Para bom número de gestores não restam hoje dúvidas de que os desafios com que se defrontam tornam a informação um factor decisivo para o sucesso organizacional. Torna-se clara a necessidade de utilizar instrumentos de monitorização que lhes permitam lidar diariamente com a informação de apoio a uma gestão com qualidade e eficácia, com o objectivo claro de apoiarem eficazmente a sua administração nos processos de crescimento em ambientes de recursos escassos. Moderador: Dr. Jorge Caldeira, Administrador do Centro Português de Design e autor dos livros Implementação do Balanced Scorecard no Estado, Monitorização da Performance Organizacional e Dashboards. Formador do INA 22 de Outubro de 2010

1. Desafios da Monitorização
da Performance
Jorge Caldeira
Administrador do Centro Português do Design

2. 30/01/2015
Como usar a sala de audioconferência?
- Carregue sobre o botão
Fale
Escreva
Responder a questões
Pedir a palavraInteraja
- prima a tecla “Ctrl” (teclado)
Use os botões para:
Utilize o Chat (canto inferior esquerdo do ecrã)
Enquanto fala para o microfone… ou
e Caldeira

3. • Para a maior parte dos gestores, os desafios com que se defrontam
tornam a informação um factor decisivo para o sucesso
organizacional.
• Torna-se clara a necessidade de utilizar instrumentos de
monitorização que lhes permitam lidar diariamente com a
informação.
• A alimentação destes instrumentos nem sempre corre da melhor
forma.
Pressupostos
30/01/2015
e Caldeira

4. Agenda
30/01/2015
e Caldeira
• Como convencer a organização a monitorizar a performance?
• Qual o modelo/instrumentos de monitorização a utilizar?
• Qual a frequência com que se deve acompanhar a performance?
• Como garantir uma monitorização adequada, autónoma, flexível e
simples?
• Quais os aspectos chave da implementação do modelo de
monitorização?
• Quais os principais erros cometidos na implementação da
monitorização?

5. Monitorizar?
30/01/2015
e Caldeira
Vigiar? Acompanhar? Controlar? ...

6. Monitorizar, vantagens:
30/01/2015
e Caldeira
1. Apurar desvios.
2. Identificar as causas dos desvios.
3. Perceber constrangimentos futuros.
4. Definir medidas correctivas.
5. Definir medidas preventivas.
6. Ajustar metas.
7. Aumentar a responsabilização.
8. Gerir de forma mais eficaz.
9. Melhorar a prestação de contas com stakeholders.
10. Reforçar a imagem interna.

7. Como convencer a organização a
monitorizar a performance?
30/01/2015
e Caldeira
O que importa para ter sucesso…
1. Obter o comprometimento da gestão de topo.
2. Envolver a gestão de topo na implementação/acompanhamento.
3. Conseguir transmitir os objectivos.
4. Conseguir apresentar as vantagens que poderão ser obtidas.

8. Qual o modelo/instrumento de
monitorização a utilizar?
30/01/2015
e Caldeira
Quais os instrumentos que dispomos
actualmente?

9. Qual o modelo/instrumento de
monitorização a utilizar?
30/01/2015
e Caldeira
Dashboards
Mapa
estratégico/
Scorecard
Tableau de
Bord
Tweetboards
• Existênciadeumresponsávelparaagestãodoprocessodereporting.
• Simplicidadedastarefasdecadaumadasfasesdoprocesso.
• Procedimentoseficientesderegistoerecolhaderesultados.
• Clarificaçãodasresponsabilidadesdosintervenientes.
• Regulaçãodosprocedimentosatravésdaelaboraçãodeummanualde
procedimentos.
• Modelodereuniãodediscussãodaperformanceeficaz.
Relatórios

10. Qual o modelo/instrumento de
monitorização a utilizar?
30/01/2015
e Caldeira
TABLEAU BORD
Análise Económica & Financeira
2008 1T 2T 3T 4T
Variação dos Proveitos - 0,0% 21,8% 22,4% 12,2%
Rend. Capitais Próprios 79,2% 1,5% 4,4% 8,8% 10,8%
Return On Investment 0,0% 1,7% 5,0% 9,3% 11,4%
Rend. Líquida Vendas 1,5% 3,8% 6,8% 8,3%
Rend. Económica Vendas - 2,6% 5,9% 9,8% 11,7%
Margem de Segurança - 10,9% 28,3% 56,5% 75,4%
Ponto Crítico - 163.892 172.608 173.145 173.422
Custos Fixos (CF) 0 42.749 45.914 46.792 47.186
Custos Variáveis (CV) 0 134.380 162.532 197.788 221.357
% CF 24% 22% 19% 18%
% CV 76% 78% 81% 82%
GEA - 10,2 4,5 2,8 2,3
GFA - 1,2 1,1 1,0 1,0
GCA - 12,3 5,1 2,9 2,4
Autonomia Financeira 23,3% 67,5% 72,1% 72,8% 74,9%
% CA Média = 24% 76,7% 29,8% 24,9% 24,4% 22,5%
Solvabilidade 123,1% 236,0% 302,3% 309,3% 344,3%
Liquidez Geral - 3,6 4,2 3,7 3,7
VAB 0 29.007 41.744 56.131 65.547
Variação do VAB - - 43,9% 34,5% 16,8%
VAB per capita - 14.504 20.872 28.065 32.773
EVA - 1.542 7.531 19.077 26.121

11. Qual o modelo/instrumento de
monitorização a utilizar?
30/01/2015
e Caldeira
MAPA
ESTRATÉGICO

12. Qual o modelo/instrumento de
monitorização a utilizar?
30/01/2015
e Caldeira
DASHBOARD

13. Qual o modelo/instrumento de
monitorização a utilizar?
30/01/2015
e Caldeira
DASHBOARD

14. Qual o modelo/instrumento de
monitorização a utilizar?
30/01/2015
e Caldeira
DASHBOARD

15. Qual o modelo/instrumento de
monitorização a utilizar?
30/01/2015
e Caldeira
DASHBOARD

16. Qual o modelo/instrumento de
monitorização a utilizar?
30/01/2015
e Caldeira
TWEETBOARD

17. Qual a frequência com que se deve
acompanhar a performance?
30/01/2015
e Caldeira
Trimestral? Mensal? Quinzenal? Semanal?
Diária?

18. 30/01/2015
e Caldeira
A frequência de monitorização depende essencialmente de 3 factores:
1. Oportunidade da informação para a tomada de decisão.
2. Capacidade da organização de contabilizar resultados.
3. Obrigações de prestação de contas.
Qual a frequência com que se deve
acompanhar a performance?

19. Como garantir uma monitorização
adequada, autónoma, flexível e simples?
30/01/2015
e Caldeira
A simplicidade com que cada uma das
etapas é conduzida traduz-se num factor
crítico de sucesso para o bom cumprimento
de todo o processo.

20. 30/01/2015
e Caldeira
Os principais instrumentos de registo de informação/resultados existentes
nas organizações podem resumir-se a 4:
1. Sistemas de informação automáticos (amigáveis).
2. Sistemas de informação de introdução manual.
3. Folhas de Excel e bases de dados Access.
4. Papel.
Como garantir uma monitorização
adequada, autónoma, flexível e simples?

21. 30/01/2015
e Caldeira
• Nem sempre a informação está no formato de resultados.
• Quanto mais simples for o processo de contabilização dos resultados, menor tempo irá
consumir à organização, o que é também um factor crítico de sucesso para o processo.
• Importa que o registo esteja organizado e que exista simplicidade nos indicadores, de
modo a não tornar moroso a contabilização dos resultados.
Como garantir uma monitorização
adequada, autónoma, flexível e simples?

22. 30/01/2015
e Caldeira
Dashboards
Mapa
estratégico/
Scorecard
Tableau de
Bord
Tweetboards
• Existênciadeumresponsávelparaagestãodoprocessodereporting.
• Simplicidadedastarefasdecadaumadasfasesdoprocesso.
• Procedimentoseficientesderegistoerecolhaderesultados.
• Clarificaçãodasresponsabilidadesdosintervenientes.
• Regulaçãodosprocedimentosatravésdaelaboraçãodeummanualde
procedimentos.
• Modelodereuniãodediscussãodaperformanceeficaz.
Relatórios
O report deve assumir em primeira mão as
seguintes três funções:
1. Constituir-se como um veículo oficial de transmissão de
informação.
2. Sistematizar a informação para a apresentação da
performance.
3. Suportar a tomada de decisão.
Como garantir uma monitorização
adequada, autónoma, flexível e simples?

23. 30/01/2015
e Caldeira
Os responsáveis devem procurar expor:
• O nível actual de performance, a sua evolução passada e as suas causas.
• Os principais constrangimentos suportados durante o período de análise.
• A eficácia das decisões passadas.
• As perspectivas de performance futura e desafios.
• As propostas de melhorias.
• Os compromissos que pretendem assumir.
Como garantir uma monitorização
adequada, autónoma, flexível e simples?

24. Quais os principais erros cometidos na
implementação da monitorização?
30/01/2015
e Caldeira
• A gestão de topo não está interessada na monitorização.
• Os indicadores estão desajustados, ie, não se vai medir o que realmente
interessa.
• O processo de recolha de resultados vai ser demorado e consumidor de recursos.
• A credibilidade dos resultados não está assegurada na organização.
• A organização em geral não “compreende” as vantagens da monitorização.
• O SI do report não é flexível, ie, não vai acompanhar a evolução das
necessidades de informação.

25. Quais os aspectos chave da implementação
do modelo de monitorização?
30/01/2015
e Caldeira
• Existência de um responsável para a gestão do processo de reporting.
• Conquistar as unidades orgânicas para o processo de reporting.
• Antecipar possíveis obstáculos e preparar medidas de blindagem.
• Conquistar para o processo os elementos mais críticos da organização.
• Apoiar a gestão de topo na identificação da capacidade instalada em cada unidade.
• Apoiar as unidades orgânicas na definição dos objectivos e indicadores.
• Uniformizar conceitos, objectivos e indicadores.
• Implementar processos de credibilização dos resultados.

26. 30/01/2015
e Caldeira
• Gerir a elaboração do report.
• Preparar a agenda da reunião de discussão de resultados e os seus intervenientes.
• Elaborar o manual de procedimentos do processo de monitorização.
• Simplicidade das tarefas de cada uma das fases do processo.
• Procedimentos eficientes de registo, recolha e tratamento de resultados.
• Regulação dos procedimentos através da elaboração de um manual de
procedimentos.
• Modelo de reunião de discussão da performance eficaz.
• Assumir uma posição colaborativa.
• Assumir uma postura proactiva.
Quais os aspectos chave da implementação
do modelo de monitorização?

27. Bibliografia
30/01/2015
e Caldeira
• Caldeira, Jorge, Dashboards – Comunicar eficazmente a informação
de gestão, Almedina, 2010.
• Caldeira, Jorge, Monitorização da Performance Organizacional,
Almedina, 2009.
• Caldeira, Jorge, Implementação do Balanced Scorecard no Estado,
Almedina 2009 2ª Edição

28. 30/01/2015
O que é o comunidades@ina
O comunidades@ina é um espaço virtual que acolhe fóruns e comunidades onde se podem
encontrar todos quantos partilham um interesse na Administração Pública.
Estes grupos facilitam a partilha de recursos, práticas e a concretização de projectos em parceria.
Visite-nos em http://comunidades@ina!

29. 30/01/2015
Questionário de Avaliação
Foi enviado um questionário de avaliação
por e-mail a todos os participantes!
Agradecemos a sua colaboração!

30. 30/01/2015
Bibliografia
O Centro de Documentação do INA destaca uma bibliografia dedicada ao tema desta
audioconferência em exposição no Palácio dos Marqueses de Pombal:
A mesma será disponibilizado na área de Recursos no http://comunidades@ina.
Visite-nos em http://cedo.ina.pt/!

31. Desafios da Monitorização da Performance
Para sair da sessão,
carregue sobre Exit:
Obrigado pela sua participação!