Desafios da monitorização da performance

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Para bom número de gestores não restam hoje dúvidas de que os desafios com que se defrontam tornam a informação um factor decisivo para o sucesso organizacional.

Torna-se clara a necessidade de utilizar instrumentos de monitorização que lhes permitam lidar diariamente com a informação de apoio a uma gestão com qualidade e eficácia, com o objectivo claro de apoiarem eficazmente a sua administração nos processos de crescimento em ambientes de recursos escassos.

Moderador:
Dr. Jorge Caldeira, Administrador do Centro Português de Design e autor dos livros Implementação do Balanced Scorecard no Estado, Monitorização da Performance Organizacional e Dashboards. Formador do INA

22 de Outubro de 2010

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Desafios da monitorização da performance

  1. 1. Desafios da Monitorização da Performance Jorge Caldeira Administrador do Centro Português do Design
  2. 2. 30/01/2015 Como usar a sala de audioconferência? - Carregue sobre o botão Fale Escreva Responder a questões Pedir a palavraInteraja - prima a tecla “Ctrl” (teclado) Use os botões para: Utilize o Chat (canto inferior esquerdo do ecrã) Enquanto fala para o microfone… ou e Caldeira
  3. 3. • Para a maior parte dos gestores, os desafios com que se defrontam tornam a informação um factor decisivo para o sucesso organizacional. • Torna-se clara a necessidade de utilizar instrumentos de monitorização que lhes permitam lidar diariamente com a informação. • A alimentação destes instrumentos nem sempre corre da melhor forma. Pressupostos 30/01/2015 e Caldeira
  4. 4. Agenda 30/01/2015 e Caldeira • Como convencer a organização a monitorizar a performance? • Qual o modelo/instrumentos de monitorização a utilizar? • Qual a frequência com que se deve acompanhar a performance? • Como garantir uma monitorização adequada, autónoma, flexível e simples? • Quais os aspectos chave da implementação do modelo de monitorização? • Quais os principais erros cometidos na implementação da monitorização?
  5. 5. Monitorizar? 30/01/2015 e Caldeira Vigiar? Acompanhar? Controlar? ...
  6. 6. Monitorizar, vantagens: 30/01/2015 e Caldeira 1. Apurar desvios. 2. Identificar as causas dos desvios. 3. Perceber constrangimentos futuros. 4. Definir medidas correctivas. 5. Definir medidas preventivas. 6. Ajustar metas. 7. Aumentar a responsabilização. 8. Gerir de forma mais eficaz. 9. Melhorar a prestação de contas com stakeholders. 10. Reforçar a imagem interna.
  7. 7. Como convencer a organização a monitorizar a performance? 30/01/2015 e Caldeira O que importa para ter sucesso… 1. Obter o comprometimento da gestão de topo. 2. Envolver a gestão de topo na implementação/acompanhamento. 3. Conseguir transmitir os objectivos. 4. Conseguir apresentar as vantagens que poderão ser obtidas.
  8. 8. Qual o modelo/instrumento de monitorização a utilizar? 30/01/2015 e Caldeira Quais os instrumentos que dispomos actualmente?
  9. 9. Qual o modelo/instrumento de monitorização a utilizar? 30/01/2015 e Caldeira Dashboards Mapa estratégico/ Scorecard Tableau de Bord Tweetboards • Existênciadeumresponsávelparaagestãodoprocessodereporting. • Simplicidadedastarefasdecadaumadasfasesdoprocesso. • Procedimentoseficientesderegistoerecolhaderesultados. • Clarificaçãodasresponsabilidadesdosintervenientes. • Regulaçãodosprocedimentosatravésdaelaboraçãodeummanualde procedimentos. • Modelodereuniãodediscussãodaperformanceeficaz. Relatórios
  10. 10. Qual o modelo/instrumento de monitorização a utilizar? 30/01/2015 e Caldeira TABLEAU BORD Análise Económica & Financeira 2008 1T 2T 3T 4T Variação dos Proveitos - 0,0% 21,8% 22,4% 12,2% Rend. Capitais Próprios 79,2% 1,5% 4,4% 8,8% 10,8% Return On Investment 0,0% 1,7% 5,0% 9,3% 11,4% Rend. Líquida Vendas 1,5% 3,8% 6,8% 8,3% Rend. Económica Vendas - 2,6% 5,9% 9,8% 11,7% Margem de Segurança - 10,9% 28,3% 56,5% 75,4% Ponto Crítico - 163.892 172.608 173.145 173.422 Custos Fixos (CF) 0 42.749 45.914 46.792 47.186 Custos Variáveis (CV) 0 134.380 162.532 197.788 221.357 % CF 24% 22% 19% 18% % CV 76% 78% 81% 82% GEA - 10,2 4,5 2,8 2,3 GFA - 1,2 1,1 1,0 1,0 GCA - 12,3 5,1 2,9 2,4 Autonomia Financeira 23,3% 67,5% 72,1% 72,8% 74,9% % CA Média = 24% 76,7% 29,8% 24,9% 24,4% 22,5% Solvabilidade 123,1% 236,0% 302,3% 309,3% 344,3% Liquidez Geral - 3,6 4,2 3,7 3,7 VAB 0 29.007 41.744 56.131 65.547 Variação do VAB - - 43,9% 34,5% 16,8% VAB per capita - 14.504 20.872 28.065 32.773 EVA - 1.542 7.531 19.077 26.121
  11. 11. Qual o modelo/instrumento de monitorização a utilizar? 30/01/2015 e Caldeira MAPA ESTRATÉGICO
  12. 12. Qual o modelo/instrumento de monitorização a utilizar? 30/01/2015 e Caldeira DASHBOARD
  13. 13. Qual o modelo/instrumento de monitorização a utilizar? 30/01/2015 e Caldeira DASHBOARD
  14. 14. Qual o modelo/instrumento de monitorização a utilizar? 30/01/2015 e Caldeira DASHBOARD
  15. 15. Qual o modelo/instrumento de monitorização a utilizar? 30/01/2015 e Caldeira DASHBOARD
  16. 16. Qual o modelo/instrumento de monitorização a utilizar? 30/01/2015 e Caldeira TWEETBOARD
  17. 17. Qual a frequência com que se deve acompanhar a performance? 30/01/2015 e Caldeira Trimestral? Mensal? Quinzenal? Semanal? Diária?
  18. 18. 30/01/2015 e Caldeira A frequência de monitorização depende essencialmente de 3 factores: 1. Oportunidade da informação para a tomada de decisão. 2. Capacidade da organização de contabilizar resultados. 3. Obrigações de prestação de contas. Qual a frequência com que se deve acompanhar a performance?
  19. 19. Como garantir uma monitorização adequada, autónoma, flexível e simples? 30/01/2015 e Caldeira A simplicidade com que cada uma das etapas é conduzida traduz-se num factor crítico de sucesso para o bom cumprimento de todo o processo.
  20. 20. 30/01/2015 e Caldeira Os principais instrumentos de registo de informação/resultados existentes nas organizações podem resumir-se a 4: 1. Sistemas de informação automáticos (amigáveis). 2. Sistemas de informação de introdução manual. 3. Folhas de Excel e bases de dados Access. 4. Papel. Como garantir uma monitorização adequada, autónoma, flexível e simples?
  21. 21. 30/01/2015 e Caldeira • Nem sempre a informação está no formato de resultados. • Quanto mais simples for o processo de contabilização dos resultados, menor tempo irá consumir à organização, o que é também um factor crítico de sucesso para o processo. • Importa que o registo esteja organizado e que exista simplicidade nos indicadores, de modo a não tornar moroso a contabilização dos resultados. Como garantir uma monitorização adequada, autónoma, flexível e simples?
  22. 22. 30/01/2015 e Caldeira Dashboards Mapa estratégico/ Scorecard Tableau de Bord Tweetboards • Existênciadeumresponsávelparaagestãodoprocessodereporting. • Simplicidadedastarefasdecadaumadasfasesdoprocesso. • Procedimentoseficientesderegistoerecolhaderesultados. • Clarificaçãodasresponsabilidadesdosintervenientes. • Regulaçãodosprocedimentosatravésdaelaboraçãodeummanualde procedimentos. • Modelodereuniãodediscussãodaperformanceeficaz. Relatórios O report deve assumir em primeira mão as seguintes três funções: 1. Constituir-se como um veículo oficial de transmissão de informação. 2. Sistematizar a informação para a apresentação da performance. 3. Suportar a tomada de decisão. Como garantir uma monitorização adequada, autónoma, flexível e simples?
  23. 23. 30/01/2015 e Caldeira Os responsáveis devem procurar expor: • O nível actual de performance, a sua evolução passada e as suas causas. • Os principais constrangimentos suportados durante o período de análise. • A eficácia das decisões passadas. • As perspectivas de performance futura e desafios. • As propostas de melhorias. • Os compromissos que pretendem assumir. Como garantir uma monitorização adequada, autónoma, flexível e simples?
  24. 24. Quais os principais erros cometidos na implementação da monitorização? 30/01/2015 e Caldeira • A gestão de topo não está interessada na monitorização. • Os indicadores estão desajustados, ie, não se vai medir o que realmente interessa. • O processo de recolha de resultados vai ser demorado e consumidor de recursos. • A credibilidade dos resultados não está assegurada na organização. • A organização em geral não “compreende” as vantagens da monitorização. • O SI do report não é flexível, ie, não vai acompanhar a evolução das necessidades de informação.
  25. 25. Quais os aspectos chave da implementação do modelo de monitorização? 30/01/2015 e Caldeira • Existência de um responsável para a gestão do processo de reporting. • Conquistar as unidades orgânicas para o processo de reporting. • Antecipar possíveis obstáculos e preparar medidas de blindagem. • Conquistar para o processo os elementos mais críticos da organização. • Apoiar a gestão de topo na identificação da capacidade instalada em cada unidade. • Apoiar as unidades orgânicas na definição dos objectivos e indicadores. • Uniformizar conceitos, objectivos e indicadores. • Implementar processos de credibilização dos resultados.
  26. 26. 30/01/2015 e Caldeira • Gerir a elaboração do report. • Preparar a agenda da reunião de discussão de resultados e os seus intervenientes. • Elaborar o manual de procedimentos do processo de monitorização. • Simplicidade das tarefas de cada uma das fases do processo. • Procedimentos eficientes de registo, recolha e tratamento de resultados. • Regulação dos procedimentos através da elaboração de um manual de procedimentos. • Modelo de reunião de discussão da performance eficaz. • Assumir uma posição colaborativa. • Assumir uma postura proactiva. Quais os aspectos chave da implementação do modelo de monitorização?
  27. 27. Bibliografia 30/01/2015 e Caldeira • Caldeira, Jorge, Dashboards – Comunicar eficazmente a informação de gestão, Almedina, 2010. • Caldeira, Jorge, Monitorização da Performance Organizacional, Almedina, 2009. • Caldeira, Jorge, Implementação do Balanced Scorecard no Estado, Almedina 2009 2ª Edição
  28. 28. 30/01/2015 O que é o comunidades@ina O comunidades@ina é um espaço virtual que acolhe fóruns e comunidades onde se podem encontrar todos quantos partilham um interesse na Administração Pública. Estes grupos facilitam a partilha de recursos, práticas e a concretização de projectos em parceria. Visite-nos em http://comunidades@ina!
  29. 29. 30/01/2015 Questionário de Avaliação Foi enviado um questionário de avaliação por e-mail a todos os participantes! Agradecemos a sua colaboração!
  30. 30. 30/01/2015 Bibliografia O Centro de Documentação do INA destaca uma bibliografia dedicada ao tema desta audioconferência em exposição no Palácio dos Marqueses de Pombal: A mesma será disponibilizado na área de Recursos no http://comunidades@ina. Visite-nos em http://cedo.ina.pt/!
  31. 31. Desafios da Monitorização da Performance Para sair da sessão, carregue sobre Exit: Obrigado pela sua participação!

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