• Like
  • Save
Ma Ninfo Kaip Teisingai Nusipirkti Buhalterijos Paslaugas V3
Upcoming SlideShare
Loading in...5
×
 

Ma Ninfo Kaip Teisingai Nusipirkti Buhalterijos Paslaugas V3

on

  • 668 views

MANinfo.lt: praktiniai patarimai, kaip teisingai pasirinkti buhalterinių paslaugų įmonę, ką būtina įtraukti į sutartį

MANinfo.lt: praktiniai patarimai, kaip teisingai pasirinkti buhalterinių paslaugų įmonę, ką būtina įtraukti į sutartį

Statistics

Views

Total Views
668
Views on SlideShare
667
Embed Views
1

Actions

Likes
0
Downloads
0
Comments
0

1 Embed 1

http://www.linkedin.com 1

Accessibility

Categories

Upload Details

Uploaded via as Microsoft PowerPoint

Usage Rights

© All Rights Reserved

Report content

Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
  • Full Name Full Name Comment goes here.
    Are you sure you want to
    Your message goes here
    Processing…
Post Comment
Edit your comment

    Ma Ninfo Kaip Teisingai Nusipirkti Buhalterijos Paslaugas V3 Ma Ninfo Kaip Teisingai Nusipirkti Buhalterijos Paslaugas V3 Presentation Transcript

    • Kaip teisingai nusipirkti buhalterijos paslaugas? 2011.10.26 Vilnius
    • Vida Čiuberkienė-Kumpikienė
      • UAB "Management information" - finansų valdymo ir buhalterinių paslaugų įmonės
      • klientų aptarnavimo skyriaus vadovė
      • PATIRTIS:
      • finansų srityje - 15 metų:
      • Ernst & Young - 4 m.
      • Sertifikuota vidaus auditorė, MG Baltic įmonių grupės vidaus auditorė - 3 m.
      • Įmonių grupės finansų direktorė - 5 m. 
    • Kam apie tai reikia apskritai kalbėti?
        • Juk kai perku aš žinau, ko man reikia!
        • Kai perka batus, žmogus paprastai gali apibūdinti, kad ieško pvz. juodų be kulno, ne lakuotų, nekaukšinčių, tikros odos, be raištelių, įmaunamų nepasilenkiant, neperšlampančiais padais, ilgaamžių, ir už juos gali mokėti iki 200 Lt.
        • Su jais turi atrodyti puikiai!
        • Kai perka buhalterijos paslaugas, pageidavimas vienas - kad apie tai daugiau niekada nebereiktų galvoti!!!
      • PS pageidautina išvis pamiršti, kad tokia buhalterija apskritai egzistuoja.
      • PPS (nes tai nuobodu, nesuprantama ir nervina. Atitraukia nuo tikrų reikalų, verslo vystymo pardavimo. Užknisa.
    • "Noriu, apie buhalteriją išvis negalvoti"
      • O buhalterinių paslaugų įmonės jums atitars gražia sutartine su folkloro atspalviu:
      • "Mes jums tvarkysim visą buhalteriją."
      • Tačiau kodėl tai niekada neveikia realybėje? Ar yra nors viena įmonė, kuriai veikia?
    • Kodėl neišeis pamiršti buhalterijos
      • kad ir taip to nenorėtumėt...
      • NES:
        • Jei vadovaujate įmonei, arba turite savo verslą, nėra nei vienos srities, apie kurią galite apskritai negalvoti
        • Jei yra tokia sritis, apie kurią apskritai negalvojate ir jos niekaip netvarkoje, tik laiko klausimas, kada ji jums smogs kitu galu ir taps rakštimi šiknoj
        • Jums neišeis jos pamiršti netgi tuomet, jei Jūsų pasirinkta buhalterinių paslaugų įmonė tikrai iš visų jėgų stengsis gerai atlikti savo darbą
        •                                               deja.
    • Ką daryti?
        • Jūs turite nuspręsti, kokių paslaugų Jums ir jūsų įmonei reika, 
        • kad iš anksto galėtumėte nuspręsti, ar pasiūlymas Jums tinkamas
        • ar jis nekels jums galvos skausmo
        • ar tinkamas tiekėjas
        • ar jis bus pajėgus teikti paslaugas
        • ar gausite tai, ko ir reikia
    • Prieš kviečiant įmones teikti pasiūlymus
      • turite patys apsibrėžti, ko Jums reikia, kad galvos skausmas išgirdus žodį buhalterija būtų kuo mažesnis:
        • ar užteks, jei buhaterinių paslaugų įmonė tik pateiktų ataskaitas valstybinėms institucijoms?
        • kokių duomenų iš buhalterijos reikia man, kaip vadovui, kad galėčiau siekti savo tikslų?
        • kokius duomenis turi gauti kiti įmonės darbuotojai, kad jie galėtų siekti savo tikslų?
        • kokiu dažnumu turi ateiti duomenys?
        • kokia forma turi būti gaunami duomenys?
        • kokio tikslumo turi būti duomenys?
    • BUHALTERIJA
      • mūsų įmonei turi teikti šias paslaugas:
      • ATASKAITA        DATA        FORMA        DAŽNUMAS    KAM
      • GPM deklaracija    15 d.    tiesiai kontr. inst.    1/mėn.       Antanui
      • ...
      • ...
      • ...
      • Pardavimai
      • per praeitą mėn.    5 d.    el.paštu ataskaita        1/sav.        Onutei
      •                                       iš apsk. programos
    • Kodėl reikia apsirašyti laukiamus rezultatus iš buhalterijos
      • nes tai atrodo taip kvaila, tiesiog laiko gaišimas, aprašinėjant savaime suprantamus arba iki galo neaiškius dalykus, kurios neaišku, kam reikės panaudoti.
        • BŪTINAI RAŠTU!
        • Jei kažko nežinote, ypač iš kontroliuojančių institucijų reikalaujamų ataskaitų, potencialūs tiekėjai padės užbaigti šią lentelę
        • Po to šią lentelę panaudosite pirkdami paslaugas, derėdamiesi dėl kainos ir kontroliuodami įsigyjamų paslaugų kokybę
    • Derybos su būsimais tiekėjais
        • Negaišite laiko su tiekėjais, kurie negalės Jums suteikti viso paslaugų paketo - jie atkris iš karto.
        • Parodydami kuo tikslesnį sąrašą rezultatų, iš tiekėjų gausite tikslesnius ir realistiškesnius kainų įvertinimus
        • Apsidrausite nuo to, kad praėjus porai mėnesių tiekėjas informuos, kad jums teikiamų paslaugų kaina turi būti dviguba
        • Tiekėjas, ruošdamasis jūsų įmonės aptarnavimui, paskirs reikiamus resursus, suplanuos jums skiriamą laiką - nes tiksliai žinos, kiek jo reikės.
        • Tiekėjas nesistengs pagudrauti, pvz. neįtraukti kai kurių punktų į paslaugų teikimo sąrašą sutartyje, taip pasilikdamas teisę kai kurių paslaugų jums neteikti arba vėliau reikalauti didesnės kainos
      • Juk Jūs ir siekiate gauti paslaugas laiku, kokybiškas ir už sutartą kainą, ar ne?!
    • Kaip pasirinkti tinkamiausią tiekėją?
      • Klausimai, kuriuos reikia užduoti tiekėjui:
        • ar tiekėjas superka tai, ko reikia jūsų įmonės apskaita tvarkyti? (pvz. ar nepaprašys patiems nusipirkti segtuvų dokumentams susegti)
        • kuri pusė atsako už dokumentų pasiėmimą / pristatymą
        • ar tiekėjas užtikrina, kad pasikeitus pagrindiniam jo įmonės apskaitą tvarkančiam tiekėjo darbuotojui, jo darbus perims ne mažesnės kvalifikacijos darbuotojas, kuriam bus perduoti darbai (ar nereiks visko iš naujo aiškinti patiems?)
        • kaip tiekėjas užtikrina paslaugų teikimo kokybę? Kokios vidinės procedūros? (ar tikrai gausite tai, ką sutarsite)
      • VISKĄ, KĄ JIE PRIŽADĖS, ĮRAŠYKITE Į SUTARTĮ!!!
    • Kaip vesti derybas su potencialiais tiekėjais
        • Laukiamų rezultatų lentelę su terminais parodykite tiekėjui iš karto
        • Reikalaukite, kad jau pirminiame pasiūlymų teikimo etape potencialūs tiekėjai aiškiai nurodytų, kad siūloma kaina - už visus jūsų perkamus rezultatus
        • Reikalaukite, kad tiekėjai pagrįstų, kodėl jie tikrai gali suteikti perkamas paslaugas
        • Reikalaukite, kad tiekėjo pasiūlymas būtų ne ilgesnis nei vienas puslapis!
      • Nes vakarais žymiai įdomiau skaityti mėgstamą žanrą, o ne tiekėjų pasiūlymus.
    • Svarbūs požymiai derybų metu
        • Reaguokite į tiekėją taip, kaip reaguojate į darbuotojų CV - jei yra klaidų, vadinasi, jų bus ir ataskaitose
        • Jei neatsiliepia į skambučius ir neperskambina, teikiant paslaugas bus tik blogiau - visi mes santykių pradžioje stengiamės parodyti geresnę pusę, ar ne?
        • Jei potencialus tiekėjas bando jus sudurninti , kad niekas taip nedaro, prisigalvojo čia visokių lentelių - viskas aišku, jis ir teiks tuos rezultatus, kurių JIS manys, kad jums reikia - ar norėsit su tokiu dirbti daug metų?
    • SUTARTIS
      • SUTARTIES PARUOŠIMUI IR SUDERINIMUI SKIRKITE PAKANKAMAI LAIKO:
        • net jei tai reiškia, kad kažkokias ataskaitas ar deklaracijas pavėluosite priduoti mėnesį ar netgi du! 
        • informuokite savo inspektores konktroliuojančiose institucijose apie tai, kad ieškote buhalterio, ir kad vėliausiai po mėnesio būsit pasiviję ir atsiskaitę
        • nepasiduokite tiekėjo spaudimui - atminkite - perkate jūs, o ne jis
    • Kas būtinai turi būti sutartyje
        • Jūsų sudaryta rezultatų lentelė! Būtinai su kuo tiksliau įvardinti rezultatu, atlikimo terminu, kam jis turi būti pateiktas
        • SLA - service level agreement (ITIL metodika) - sutartyje apibrėžkite, kokio lygio paslaugos kokybę laikysite priimtina, pvz.:
          • ataskaitos Sodrai priduotos pavėluotai 1 k. per metus, pavėluota ne daugiau nei 3 d.d.
          • jei daugiau nei 1 k./metus ar daugiau dienų, vadinasi, kokybė nepakankama
        • Sutarkite su tiekėju, kokios baudos dėl nepakankamos paslaugų kokybės.
    • Kaina - kaip susitarti geriausią?
        • Pasirodo, ne taip jau ir mažai mums reikia iš buhalterinių paslaugų įmonės, ar ne?
        • Ar tikrai reikia visko, ką įsirašėme į rezultatų lentelę?
        • Galbūt kai kurios ataskaitos vadovybei gali būti teikiamos du kartus rečiau ir nieko nenutiks?
        • Neaukokite tų ataskaitų, nuo kurių priklauso gyvybiniai taškai - pardavimai, įmonės tęstinumas ir pan. (patys žinot, bet kurių duomenų verslas negali gyventi).
    • Ką galime daryti geriau norint gauti mažesnę kainą?
        • Jei tiekėjo pasiūlyta kaina per didelė, kuriuos darbus galime atlikti patys?
        • Kuriuos darbus ar procesų dalį galime atlikti kooperuodamiesi su tiekėju?
        • Pvz.:
          • galbūt galime išrašinėti pardavimo sąskaitas tiesiai iš apskaitos programos ir tiekėjui nereiks suvedinėti pardavimo sąskaitų-faktūrų? 
        • Galbūt mes patys galime jiems pristatyti dokumentus?
        • Gal mes patys galime priduoti deklaracijas?
        • Gal mes patys galime suvesti pirkimo sąskaitas - faktūras?
        • Būtinai iš karto tarkitės su tiekėju, kad visi tokie veiksmai būtų įvertinami kainos sumažinimu
    • Kad sutartis veiktų realybėje
      • Deja, neišeis apie buhalteriją pamiršti, nes:
        • numatykite įmonės viduje, kas kontroliuos paslaugų kokybę, ar ji atitinka tą kokybę, kuri apibrėžta sutartyje - tai turi tapti vidinių procedūrų rutinos dalimi!
        • užtikrinkite, kad žmonės, kurie numatyti kaip priimantys rezultatą, žino, kad jie turi gauti jį gauti.
        • suplanuokite, kas kiek laiko jie tikrins gaunamų paslaugų kokybę ir kaip tai dokumentuos
    • Profilaktinis pulso pamatavimas
      • kaip įsitikinti, kad sutartis veikia realiai ir duoda tą rezultatą, dėl kurio ir buvo sudaroma:
        • periodiškai susitikite su tiekėjo atstovu aptarti gaunamų paslaugų kokybę
        • susitikimus renkite periodiškai, o ne tuomet, kai jau kilo akivaizdi problema ar nepasitenkinimas  (jei jie trumpi ir nuobodūs - pats tikriausias ženklas, kad viskas vykstas puikiai! - bet juk to ir siekėte, ar ne? ; )
        • aptarinėkite faktus, o ne emocijas - susitikimo metu peržvelkite dokumentaciją apie tai, kaip vyko procesas, kas priduota laiku, ar tokia forma, kaip numatyta, kokie buvo nukrypimai, ar jie priimtini, jei reikia spręsti - spręskite, kol tai netapo problema.
        •       Juk jų visiems ir taip per daug, ar ne?
    • Sutarties nutraukimo sąlygos
      • Sutartyje būtinai turi būti numatytos ir aiškiai aprašytos sąlygos, kas vyksta tuomet, jei sutartį norite nutraukti:
        • prieš kiek laiko turite įspėti tiekėją
        • kokie apribojimai / apsunkinimai norint išeiti:
      • - ar nebus problemų gauti likučius, ir per kiek laiko?
      • - ar nereiks susimokėti už licenzijas išeinant?
      • Kuo geriau įmonė laikosi einamųjų procedūrų, tuo lengviau nutraukti sutartį!
    • IŠVADA - nuo mūsų priklauso labai daug...
      • ir tai visai nereiškia, kad turi skaudėti galvą!
        • pasirenkam geriausią tiekėją
        • susideram geriausią kainą
        • palaikom procesą ir neleidžiam jam numirti eigoje
        • visai neskauda galvos dėl buhalterijos!
    • Ačiū už dėmesį! Tikiuosi, tai buvo naudinga?
    • Vida Čiuberkienė-Kumpikienė
      • UAB Management information
      • Klientų aptarnavimo vadovė
      • Lukiškių 5, Vilnius 01008
      • www.MANinfo.lt
      • [email_address]
      • Tel. nr. 8 687 86143
      • skype: ciuberkiene