Software para implantar y gestionar el control de calidad en una firma de auditoría

1. Aplicación para la gestión y control
de calidad en despachos de auditoría

2. ¿Qué es el control de calidad?
• Es el sistema de procedimientos
documentados sobre el que se basa una firma
de auditoría para la realización de encargos de
auditoría.
• El sistema debe contemplar y satisfacer los
requerimientos contenidos en la norma
internacional de control de calidad NICC1
(ISQC1 en inglés)

3. Tipos de firmas de auditoría
Certificadas
Lo mantienen y hacen
seguimiento anual
No lo mantienen, sin
seguimiento
Trabajando en ello

4. audiQ ¿Que hace exactamente?
Organiza y administra el Sistema de
Gestión de Control de Calidad o SGCC
Pensada para
usuarios de:
• Gesia
• Otras aplicaciones
de auditoría

5. ¿Qué hace una aplicación para el
control de calidad?
• Soporta la documentación de calidad
• Controla las versiones de los documentos
• Registra la autoría de los documentos
• Agrupa toda la documentación de calidad en
un solo lugar
• Proporciona un modelo de sistema de gestión
y control de calidad adaptable a cualquier
firma de auditoría de reducida dimensión.

6. SGCC
con
audiQ
Estructura
Usuarios
ManejoPublicación
Organización
ficheros

7. Estructura

8. Documentos del sistema
Procedimientos
• Generales
• Específicos
• Instrucciones técnicas

9. Tipos de Procedimientos
• Procedimiento general
– E)01 Ejecución del encargo: Política general de
cómo se ejecutan los encargos en la Firma.
• Procedimiento específico
– E)01/01 Planificación: Describe con detalle el
proceso de planificación.
• Instrucción técnica
– E)01/01.IT03 Determinación de la Importancia
Relativa y Error Tolerable

10. Estructura de los Procedimientos
• Flujograma (opcional)
• Objetivo (Contenido de la sección)
• Política
• Alcance
• Responsabilidades.
• Indicadores (opcional)
• Desarrollo (detalle de los procedimientos)
• Documentación
• Formularios y modelos

12. Documentos del sistema
Plantillas
• Manual de procedimientos
• Máster de Auditoría: Formularios y
cuestionarios de la aplicación de auditoría
El Sistema de Calidad contiene 35 plantillas en
word y Excel
El Master de auditoría contiene + de 150
formularios

13. Control de plantillas y formularios
Quién es responsable y
Cómo se archiva
Versión en vigor

14. Usuarios de audiQ
USUARIO PERMISOS / RESPONSABILIDAD
Socio Director Responsable último del SGCC
Responsable de calidad Organiza, gestiona el SGCC
Puede publicar nuevas versiones del
Manual de calidad
Responsable de procedimiento
(Gerente, jefe de equipo, responsable de
administración,..)
Elabora o ayuda a elaborar el
procedimiento y es responsable de que
se cumpla y de que esté actualizado.
Es quien mejor conoce el proceso
General Consultar procedimientos
Buscar y abrir plantillas
Auditor Interno Realiza el seguimiento del sistema, debe
ser objetivo

15. Ejemplos de uso de audiQ
Cómo consultar un procedimiento
Ejemplo: Mi compañera está de baja, hay que
preparar una carta propuesta para un cliente y
no estoy seguro de qué modelo utilizar.
• Procedimiento:
– C)1 Aceptación y continuidad de clientes
• Plantilla/modelo:
– C)AQ/04 Carta propuesta
EJEMPLO

16. Ejemplos de uso de audiQ
Adaptación de un procedimiento
El socio ha sugerido cambios en un
procedimiento, ¿cómo hacerlo?
1. Abrir el procedimiento
2. Realizar las modificaciones
3. Cambiar la fecha de elaboración
4. Presentar para su aprobación/verificación
5. Anotar en el control de cambios

17. Ejemplos de uso de audiQ
Adaptación de una plantilla/formulario
El socio ha sugerido cambios en el modelo de
contrato de auditoría, ¿cómo hacerlo?
1. Abrir la lista de plantillas
2. Sustituir / modificar la plantilla
3. Cambiar la fecha de versión de la plantilla
4. Cambiar la fecha de elaboración de la lista
5. Presentar para su aprobación/verificación
6. Anotar en el control de cambios

18. Control de cambios

19. Ejemplos de Registros de Calidad
• Plan de formación año 2015
• Informe de seguimiento del SGCC 2015
• Hoja de gastos viaje a Sevilla
• Informe de auditoría Gotham 2015
• Carta propuesta Gotham, S.A.

20. Sistema de archivos: Versión pública
• Acceso a todo el
mundo
• Manual de solo
lectura (.qal)
Políticas y
procedimientosMáster de auditoría
y plantillas en word,
Excel, etc.
Carpeta de red pública

21. Sistema de archivos: Versión trabajo
• Acceso a ciertos
usuarios
• Manual de lectura y
escritura (.qat)
Políticas y procedimientos
pendientes de publicación
Carpeta de red de acceso
restringido
Registros del
sistema de calidad

22. ¿Y el Máster de auditoría?
¡Aquí!

23. Mantenimiento y actualizaciones
periódicas
• Nuevas versiones del programa
• Novedades normativas en materia de
calidad
• Modelo de SGCC actualizado
• Máster de auditoría actualizado

24. Impresión del SGCC

25. El Editor de Textos

26. Buscar y Reemplazar

27. Publicación
• El Responsable de Calidad con una licencia
especial (clave de publicador) publica el
Manual y crea un archivo de solo lectura:
MC.qal
• No se podrá cambiar nada de ese fichero y
será consultado por toda la Organización
¿Cuándo?
Cuando existan cambios importantes en
procedimientos o plantillas

28. Publicación
1. Fecha de publicación
2. Quién publica
3. Versión (2, B, 2.3, etc.)
4. Registro de cambios
• Nueva plantilla
• Nuevo procedimiento implantado
• Cambios en procedimientos / plantillas
• Archivo en lugar o además del texto

29. PROCESO DE MODIFICACION MANUAL
1. Identificación y relación de cambios a realizar
2. Guardar una copia de seguridad del SGCC a modificar
3. Modificar textos, eliminar o añadir procedimientos específicos o
instrucciones internas.
4. Fechar los nuevos procedimientos o formularios con la fecha del
cambio (versión).
5. Cumplimentar los cambios de realizados y verificado con las
nuevas fechas.
6. Eliminar modelos obsoletos, tanto de la relación como del
subdirectorio conteniendo el fichero.
7. Modificar los modelos, manteniendo su formato de plantilla.
8. Anotar cada modificación en el fichero de historial de cambios.
9. Publicar la nueva versión del SGCC (Manual)
10. Comunicar al resto de la Organización (mail)

30. COMUNICACIÓN