Este documento describe la importancia del archivo en las empresas. Explica que el archivo es un conjunto ordenado de documentos producidos por una entidad y el lugar donde se conservan. Su finalidad es recoger, conservar y servir documentos para facilitar la gestión administrativa y la toma de decisiones. Además, destaca que a medida que las empresas crecen también lo hace la cantidad de documentos, por lo que es fundamental contar con un archivo ordenado que proporcione información de manera rápida y eficaz.

2. INDICE
EL ARCHIVO DE LA EMPRESA
LA ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO
SISTEMAS
DE
ORDENACION
Y
CLASIFICACION DE DOCUMENTACIÓN
ADMINISTRATIVA

3. OBJETIVOS
Distinguir las funciones básicas de los
sistemas operativos en la gestión de
archivos y carpetas
Identificar
los
diferentes
sistemas
convencionales de archivo, ordenación y
clasificación
Describir las distintas técnicas
codificación en la organización
documentos
de
de

4. El archivo de la empresa
Las empresas publicas o privadas al
realizar transacciones originan registros en
forma de facturas, pedidos y solicitudes
diversas.
Muchos de estos documentos requieren ser
conservados
en
forma
ordenada,
sistemática, de forma tal que cuando haya
necesidad de referirse a ellos por cualquier
circunstancia, pueden ser localizados fácil y
pronto

5. El archivo de la empresa
• El archivo en la empresa es un
instrumento importante, en él se recopila
en forma organizada los registros.
• ARCHIVAR, es la actividad que se realiza
con la finalidad de lograr rapidez y
eficacia en la localización de los
documentos

6. El archivo de la empresa
Debido a la diversidad de los
organismos de los cuales dependen
los archivos privados, estos pueden
clasificarse en:
Sociales
Gremiales
Notariales
Deportivos
Educacionales
Políticos
Particulares
Eclesiásticos
Etc.

7. El archivo de la empresa
Descripción:
El término archivo se usa para
designar a un conjunto ordenado de
documentos
También al local donde se conservan
los documentos elaborados y recibidos
por una entidad como consecuencia de
la realización de sus actividades

8. El archivo de la empresa
Descripción:
El archivo es una palabra polisémica
que se refiere a:
El fondo documental, como conjunto
de
documentos
producidos
o
recibidos por una persona física o
jurídica en el ejercicio de sus
actividades

9. El archivo de la empresa
Descripción:
El archivo es una palabra polisémica
que se refiere a:
El lugar donde se custodia dicho
fondo
La institución o servicio responsable
de la custodia y tratamiento
archivístico del fondo

10. El archivo de la empresa
Descripción:
La Archivística es la ciencia que se
ocupa de las técnicas aplicadas a los
archivos

11. El archivo de la empresa
Finalidad:
Las funciones de los archivos son:
Recoger documentos
Conservar documentos
Servir documentos

12. El archivo de la empresa
Tareas que exigen las funciones de
registro:
 Organización y puesta en servicio de la
documentación administrativa durante
este periodo de máxima utilidad para la
gestión administrativa de la oficina y para
la toma de decisiones
Asegurar la transferencia periódica al
archivo de los documentos que ya no son
de uso corriente por las oficinas

13. El archivo de la empresa
Tareas que exigen las funciones de
registro:
 Aplicar los principios y técnicas modernas
de valoración para, transcurrido el tiempo,
seleccionar los documentos que por su valor
van a ser conservados de manera indefinida,
y destruir el resto
Clasificar los fondos y mantener ordenada la
documentación en sus diferentes etapas,
según los principios archivísticos

14. El archivo de la empresa
Tareas que
registro:
exigen
las
funciones
de
 Describir la documentación para facilitar el
acceso a la información mediante los
diferentes instrumentos de descripción
documental y valiéndose de las ventajas
ofrecidas por las nuevas tecnologías
Instalar adecuadamente los documentos
mediante locales y equipamiento que
garanticen su conservación integra en el

15. El archivo de la empresa
Tareas que exigen las funciones de
registro:
 Asegurar que estas y cuantas
funciones pueda desarrollar el
archivo
queden
firmemente
establecidas y garantizadas mediante
un reglamento de servicio.

16. El archivo de la empresa
La finalidad y las tareas están
destinadas al servicio de:
La Administración o persona
generadora del archivo, con objeto
de
proporcionarle
cuantos
documentos
y
datos
sean
necesarios para mayor rapidez y
eficacia de su gestión

17. El archivo de la empresa
La finalidad y las tareas están
destinadas al servicio de:
Los ciudadanos para ofrecerles
las informaciones que solicitan
relativas a ellos mismos u otras
La investigación y la difusión
cultural

18. El archivo de la empresa
Importancia del archivo para la empresa:
A
medida
que
las
empresas
crecen, también aumenta la cantidad de
documentos que se reciben y emiten.
Este crecimiento es tan significativo que
no se pude ignorar la importancia de
conservar papeles que le permitan
desenvolverse
en
forma
mas
dinámica, útil y eficaz.

19. El archivo de la empresa
Importancia del archivo para la empresa:
Se dice que las comunicaciones escritas
son el combustible que alimenta los
negocios.
La mayoría de los empleados utiliza a diario
la documentación archivada, al constituir un
auxiliar fundamental para sus labores, ya
que proporciona referencias precisas sobre,
hechos, proyectos, fechas, etc.

20. El archivo de la empresa
Importancia del archivo para la
empresa:
Es importante para las actividades de
los empleados que puedan ser
encontrados o localizados con facilidad
y que vuelvan al mismo lugar para
realizar nuevas consultas