Actuaciones Administrativas automatizadas en la Administración Electrónica

1. Las Actuaciones Administrativas
Automatizadas
Administración Electrónica
@andrespastor
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2013 www.crisoltic.com

2. Índice
Concepto de Actuación Administrativa Automatizada (AAA)
Normativa aplicable
Consideraciones sobre la automatización de procedimientos
Requisitos técnicos y de Seguridad. Sello de sede y CSV
Casos relevantes del uso de la automatización
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3. ¿Qué son las actuaciones
administrativas automatizadas?
De acuerdo a la Ley 11/2007 LAECSP:
Actuación administrativa producida por un sistema de información
adecuadamente programado sin necesidad de intervención
de una persona física en cada caso singular”
 Incluye la producción de actos de tramite
o resolutorios de procedimientos, así como
de meros actos de comunicación.
 Lo permite el desarrollo de la Informática
y de los sistemas de información
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4. Consideraciones
 Actuaciones en las que el acto administrativo como expresión
de la voluntad humana es reducido.
 Meras comprobaciones rutinarias.
 Viabilidad técnica
 Conveniencia por principio de eficiencia
 Seguridad jurídica, control de la legalidad
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5. Actuaciones administrativas
automatizadas
Normativa
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6. Antecedentes (I)
 Ley 30/92 de Régimen Jurídico y Procedimiento Administrativo Común (Art. 45)
 Impulso del empleo y aplicación de las técnicas y medios electrónicos, informáticos y
telemáticos, por parte de la Administración al objeto de desarrollar su actividad y el
ejercicio de sus competencias y de permitir a los ciudadanos relacionarse con las
Administraciones cuando fuese compatible con los medios técnicos de que dispongan
 Seguridad Social
 Orden 3 de Abril 1995 del MTSS sobre el uso de medios
electrónicos, informáticos y telemáticos en relación con la
inscripción de empresas, afiliación, altas y bajas de
trabajadores, cotización y recaudación en el ámbito de la
Seguridad Social.
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7. Antecedentes (II)
 Agencia Tributaria
 Ley General Tributaria de 2003 y Reglamento que la
desarrolla. Prevé expresamente la actuación administrativa
automatizada o la imagen electrónica de los documentos.
 Dirección General de Tráfico
 Resolución de 27 de marzo de 2006, de la DGT, por la cual
se aprueban las aplicaciones de los registros en soporte
informático de la DGT utilizados para el ejercicio de
potestades administrativas y se regula la conservación
permanente de los datos de los registros de vehículos y de
conductores e infractores con finalidades históricas, científicas
y estadísticas
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8. Ley 11/2007
Regula con carácter general las Actuaciones administrativas automatizadas
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9. Normativa
Articulo 39. Actuación administrativa automatizada.
En caso de actuación automatizada deberá establecerse previamente
el órgano u órganos competentes, según los casos, para:
• la definición de las especificaciones
• programación
• mantenimiento,
• supervisión y control de calidad y, en su caso,
• auditoria
del sistema de información y de su código fuente.
Asimismo, se indicara el órgano que debe ser considerado responsable a efectos
de impugnación.
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10. Actuaciones administrativas
automatizadas
Seguridad: Identificación y
autenticación e Integridad
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11. Sistemas de firma Electrónica
en actuaciones automatizadas
Articulo 18. Sistemas de firma electrónica para la actuación administrativa
automatizada.
1. Para la identificación y la autenticación del ejercicio de la competencia en la
actuación administrativa automatizada, cada Administración Publica podrá determinar
los supuestos de utilización de los siguientes sistemas de firma electrónica:
 Sello electrónico de Administración Publica, órgano o entidad de
derecho publico, basado en certificado electrónico que reúna los
requisitos exigidos por la legislación de firma electrónica.
 Código seguro de verificación vinculado a la Administración
Publica, órgano o entidad y, en su caso, a la persona firmante
del documento, permitiéndose en todo caso la comprobación
de la integridad del documento mediante el acceso a la sede
electrónica correspondiente.
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12. Generación firma
con Sello de Sede:Ejemplo
Directorio
Usuarios
Ciudadano Identificación
y autenticación
Sede Envío firma a la
aplicación
Electrónica
Envío seguro del
Hash del documento Certificado
Sello de Sede CA
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13. Cómo se crea el CSV:Ejemplo
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14. Cómo se crea el CSV: Ejemplo
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15. Normativa
Articulo 18. Sistemas de firma electrónica para la actuación administrativa
automatizada (Cont)
Los Sellos electrónicos de AAPP incluirán:
• El numero de identificación fiscal y
• la denominación correspondiente,
• La Identidad de la persona titular en el caso de los sellos electrónicos de
órganos administrativos.
Serán públicos y accesibles electrónicamente
• La relación de sellos electrónicos utilizados por cada Administración Publica
• características de los certificados electrónicos y los prestadores que los
expiden
• Cada Administración Publica adoptara las medidas adecuadas para facilitar la
verificación de sus sellos electrónicos.
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16. Normativa:Reglamento
Artículo 20 (R). Sistemas de código seguro de verificación.
1. La Administración General del Estado y sus organismos públicos vinculados o
dependientes podrán utilizar sistemas de código seguro de verificación de documentos
en el desarrollo de actuaciones automatizadas.
2. El sistema de código seguro de verificación deberá garantizar, en todo caso:
a) El carácter único del código generado para cada documento.
b) Su vinculación con el documento generado y con el firmante.
c) Asimismo, se debe garantizar la posibilidad de verificar el
documento por el tiempo que se establezca en la resolución que
autorice la aplicación de este procedimiento.
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17. Normativa:Reglamento
Artículo 20 (R). Sistemas de código seguro de verificación.
3. La aplicación de este sistema requerirá una orden del Ministro competente o
resolución del titular del organismo público, previo informe del Consejo Superior de
Administración Electrónica, que se publicará en la sede electrónica correspondiente.
Dicha orden o resolución del titular del organismo público, además de describir el
funcionamiento del sistema, deberá contener de forma inequívoca:
a) Actuaciones automatizadas a las que es de aplicación el sistema.
b) Órganos responsables de la aplicación del sistema.
c) Disposiciones que resultan de aplicación a la actuación.
d) Indicación de los mecanismos utilizados para la generación del código.
e) Sede electrónica a la que pueden acceder los interesados para la verificación del
contenido de la actuación o documento.
f) Plazo de disponibilidad del sistema de verificación respecto a los documentos
autorizados
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18. Normativa: Reglamento
Artículo 20 (R). Sistemas de código seguro de verificación.
4. La Administración responsable de la aplicación de este sistema dispondrá de un
procedimiento directo y gratuito para los interesados. El acceso a los documentos
originales se realizará de acuerdo con las condiciones y límites que establece la legislación de
protección de datos personales u otra legislación específica.
5. Se adoptarán las medidas necesarias para garantizar la constancia de la
autenticación e integridad de los documentos con posterioridad al vencimiento del
plazo de disponibilidad del sistema de verificación, a los efectos de su posterior
archivo.
6. Con el fin de mejorar la interoperabilidad electrónica y posibilitar la verificación de la
autenticidad de los documentos electrónicos sin necesidad de acceder a la sede
electrónica para cotejar el código seguro de verificación, podrá superponerse a éste la
firma mediante sello electrónico regulada en el artículo anterior.
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19. Distinguir certificado de
sede y Sello de sede
Certificado de Sede y Sello de sede
La. utilización del certificado de sede es la garantía de identificación y
comunicación segura de la sede.
El certificado de sede es el sistema de firma electrónica que garantiza que el
ciudadano se encuentra realmente en un sitio de la administración y nadie ha
realizado una suplantación de páginas.
Además, garantiza el establecimiento de conexiones seguras para que exista la
confidencialidad necesaria en los datos que se intercambien los ciudadanos con las
sedes.
El certificado de sede no sirve para la firma electrónica de documentos y
trámites.
 Para esto último se utiliza el sello de sede.
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20. Actuaciones administrativas
automatizadas
Casos relevantes y ejemplos
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21. Actuaciones Administrativas
automatizadas en la Ley 11/2007
Casos comunes de actuaciones administrativas automatizadas:
 Adoptar y Notificar resoluciones de procedimientos
 La expedición automática de recibo de registro electrónico
 La comprobación automática de datos de solicitud
 La digitalización automática de documentos
 El impulso automático del procedimiento
 El acto automático de constancia electrónica
 La expedición automática de copia auténtica electrónica
 La apertura y el cierre automático de libros electrónicos
 La foliación automática de expedientes
 La migración automática de documento electrónico
 Los intercambios automáticos de datos entre administraciones públicas
 La remisión automática de comunicación electrónica al ciudadano
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22. Digitalización automática
de documentos
Descripción del acto
 Consiste en el cambio de soporte de un documento, del
soporte papel al soporte electrónico, mediante tecnología de
captura y tratamiento posterior de la imagen
 No produce ningún efecto particular en un procedimiento,
sino que permite disponer de un soporte de sustitución del
papel (una copia auténtica del original, que lo puede
sustituir).
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23. Expedición automática
de copia auténtica electrónica
Descripción del acto
 Deriva de un acto de información o de acceso a información
por parte de la Administración, en relación con un
documento, típicamente integrado en expediente de la
Administración.
 También se realizan copias automáticas auténticas para
ingresar documentos administrativos o privados mediante su
digitalización en papel
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24. Copia auténtica: Normativa
Art 30. Copias Auténticas
Las Administraciones Publicas podrán obtener
imágenes electrónicas de los documentos privados
aportados por los ciudadanos, con su misma validez
y eficacia, a través de procesos de digitalización que
garanticen su autenticidad, integridad y la
conservación del documento imagen, de lo que se
dejara constancia.
Esta obtención podrá hacerse de forma automatizada, mediante el
correspondiente sello electrónico.
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25. Expedición automática
de recibo de registro electrónico
Descripción del acto
 Producción de un documento acreditativo de la presentación
a un registro electrónico de una solicitud, escrito o
comunicación a instancias de un ciudadano
 Genera una prueba documental sobre el acto del ciudadano
dirigido a la Administración
 Art. 35 de Ley 30/1992 de RJPAC sobre el derecho ciudadanos
a obtener copia sellada documentos que presente y Art. 25.3
Ley 11/2007 sobre características del recibo electrónico.
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26. Normativa
Articulo 24. Registros electrónicos.
En el ámbito de la Administración General del Estado se
automatizaran las oficinas de registro físicas a las que se
refiere el articulo 38 de la Ley 30/1992, de Régimen Jurídico de
las Administraciones Publicas y del Procedimiento
Administrativo Común,
a fin de garantizar la interconexión
de todas sus oficinas y posibilitar el
acceso por medios electrónicos a
los asientos registrales y a las
copias electrónicas de los
documentos presentados.
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27. Normativa
Artículo 30 (R). Recepción de solicitudes, escritos y comunicaciones.
3. El registro electrónico emitirá automáticamente por el mismo medio un
recibo firmado electrónicamente, mediante alguno de los sistemas de firma
del artículo 18 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, con el siguiente contenido:
a) Copia del escrito, comunicación o solicitud presentada, siendo admisible a
estos efectos la reproducción literal de los datos introducidos en el formulario
de presentación.
b) Fecha y hora de presentación y número de entrada de registro.
c) En su caso, enumeración y denominación de los documentos adjuntos al
formulario de presentación o documento presentado, seguida de la huella
electrónica de cada uno de ellos.
d) Información del plazo máximo establecido normativamente para la
resolución y notificación del procedimiento, así como de los efectos que
pueda producir el silencio administrativo, cuando sea automáticamente
determinable.
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28. Comprobación automática
de datos de solicitud
Descripción del acto
 Verificación de datos utilizando informaciones almacenadas
en sistemas propios o pertenecientes a otras
administraciones, con la posibilidad de llenar, totalmente o
parcialmente, el formulario con la finalidad que el ciudadano
verifique la información y, si ocurre, la modifique y la
complete.
 Art. 35.3 Ley 11/2007: Detección de errores en los datos de la
solicitud, por una parte, y facilitar al ciudadano la tarea de
rellenar el formulario, por otra.
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29. Impulso automático del procedimiento
Proc 1 Proc 2 Proc 3
Descripción del acto
 Conjunto de actos de trámite que permiten que avance
ordenadamente la instrucción del procedimiento
 Hace avanzar el procedimiento administrativo eliminando los
obstáculos que impidan, dificulten o retrasen el ejercicio lleno
de los derechos de los interesados o el respeto a sus
intereses, disponiendo lo que resulte necesario para evitar y
eliminar toda anormalidad en la tramitación del
procedimiento, y garantizar su terminación dentro del plazo
establecido legalmente.
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30. Normativa procedimientos
Articulo 38. Terminación de los procedimientos por medios
electrónicos.
1. La resolución de un procedimiento utilizando medios
electrónicos garantizará la identidad del órgano competente
mediante el empleo de alguno de los instrumentos previstos
en los artículos 18 y 19 de esta Ley.
2. Podrán adoptarse y notificarse
resoluciones de forma automatizada en
aquellos procedimientos en los que así
este previsto. Proceso
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31. Acto automático de
constancia electrónica
Descripción del acto
 Declaración de conocimiento por parte de la Administración
en relación con una información registrada en un documento,
un expediente o un libro de la Administración
 Genera una prueba documental sobre la información
manifestada (como la expedición de certificaciones y notas
simples informativas)
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32. Apertura y cierre automáticos
de libros electrónicos
Descripción del acto
 Secuenciación de los registros que forman parte de un libro
electrónico mediante el encadenamiento criptográfico de
los registros u otras técnicas similares.
 El acto de apertura implica la creación y la firma del primer registro, a
partir del cual empieza la cadena de registros, mientras que el acto de
cierre finaliza la cadena y protege toda la secuencia con un sello de fecha y
hora final.
 Los actos de encadenamiento criptográfico de registros, que se realizan
entre el segundo registro (encadenado con el primero) y el cierre
(encadenado con el último registro), se llevan a cabo sin nueva
identificación del órgano
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33. Foliación automática
de expedientes
Descripción del acto
 La foliación automática o electrónica de
expedientes consiste en la secuenciación de los
documentos que forman parte del expediente
mediante un índice firmado electrónicamente
 Su efecto dentro del proceso administrativo es formalizar y
proteger el expediente
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34. Migración automática
de documento electrónico
Descripción del acto
 Es un caso particular de la expedición
automática de copia en que se produce un
cambio del formato del documento, por
ejemplo de formato ODF (ofimático) a formato
PDF.
 El automatismo posible consiste en la generación, sellado y la
entrega de la copia auténtica.
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35. Intercambio automáticos de datos
entre administraciones públicas
Descripción del acto
 Envío o puesta a disposición de un
documento por parte de una
administración pública en otra.
 El acto de intercambio es muy parecido al acto de
comunicación por el cual una administración solicita a otra
unos datos concretos, que son devueltos por la
Administración requerida típicamente en sustitución de
certificados administrativos de datos.
 Genera prueba documental de que ha ocurrido el
intercambio.
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36. Remisión automática de
comunicación electrónica
Descripción del acto
 Envío o la puesta a disposición del ciudadano
de un documento que instrumenta una
comunicación entre la Administración y el
mismo ciudadano.
 Genera prueba documental de que ha ocurrido el
intercambio.
 Las comunicaciones electrónicas se regulan en el art. 26 de ley
11/2007.
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37. Actuaciones administrativas
automatizadas
A tener en cuenta
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38. Normativa
Requisitos necesarios para poder realizar actuaciones
administrativas automatizadas:
1. Empleo de Sellos Electrónicos o Códigos Seguros de Verificación (CSV).
2. Publicación en una Resolución de los órganos informáticos y de
auditoría responsables de la aplicación informática que las regula.
3. Indicar el órgano que resuelve los recursos.
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39. Bibliografía
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40. Bibliografía
 Ley 11/2007 Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso
electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos
 Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre, por el que se
desarrolla parcialmente la Ley 11/2007, de 22 de junio, de
acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos
 La Actuación administrativa automatizada en el ámbito de las
Administraciones Públicas
Autores: Ignacio Alamillo Domingo, F.Xavier Urios Aparisi
Generalitat de Catalunya
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