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Préparation et animation de reunion (cours Epita)
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Préparation et animation de reunion (cours Epita)

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Introduction à la préparation et animation de réunion. …

Introduction à la préparation et animation de réunion.

Mind-mapping rapide à lire, une sorte de check-list ...

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  • 1. Multimédia et Technologies de lInformation Management et Organisation 20 @Cyril Reinhard Rappel dernier cours T EN EM Raisons, Pourquoi un réunion ? Slides Définir un Ordre du jour Présentation Comportement Décision : "programmer AG Bien définir lobjectif une réunion" animation AN Choix des participants convocation -M Plan de la réunion moyens Les grands points de Memo "Organisation" Participants la Préparation Budget 11 20 Type de réunion Bien commencer ! Exercices Animation TI -M Le Déroulement réunion Moyens Synthèse A IT compte rendu EP Diffuser Laprès réunion Archiver 20 1 of 7Préparation et animation de réunion v3.mmap - 19/02/2011-
  • 2. Multimédia et Technologies de lInformation Management et Organisation 20 @Cyril Reinhard valider T préparer les actions à faire EN décider Pourquoi ? (décisions) EM attribution de tâche résoudre des problèmes AG piloter AN suivi de projet Pourquoi ? (suivi) suivi des activités, actions Raisons, Pourquoi un réunion ? -M Informer Décision : "programmer communiquer une réunion" 11 former 20 Pourquoi ? (information) débattre sinformer TI -M échanger des points de vue Définir un Ordre du jour A IT Bien définir lobjectif EP Choix des participants 20 2 of 7Préparation et animation de réunion v3.mmap - 19/02/2011 -
  • 3. Multimédia et Technologies de lInformation Management et Organisation 20 @Cyril Reinhard T EN EM minutez les différentes parties Durée AG Qui prépare quoi ? AN Résultats à obtenir Plan de la réunion -M Critères de Contrôle Identifiez les différentes étapes Les grands points de Timing la Préparation 11 Documents à lire avant 20 Documents à apporter TI participants -M animateur intervenant(s) Participants A Disponibilité IT EP 20 3 of 7Préparation et animation de réunion v3.mmap - 19/02/2011 -
  • 4. Multimédia et Technologies de lInformation Management et Organisation 20 @Cyril Reinhard 1- Organisez les présentations si les participants ne se connaissent pas ( ) T EN 3- Soulignez limportance de lobjectif et limportance des participants EM 5- Bien commencer ! 6- Expliquez la qui va être utilisée et AG ce que chacun doit faire. 7- Indiquez bien lheure de fin de la réunion et les poses éventuelles. 8- Désignez un de séances. Le rôle de lanimateur AN Respectez lhoraire de début et de fin de réunion. -M Consacrez le temps prévu à chaque séquence Surveillez le temps ou demandez à un participant de faire périodiquement lhorloge parlant Contrôle du Le Déroulement Recentrer le groupe sur lobjectif en temps réunion cas de déviation 1 Coupez ceux qui parlent trop et invitez-les à 01 être plus concis. Animation Montrez lavancement du travail en cours de réunion Rappeler le plan et le temps restant 2 il faut donner des consignes très précises pour la production didées TI méthode de travail Contrôle des résultats -M support papier Présentation powerpoint Tableau Moyens A Démos IT des participants Soulignez les points daccord du groupe EP Identifiez les points de désaccord... Synthèse ... (si possible) Synthétiser les résultats et les valider avec le groupe 20 4 of 7Préparation et animation de réunion v3.mmap - 19/02/2011 -
  • 5. Multimédia et Technologies de lInformation Management et Organisation 20 @Cyril Reinhard Rédiger et diffuser le T compte- rendu rapidement EN (dans les 24 heures ;- ) ) EM Reprendre la structure et les information de lordre du jour AG Décisions AN Qui ? synthétiser les résultats Quoi ? -M Actions de la réunion quand ? compte- rendu Laprès réunion Comment ? 11 Solutions 20 Si nécéssaire programmer la prochaine réunion TI -M Aux Participants Diffuser A et aux personnes pouvant être concernées IT EP Archiver 20 5 of 7Préparation et animation de réunion v3.mmap - 19/02/2011 -
  • 6. Multimédia et Technologies de lInformation Management et Organisation 20 @Cyril Reinhard un nombre réduit daides visuelles un seul thème par visuel de lanimation Slides T peu de texte sur chaque visuel de la couleur EN des images, des dessins, des graphiques complémentarité PAROLE / VISUEL EM utilisez les différents supports AG Eviter les notes papiers Accrocher lattention AN (anecdote) -M Parlez assez fort Présentation Evitez les mains dans les poches Comportement Divers 11 Attention à la tenue en fonction 20 de lauditoire Jannonce ce que je vais dire TI Appliquez la règle de 3 je le dis -M je résume ce que jai dit post- it A IT travail en groupe EP tour de table animation faire participer questions Quiz 20 6 of 7Préparation et animation de réunion v3.mmap - 19/02/2011-
  • 7. Multimédia et Technologies de lInformation Management et Organisation 20 @Cyril Reinhard date heure (et durée) lieu convocation Participants T EN Objet de la réunion et Agenda vidéo projecteur EM matériel tableau papier, crayon AG nombre de personnes AN logistique salle moyens Transport -M Sondages Memo "Organisation" Forum 11 Technologies Blog 20 Intranet : Web Conf GED : Gestion Electronique de Documents TI Budget -M Organiser une réunion ne signifie pas obligatoirement "se réunir dans une salle" ! A Conférence téléphonique IT Acrobat Connect Web Conférence Type de réunion EP WebEx Dans un salle, classique Il peut être efficace et utile de combiner des solutions. Par exemple, avant la réunion vous pouvez mettre en place un forum de discussion permettant de débattre sur les sujets, après la réunion vous pouvez mettre en place un sondage pour vérifier que les messages sont bien passés, pour diffuser les documents et le compte rendu.... 20 7 of 7Préparation et animation de réunion v3.mmap - 19/02/2011-