Tres requisitos esenciales para el equipo de TI de un negocio en expansión

1. Losriesgos
delcrecimiento
Tres requisitos esenciales para el equipo
de TI de un negocio en expansión
’13
’14
’15

2. Desdefuera,crecer
resultamuyatractivo.
Escomounemocionante
viajehacianuevoshitos,
nuevosclientesynuevos
compañeros.

3. ¿Ydesdedentro?
Creceresmuchomás
difícildeloqueparece.
Es una transición desde lo que
tu empresa es actualmente
hasta lo que debe ser.

4. Siestásalcargodelas
TIentuempresa,eresla
personamásimportante
enesteviajeemocionante,
turbulentoydealtoriesgo.

5. PorquesinlasTI
adecuadas,tuempresa
nopuedecrecer.
Los procesos fallan.
El personal se frustra.
Los clientes se van.

6. ConlasTIadecuadas,
tuempresapuedevolar.
Con procesos que se adapten constantemente.
Y un equipo humano que se sienta capacitado
en lugar de cohibido. Y clientes que nunca vean
la complejidad que estás gestionando.
Es un momento muy emocionante.

7. Sinembargo,demasiadoamenudo
losequiposdeTIdelasempresasen
crecimientoacabandescoordinándose,
portresrazonesbásicasaunquecruciales.
Por lo tanto, los responsables de las TI
deben buscar formas de:
coordinar los procesos
coordinar los presupuestos
coordinar las estrategias

8. Coordinarlosprocesos
Cuando las empresas crecen,
no se deshacen de sus ineficiencias
por arte de magia. Las ineficiencias
se transforman en problemas mayores
que acaban amenazando a las TI.
Procesos que parecían «pequeñas
molestias» cuando la empresa era
pequeña se convierten en «dolores
agudos» cuando la empresa crece.
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9. Unejemplo
Supongamos que tu empresa
incorpora a nuevos vendedores
para trabajar de forma remota.
Tendrán que salir a buscar
nuevos clientes.
Eso implica acceder a archivos,
hacer presentaciones y actualizar
los sistemas internos.
Pero si todos esos procesos están
pensados para los vendedores
internos, adaptarlos resultará difícil.

10. Entoncesescuando
lleganlosproblemas…
¿Cómo acceden a la red de forma segura?
¿Cómo imprimen sus propuestas cuando
están fuera de la oficina?
¿Adónde envían los documentos firmados
una vez que han cerrado un acuerdo?
Antes de que te des cuenta, la frustración se
dispara y los nuevos vendedores no consiguen
suficientes ventas.

11. Lalección
Sin un proceso, crecer es imposible. Pero cuando
una empresa crece rápidamente, los procesos
creados sobre la marcha siempre fallan y el
equipo de TI suele sufrir las consecuencias.
Así que antes de que tus procesos se vuelvan
ineficaces y confusos, cámbialos, formalízalos
y optimízalos para que sean escalables.

12. Resultaútilrecordar
cómoeselprocesoideal
«Elobjetivodelprocesoeslacomunicación.
Sientuempresasolosoiscincopersonas,noes
necesariounprocesoporquepodéishablarentre
vosotros.Sinembargo,con4000empleadosla
comunicaciónsecomplica.Hacefaltaalgomás
sólido:unbusdecomunicacióno,talcomose
denominanconvencionalmentelosbusesde
comunicaciónentrehumanos,unproceso».
Ben Horowitz,exdirectorgeneraldeOpsware

13. Quésepuedehacer
Si el objetivo de un proceso es la comunicación,
es esencial garantizar que todos los documentos
y las comunicaciones formen parte del
plan estratégico.
Como la gestión de documentos afecta a
decenas de procesos importantes, los costes
de una gestión ineficiente se pueden disparar.
De media, las empresas dedican a esta labor
hasta un diez por ciento de sus ingresos.1
10 %
desusingresos
1‘Iknowwhatyou’rethinking’,AngeleBoyd,analistadeIDC,juniode2015

14. Acción:
Valora vuestra estrategia actual de gestión
de documentos y busca formas de hacer que los
documentos más importantes (tanto digitales
como en papel) sean fáciles de encontrar,
almacenar, gestionar y enviar, tanto dentro
como fuera de la empresa.
Hemos ayudado a cientos de empresas en
crecimiento a analizar y optimizar su forma de
gestionar documentos. Si necesitas orientación,
estaremos encantados de ayudarte.

15. Coordinarlos
presupuestos
Por lo general, el gasto en TI de las
empresas en crecimiento disminuye con
relación al crecimiento de la empresa.1
Porque cuando las empresas crecen,
lo primero que suelen ampliar son sus equipos
de marketing, ventas y producto/servicio.
1‘Iknowwhatyou’rethinking’,AngeleBoyd,analistadeIDC,juniode2015
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16. Esoespositivoparalamayoría,perosupone
unagrandificultadparaelequipodeTI.
Significaqueelnivel
decomplejidadque
gestionascrecemás
rápidoquetusrecursos.

17. «Estábamossometidosaunacascada
desolicitudes.Misejecutivoslollamaban
“beberdelamanguera”.Seesperaba
quelanzáramosaplicacionesyfunciones
nuevascadatressemanas.»
Tanni Graichen
Exvicepresidentaejecutiva
deIntegratedCardBusiness
ydirectoradeTIdeProvidian

18. Lalección
La clave para gestionar más con menos es
la priorización. Y la clave para el equipo de TI
es colaborar con la empresa para determinar
qué proyectos hay que priorizar.
Define claramente qué cosas debe gestionar
el equipo de forma interna y qué cosas pueden
externalizarse o automatizarse.
La externalización puede ser la salvación del equipo
de TI de una empresa en crecimiento. Busca procesos
que se puedan separar y externalizar.

19. Porquesinooptimizas
paraunasTIque
funcionendeforma
sencillayágil,estás
optimizandoparaunas
TIineficientes.
202020192018201720162015

20. «Aplazar una inversión en
TI que aumente la agilidad
no es una forma de reducir
costes; es una forma de
prolongar la ineficiencia.»
Robin Johnson
ExdirectordeTIdeDell

21. Quésepuedehacer
Hazunalistadelasprincipalesfunciones
yresponsabilidadesdelasTIquetúytu
equipodebéisgestionarsegún:
– Suimportanciaparalaempresa
– Ylacapacidaddetuequipoparaproporcionar
esosserviciosdeformaeficiente

22. Unavezhechoeso,analizalaspeticiones
quevienendelaempresaydetermina:
– Quéhardwareysoftwareantiguos
causanlamayoríadeproblemas
– QuéfuncionesdelasTIexigenmás
tiempoatuequipo
Comparalasdoslistasytecostará
muchomenosidentificarlosproblemas
sencillosquesepuedensolucionarcon
ayudaexternaylasfuncionesesenciales
quetuequipodebepriorizar.DEMANDASDAS

23. Coordinarlasestrategias
Cuandotrabajasenunaempresa
pequeña,lacomunicaciónessencilla
ylonormalesquetodoelmundo
estécoordinado.
Perocuandolasempresascrecen,
tambiéncreceladistanciaentresus
departamentos.Ysinosetiene
cuidado,losdepartamentosse
conviertenensilosylasdistancias
sevuelvenabismos.
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24. Unejemplo
Imaginaqueloscompañerosdel
departamentofinancierotepidenuna
nuevaaplicaciónquelespermitaver
conmásfacilidadelflujodeefectivo.
Teponesahacercálculos:analizar
distintassoluciones,escogerelproveedor
adecuado,implementarlanuevasolución,
migrardatosfinancierosimportantes...
Elproyectollevarámeses.

25. Loscompañerosestándecepcionados.
Túsolointentabashacerlascosasbien.
Todostrabajáisbajopresiónparacumplir
distintosobjetivos.
¿Cuálhasido
elproblema?

26. Dichodeformasencilla,
estábaisintentandoresolver
problemasdiferentes.
Ellosintentabanresolverunproblemadefaltade
visibilidaddelflujodeefectivo,mientrasquetú
intentabasresolverunproblemadefaltadesoftware.
ExistenmuchassituacionesenlasqueelequipodeTI
puedenosatisfacerlasnecesidadesdeunaempresa
encrecimiento.Prestaratenciónalprocesosueleser
muchomásefectivoquecentrarsesoloenlatecnología.

27. Lalección
Detrásdecadapeticiónhayunproblemacon
elflujodetrabajo.Enlugardeaceptartalcual
laspeticionesdelaempresa,dedicaeltiempo
necesarioaentenderelflujodetrabajoqueha
motivadocadapetición.
Enlasituacióndelejemploanterior,prestando
másatenciónhabríaquedadopatentequeel
verdaderoproblemaeraelnúmerodepasos
manualesnecesariosparaenviarfacturasalas
cuentasapagar.
Yloqueesmásimportante,unanálisisdelflujo
detrabajohabríareveladoquelamayoríade
esospasossepuedenautomatizar.

28. Quésepuedehacer
Sinoexisteunprocesodecolaboración
ycoordinaciónconlaempresa,creauno.
Puedesempezarahacerloyamismo
devariasformasdistintas:
Pasamástiempoconlaspartesinteresadas:
hablaconellossobresusprioridadesysus
expectativasdecrecimiento.Tesorprenderá
lomuchoqueestopuedecambiartoda
tuestrategia.

29. Analizalaspeticionesusandolatécnicadelos
«cincoporqués».Creadaoriginalmenteenel
sistemadeproduccióndeToyota,setratade
unaformaefectivadeabordarelanálisisde
flujosdetrabajoqueteayudaráadeterminar
quéproblemasmotivancadapetición.
Prestaatenciónalasprevisiones;hablacon
elequiporesponsabledelaplanificaciónylas
previsiones.Hazteunaideadeloquevaaocurrir.

30. «Cualquierempresaqueesté
creciendoposiblementetenga
unequipodemarketingmuy
bueno,yesagentesuelehacer
muchasprevisiones.»
Tanni Graichen
Exvicepresidentaejecutiva
deIntegratedCardBusiness
ydirectoradeTIdeProvidian

31. Estoeslo
quehemos
aprendido.

32. Crecercomportaunaserie
dedificultadesqueponen
apruebaalaempresade
muchasmaneras.
Poreso,paraquelasempresas
modernaspuedancrecer,
elequipodeTIdebeestar
coordinadoconlaempresa.

33. Labuenanoticia
Tusdecisionescomo
responsabledelasTI
deunaempresaen
crecimientotendrán
unefectoenormesobre
elrestodelaempresa.

34. Diseñaprocesosescalables,prioriza
yautomatizaparaaprovecharel
presupuestodisponibleycoordínate
conlosdemásdepartamentos.Así
serámuchomásfácilsolventarcon
éxitolosproblemasdelcrecimiento.
Estamosconvencidosdequela
gestióndedocumentospuedetener
unpapeldestacadoentodasestas
iniciativas,peroesolodejamospara
otraocasión.

35. Elcrecimiento
comportapresión.
Perotambién
generaentusiasmo.

36. Elcrecimientopuedemejorar.

37. Lecturasadicionales
Los responsables de las TI en
empresas con un rápido crecimiento
deben sortear toda una serie de
trampas, obstáculos y paradojas.
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habilidades y estrategias necesarias
para dirigir el equipo de TI de una
empresa en crecimiento.
The growth CIO
Lessons and strategies about
leading during rapid growth
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38. SomosXerox.
Ayudamosaempresasen
crecimientobuscandoformas
inteligentesdegestionarsus
impresorasydocumentos
paraquesusflujosdetrabajo
funcionenmejor.
Esperamosqueestapresentación
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Hablemos.