1. COMMERCIAL
CORRESPONDENCE
Reply to enquiries

2. Opening
• Mention your customer’s name.
Dear Mr. Green,
• Acknowledging receipt of an enquiry/request
by thanking the customer’s enquiry (Ref/Date
of request):
- We thank you for your letter of … regarding /
concerning / in connection with …
- I refer to your enquiry about / relating to …
- I have received your letter of … requesting
information about …

3. Practice: Translate into English
1. Cảm ơn ông về thư yêu cầu đề ngày 15
tháng 8 năm 201..., và hân hạnh cho ông biết
rằng chúng tôi có thể cung cấp cho ông theo
các đơn đặt hàng với số lượng lớn trong
vòng hai tháng.
=>We (would like to) thank you for your
enquiry of 15 August 201..., and are
pleased to inform you that we would be
able to supply you with the big orders
within two months.

4. Practice: Translate into English
• Chúng tôi rất vui khi biết trong thư đề ngày
12 tháng 8 ông cho biết ông rất ấn tượng với
bộ sản phẩm mới của chúng tôi.
=> We are pleased to learn from your letter
of 12 August that you are impressed with
the selection of our new products.

5. Message
• If you have the product or you can provide
the service the customer is asking about, let
the customer know.
- I am pleased to say that we will be able to supply
the…..
- We would like to inform you that....
- I am happy to let you know that .....

6. Practice: Translate into English
Cảm ơn thư các ngài gửi vào ngày 13 tháng 8.
Chúng tôi đã cân nhắc kỹ lưỡng đề xuất của các
ngài về việc nhận chuyến hàng giao thử mặt
hàng bộ đồ ăn (cutlery) của chúng tôi theo hình
thức ký gửi (on consignment) và sẽ gửi cho các
ngài những dòng sản phẩm được ưa chuộng nhất
của chúng tôi. Chúng tôi hi vọng các ngài sẽ bán
được ngay những mặt hàng này. Đề xuất của các
ngài về việc lập tài khoản (submit accounts) và
thanh toán định kỳ hàng tháng là khá khả thi.
Chúng tôi rất sẵn lòng chấp nhận mức hoa hồng
10% tính trên khoản lãi của các ngài.

7. Answer
• We thank you for your letter of 13 August. We
carefully considered your proposal to receive a
trial delivery of our cutlery on consignment and
are sending you a representative selection of our
most popular lines. We hope you will find a
ready sale for them. Your suggestion to submit
accounts and to make payment monthly is quite
satisfactory. We are willing to allow you
commision at 10% calculated on profits.

8. Message
• If you do not have what the enquirer has asked,
but have an alternative, offer that (do not criticize
the product he/she originally asked for).
- The best choice would be … since …
- I highly recommend … as / due to the fact that …
- … would probably be more suitable because …
- In view of the fact that …, I would strongly
recommend … as …

9. Practice: Translate into English
• Chúng tôi không còn sản xuất áo sơ mi vải
cô-tông nguyên chất nữa vì giá nguyên liệu
thô có xu hướng tăng. Tất cả các quần áo may
sẵn của chúng tôi hiện nay đều là cô-tông pha
sợi hóa học (polycotton) bền hơn, không cần
là ủi nhiều. Nhưng nếu các ông vẫn chỉ quan
tâm đến quần áo cô-tông nguyên chất, chúng
tôi khuyên các ông nên liên hệ với công ty
Louis Fashions.

10. Answer
We no longer manufacture pure cotton shirts as
their raw material prices tend to increase. All
our garments are now polycotton, which is
stronger, needs little ironing. However, if you
are only interested in pure cotton garments,
we advise you to contact Louis Fashions Ltd.

11. Message
• Enclose current catalogues and price lists.
• If the prices are subject to change, let the
customer know.
-Please find enclosed our current catalogue and
price list ….
- We enclose our ….
- …. We have enclosed our price list, but should
point out that prices are subject to change as
the market for raw materials is unstable at
present

12. Practice: Translate into English
• Chúng tôi xin gửi kèm một số báo cáo bán
hàng để quý ngài thấy rằng sản phẩm của
chúng tôi được đón nhận nồng nhiệt trên toàn
thế giới.
=> We are enclosing some sales prospectuses in
which you will see what an enthusiastic
reception our new product had all over the
world.

13. Practice: Translate into English
• Tôi xin gửi kèm ca-ta-lô cung cấp các chi tiết
về sản phẩm của chúng tôi. Các chi tiết này
cũng có trên trang web của chúng tôi ở địa
chỉ www.co.vk.
=> Please find enclosed our catalogue giving
you details of our products. These also
appear on our website www.co.vk.

14. Message
• If you cannot meet the enquiries, let the
customers know with an apology.
- We regret to inform you that we are not in
position to meet your requirements for ....
- While I appreciate your firm’s need for this
information, I regret that …
- It will not be possible to … for/ because of ....

15. Practice: Translate into English
• Chúng tôi rất tiếc báo cho các ngài biết rằng
hiện nay chúng tôi không có khả năng đáp
ứng nhu cầu của các ngài vì lượng hàng trong
kho của chúng tôi không đủ cho đơn đặt hàng
lớn như vậy.
=> We regret to inform you that we are not
in position to meet your requirements for
the time being since our goods in stock are
not enough for such a big order.

16. Practice: Translate into English
Chúng tôi không thể đảm bảo giao hàng trước
ngày 8/3...nếu không nhận được đơn đặt hàng
của các ông trong vòng 7 ngày.
=> We cannot guarantee to deliver before 8
March...unless your order reaches us
within 7 days.

17. Closing
• Establish goodwill and suggesting contact
- I hope this suggestion/information will be useful
to you.
- I hope that this information will help you to
make decisions on your order.
- I look forward to doing business with your
company in the future …
- Please feel free to contact me again if you have
any further queries on …
- Please do not hesitate to contact me on
27615432 if I can be of further assistance.

18. Practice: Translate into English
• Chúng tôi nghĩ rằng tôi đã đề cập hết mọi
điều trong thư hỏi hàng của quý ngài. Xin
đừng ngại liên hệ với chúng tôi nếu muốn biết
thêm thông tin khác. Chúng tôi sẽ trả lời
ngay.
=> We think we have covered every point of
your enquiry. Do not hesitate to contact us
if you need further information. It is a
pleasure to give you immediate reply.

19. Practice: Translate into English
• Chúng tôi tin rằng hàng sẽ đáp ứng yêu cầu
của các ông và mong nhận được đơn đặt hàng
đầu tiên của các ông.
=> We are sure that the goods will fully meet
your requirement and look forward to
receiving your first order.

20. Sample
• Dear Mr Wong
Re: Enquiry about Batteries
• Thank you for your letter of Friday, 12 February 2012
regarding making copies of the sample battery you sent us.
• I have investigated the situation and found that your
specifications are exactly the same as the design of a
proprietary camera battery manufactured by a large Japanese
electronics company. We feel that it would not be in our
interests to supply this type of battery.
• However, I would like to thank you for considering our
company as your supplier.
• I look forward to doing business with your company in the
future.
• Yours sincerely

21. • Exercises:
Anh/ chị hãy viết một bức thư theo gợi ý sau:
- Anh/ chị ở công ty NOVELTY SAFETY EQUIPMENT
LTD – địa chỉ: 14th Floor Shun Koo Building, Aberdeen
Hong Kong –gửi thư trả lời thư hỏi về các bình chống
cháy (fire extinguishers) của ông Tim Lee, giám đốc công
ty Sun Lee Consultancy Ltd, 198 Fa Yuen Street,
Mongkok, Kowloon.
- Cho họ biết rằng trong đợt này còn có những bình chống
cháy cầm tay hiệu quả cao phù hợp với các khu xây dựng.
- Công ty anh/ chị đang triết khấu 15% cho các đơn đặt
hàng loại bình mới này.
- Hy vọng họ sẽ đặt hàng.
- Ngày viết thư là ngày hôm nay.
Anh/ chị có thể thêm các thông tin cần thiết.

22. • Dear Mr Lee
We thank you for your enquiry regarding our newly
released range of fire extinguishers.
• You will see from the enclosed catalogue that the
range has been extended to include some highly
efficient portable extinguishers for use on
construction sites.
• We are offering to our existing customers a 15%
discount on orders of extinguishers from this new
range.
• We look forward to your increased order at this
discount rate.
• Yours sincerely
•
Merchandising Manager
• Enc. Catalogue No.123

24. THANK YOU FOR YOUR ATTENTION!