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Actuaciones administrativas automatizadas

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Actuaciones Administrativas automatizadas en la Administración Electrónica

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Actuaciones administrativas automatizadas

  1. 1. Las Actuaciones Administrativas Automatizadas Administración Electrónica @andrespastor http://es.linkedin.com/in/andrespastor2013 www.crisoltic.com
  2. 2. Índice Concepto de Actuación Administrativa Automatizada (AAA) Normativa aplicable Consideraciones sobre la automatización de procedimientos Requisitos técnicos y de Seguridad. Sello de sede y CSV Casos relevantes del uso de la automatización17/04/2013 2
  3. 3. ¿Qué son las actuaciones administrativas automatizadas? De acuerdo a la Ley 11/2007 LAECSP: Actuación administrativa producida por un sistema de información adecuadamente programado sin necesidad de intervención de una persona física en cada caso singular”  Incluye la producción de actos de tramite o resolutorios de procedimientos, así como de meros actos de comunicación.  Lo permite el desarrollo de la Informática y de los sistemas de información17/04/2013 3
  4. 4. Consideraciones  Actuaciones en las que el acto administrativo como expresión de la voluntad humana es reducido.  Meras comprobaciones rutinarias.  Viabilidad técnica  Conveniencia por principio de eficiencia  Seguridad jurídica, control de la legalidad17/04/2013 4
  5. 5. Actuaciones administrativas automatizadas Normativa17/04/2013
  6. 6. Antecedentes (I)  Ley 30/92 de Régimen Jurídico y Procedimiento Administrativo Común (Art. 45)  Impulso del empleo y aplicación de las técnicas y medios electrónicos, informáticos y telemáticos, por parte de la Administración al objeto de desarrollar su actividad y el ejercicio de sus competencias y de permitir a los ciudadanos relacionarse con las Administraciones cuando fuese compatible con los medios técnicos de que dispongan  Seguridad Social  Orden 3 de Abril 1995 del MTSS sobre el uso de medios electrónicos, informáticos y telemáticos en relación con la inscripción de empresas, afiliación, altas y bajas de trabajadores, cotización y recaudación en el ámbito de la Seguridad Social.17/04/2013 6
  7. 7. Antecedentes (II)  Agencia Tributaria  Ley General Tributaria de 2003 y Reglamento que la desarrolla. Prevé expresamente la actuación administrativa automatizada o la imagen electrónica de los documentos.  Dirección General de Tráfico  Resolución de 27 de marzo de 2006, de la DGT, por la cual se aprueban las aplicaciones de los registros en soporte informático de la DGT utilizados para el ejercicio de potestades administrativas y se regula la conservación permanente de los datos de los registros de vehículos y de conductores e infractores con finalidades históricas, científicas y estadísticas17/04/2013 7
  8. 8. Ley 11/2007 Regula con carácter general las Actuaciones administrativas automatizadas17/04/2013 8
  9. 9. Normativa Articulo 39. Actuación administrativa automatizada. En caso de actuación automatizada deberá establecerse previamente el órgano u órganos competentes, según los casos, para: • la definición de las especificaciones • programación • mantenimiento, • supervisión y control de calidad y, en su caso, • auditoria del sistema de información y de su código fuente. Asimismo, se indicara el órgano que debe ser considerado responsable a efectos de impugnación.17/04/2013 9
  10. 10. Actuaciones administrativas automatizadas Seguridad: Identificación y autenticación e Integridad17/04/2013 10
  11. 11. Sistemas de firma Electrónica en actuaciones automatizadas Articulo 18. Sistemas de firma electrónica para la actuación administrativa automatizada. 1. Para la identificación y la autenticación del ejercicio de la competencia en la actuación administrativa automatizada, cada Administración Publica podrá determinar los supuestos de utilización de los siguientes sistemas de firma electrónica:  Sello electrónico de Administración Publica, órgano o entidad de derecho publico, basado en certificado electrónico que reúna los requisitos exigidos por la legislación de firma electrónica.  Código seguro de verificación vinculado a la Administración Publica, órgano o entidad y, en su caso, a la persona firmante del documento, permitiéndose en todo caso la comprobación de la integridad del documento mediante el acceso a la sede electrónica correspondiente.17/04/2013 11
  12. 12. Generación firma con Sello de Sede:Ejemplo Directorio Usuarios Ciudadano Identificación y autenticación Sede Envío firma a la aplicación Electrónica Envío seguro del Hash del documento Certificado Sello de Sede CA17/04/2013 12
  13. 13. Cómo se crea el CSV:Ejemplo17/04/2013 13
  14. 14. Cómo se crea el CSV: Ejemplo17/04/2013 14
  15. 15. Normativa Articulo 18. Sistemas de firma electrónica para la actuación administrativa automatizada (Cont) Los Sellos electrónicos de AAPP incluirán: • El numero de identificación fiscal y • la denominación correspondiente, • La Identidad de la persona titular en el caso de los sellos electrónicos de órganos administrativos. Serán públicos y accesibles electrónicamente • La relación de sellos electrónicos utilizados por cada Administración Publica • características de los certificados electrónicos y los prestadores que los expiden • Cada Administración Publica adoptara las medidas adecuadas para facilitar la verificación de sus sellos electrónicos.17/04/2013 15
  16. 16. Normativa:Reglamento Artículo 20 (R). Sistemas de código seguro de verificación. 1. La Administración General del Estado y sus organismos públicos vinculados o dependientes podrán utilizar sistemas de código seguro de verificación de documentos en el desarrollo de actuaciones automatizadas. 2. El sistema de código seguro de verificación deberá garantizar, en todo caso: a) El carácter único del código generado para cada documento. b) Su vinculación con el documento generado y con el firmante. c) Asimismo, se debe garantizar la posibilidad de verificar el documento por el tiempo que se establezca en la resolución que autorice la aplicación de este procedimiento.17/04/2013 16
  17. 17. Normativa:Reglamento Artículo 20 (R). Sistemas de código seguro de verificación. 3. La aplicación de este sistema requerirá una orden del Ministro competente o resolución del titular del organismo público, previo informe del Consejo Superior de Administración Electrónica, que se publicará en la sede electrónica correspondiente. Dicha orden o resolución del titular del organismo público, además de describir el funcionamiento del sistema, deberá contener de forma inequívoca: a) Actuaciones automatizadas a las que es de aplicación el sistema. b) Órganos responsables de la aplicación del sistema. c) Disposiciones que resultan de aplicación a la actuación. d) Indicación de los mecanismos utilizados para la generación del código. e) Sede electrónica a la que pueden acceder los interesados para la verificación del contenido de la actuación o documento. f) Plazo de disponibilidad del sistema de verificación respecto a los documentos autorizados17/04/2013 17
  18. 18. Normativa: Reglamento Artículo 20 (R). Sistemas de código seguro de verificación. 4. La Administración responsable de la aplicación de este sistema dispondrá de un procedimiento directo y gratuito para los interesados. El acceso a los documentos originales se realizará de acuerdo con las condiciones y límites que establece la legislación de protección de datos personales u otra legislación específica. 5. Se adoptarán las medidas necesarias para garantizar la constancia de la autenticación e integridad de los documentos con posterioridad al vencimiento del plazo de disponibilidad del sistema de verificación, a los efectos de su posterior archivo. 6. Con el fin de mejorar la interoperabilidad electrónica y posibilitar la verificación de la autenticidad de los documentos electrónicos sin necesidad de acceder a la sede electrónica para cotejar el código seguro de verificación, podrá superponerse a éste la firma mediante sello electrónico regulada en el artículo anterior.17/04/2013 18
  19. 19. Distinguir certificado de sede y Sello de sede Certificado de Sede y Sello de sede La. utilización del certificado de sede es la garantía de identificación y comunicación segura de la sede. El certificado de sede es el sistema de firma electrónica que garantiza que el ciudadano se encuentra realmente en un sitio de la administración y nadie ha realizado una suplantación de páginas. Además, garantiza el establecimiento de conexiones seguras para que exista la confidencialidad necesaria en los datos que se intercambien los ciudadanos con las sedes. El certificado de sede no sirve para la firma electrónica de documentos y trámites.  Para esto último se utiliza el sello de sede.17/04/2013 19
  20. 20. Actuaciones administrativas automatizadas Casos relevantes y ejemplos17/04/2013 20
  21. 21. Actuaciones Administrativas automatizadas en la Ley 11/2007 Casos comunes de actuaciones administrativas automatizadas:  Adoptar y Notificar resoluciones de procedimientos  La expedición automática de recibo de registro electrónico  La comprobación automática de datos de solicitud  La digitalización automática de documentos  El impulso automático del procedimiento  El acto automático de constancia electrónica  La expedición automática de copia auténtica electrónica  La apertura y el cierre automático de libros electrónicos  La foliación automática de expedientes  La migración automática de documento electrónico  Los intercambios automáticos de datos entre administraciones públicas  La remisión automática de comunicación electrónica al ciudadano17/04/2013 21
  22. 22. Digitalización automática de documentos Descripción del acto  Consiste en el cambio de soporte de un documento, del soporte papel al soporte electrónico, mediante tecnología de captura y tratamiento posterior de la imagen  No produce ningún efecto particular en un procedimiento, sino que permite disponer de un soporte de sustitución del papel (una copia auténtica del original, que lo puede sustituir).17/04/2013 22
  23. 23. Expedición automática de copia auténtica electrónica Descripción del acto  Deriva de un acto de información o de acceso a información por parte de la Administración, en relación con un documento, típicamente integrado en expediente de la Administración.  También se realizan copias automáticas auténticas para ingresar documentos administrativos o privados mediante su digitalización en papel17/04/2013 23
  24. 24. Copia auténtica: Normativa Art 30. Copias Auténticas Las Administraciones Publicas podrán obtener imágenes electrónicas de los documentos privados aportados por los ciudadanos, con su misma validez y eficacia, a través de procesos de digitalización que garanticen su autenticidad, integridad y la conservación del documento imagen, de lo que se dejara constancia. Esta obtención podrá hacerse de forma automatizada, mediante el correspondiente sello electrónico.17/04/2013 24
  25. 25. Expedición automática de recibo de registro electrónico Descripción del acto  Producción de un documento acreditativo de la presentación a un registro electrónico de una solicitud, escrito o comunicación a instancias de un ciudadano  Genera una prueba documental sobre el acto del ciudadano dirigido a la Administración  Art. 35 de Ley 30/1992 de RJPAC sobre el derecho ciudadanos a obtener copia sellada documentos que presente y Art. 25.3 Ley 11/2007 sobre características del recibo electrónico.17/04/2013 25
  26. 26. Normativa Articulo 24. Registros electrónicos. En el ámbito de la Administración General del Estado se automatizaran las oficinas de registro físicas a las que se refiere el articulo 38 de la Ley 30/1992, de Régimen Jurídico de las Administraciones Publicas y del Procedimiento Administrativo Común, a fin de garantizar la interconexión de todas sus oficinas y posibilitar el acceso por medios electrónicos a los asientos registrales y a las copias electrónicas de los documentos presentados.17/04/2013 26
  27. 27. Normativa Artículo 30 (R). Recepción de solicitudes, escritos y comunicaciones. 3. El registro electrónico emitirá automáticamente por el mismo medio un recibo firmado electrónicamente, mediante alguno de los sistemas de firma del artículo 18 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, con el siguiente contenido: a) Copia del escrito, comunicación o solicitud presentada, siendo admisible a estos efectos la reproducción literal de los datos introducidos en el formulario de presentación. b) Fecha y hora de presentación y número de entrada de registro. c) En su caso, enumeración y denominación de los documentos adjuntos al formulario de presentación o documento presentado, seguida de la huella electrónica de cada uno de ellos. d) Información del plazo máximo establecido normativamente para la resolución y notificación del procedimiento, así como de los efectos que pueda producir el silencio administrativo, cuando sea automáticamente determinable.17/04/2013 27
  28. 28. Comprobación automática de datos de solicitud Descripción del acto  Verificación de datos utilizando informaciones almacenadas en sistemas propios o pertenecientes a otras administraciones, con la posibilidad de llenar, totalmente o parcialmente, el formulario con la finalidad que el ciudadano verifique la información y, si ocurre, la modifique y la complete.  Art. 35.3 Ley 11/2007: Detección de errores en los datos de la solicitud, por una parte, y facilitar al ciudadano la tarea de rellenar el formulario, por otra.17/04/2013 28
  29. 29. Impulso automático del procedimiento Proc 1 Proc 2 Proc 3 Descripción del acto  Conjunto de actos de trámite que permiten que avance ordenadamente la instrucción del procedimiento  Hace avanzar el procedimiento administrativo eliminando los obstáculos que impidan, dificulten o retrasen el ejercicio lleno de los derechos de los interesados o el respeto a sus intereses, disponiendo lo que resulte necesario para evitar y eliminar toda anormalidad en la tramitación del procedimiento, y garantizar su terminación dentro del plazo establecido legalmente.17/04/2013 29
  30. 30. Normativa procedimientos Articulo 38. Terminación de los procedimientos por medios electrónicos. 1. La resolución de un procedimiento utilizando medios electrónicos garantizará la identidad del órgano competente mediante el empleo de alguno de los instrumentos previstos en los artículos 18 y 19 de esta Ley. 2. Podrán adoptarse y notificarse resoluciones de forma automatizada en aquellos procedimientos en los que así este previsto. Proceso17/04/2013 30
  31. 31. Acto automático de constancia electrónica Descripción del acto  Declaración de conocimiento por parte de la Administración en relación con una información registrada en un documento, un expediente o un libro de la Administración  Genera una prueba documental sobre la información manifestada (como la expedición de certificaciones y notas simples informativas)17/04/2013 31
  32. 32. Apertura y cierre automáticos de libros electrónicos Descripción del acto  Secuenciación de los registros que forman parte de un libro electrónico mediante el encadenamiento criptográfico de los registros u otras técnicas similares.  El acto de apertura implica la creación y la firma del primer registro, a partir del cual empieza la cadena de registros, mientras que el acto de cierre finaliza la cadena y protege toda la secuencia con un sello de fecha y hora final.  Los actos de encadenamiento criptográfico de registros, que se realizan entre el segundo registro (encadenado con el primero) y el cierre (encadenado con el último registro), se llevan a cabo sin nueva identificación del órgano17/04/2013 32
  33. 33. Foliación automática de expedientes Descripción del acto  La foliación automática o electrónica de expedientes consiste en la secuenciación de los documentos que forman parte del expediente mediante un índice firmado electrónicamente  Su efecto dentro del proceso administrativo es formalizar y proteger el expediente17/04/2013 33
  34. 34. Migración automática de documento electrónico Descripción del acto  Es un caso particular de la expedición automática de copia en que se produce un cambio del formato del documento, por ejemplo de formato ODF (ofimático) a formato PDF.  El automatismo posible consiste en la generación, sellado y la entrega de la copia auténtica.17/04/2013 34
  35. 35. Intercambio automáticos de datos entre administraciones públicas Descripción del acto  Envío o puesta a disposición de un documento por parte de una administración pública en otra.  El acto de intercambio es muy parecido al acto de comunicación por el cual una administración solicita a otra unos datos concretos, que son devueltos por la Administración requerida típicamente en sustitución de certificados administrativos de datos.  Genera prueba documental de que ha ocurrido el intercambio.17/04/2013 35
  36. 36. Remisión automática de comunicación electrónica Descripción del acto  Envío o la puesta a disposición del ciudadano de un documento que instrumenta una comunicación entre la Administración y el mismo ciudadano.  Genera prueba documental de que ha ocurrido el intercambio.  Las comunicaciones electrónicas se regulan en el art. 26 de ley 11/2007.17/04/2013 36
  37. 37. Actuaciones administrativas automatizadas A tener en cuenta17/04/2013 37
  38. 38. Normativa Requisitos necesarios para poder realizar actuaciones administrativas automatizadas: 1. Empleo de Sellos Electrónicos o Códigos Seguros de Verificación (CSV). 2. Publicación en una Resolución de los órganos informáticos y de auditoría responsables de la aplicación informática que las regula. 3. Indicar el órgano que resuelve los recursos.17/04/2013 38
  39. 39. Bibliografía17/04/2013
  40. 40. Bibliografía  Ley 11/2007 Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos  Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre, por el que se desarrolla parcialmente la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos  La Actuación administrativa automatizada en el ámbito de las Administraciones Públicas Autores: Ignacio Alamillo Domingo, F.Xavier Urios Aparisi Generalitat de Catalunya17/04/2013 40

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