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Resumen Sesión 15-11-2011. Mejora Resultados a traves de la gestión de puestos
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  • 1. Gestión del Tiempo de Trabajo © Copyright CDC Software“La Gestión de Puestos y Tiempo de Trabajo como medio de optimizarrecursos y mejorar resultados”Noviembre 2011
  • 2. AGENDA  09:45 - 10:15 Recepción y Bienvenida Joaquim Cabot (Director Comercial T&G/CDCSoftware)  10,15 - 11:00 Generación de Valor: “La Gestión de Puestos como medio para optimizar recursos y mejorar los resultados”. José Corona (Socio Director DPOprojects)  11:00 - 11:30 Networking: Cofee Break  11:30 - 12:30 Caso Práctico Teknon. Solución GTT- Gestión del Tiempo de Trabajo/Planillas . Cristina Rodríguez (Responsable Administración Personal Centro Médico Teknon)  12:30 - 13:00 Conclusiones y copa de cava © Copyright CDC Software Ibérica 2
  • 3. CDC Software: Posición en el Mercado GlobalRanking Global de Empresas Fabricantes de Software 2007 Rank Empresa Ingresos (M) 1 SAP 12,413 2 Oracle 14,380 3 Infor 2,100 2007: Top 15 4 Sage Group 1,833 5 Microsoft 919 6 Lawson 724 2006: Top 20 7 SwissLog 530.8 8 Epicor 384 9 IBS 333 10 IFS 323 2005: Top 75 11 Exact Software 320 12 CDC Software 309 13 Ariba 296 2004: Top 100 14 Manhattan 289 15 i2 Technologies 280 Source: MBT Magazine Global 100 – July 2008 (www.mbtmag.com)  MENU © Copyright CDC Software Ibérica 3
  • 4. Presencia Mundial Presencia en +50 países  +1000 empleados Software traducido a 19 idiomas  +600 consultores certificados Brussels Glostrup Berlin Utrecht Dublin Vilnius Giurgiu Moscow Northampton Tokyo Warsaw Toronto Kiev Lisbon Budapest Yokohama Chicago Milan Ramallah New York Shanghai San Diego Paris Madrid Prague Taipei Atlanta Amman Casablanca Athens Hong Kong Mexico Barcelona Istanbul Beirut Riyadh Manila City Caracas Kuala Lumpur Accra Bangkok Bogota Singapore Lima Sao Paulo Jakarta Cochabamba Motevideo Rio de Janeiro Auckland Santiago Buenos Aires Melbourne Oficina Ross Systems Distribuidor © Copyright CDC Software Ibérica 4
  • 5. CDC Software Ibérica / TG Multinacional con Presencia local En España desde 1988 y en Portugal desde 1995 – Oficinas en Madrid, Barcelona, Valencia y Lisboa – Presencia con partners locales en toda la península El país de mayor crecimiento en la organización Perfil : – 150 profesionales directos – 275 consultores certificados – +500 instalaciones Centro Tecnológico de Desarrollo en Catalunya(Sant Just) Centro mundial de soporte a la red de Distribuidores Base de negocio en Latinoamérica Headquarter & Consulting Consulting © Copyright CDC Software Ibérica 5
  • 6. Grupo T&G hoy Datos Globales Fundada: 1.984 Clientes: +250 Trabajadores: 75 Oficinas: 5 (1 propia y 4 Delegaciones) Païses: España, Portugal y Amèrica Latina Principals Línies de Producte 2011 Objetivos Financieros Facturació: +$3,0M Marge Brut Operacions: 22% © Copyright CDC Software Ibérica 6
  • 7. Bussiness T&G – Àrea de competencia Proyectos Globales Implantaciones - Formación– Consultoria - Mantenimientos BI SCM CRM Gtt ERP ASP Proyectos de excelencia Business Planificación de Ventas, Gtt - Gestión Sistemas Consultoria Intelligence la Demanda Marketing, del Tiempo de Gestión, Tecnològica & Planificación Support, de Trabajo Finanzas Servicios Performance Distribución, e-commerce ERP Sector Outsourcing Management Transporte, Transitario Optimitzación Optimitzación Interactive Precios Marketing Control Gastos Uniclass Colt CDC EPM CDC SCM Pivotal Gtt Finanzas Microsoft CRM HP Business Proactis Ross ERP Sun Objects Selligent Ross Freigt Interactive Forwarder Marketing © Copyright CDC Software Ibérica 7
  • 8. Partners y Alianzas Partners Tecnológicos Algunas Alianzas con Integradores / Software House © Copyright CDC Software Ibérica 8
  • 9. Alguns Clients de GTT… © Copyright CDC Software Ibérica 9
  • 10. Gestión de Puestos y Tiempo de trabajocomo medio de optimizar recursos Y mejorar resultados noviembre 2011 © Copyright CDC Software Ibérica 10
  • 11. Situación actual  Entorno cambiante. Incertidumbre.  Acciones a corto plazo. Resultados inmediatos.  Contención de costes de personal. Necesidad de cambiar la forma de hacer para conseguir nuevos resultados.  Desmotivación de empleados. Riesgo tensión social. © Copyright CDC Software Ibérica 11
  • 12. Objetivos prioritarios Hay que hacer las cosas de forma diferente… … para alcanzar resultados distintos. Resultado, resultado, resultado,… Optimización de los recursos disponibles. Identificación de ineficiencias, redundancias, errores,… Ser más eficaces y eficientes en todos los procesos. Mejorar la productividad de nuestros recursos. Hacer igual con menos. Contener gastos de forma racional. Mantener calidad de servicios. Incrementar la motivación y el compromiso de empleados. Responsables convertidos en “Gerentes de su área de influencia”. © Copyright CDC Software Ibérica 12
  • 13. Acciones a realizar Profesionalizar la gestión. Trabajar el corto – medio – largo plazo. Gestionar puestos – personas – costes. Orientación a resultado de la empresa no del área de cada gestor. Disminuir costes de administración a través de una mejor tecnología. Homogeneizar la gestión. Asignar funciones y roles a los gestores. Minimizar el “miedo” al cambio. Orientación a procesos y no a transacciones. Mejorar los procesos utilizando el conocimiento, la experiencia y la tecnología. © Copyright CDC Software Ibérica 13
  • 14. ¿Cree que todo lo anterior se puede hacer gestionandoplanillas cómo hasta ahora? © Copyright CDC Software Ibérica 14
  • 15. Difícil, ¿NO?Pero haciéndolo diferente sí podrá alcanzar los nuevos retos © Copyright CDC Software Ibérica 15
  • 16. ¿Hablamos de retos alcanzables? Si, pero tendremos que… Planificar, organizar y prever. Profesionalizar responsables. Aplicar Control de Gestión. Gestionar puestos en lugar de planillas. Uso de Metodología y Tecnología apropiadas. © Copyright CDC Software Ibérica 16
  • 17. ¿Cómo conseguirlo? Planificar, organizar y prever.Aprovechando toda la experiencia y conocimiento de nuestros responsables y aportandometodologías y herramientas innovadoras, debemos innovar para conseguir mejorar los resultados. Disponer de personas más apropiadas para dar servicios deOrganizar el presente calidad. Asegurar el número suficiente de personas, con la cualificaciónPlanificar el futuro necesaria en los puestos adecuados y en el tiempo oportuno según la actividad prevista. Preparar o disponer con antelación y de forma racional de losPrever los imprevistos recursos necesarios para disminuir los efectos negativos imprevistos. © Copyright CDC Software Ibérica 17
  • 18. Cómo conseguirlo? Profesionalizar a nuestros Responsables.Aportar conocimientos y experiencias que les permita… Conocer herramientas de gestión. Orientarse a resultados a través del Control de Gestión. Trabajo en equipo para optimizar recursos. Homogeneizar la comunicación y los procesos internos. Disminuir el estrés que producen los cambios. Mejorar el liderazgo en sus equipos. © Copyright CDC Software Ibérica 18
  • 19. Cómo conseguirlo? Metodología de Control de Gestión.Aportando metodología y herramientas que permitan… Resultados más exactos, gestionados de forma rápida y segura. Gestionar el Presupuesto de su entorno de responsabilidad. Identificar mejor las desviaciones a través del seguimiento. Mayor control de recursos. Datos más fiables y rápidos. Homogeneización de procesos y sistemas. Consolidación de datos entre las unidades. © Copyright CDC Software Ibérica 19
  • 20. ¿Cómo conseguirlo? Gestionar Puestos en lugar de Planillas.Pasamos de una visión cortoplacista a una visión Estratégica Incrementar el valor que aportan los recursos disponibles Productividad - Rentabilidad Planificamos. (productividad) Prevemos. Análisis post. Tenemos en cuenta Planificamos a partir variables externas. Incrementar el valor de del pasado Visión largo plazo En cuenta tiempo y las decisiones que coste se toman Nos limitamos a Dirección (rentabilidad). cubrir. Pago y calendario. Estratégica Visión corto plazo Visión corto-plazo vs Visión largo plazo Gestión Administración Evolución de la Organización © Copyright CDC Software Ibérica 20
  • 21. ¿Cómo conseguirlo? Uso de metodología y Tecnología apropiadas Agilizar y automatizar procesos repetitivos y complejos. Gestionar información de forma rápida y segura. Mejorar calidad de los resultados. Mejorar la comunicación y el trabajo en equipo. Incrementar la gestión. Disminuir los costes administrativos. Interrelacionar datos con otros sistemas de la empresa. Más información para toma de decisiones. © Copyright CDC Software Ibérica 21
  • 22. Resultados que alcanzaremos Disminución de costes de suplencias “planificables”.  Vacaciones, absentismo previsto, permisos, actividad,… Disminución de las ineficiencias organizativas.  Identificación de los puestos necesarios a través de Inventario.  Identificación de los requerimientos a través de la Descripción. Disminución de la rotación de suplentes.  Contratos más estables. Mayor motivación  Mayor rentabilidad de los procesos de selección, formación,…  Incremento de la productividad. Adaptación al puesto y a la cultura. Identificación de desviaciones y acciones inmediatas.  Comparación presupuestos vs realidad.  Disminución de la incertidumbre. Históricos. © Copyright CDC Software Ibérica 22
  • 23. ¿Cómo podemos ayudarle? Le aporta conocimientos y Le aporta una herramienta experiencias en gestión de robusta, fiable y de fácil uso que Puestos en entorno sanitario, permita llevar a cabo el cambiopara que su equipo sea quien lo en el modelo de gestión de haga posible Puestos InsourcingManagement GTT Transformación desde dentro Solución tecnológica que facilita su gestión © Copyright CDC Software Ibérica 23
  • 24. Cómo podemos ayudarle? Unimos fuerzas para alcanzar resultados  Mejorar el retorno de inversión de la tecnología adquirida al disminuir los procesos de implantación y adaptación al cambio. Asegurar el cambio que todo nuevo sistema implica, gracias a la aportación de conocimientos y experiencias a sus responsables de equipo.  Mejorar la eficiencia de los procesos y ajustarlos a las nuevas tecnologías.  Mejorar la eficacia de sus responsables de equipo en la gestión de puestos.  Optimizar sus recursos mediante un análisis de sus estructuras organizativas. © Copyright CDC Software Ibérica 24
  • 25. ¿Cómo podemos ayudarle?A través de nuestra cadena de valor Análisis Seguimiento Desarrollo proyecto Organizativo Gestión del cambio Formación Implantación GTT © Copyright CDC Software Ibérica 25
  • 26. Cómo podemos ayudarle Nuestros serviciosque le aportarán conocimientos y experiencias a través de  Formación blended. Social Manager. Entorno colaborativo 2.0.  Crowdsourcing © Copyright CDC Software Ibérica 26
  • 27. ¿Cómo podemos ayudarle? Y de nuestra visión de cómo la empresa actual puede alcanzar mejor los resultados Trabajando los seis factores clave que intervienen en el ResultadoLa estrategia del negocio Las Personas Los Procesos ¿Quién? ¿Cómo? ¿Qué? La La Gestión Los Equipos Tecnología¿Cómo y cuándo? ¿Quiénes? ¿Con qué? © Copyright CDC Software Ibérica 27
  • 28. ¿Qué quiere hacer con su tiempo y el de sus empleados? ¿Administrarlo con planillas y obteniendo los mismo resultados que hasta ahora? ¿o Gestionarlo con solucionesinnovadoras que le permitan alcanzar nuevos retos? © Copyright CDC Software Ibérica 28
  • 29. © Copyright CDC Software
  • 30. HISTORIA  1991: Primera piedra  18 Febrero 1994: Apertura  Ampliaciones diferentes servicios © Copyright CDC Software Ibérica 30
  • 31. SERVICIOS • Hospitalización • Área quirúrgica • Unidad de cuidados intensivos (UCI) • Urgencias • Instituto Oncológico Teknon (IOT) • Área de servicios de diagnóstico • Farmacia • Consultorios Vilana y Marquesa © Copyright CDC Software Ibérica 31
  • 32. DEPARTAMENTOS • Hostelería • Ingeniería, Proyectos y Servicios • Contabilidad • Facturación • Sistemas de la Información • Logística y Relación con Aseguradoras • Comunicación • Calidad y Gestión documental • RRHH © Copyright CDC Software Ibérica 32
  • 33. El mando intermedio  Gestiona unidades de negocio.  Optimiza y mejora el sistema de control de tiempo . Gestiona horarios.  Colabora en la conciliación profesional-personal.  Cuantifica la productividad.  Controla el índice de absentismo y sus causas. © Copyright CDC Software Ibérica 33
  • 34. Gtt : herramienta de gestión del M.I.  Calendarios laborales individualizados.  Incidencias de permisos.  Sistema de mensajería con RRHH: contratos, períodos de prueba, excedencias, reducciones.  Polivalencia de colaboradores en la organización.  Conexión con nómina. © Copyright CDC Software Ibérica 34
  • 35. © Copyright CDC Software Ibérica 35
  • 36. © Copyright CDC Software Ibérica 36
  • 37. © Copyright CDC Software Ibérica 37
  • 38. © Copyright CDC Software Ibérica 38
  • 39. © Copyright CDC Software Ibérica 39
  • 40. «Los que emplean mal su tiempo son los primeros en quejarse de su brevedad.»C.Baudelaire«El tiempo es la medida de los negocios, como el dinero lo es de lasmercancías.» F.Bacon © Copyright CDC Software Ibérica 40
  • 41. Guión Organización del trabajo  Calendario Laboral  Ciclos y Horas de Trabajo  Horarios Organización de las Estructuras  Plazas  Estructuras  Plazas / Dedicaciones Parciales  Actividades  Turnos  Presencias Mínimas / Presencias Reales Personas  Calendario Individual por Profesional  Descansos Legales según Contrato  Incidencias: Horas, Absentismos, Guardias, ... Administración  Coberturas  Retribuciones  Distribución de Costes © Copyright CDC Software Ibérica 41
  • 42. © Copyright CDC Software Ibérica 42
  • 43. ¿Qué es Gestión del Tiempo de Trabajo? • Planificar de forma eficiente los Recursos Humanos • Aumentar la productividad • Reducir los costes • Potenciar las capacidades de los mandos intermedios • Incrementar la satisfacción de los profesionales • Controlar las actividades • Cuantificar los costes operativos de forma exacta © Copyright CDC Software Ibérica 43
  • 44. ¿Qué es Gestión del Tiempo de Trabajo? © Copyright CDC Software Ibérica 44
  • 45. La improductividad en España•37 % Problemas de comunicación internos•32 % Falta de adecuación a los programas de cambio•31 % Plantillas inadecuadas o fuerza de trabajo mal dirigida 31% 37% Comunicación Cambio 32% Plantilla •Fuente: proudfoot consulting (2008 Global productivity Report) © Copyright CDC Software Ibérica 45
  • 46. ¿Qué es Gestión del Tiempo de Trabajo? © Copyright CDC Software Ibérica 46
  • 47. El modelo de organización Organización Departamento de Departamento de Recursos Humanos Operaciones 37 % Comunicación Pagar, velar por el cumplimiento legal, Producir notificaciones a la 31 % Plantilla administración, etc. © Copyright CDC Software Ibérica 47
  • 48. ¿Qué es Gestión del Tiempo de Trabajo? © Copyright CDC Software Ibérica 48
  • 49. El modelo de organización Organización Departamento de Departamento de Recursos Humanos Operaciones Gestión del Tiempo de Trabajo Pagar, velar por el cumplimiento legal, Producir notificaciones a la administración, etc. © Copyright CDC Software Ibérica 49
  • 50. ¿Qué es Gestión del Tiempo de Trabajo? © Copyright CDC Software Ibérica 50
  • 51. Valores Mandos Inversión en gestión de valor añadido. Intermedios Aumento de las capacidades en liderazgo y supervisión. Estrategia GTT Procesos ProfesionalesMejoras en la planificación y el control de Mejora de las cualidades y habilidades las actividades profesionales. Buena comunicación organización - profesional © Copyright CDC Software Ibérica 51
  • 52. ¿Qué es Gestión del Tiempo de Trabajo? © Copyright CDC Software Ibérica 52
  • 53. ¿Cómo mejorar la productividad?•Acceso a visión estratégica: Actividad - Recursos•Facilidad de introducir desviaciones en los tiempos de trabajo•Dotar a los mandos intermedios de capacidad de negociación•Mecanismos agiles para desplazar profesionales a través deservicios/turnos/puestos•Disminuir los costes administrativos en los cambios deplanificación•Procesos integrados•Circuitos claros, fáciles y con control de errores © Copyright CDC Software Ibérica 53
  • 54. ¿Qué es Gestión del Tiempo de Trabajo? © Copyright CDC Software Ibérica 54
  • 55. La actividad•¿Qué hacemos, cuánto hacemos, cuándo lo hacemos?•Conversión actividad – recursos necesarios•Carga externa © Copyright CDC Software Ibérica 55
  • 56. ¿Qué es Gestión del Tiempo de Trabajo? © Copyright CDC Software Ibérica 56
  • 57. Gestión de la actividad•Planificación de presencias mínimas / optimas /reales•Ratios de Eficiencia•Cesión/Petición de recursos © Copyright CDC Software Ibérica 57
  • 58. ¿Qué es Gestión del Tiempo de Trabajo? © Copyright CDC Software Ibérica 58
  • 59. Distribución de la actividad•Planificación de presencias mínimas / optimas /reales•Ratios de Eficiencia•Cesión/Petición de recursos•Control de Presencia y Control de Actividad © Copyright CDC Software Ibérica 59
  • 60. ¿Qué es Gestión del Tiempo de Trabajo? © Copyright CDC Software Ibérica 60
  • 61. La optimización•Negociación mando – profesional•Pagos automáticos•Búsqueda de recursos de menor coste•Disminución de las contratas•Aumento de los desplazamientos internos © Copyright CDC Software Ibérica 61
  • 62. ¿Qué es Gestión del Tiempo de Trabajo? © Copyright CDC Software Ibérica 62
  • 63. Planificación futura•Sin límite de tiempo para la planificación futura•Gestión de ciclos totalmente automática•Gestión de fantasmas: unión de necesidades futuras para cubrir con un soloprofesional•Conciliación vida laboral – personal•Ajustes en la necesidad © Copyright CDC Software Ibérica 63
  • 64. ¿Qué es Gestión del Tiempo de Trabajo? © Copyright CDC Software Ibérica 64
  • 65. Apoyo a la gestión•Control y cálculo de vacaciones•Publicación de Calendarios •Calendario personal •Planificación futura •Gestión de ubicaciones•Solicitud de permisos•Avisos vía e-mail y mensajería SMS•Cálculo de vacaciones•Gestión de competencias•Acceso a bolsa laboral - pool © Copyright CDC Software Ibérica 65
  • 66. ¿Qué es Gestión del Tiempo de Trabajo? © Copyright CDC Software Ibérica 66
  • 67. Mejoras laborales•Control de descansos•Aumento comunicación profesional – mando intermedio•Disminución desviaciones en pagos•Conciliación vida laboral – personal•Autogestión del tiempo de trabajo•Planificación futura © Copyright CDC Software Ibérica 67
  • 68. ¿Qué es Gestión del Tiempo de Trabajo? © Copyright CDC Software Ibérica 68
  • 69. Circuitos óptimos Definiendo la organización 1 Actividad: análisis del pasado, forecast, soluciones verticales 2 Presencias mínimas: función(actividad) 3 Plantilla: definición teórica de la estructura de trabajo 4 Profesionales: Asignación de los profesionales a la plantilla © Copyright CDC Software Ibérica 69
  • 70. ¿Qué es Gestión del Tiempo de Trabajo? © Copyright CDC Software Ibérica 70
  • 71. Operaciones diarias Imputación de costes Definición políticas empresariales y Retribución laborales Marco normativo Cambios calendario Adaptarse al cambio profesional Optimización © Copyright CDC Software Ibérica 71
  • 72. ¿Qué es Gestión del Tiempo de Trabajo? © Copyright CDC Software Ibérica 72
  • 73. SustitutosDefinición políticas empresariales y laborales Imputación de costes Pool, canguro, Pacto Retribución correturnos Marco normativo Bolsa de trabajo Contrato Cambio Cobertura Búsqueda del mejor candidato © Copyright CDC Software Ibérica 73
  • 74. ¿Qué es Gestión del Tiempo de Trabajo? © Copyright CDC Software Ibérica 74
  • 75. ¿Cuál es el mejor candidato?•Definición de mis favoritos•Personal excedente de otros servicios•Gestión de competencias•Balance de horas•Control de descansos © Copyright CDC Software Ibérica 75
  • 76. ¿Qué es Gestión del Tiempo de Trabajo? © Copyright CDC Software Ibérica 76
  • 77. Cuadro de Mando © Copyright CDC Software Ibérica 77
  • 78. Análisis de la información © Copyright CDC Software Ibérica 78
  • 79. La unión hace la fuerza Mandos Recursos Intermedios Humanos Estrategia GTT Profesionales Tecnología © Copyright CDC Software Ibérica 79
  • 80. Integración•Integrado bajo bases de datos MSSQL – Oracle•Exportación e importación de datos a través deWebServices – Ficheros – Acceso directo BD•Integrado con la mayoría de los grandes proveedoresde soluciones de Nómina – Recursos Humanos (Meta 4/ SAP / Seresco ,etc…) © Copyright CDC Software Ibérica 80
  • 81. CDC Software © Copyright CDC SoftwareGestión de Tiempo de TrabajoFrederic Mompou, 5 5ª Planta08960 Sant Just DesvernBarcelona (Spain)Tel.: 902 213 41 // 637 747 880

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