ‘ T6 B3 B1 B1 B2 B3 T7
  11. 11. Mapeamento de Processos• Realizada através de reunião de pessoas que participam direta ou indiretamente no processo tratado. , orientado por um condutor, que deve ter competência para extrair dos participantes o máximo de informações relevantes ao processo.• Durante a reunião descreve-se gráfica e textualmente o retrato detalhado da situação do processo, bem como devem ser levantadas e registradas outras informações relativas ao mesmo.• Deve ter um nível de detalhe suficiente para se entender o funcionamento interno e os relacionamentos com outros processos.• Como produtos temos a representação gráfica, validada do processo, e outras informações relevantes ao mesmo. Fonte: IADI – Business Process School
  12. 12. Análise e Diagnóstico de Processos• Para viabilizar uma análises profunda e assertiva do processo mapeado, é necessário durante o mapeamento, que se levantem de forma estruturada os pontos fracos (problemas) relacionados com a execução do processo.• Ponto Fraco: • Ocorrência ou situação presente que impacta ou influencia negativamente o processo, de forma direta ou indireta e que atrapalha o seu bom desenvolvimento, que possui uma ou mais causas, que pode ser mensurado ou não.• Exemplos de Pontos Fracos em Processos: • gargalos, retrabalhos, redundância de atividades, atividades que não agregam valor, que fogem do objetivo, burocracia, quebra/indefinição de responsabilidade, riscos, fragilidade, existe outra prática melhor, local de execução adequado, relação custo/tempo, . Fonte: IADI – Business Process School
  13. 13. AGENDA – AULA 08• Padronização • Manuais Administrativos • Formulários • Procedimentos Operacionais Padrão• Arranjo do Espaço Físico/Layout
  14. 14. AGENDA – AULA 08• Padronização • Manuais Administrativos • Formulários • Procedimentos Operacionais Padrão• Arranjo do Espaço Físico/Layout
  15. 15. O&M – Funções• Desenho, racionalização e normatização de processos e procedimentos organizacionais;• Desenho, formalização e mudança da estrutura organizacional;• Desenho, racionalização e normatização de formulários;• Normatização e racionalização do uso do espaço físico e layout na empresa. Fonte: A EVOLUÇÃO DA FUNÇÃO E DA CARREIRA DE O&M NO BRASIL (1985-1997) Miguel P. Caldas, 1998
  16. 16. Padronização Padronização é busca pela unificação dos meios (processos, atividades, tarefas) para garantir o alcance dos resultados.• Tipos de Ferramentas utilizadas: • Manuais Administrativos • Formulários • Procedimento Operacional Padrão
  17. 17. Manuais Administrativos • Manual é todo e qualquer conjunto de normas, procedimentos, funções, atividades, políticas, objetivos, instruções e orientações que devem ser obedecidos e cumpridos pelos funcionários da empresa, bem como a forma como estes devem ser executados, quer seja individualmente, quer seja em conjunto. (OLIVEIRA,2007) • Manuais são documentos elaborados dentro de uma empresa com a finalidade de uniformizar os procedimentos, sendo um ótimo instrumento de racionalização de métodos e aperfeiçoamento do sistema de comunicações, favorecendo assim a integração dos diversos subsistemas organizacionais. (CURY, 2005)Fonte: OLIVEIRA, Djalma de Pinho Rebouças de. Sistemas, Organização e Métodos: uma abordagem gerencial. São Paulo: Atlas, 2007
  18. 18. Manuais Administrativos • Tipos de Manuais: • Manual de organização/Manual de funções • Manual de normas e procedimentos • Manual de políticas e diretrizes • Manual de Instruções Especializadas • Manual do EmpregadoFonte: OLIVEIRA, Djalma de Pinho Rebouças de. Sistemas, Organização e Métodos: uma abordagem gerencial. São Paulo: Atlas, 2007
  19. 19. Manuais Administrativos • Manual da Organização: Visa enfatizar e caracterizar os aspectos formais das relações entre os diferentes departamentos – ou unidades organizacionais – da empresa, bem como estabelecer e definir os deveres e as responsabilidades correlacionados a cada uma das unidades organizacionais da empresa. Contém: Organograma, Níveis hierárquicos, Funcionograma etc. • Manual de normas e procedimentos: Tem como objetivo descrever as atividades que envolvem as diversas unidades organizacionais da empresa, bem como detalhar como elas devem ser desenvolvidas. Contém: Normas, Fluxogramas e FormuláriosFonte: OLIVEIRA, Djalma de Pinho Rebouças de. Sistemas, Organização e Métodos: uma abordagem gerencial. São Paulo: Atlas, 2007
  20. 20. Formulários • “O formulário é um importante meio de comunicação, transmissão e registro de informações.” (OLIVEIRA, 2007) • “Documento padronizado com uma finalidade específica, possuindo características e campos apropriados para preenchimento com as informações necessárias para um fluxo de trabalho” (CURY, 2005) • São utilizados como apoio para sistemas e processos administrativos devido a sua clareza e conteúdo. • Padronização das comunicações – Garante que as informações coletadas/transmitidas estejam completas e no formato adequeado.Fonte: OLIVEIRA, Djalma de Pinho Rebouças de. Sistemas, Organização e Métodos: uma abordagem gerencial. São Paulo: Atlas, 2007
  21. 21. Formulários - Exemplo
  22. 22. Procedimento Operacional Padrão “POP é uma descrição detalhada de todas as operações necessárias para a realização de uma atividade, ou seja, é um roteiro padronizado para realizar uma atividade.”• Só se padroniza o que é necessário padronizar;• Devem ser listados os passos críticos da atividade/tarefa• Disponha os passos críticos de forma pictórica, para facilitar o entendimento e o treinamento. Fonte: FALCONI, Vicente. Gerenciamento da Rotina do Trabalho do Dia-a-Dia. Nova Lima: INDG Tecs, 2004
  23. 23. Procedimento Operacional Padrão Fonte: FALCONI, Vicente. Gerenciamento da Rotina do Trabalho do Dia-a-Dia. Nova Lima: INDG Tecs, 2004
  24. 24. Procedimento Operacional Padrão Fonte: FALCONI, Vicente. Gerenciamento da Rotina do Trabalho do Dia-a-Dia. Nova Lima: INDG Tecs, 2004
  25. 25. AGENDA – AULA 08• Padronização • Manuais Administrativos • Formulários • Procedimentos Operacionais Padrão• Arranjo do Espaço Físico/Layout
  26. 26. O&M – Funções• Desenho, racionalização e normatização de processos e procedimentos organizacionais;• Desenho, formalização e mudança da estrutura organizacional;• Desenho, racionalização e normatização de formulários;• Normatização e racionalização do uso do espaço físico e layout na empresa. Fonte: A EVOLUÇÃO DA FUNÇÃO E DA CARREIRA DE O&M NO BRASIL (1985-1997) Miguel P. Caldas, 1998
  27. 27. Arranjo Físico - Definição • No Arranjo Físico estabelece-se a posição relativa entre as diversas áreas. Os modelos de fluxo e as inter-relações entre as diversas áreas são visualizadas, tendo-se a noção clara do fluxo industrial, desde a entrada das matérias- primas até a saída do produto. Depois, define-se claramente a localização de cada máquina e posto de trabalho;Fonte: OLIVEIRA, Djalma de Pinho Rebouças de. Sistemas, Organização e Métodos: uma abordagem gerencial. São Paulo: Atlas, 2007
  28. 28. Etapas de um projeto de Arranjo Físico • Para o desenvolvimento de um estudo de arranjo físico, o analista de O&M deve seguir as seguintes etapas: 1. Levantamento da situação atual; 2. Estudo das soluções alternativas; 3. Consolidação da solução escolhida; 4. implementação e avaliação do novo arranjo físicoFonte: OLIVEIRA, Djalma de Pinho Rebouças de. Sistemas, Organização e Métodos: uma abordagem gerencial. São Paulo: Atlas, 2007
  29. 29. Tipos de Arranjo Físico• Por Processo (ou funcional, ou Job shop)• Por produto (linha ou flow shop)• Celular• Posição Fixa• Espaço Aberto• Espaço Panorâmico
  30. 30. Arranjo Físico – Por Processo• Por Processo (ou funcional, ou Job shop) • Todos os processos e os equipamentos do mesmo tipo são desenvolvidos na mesma área. O material se desloca buscando os diferentes processos. • O layout é flexível para atender a mudanças de mercado e do espaço físico, atendendo a produtos diversificados em quantidades variáveis ao longo do tempo. • Apresenta um fluxo longo dentro da fábrica, que é adequado a produções diversificadas em pequenas e médias quantidades.
  31. 31. Arranjo Físico – Por Produto• Por Produto (linha ou flow shop) • As máquinas e/ou as estações de trabalho são colocadas de acordo com a sequência das operações. O material percorre um caminho previamente determinado no processo. • É indicado para produção com pouca ou nenhuma diversificação, em quantidade constante ao longo do tempo e em grande quantidade. • Requer um alto investimento em máquinas e pode apresentar problemas com relação à qualidade dos produtos fabricados caso não tenha bom aproveitamento do layout.
  32. 32. Arranjo Físico - Celular• Fábricas - Consiste em arranjar em um só local (a célula) máquinas diferentes que possam fabricar o produto inteiro. O material se desloca dentro da célula buscando os processos necessários.• Escritórios - Ambiente composto por células fechadas que podem ser salas individuais ou departamentos: propicia alto nível de individualidade, favorece o trabalho intelectual isolado e a segmentação total das atividades da empresa em espaços estanques
  33. 33. Arranjo Físico - Posição Fixa• Posição Fixa • No layout por posição fixa, o material permanece fixo em uma determinada posição e as máquinas se deslocam até o local executando as operações necessárias. • É recomendado para um produto único, em quantidade pequena ou unitária e, em geral, não repetitivo. • Por exemplo, o caso da fabricação de navios, grandes transformadores elétricos, turbinas, pontes rolantes, grandes prensas, balanças rodoferroviárias e outros produtos de grandes dimensões físicas.
  34. 34. Arranjo Físico – Espaço Aberto• Ambiente totalmente aberto, sem biombos ou divisórias: permite alto nível de controle, traz economia de espaços de circulação interna e promove maior agilidade no trâmite das informações, exigindo uma postura adequada e controlada do trabalho individual.• Neste modelo é indicado optar pela criação de um pool para as salas de reuniões e outras que devam ser necessariamente fechadas, a fim de racionalizar a distribuição do espaço;
  35. 35. Arranjo Físico - Panôramico• Ambiente panorâmico, onde predominam biombos baixos e espaços semi-abertos: oferece nível racionado de privacidade e organização individualizada do trabalho, apresentando uma segmentação parcial das atividades da empresa;
  36. 36. Próxima Aula• Revisão

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