Tema4 exportaciones avz

Índice
EXPORTACIONES ................................................................................................................................. 3
1. EXPORTACIÓN DE DATOS ................................................................................................................. 3
1.1. Exportar a un archivo de texto .............................................................................................. 3
1.2. Exportar a un archivo de Excel ............................................................................................. 9
1.3. Exportar a un archivo en formato PDF ................................................................................ 11
1.4. Exportar a un archivo de Word en formato RTF ................................................................. 12
1.5. Exportar a un archivo de Access......................................................................................... 12

Tema 4. Exportaciones
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Exportaciones
En este tema se describe el modo de obtener archivos con formato diferentes a partir de las tablas y/o consultas de Access.
1. Exportación de datos
Consiste en copiar de forma especial datos que se encuentran en una base de datos de Access a otros archivos de diferente formato, ya sean archivos de texto, de hoja de cálculo o de otras bases de datos.
1.1. Exportar a un archivo de texto
Access permite convertir a formato de texto los datos contenidos en una tabla o la respuesta de una consulta.
Probaremos a exportar datos a un archivo TXT de la tabla ALUMNOS.
Para su exportación puede estar abierta o cerrada.
Si se encuentra cerrada la exportación siempre será de la totalidad de los registros de la tabla. Seleccione la tabla en el panel de navegación y utilice el comando Exportar a un archivo de texto de la ficha Datos externos, (en el grupo Exportar)
En el cuadro de diálogo que muestra haga clic en el botón Examinar para seleccionar la carpeta donde se ubicará el archivo que se genera con la exportación y el nombre de ese archivo.
Si marca la casilla Exportar datos con formato y diseño, pasa los datos con gran parte del formato aplicado.
También podrá, en ese caso, marcar la casilla Abrir el archivo de destino al finalizar la operación de exportación.
Si la tabla está abierta, puede exportar la totalidad o sólo los registros que tenga seleccionados, pues podrá marcar la casilla Exportar sólo los registros seleccionados.
Estas últimas opciones sólo están activas si ha marcado la casilla Exportar datos con formato y diseño

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A continuación mostrará un cuadro de diálogo, solicitando la codificación a emplear. Seleccione aquella compatible con el ordenador donde se vaya a utilizar.
El resultado de la exportación es el siguiente:
Finalmente podrá guardar los pasos de la exportación.

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Exportar a un archivo de texto delimitado
Si en el cuadro de diálogo inicial no marca la casilla Exportar datos con formato y diseño, le mostrará el asistente para la exportación, seleccione la opción Delimitado y pulse Siguiente
En el cuadro de diálogo siguiente seleccione el tipo de delimitador (tabulación, punto y coma, coma, espacio o cualquier otro carácter que indique en otros). Si el delimitador que elige puede formar parte del contenido de algún campo de texto, debe elegir un cualificador de texto.
Puede elegir entre incluir o no los nombres de los campos.
Por último indique el nombre del archivo que va a generar.

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Si pulsa el botón Avanzado podrá elegir algunas opciones como separador decimal, delimitador de fecha, orden para las fechas…
Podrá guardar los pasos de la exportación

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El resultado de la exportación de esta tabla, es el siguiente:
El contenido de cada campo se muestra entre comillas, para cada registro. Se debe a que se eligió como cualificador de texto: comillas (en la ventana Avanzado).
Exportar a un archivo de texto fijo
Si en el cuadro de diálogo inicial no marca la casilla Exportar datos con formato y diseño, le mostrará el asistente para la exportación, seleccione la opción Ancho fijo y pulse Siguiente
En la ventana siguiente puede arrastrar las líneas que marcan el comienzo de cada campo para fijar su anchura, aunque como se pueden encontrar muy distantes por defecto, puede utilizar el botón Avanzado

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Desde la ventana de Avanzado podrá asignar el ancho a cada campo de modo más rápido
De ese modo al Aceptar verá las líneas de separación de los campos situadas correctamente
Por último confirme el nombre del archivo final y guarde los pasos de la exportación, si es preciso repetirla con frecuencia

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El resultado final es este archivo de texto de ancho fijo:
El último campo está cortado y es porque el tamaño que se asignó de 40, en la ventana avanzado, era pequeño.
1.2. Exportar a un archivo de Excel
Access permite convertir a formato de Excel los datos contenidos en una tabla o la respuesta de una consulta.
Trataremos de exportar los datos de la tabla ASISTENTES
Puede exportar la tabla, ya sea mostrando la hoja de datos o con la tabla cerrada y seleccionada en el panel de navegación. Utilice el comando Exportar a una hoja de cálculo Excel de la ficha Datos externos
Le mostrará un cuadro de diálogo donde deberá indicar la ubicación y el nombre del archivo que va a generar con el proceso de exportación. Podrá elegir entre diferentes versiones de Excel para el archivo final.

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Sólo si marca la casilla Exportar datos con formato y diseño, podrá marcar las otras dos casillas:
Abrir el archivo de destino al finalizar la operación de exportación, muestra el archivo obtenido.
Exportar sólo los registros seleccionados. En el caso de que la tabla se encontrase abierta y tuviera registros seleccionados, la exportación se realizará únicamente de esos registros.
Al Aceptar mostrará el archivo resultante

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Podrá guardar los pasos de la exportación
1.3. Exportar a un archivo en formato PDF
Access permite convertir a formato pdf los datos contenidos en una tabla, la respuesta de una consulta, el origen de datos de un formulario, un informe…
Seleccione o abra el objeto y utilice el comando PDF o XPS de la ficha Datos externos
El resultado de la exportación a este formato, de la tabla ASISTENTES será el siguiente:

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1.4. Exportar a un archivo de Word en formato RTF
Access permite convertir a formato RTF los datos contenidos en una tabla, la respuesta de una consulta, el origen de datos de un formulario, un informe…
Seleccione o abra el objeto y utilice el comando Exportar a un archivo RTF de la ficha Datos externos
El resultado de exportar así la tabla ALUMNOS
Es el siguiente:
1.5. Exportar a un archivo de Access
Puede exportar cualquier objeto a una base de datos de Access, seleccione el objeto y utilice el comando Más de la ficha Datos Externos

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El desplegable de comando muestra una gran variedad de formatos de destino para ese objeto, además de Base de datos de Access
En la ventana que muestra seleccione, con el botón Examinar, un archivo de Access al que copiará el objeto seleccionado
Después de Aceptar mostrará un cuadro de diálogo para que indique si llevará sólo la estructura o si llevará la estructura y los datos
Como siempre, mostrará la opción de guardar los pasos de la exportación.

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