Normativa per a la consulta i reproducció de documents de l'Arxiu Gavín del Monestir de les Avellanes (vigent 2009-2010)

1. SERVEI DE DOCUMENTACIÓ I ARXIU
GGMM/CAT-AG-006 NORMATIVA CONSULTA I REV. 1 Núm. pàg. 4
REPRODUCCIÓ DOCUMENTS SDA
ARXIU GAVÍN
NORMATIVA DE PROCEDIMENTS ESTABLERTS SOBRE LA CONSULTA I
REPRODUCCIÓ DE DOCUMENTS DEL SERVEI DE DOCUMENTACIÓ I
ARXIU
ARXIU GAVÍN
GGMM/CAT-AG-006
REVISIÓ 1
Elaborat Revisat Aprovat
Servei de Servei de Servei de
Documentació i Arxiu Documentació i Arxiu Documentació i Arxiu
Data: juny 2009 Data: octubre 2009 Data: 19 octubre 2009
Arxiu Gavín Monestir de les Avellanes 1/4
Ctra. C-12, Km. 181
Os de Balaguer (Noguera)
Telèfon: 973 43 80 06
Fax: 973 43 80 38
a/e: arxiugavin@maristes.com
web: http://arxiugavin.wordpress.com
Data: 19/10/2009

2. SERVEI DE DOCUMENTACIÓ I ARXIU
NORMATIVA DE PROCEDIMENTS ESTABLERTS SOBRE LA CONSULTA I
REPRODUCCIÓ DE DOCUMENTS DEL SERVEI DE DOCUMENTACIÓ I ARXIU
ARXIU GAVÍN
1. Condicions d’accés i consulta
1.1. L’accés a la documentació que custòdia l’Arxiu Gavín, és lliure, excepte en aquells
casos en que la legislació vigent determini el contrari.
1.2. Com a usuari de l’Arxiu Gavín, se’us demana la vostra identificació i els motius als
quals es deu la vostra consulta. (vegeu formulari sol·licitud consulta)
2. Drets i deures respecte la reproducció de documents
Els drets i deures referents a la reproducció de documents de l’Arxiu Gavín estan
condicionats per:
• L’estat de conservació dels documents
• Els drets d’autor i la propietat intel·lectual del contingut dels documents
• La finalitat i l’ús de les reproduccions fets per part de l’usuari
3. Procediment habitual de consulta i reproducció de documents
3.1. Accediu a l’arxiu per una de les diferents vies existents 1
3.2. Empreu els formularis de sol·licituds vigents per a realitzar consultes i/o
reproduccions
• Formulari de sol·licitud de consulta
• Formulari de sol·licitud de reproducció
3.3. En cas de reproducció de documents us indicaríem el pressupost de la reproducció
• Teniu el dret de demanar les taxes vigents de reproducció de documents
3.4. En cas de reproducció haureu d’abonar prèviament el cost de l’encàrrec indicant
quina forma de pagament preferiu
• Efectiu o targeta de crèdit
• Transferència bancària
• Gir postal
1
Presencial (es recomana avís previ), telèfon, fax, correu electrònic, correu postal, pàgina web
Arxiu Gavín Monestir de les Avellanes 2/4
Ctra. C-12, Km. 181
Os de Balaguer (Noguera)
Telèfon: 973 43 80 06
Fax: 973 43 80 38
a/e: arxiugavin@maristes.com
web: http://arxiugavin.wordpress.com
Data: 19/10/2009

3. SERVEI DE DOCUMENTACIÓ I ARXIU
3.5. Un cop abonat el pagament us serà lliurat el material reproduït
• Les vies de recollida o entrega del material són
o Venir a l’arxiu
o Enviament per correu electrònic
o Enviament per missatgeria (a càrrec vostre)
o Enviament per correu ordinari (a càrrec vostre)
El cost mínim per a l’enviament per correu ordinari és de 5 €.
• En el cas que es tractés d’un encàrrec de lliurament complex se’us avisaria un cop
la reproducció del material hagués finalitzat
• Les despeses d’enviament per correu ordinari, correu certificat o missatgeria
aniran a càrrec de l’usuari o usuària.
4. Disposicions
1. A efectes d’aquesta normativa entenem com a reproducció de documents el
conjunt de còpies i procediments de còpia, microcòpia o fotografia, d’aplicació sobre els
fons existents als dipòsits de l’Arxiu Gavín.
2. El personal de l’Arxiu Gavín és l’únic autoritzat a realitzar reproduccions de la
documentació.
3. El sol·licitant tindrà a la seua disposició un formulari que caldrà que empleni i lliuri
a l’encarregat de l’arxiu. En aquest formulari i constaran les dades personals, el sistema
de reproducció, la tipologia documental, una breu descripció del document, el nombre de
còpies, la data i la finalitat de la reproducció.
4. En cas que la sol·licitud sigui acceptada pels responsables de l’arxiu, les
reproduccions se serviran quan l’interessat hagi satisfet l’import de la
reproducció i de les despeses derivades de la seva tramesa.
5. L’objectiu de la reproducció serà sempre la de possibilitar l’estudi i la investigació,
o l’aportació de proves documentals per qüestions administratives, excepte en casos
particulars en que pugui haver-hi altres raons que justifiquin una finalitat diferent.
6. El sol·licitant estarà subjecte en tot moment a la normativa vigent sobre la
propietat intel·lectual [1]. L’investigador està obligat, en publicar els documents, a fer
Arxiu Gavín Monestir de les Avellanes 3/4
Ctra. C-12, Km. 181
Os de Balaguer (Noguera)
Telèfon: 973 43 80 06
Fax: 973 43 80 38
a/e: arxiugavin@maristes.com
web: http://arxiugavin.wordpress.com
Data: 19/10/2009

4. SERVEI DE DOCUMENTACIÓ I ARXIU
esment de la seua procedència i, en el cas de reproduir imatges, el nom de qui n’és
l’autor.
7. En publicar treballs desenvolupats a partir de la documentació facilitada per l’Arxiu
Gavín, l’investigador haurà d’entregar dos exemplars, que seran integrats a la
biblioteca auxiliar de l’arxiu. En els casos que la propietat dels documents no pertany a
l’Arxiu Gavín, la petició de reproducció s’haurà d’adreçar als propietaris dels dits
documents.
8. Les sol·licituds de reproducció s’atendran per rigorós ordre de recepció dels
formularis, i se serviran en els terminis mínims imprescindibles, tenint en compte la
situació excepcional en que en aquest moments es troba l’Arxiu Gavín. Sempre que es
pugui es donarà una data aproximada de termini.
9. Els responsables de l’Arxiu Gavín prendran les mesures que considerin adients per
evitar l’existència d’arxius creats a partir de reproduccions que puguin anul·lar els
arxius d’origen, la falta de control sobre la documentació cedida i el perill que les
reproduccions puguin ser utilitzades amb finalitats diferents d’aquelles perquè foren
cedides.
10. En cas de no trobar-se als fons de l’Arxiu Gavín la documentació sol·licitada,
podrà lliurar-se, a petició de l’interessat, certificació negativa amb la fórmula “no es troba
en el fons documental de l’Arxiu Gavín”. Tot i que sempre que sigui possible s’intentarà
donar assessorament indicant on pot cercar la informació que es cerca.
Arxiu Gavín del Monestir de les Avellanes
Servei de Documentació i Arxiu
Santa Maria de Bellpuig de les Avellanes (Os de Balaguer), 19 d’octubre del 2009
Arxiu Gavín Monestir de les Avellanes 4/4
Ctra. C-12, Km. 181
Os de Balaguer (Noguera)
Telèfon: 973 43 80 06
Fax: 973 43 80 38
a/e: arxiugavin@maristes.com
web: http://arxiugavin.wordpress.com
Data: 19/10/2009