El documento proporciona información sobre cómo mejorar la comunicación en las reuniones de trabajo. Explica que las reuniones informativas son breves encuentros entre miembros de una organización para compartir información y lograr objetivos. También destaca la importancia de motivar a los asistentes y obtener retroalimentación para mejorar la efectividad de las reuniones.

1. Pontificia Universidad Javeriana Facultad de Comunicación y Lenguaje Planeación de la comunicación Presentado a: Jorge Aguilera Presentado por: Juanita La Rotta Reyes y Gabriela Díaz-del-Castillo Koch. Técnicas para mejorar la comunicación en las reuniones de trabajo

2. “ Este libro pretende facilitar al lector la información que necesita para preparar y realizar reuniones informativas de gran calidad en su empresa (…) En su conjunto, le ayudarán a transmitir información a las personas que la necesitan y a obtener de ellas valiosa información de retorno, de una manera más eficiente y eficaz” (pp. 9)

7. B. OBJETIVOS MULTIPLES: Generalmente el numero de objetivos a desarrollar serán más de uno por lo que se debe especificar, priorizar y distribuir adecuadamente junto con elementos de información no relacionados que se tienen que decir u obtener. PAUTAS: No incluir más de 7 temas de información diferentes. C. POSICIÓN DE LOS TEMAS: Con una lista de los temas a desarrollar se debe priorizar de acuerdo a importancia, secuencia lógica o cronológica, interés. PAUTAS: Se recuerda mejor la información que va al principio o al final, si la reunión se divide en partes, la primera, es más recordada. Si la importancia de los puntos es igual ordenar de acuerdo al grado de dificultad. D. ORGANIZACIÓN Y LOGISTÍCA: Asistentes: Deben asistir aquellas personas que deben / necesiten saber lo que se va a decir, las que tengan la información que se necesita, o las que sea ventajoso invitar. PAUTAS: Notificar lo mas pronto posible, confirmar asistencia, distribuir información necesaria, pedir preparación sobre temas específicos. Local: Buscar un lugar con el mínimo de distracciones posibles, disponer a los asistentes preferiblemente de pie en caso de ser una reunión corta o donde no se necesite tomar apuntes, el ponente debe estar en la misma posición que los oyentes. Duración: Generalmente duran entre 15 y 30 minutos. Deben ser concisas, claras, su duración varia proporcionalmente a su frecuencia. Debe determinarse por la calidad de los contenidos, no la cantidad. Ser estricto con los tiempos de inicio y finalización.

8. Alto Bajo Nivel De Interés Y atención Inicio Introducción Inicio Encabezamiento Tema 1 Inicio Encabezamiento Tema 2 Inicio Encabezamiento Tema 3 Inicio Resumen Final de la Reunión informativa CAPÍTULO 4

11. CÓMO DIRIGIRSE A LA AUDIENCIA Presentando cada uno de los puntos con una o dos frases concisas Utilizando frases cortas sin expresiones complicadas. Presentando puntos específicos, explícitos y detallados para minimizar mal entendidos Evitar palabras largas, repeticiones innecesarias, términos desconocidos Utilizando la palabra más adecuada, no la primera que se me ocurra Eliminando todas las palabras redundantes Dejando pausas después de cada punto clave. BREVEDAD, CLARIDAD Y COMPRENSIBILIDAD MEJORAN: CAPÍTULO 5

12. Aumenta el interés y comprensión modulando : VOZ Hablar más despacio o rápido cuando se está destacando un punto TONO Cambiar el carácter de la voz según si se quiere ser serio, objetivo, crítico, amable, etc. Evite ser monótono RITMO Dividir la información en partes de diferente duración para variar el ritmo de lo que se esta diciendo AMPLITUD Un tono relativamente más alto para todas las palabras clave en todas y cada una de las frases que diga LENGUAJE CORPORAL Utilice gestos con las manos y la cabeza y movimientos del tronco coincidiendo con los puntos más importantes . No pasearse en exceso, hacer gestos repetitivos, agitar nerviosamente las manos o jugar con partes de cara o tronco

13. INFORMACION Y ASESORAMIENTO DE GRAN CALIDAD “ Todos los puntos, especialmente los puntos más importantes y aquellos que puedan ser conflictivos deben explicarse en su totalidad y respaldarse con hechos, estadísticas, ejemplos, siempre que sea posible.” (pp. 56) AYUDAS VISUALES Deben utilizarse siempre con cuidado. Es una buena idea usarlas cuando el tema es complejo o muy detallado o cuando se necesita dirigir la atención a detalles determinados de un gráfico. Deben añadir, aclarar, o mejorar significativamente el nivel de comprensión. utilice el grafico para repetir lo que hay en el Use ilustraciones complicadas o ambiguas Use muchos colores o tipos de letra Utilice mucho material visual De la espalda cuando la esta utilizando NO Si su comprensión requiere más de 10 segundos, entregue la información en folleto (se entregan en el momento en que se necesitan y con la charla suspendida)

14. “ Aunque pueda tener una audiencia cautiva para sus reuniones informativas, eso no significa que los asistentes queden cautivados siempre con lo que usted les haya dicho” (pp. 66) CAPÍTULO 6

20. LENGUAJE CORPORAL IDEAL NEGATIVO Postura Abierta Cerrada General Relajada pero alerta. Agachado e insensible, inquieto e intranquilo. Brazos Sin cruzar y en jarras. Cruzados sobre el pecho, agarrados por detrás de la espalda o en lo alto de la cabeza, manos en bolsillos. Piernas Relativamente quietas y juntas; abiertas pero no demasiado. Cruzadas y tensas; cambiando continuamente de posición; dando golpecitos con los pies. Manos Relativamente quietas sobre la mesa o (si está de pie) colgando a cada lado fuera de los bolsillos. Movimiento continuo de los dedos, frotamiento y entrelazamiento continuo de las manos; nerviosamente e incontrolados. Cara Miradas y contacto visual Disposición al devolver y mantener (brevemente) el contacto visual. Ojos persistentemente perdidos; períodos de contacto visual marcadamente cortos e irregulares, fácil distracción; contacto visual prolongado e intimidador. Expresiones faciales Receptivas y animadas. Serias e inexpresivas, mirar fijamente. Cabeza Mirando al ponente. Asentimientos con la cabeza en punto apropiados de la charla. Desviada del ponente, agitación de la cabeza; lentos y mínimos asentimientos con la cabeza, ninguno o en momentos inapropiados.

22. Esta es la información que se obtiene como resultado de pedir o recibir información de retorno de las personas a quienes el ponente informa. *Se plantean preguntas ** Se expresan opiniones y reacciones *** Comentan experiencias ****Sacan a la luz los problemas “ LAS REUNIONES INFORMATIVAS MÁS EFICACES DENTRO DE LA EMPRESA Y EL ÉXITO A LA HORA DE ALCANZAR LOS OBJETIVOS MARCADOS DENTRO DE ELLAS DEPENDEN DE QUE RECIBA Y ACTÚE A TENOR DE UNA INFORMACIÓN DE RETORNO DE GRAN CALIDAD” (PP. 98) CAPÍTULO 9 INFORMACIÓN DE RETORNO FORMAL

24. ESCUCHAR LA INFORMACIÓN DE RETORNO Escuchar activamente y adecuadamente para tener a mano todos los hechos pertinentes. ** Dar tiempo a la audiencia para intervenir. ** Adoptar un lenguaje corporal positivo y usar a su vez interjecciones positivas. ** Asentir para fomentar intervenciones largas cuando sea pertinente, no consentir respuestas largas y repetitivas. ** No interrumpir. Si se hace, dejar de hablar para que la persona pueda seguir. ** Mantener contacto visual. E intentar supervisar las reacciones de las personas alrededor para ver si están o no de acuerdo con lo que dice el que está hablando. RESPONDER A LA INFORMACIÓN DE RETORNO Responder lo más pronto posible, de forma positiva. Dar la opción de que todos los asistentes que quieran hablar, lo hagan; que si no se conoce la respuesta se diga, animar a las personas a escuchar y aprender de otras, no reforzar camarillas, apreciar las intervenciones.

26. UNA DECLARACIÓN DE INTENCIONES SOBRE LA INFORMACIÓN DE RETORNO PARA USO EN REUNIONES INFORMATIVAS DE LA EMPRESA Se debe hacer una lista de reglas básicas sobre el tipo de información de retorno que se espera y lo que la audiencia a quien se informa recibirá del ponente, a cambio. De esta forma, las personas estarán diseccionadas y tratarán de participar con la información de retorno que se espera. CÓMO RECONOCER Y ABORDAR LOS PROBLEMAS La información de retorno, generalmente está evidenciando un problema y las personas esperan que se les oriente y se les ayude a solucionarlos. Se debe determinar cual es realmente el problema y en que grado se presenta. La mayoría de los problemas se presentan serán evidentes en un principio, aunque solamente de manera implícita.

27. Hay una escalera de asenso de los problemas, donde pasan de implícito a explícito: Muchos de los ponentes tratan de evadir los problemas que se presentan dando evasivas o pasando rápidamente a otros asuntos.

28. Para que los problemas sean solucionados adecuada y eficazmente, hay una serie de pasos o de acciones que se deben llevar a acabo según el autor Colin Clark: estos problemas se evidencian por la necesidad de una información de retorno formal.

29. Cuando las reuniones informativas se realizan periódicamente pueden perder su efecto y pueden volverse contraproducentes para la eficacia y la calidad de la información que se entrega a los asistentes. Estas reuniones son un instrumento proactivo de comunicación. Si es necesario hacer estas reuniones periódicamente para que sean más efectivas. Se debe tener en cuenta que estas reuniones periódicas tienes ventajas e inconvenientes: VENTAJAS *La mayor familiaridad existente entre todos los asistentes puede generar una mayor eficacia, efectividad y espíritu de equipo. * Los ponentes de las reuniones informativas pueden adquirir rápidamente una mejor comprensión de las capacidades de las personas a quienes trasladan información. * pueden repetir y reforzar la información ofrecida en sesiones previas y, gracias a ello, mejorar el efecto y la comprensión de lo que dicen. CAPÍTULO 10 RUTINA

30. * Más probabilidades de actuar en consecuencia y a un nivel más elevado si se les informa, aconseja y anima de una manera periódica * La información de retorno es más inmediata y permite que los problemas se saquen a la luz y se solucionen más deprisa. * Ofrecer información, consejo y ánimo solamente cuando sea necesario y, por lo tanto, poner en marcha objetivos a largo plazo sobre una base escalonada, paso a paso. * Más oportunidad des de evaluar la eficacia de sus charlas informativas, con lo que pueden mejorar rápidamente la calidad y el efecto de lo que dicen. INCONVENIENTES * Exceso de familiaridad. Esto lleva al aburrimiento, la complacencia y a un deterioro general de las normas y la actuación. * Saca a la luz rápidamente cualquier tipo de deficiencia de las técnicas de comunicación del ponente de la reunión informativa, especialmente cualquier carencia de versatilidad. * Información repetida pueda parecer demasiado reiterativa, lo que reduce el impacto. *Interferencia de la dirección. *L as personas que reciben la información vean la imagen general de una estrategia a largo plazo, lo que provoca sentimientos de marginación y acusaciones de inexistencia de consulta. * cultura de dependencia. * Más difícil determinar el impacto y la eficacia precisos de cualquier reunión informativa individual.

31. Cuando las reuniones informativas se hacen periódicas, puede ocasionar cansancio por las mismas y por lo tanto pierden calidad y eficacia. Las reuniones tienen cuatro fases cuando se hacen periódicamente Novedad: tienen impacto, eficacia rápida y elevada Madurez: Eficacia y calidad siguen aumentando regularmente Declive: Exceso de familiaridad, se convierte en rutina Desgaste: Aburrimiento y cansancio Se debe siempre procurar tener seguimiento de las reuniones para determinar si estas son o no eficaces. Se debe estar siempre en la cima de la eficacia

33. La forma en que se tiene un dominio del vocabulario, es la mejor evaluación de la versatilidad del ponente; esto evitará el cansancio en las reuniones. Para ser versátil, se pueden emplear las siguientes acciones: Gama amplia Precisión, especificidad, detallado Diferentes tipos de ejemplos y evidencias Maneras inusuales y novedosas de decir las cosas Variar inicios y finales de las reuniones Variar formato y estilo Oratoria de gran impacto Calidad y relevancia de cualquier consejo práctico que se ofrezca

34. Las reuniones se pueden aplicar según las situaciones que se dan dentro de la organización. REUNIONES INFORMATIVAS DE CRISIS Estas reuniones se hacen con la premisa del tiempo. Se deben tocar en ellas temas que necesiten atención urgente. En estas reuniones se presentan tensiones elevadas y se requerirá un mayor control. En este tipo de reuniones será bueno tener un estilo más autocrático. * Orientada a buscar una solución. * Detallar crisis * Minimizar retorno no esencial * La crisis motivará * Enfatizar las ventajas * Se debe mantener la calma * Certeza, una crisis es el mejor momento posible para liderar desde el frente con un ejemplo personal y práctico * Si hay tiempo, distribuir notas * Evitar discusiones detalladas hasta después de la crisis CAPÍTULO 11 VARIACIONES

35. REUNIONES INFORMATIVAS CON MÚLTIPLES PONENTES Estas reuniones están caracterizadas por que los múltiples ponentes tienen diferentes partes de una información. Aunque son mas de uno, es solo un encargado quien debe estar al tanto de todo lo concerniente a la preparación y desarrollo de la charla. En estas reuniones, se debe estar pendiente de un límite de tiempo. Un solo orador debe introducir a los demás panelistas. Los panelistas deben hacer una presentación, de lo contrario se romperá el hilo conductor cada vez que se cambie el orador. CUANDO SE TRATA DE INFORMAR A LOS SUPERIORES La información presentada, servirá para que las personas diferentes al ponente, tomen las decisiones. Énfasis en la precisión, relevancia y objetividad de la información que se presenta. Uso adecuado del tiempo. Ceñirse a los puntos esenciales. Evidencias para justificar de lo que el ponente está hablando. Dar a conocer el nivel de motivación del grupo con el que se ha trabajado a los superiores.

36. REUNIONES INFORMATIVAS REPETIDAS Estas reuniones se hacen para diferentes grupos con la misma información. No se les debe informar al mismo tiempo o en el mismo punto de la reunión informativa. Debe haber coherencia en las reuniones. Se debe preparar por escrito lo que se va a decir y decirlo todo. Lo que se informa, pude ser conocido por el ponente pero no por las personas que asisten a la reunión. Mantener informados a todos los grupos de lo que están haciendo los demás, esta info. de retorno, puede ser orientadora e informativa. CÓMO DESPACHAR UNA REUNIÓN IMPREVISTA Estas reuniones se celebran sin previo aviso, y se debe compensar la falta de tiempo y de preparación. Se deben hacer no muy detalladas más allá del objetivo principal. Debe tener: * Introducción * Sustancia de la sesión * Resumen

37. Describir cualquier factor interno/externo potencialmente negativo, ofrecer las explicaciones y consejos necesarios. Se debe pensar lo que se va a decir aprovechando los silencios entre las frases. Animar a las personas a participar con la información de retorno. REUNIONES INFORMATIVAS PARA DESCONOCIDOS A personas que el ponente no conoce o que no se conocen entre ellas. Se debe tratar de romper el hielo, dar pie para la presentación de los asistentes para que se conozcan, hablar lentamente y en voz más alta. REUNIONES INFORMATIVAS PARA GRANDES GRUPOS El problema es saber si todas las personas están entendiendo y oyendo la información que se está dando. Se deben animar a las personas a que participen ya que se reprimen por ser grupos amplios. Tratar de estar en contacto con cada una de las personas asistentes. REUNIONES INFORMATIVAS PARA TOMA DE DECISIONES “ El principal problema es el de dicidir cuantas posibles opciones o líneas de actuavion diferentes se deben brindar u obtener a/de las personas a quienes informa antes de poder tomar una decisión final con seguridad” (pp. 135) Tener por lo menos dos o tres alternativas.

38. CAPÍTULO 12 Este capítulo, hace referencia a evaluar regularmente las reuniones informativas. Comprobar el efecto de lo que se ha dicho. EVALUACIÓN DE LA ACTUACION RESULTANTE Esta evaluación se hace por medio del resultado de las acciones por parte de las personas a las que se informa. ¿Se ha alcanzado el objetivo? Comparar el objetivo con los resultados Para ello, sirve hacer REUNIONES INFORMATIVAS DE LOS RESULTADOS DE LA ACTUACIÓN, donde se evalúan aspectos como: ** El periodo ** El tiempo ** Los responsables ** La actuación ** La formación, el apoyo y los recursos Sesiones de presentación acríticas de ideas espontáneas en la que se espera que todo el mundo aporte sinceramente sus propias opiniones y experiencias personales. EVALUACIÓN

39. EVALUACIÓN DEL IMPACTO DE LA PRESENTACIÓN Evaluar la calidad del contenido, forma de exponerlo y estilo general de las reuniones. AUTOEVALUAICIÓN Intentar revivir la reunión informativa: “palabra por palabra y gesto por gesto” (pp. 138) y revisar a su vez, las reacciones tanto verbales como no verbales de los oyentes con respecto a: ** Objetivos, metas, o tareas ** Información y asesoramiento ** Técnicas de computación utilizadas ** Reacciones y respuestas del ponente Finalmente evaluar: 1. La capacidad del ponente para determinar el comportamiento verbal y no verbal y las reacciones que genera. 2. Interpretación de las reacciones y respuestas

40. EVALUACIÓN A LAS PERSONAS A QUIENES INFORMA Consultar a las personas a las que se informa acerca de lo que se quiere evaluar y del estilo de la presentación del ponente. Lo que piensa un ponente y un asistente son cosas totalmente diferentes por lo que será útil consultarlos. Se presentaran diferencias en las opiniones de los problemas de la reunión, de la comunicación, del desempeño del ponente, entre otras. Para evaluar el desempeño del ponente son útiles formularios de resultado tanto de la evaluación como del impacto de la presentación. CUESTIONARIOS PARA DEPUÉS DE LA REUNIÓN INFORMATIVA En estos cuestionarios, se pueden comparar con las respuestas del mismo ponente en los formularios. S pueden hacer preguntas acerca de la reunión. Por ejemplo se puede preguntar; ¿Cómo se podía haber pronunciado de manera más eficiente esta charla informativa? También son efectivas las preguntas a las cuales se les pueden atribuir porcentajes para evaluarlas.

41. TEST PARA DESPUÉS DE LA REUNIÓN INFORMATIVA Excelente manera de evaluar el nivel de comprensión y lo que recuerda la audiencia de su reunión informativa en general o de cualquier instrucción, consejo u objetivo específico contenido en ella. El mejor resultado que se puede obtener, es la concordancia de lo que se ha dicho en la reunión informativa y lo que queda en la mente de los asistentes. Lo ideal es que estos cuestionarios se hagan de forma sorpresiva para que no influya en el atención que se ponga a la reunión. USO DE LAS EVALUACIONES Dentro de las evaluaciones habrá gran cantidad de información, es por ello, que se debe decantar la misma y atender la mejora más urgente. Centrarse en atender una o dos áreas o técnicas de comunicación por reunión informativa. Abandonar las áreas o técnicas que no parezcan funcionar. “ Lo importante es que debe llevarse a cabo algún tipo de evaluación y que la evaluación que lleva a cabo, cuando sea posible, debe incluir un componente cuantificable y objetivo” (pp. 147)

42. BIBLIOGRAFÍA: CLARK, Colin. Como transmitir instrucciones con eficacia: Técnicas para optimizar la comunicación en las reuniones de trabajo EDICIONES DEUSTO S.A., 1999 147 páginas. ISBN 8423416771