1. el archivo de empresa

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1. el archivo de empresa

  1. 1. INDICE EL ARCHIVO DE LA EMPRESA LA ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO SISTEMAS DE ORDENACION Y CLASIFICACION DE DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA
  2. 2. OBJETIVOS Distinguir las funciones básicas de los sistemas operativos en la gestión de archivos y carpetas Identificar los diferentes sistemas convencionales de archivo, ordenación y clasificación Describir las distintas técnicas codificación en la organización documentos de de
  3. 3. El archivo de la empresa Las empresas publicas o privadas al realizar transacciones originan registros en forma de facturas, pedidos y solicitudes diversas. Muchos de estos documentos requieren ser conservados en forma ordenada, sistemática, de forma tal que cuando haya necesidad de referirse a ellos por cualquier circunstancia, pueden ser localizados fácil y pronto
  4. 4. El archivo de la empresa • El archivo en la empresa es un instrumento importante, en él se recopila en forma organizada los registros. • ARCHIVAR, es la actividad que se realiza con la finalidad de lograr rapidez y eficacia en la localización de los documentos
  5. 5. El archivo de la empresa Debido a la diversidad de los organismos de los cuales dependen los archivos privados, estos pueden clasificarse en: Sociales Gremiales Notariales Deportivos Educacionales Políticos Particulares Eclesiásticos Etc.
  6. 6. El archivo de la empresa Descripción: El término archivo se usa para designar a un conjunto ordenado de documentos También al local donde se conservan los documentos elaborados y recibidos por una entidad como consecuencia de la realización de sus actividades
  7. 7. El archivo de la empresa Descripción: El archivo es una palabra polisémica que se refiere a: El fondo documental, como conjunto de documentos producidos o recibidos por una persona física o jurídica en el ejercicio de sus actividades
  8. 8. El archivo de la empresa Descripción: El archivo es una palabra polisémica que se refiere a: El lugar donde se custodia dicho fondo La institución o servicio responsable de la custodia y tratamiento archivístico del fondo
  9. 9. El archivo de la empresa Descripción: La Archivística es la ciencia que se ocupa de las técnicas aplicadas a los archivos
  10. 10. El archivo de la empresa Finalidad: Las funciones de los archivos son: Recoger documentos Conservar documentos Servir documentos
  11. 11. El archivo de la empresa Tareas que exigen las funciones de registro:  Organización y puesta en servicio de la documentación administrativa durante este periodo de máxima utilidad para la gestión administrativa de la oficina y para la toma de decisiones Asegurar la transferencia periódica al archivo de los documentos que ya no son de uso corriente por las oficinas
  12. 12. El archivo de la empresa Tareas que exigen las funciones de registro:  Aplicar los principios y técnicas modernas de valoración para, transcurrido el tiempo, seleccionar los documentos que por su valor van a ser conservados de manera indefinida, y destruir el resto Clasificar los fondos y mantener ordenada la documentación en sus diferentes etapas, según los principios archivísticos
  13. 13. El archivo de la empresa Tareas que registro: exigen las funciones de  Describir la documentación para facilitar el acceso a la información mediante los diferentes instrumentos de descripción documental y valiéndose de las ventajas ofrecidas por las nuevas tecnologías Instalar adecuadamente los documentos mediante locales y equipamiento que garanticen su conservación integra en el
  14. 14. El archivo de la empresa Tareas que exigen las funciones de registro:  Asegurar que estas y cuantas funciones pueda desarrollar el archivo queden firmemente establecidas y garantizadas mediante un reglamento de servicio.
  15. 15. El archivo de la empresa La finalidad y las tareas están destinadas al servicio de: La Administración o persona generadora del archivo, con objeto de proporcionarle cuantos documentos y datos sean necesarios para mayor rapidez y eficacia de su gestión
  16. 16. El archivo de la empresa La finalidad y las tareas están destinadas al servicio de: Los ciudadanos para ofrecerles las informaciones que solicitan relativas a ellos mismos u otras La investigación y la difusión cultural
  17. 17. El archivo de la empresa Importancia del archivo para la empresa: A medida que las empresas crecen, también aumenta la cantidad de documentos que se reciben y emiten. Este crecimiento es tan significativo que no se pude ignorar la importancia de conservar papeles que le permitan desenvolverse en forma mas dinámica, útil y eficaz.
  18. 18. El archivo de la empresa Importancia del archivo para la empresa: Se dice que las comunicaciones escritas son el combustible que alimenta los negocios. La mayoría de los empleados utiliza a diario la documentación archivada, al constituir un auxiliar fundamental para sus labores, ya que proporciona referencias precisas sobre, hechos, proyectos, fechas, etc.
  19. 19. El archivo de la empresa Importancia del archivo para la empresa: Es importante para las actividades de los empleados que puedan ser encontrados o localizados con facilidad y que vuelvan al mismo lugar para realizar nuevas consultas

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