Este documento presenta conceptos clave sobre sistemas de información, datos, información y conocimiento. Explica que un sistema es un conjunto de elementos que interactúan para lograr un objetivo, y que los datos se convierten en información una vez son procesados y organizados, mientras que el conocimiento se genera a partir de la información y la experiencia. También describe las fases para la gestión del conocimiento en una organización, incluyendo el análisis, diseño e implementación de modelos para mejorar la toma de decisiones.

1. INFORMÁTICA APLICADA I

3. SISTEMA: DEFINICIÓN “ El todo es más importante que la suma de sus partes”, Aristóteles Tabla 1. Sistema Definición Conjunto de elementos organizados y relacionados que interactúan entre sí, para lograr un objetivo. Tabla 2. Sistema Características Un sistema recibe una entrada (datos, por ejemplo), efectúa un procesamiento y provee una salida (información, por ejemplo) Un sistema puede estar constituido a su vez, por un conjunto de sistemas. Se les denomina subsistema. Se define como ambiente, al medio externo que rodea física o conceptualmente al sistema y su relación consiste en que el ambiente le entrega entradas al sistema y éste le devuelve salidas al ambiente. Sólo los grupos de elementos que se relacionen e interaccionen, buscando la idea de un “todo” con un propósito, pueden denominarse sistemas.

4. DATO, INFORMACIÓN Y CONOCIMIENTO … por qué los datos son importantes para una organización ? Tabla 3. DATO Definición Es un conjunto discreto, de factores objetivos sobre un hecho real. Por sí mismo, no da “un por qué” de las cosas y por sí mismo no tiene ninguna relevancia o propósito. Las TIC y los datos Las tecnologías son un medio para el almacenamiento de los datos y la gestión de éstos es medida por las empresas en términos de costo, velocidad y capacidad. Los Datos en la empresa Existen tipos de empresa, para las cuales la gestión y preservación de los datos resulta imprescindible además de crítica: Agencias gubernamentales, compañías de seguro, Bancos, entre otros. Riesgos Algunas empresas almacenan datos innecesarios, lo cual se termina convirtiendo en una labor dispendiosa, para quien intenta acceder a los datos realmente relevantes para la organización, de aquellos que no y finalmente se terminan desperdiciando recursos en algo que en sí mismo no tienen ningún significado.

5. DATO, INFORMACIÓN Y CONOCIMIENTO Las tecnologías han mejorado la calidad en la información ? Tabla 4. INFORMACIÓN Definición Es un conjunto organizado de datos procesados, que constituyen un mensaje sobre un determinado ente o fenómeno. Participan al menos dos roles: el emisor y el receptor. Es el receptor quien define si lo enviado por el emisor, puede considerarse como información o por el contrario como datos sin ningún significado. Las TIC y la información La información se mueve a través de redes, como por ejemplo una red LAN, en donde se pueden encontrar servicios como el correo electrónico o mensajería interna dentro de la organización. Igualmente la información circula en redes más amplias como Internet. La información en la empresa A diferencia de los datos, la información tiene un significado para la empresa y dicho significado debe ser construido por el emisor. A través de la información, se puede añadir valor a la organización, por medio de: la contextualización (se sabe para qué propósito se generan los datos), categorizando (se conoce la unidad de análisis de los datos), calculando (datos a partir de cálculos matemáticos) Riesgos Una gestión ineficiente de la información en una organización, puede conducir a su pérdida, a una escasa definición de los canales y conductos por donde debe circular, la fuga de información de carácter estratégico para los objetivos de negocio y a la proliferación de múltiples fuentes de información, que pueden producir confusión en el receptor.

6. DATO, INFORMACIÓN Y CONOCIMIENTO Cuál es el impacto que el conocimiento tiene en su empresa ? Tabla 5. CONOCIMIENTO Definición Se define (Davenport y Prusak) como una mezcla de experiencias, valores, información y “saber hacer” que sirve como marco para la incorporación de nuevas experiencias e información, y es útil para la acción. Existe dentro de las personas, como parte de la complejidad humana. El conocimiento puede encontrarse en forma tácita o explícita. Las TIC y el conocimiento Así como los datos y la información pueden encontrarse a través de las TIC, el conocimiento se encuentra en las personas y se deriva de la información, así como la información de los datos. Para que la información conduzca o se transforme en conocimiento, las personas deben hacer todo el trabajo para que se produzca dicha transformación, la cual se produce por medio de: comparación, consecuencias, conexiones y conversación. El conocimiento en la empresa El conocimiento es un factor determinante en la organización actual, principalmente para aquellas cuyo producto final, tiene un alto grado de orientación hacia la gestión de conocimiento. Riesgos Una inadecuada gestión del conocimiento en una organización, puede producir la fuga de talentos, subutilización de potencial en el recurso humano y en general, el debilitamiento organizacional como consecuencias colaterales en aspectos como la gestión de la información y estancamiento y limitación en la competitividad de una organización.

7. GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN Y EL CONOCIMIENTO

8. GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO FASE DE ANÁLISIS Definición En la fase de análisis, se desarrollan dos elementos indispensables para poder implementar cualquier progama de acción del conocimiento: la auditoría de la información y el mapa de conocimiento. Auditoría de la Información Se identifica cuál es la información y la fuente involucrada que es necesaria para alcanzar los objetivos que persigue la empresa (de negocio) o un proyecto en particular. Una vez identificada dicha información y sus fuentes (SI, personas involucradas, unidades organizacionales, custodios, etc.) se procede con su recopilación, clasificación y organización. La recopilación de esta información puede realizarse por medio de: entrevistas con los involucrados y la utilización de diferentes canales tales como: encuestas y correos electrónicos personalizados. Mapa de Conocimiento Con el mapa de conocimiento intenta centralizar y registrar el concepto importante alrededor de un tema. Puede tener una representación gráfica y hacer uso de mapas mentales para su representación. Importancia del Mapa de Conocimiento para una Organizaci ón Los mapas de conocimiento, suelen ser instrumentos de gran valor para apoyar la toma de decisiones en una organización, pues permite: Identificar en dónde se encuentra el conocimiento y quien es su poseedor. Eliminar la dispersión facilitando su acceso o consulta al mismo. Categorizarlo. Evaluar el grado de confiabilidad de una información, dependiendo de la fuente de conocimiento desde donde esta proviene.

9. MAPAS DE CONOCIMIENTO

10. MAPAS DE CONOCIMIENTO

11. MAPAS DE CONOCIMIENTO

12. MAPAS DE CONOCIMIENTO

13. MAPAS DE CONOCIMIENTO

14. GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO FASE DE DISEÑO Definición En la fase de diseño, se construye el modelo de gestión del conocimiento, que describe los diferentes estadios que lo constituyen como un factor en constante transformación. Recomendaciones Se recomienda contar con un grupo de gestión del conocimiento al interior de la organización, que lleve adelante la formulación del modelo. Debe existir una estrategia de divulgación de la iniciativa, que acompañe el proceso desde su fase de diseño hasta su fase de implementación. Es importante que la iniciativa cuente con un “patrocinador” en la alta dirección de la organización, que viabilice las diversas dinámicas que deben producirse en la realización del proyecto, comprometiendo a sus involucrados en el proceso. Importante Deben definirse los indicadores que permita verificar si efectivamente se está alcanzando un mayor grado de madurez, en los procesos relacionados con la gestión del conocimiento en la organización.

15. MODELO DE GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO

16. GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO FASE DE IMPLANTACIÓN Definición Consiste en el conjunto de las diferentes actividades, acciones y/o proyectos que deben llevarse a cabo para asegurar la aplicación d el modelo de conocimiento en una organización. Recomendaciones Debe realizarse un seguimiento y control permanentes, a todas las actividades que envuelven el proceso de implantación del modelo. La comunicación permanente con las personas directamente involucrados en la implementación del modelo, la alta dirección y las unidades organizacionales de mayor sentido crítico para el proyecto (Dpto. Gestión Documental p.ej.). Importante El verdadero esfuerzo de una organización, para lograr un beneficio efectivo de un modelo de gestión del conocimiento, comienza con su despliegue y retroalimentación permanente, por medio de un proceso de mejoramiento continuo.

17. TENDENCIAS Para comprender las tendencias de las TIC en la organización, debemos entender qué es un proceso… Tabla 13. Proceso Definición Conjunto de actividades estructurado y medible diseñado para producir una salida especificada para un cliente o mercado particular. Implica un énfasis fuerte en cómo se realiza el trabajo dentro de la empresa, en contraste a un énfasis enfocado en el producto a realizar. Un proceso es así un orden especificado de actividades de trabajo a lo largo del espacio y el tiempo, con un principio, un fin y entradas y salidas claramente especificadas: una estructura para la acción. Tabla 14. Tendencia basada en proceso e información Proceso Información Se enfatiza en el proceso como dimensión dominante: consumen, generan y transforman información, cumpliendo un conjunto de reglas corporativas de gobierno. Considera al proceso como operación que se “dispara” como resultado de un cambio de la información. Los procesos quedan ocultos en las diferentes aplicaciones de software.