Taller Gestión del Tiempo - Oct 09

Gestión eficaz del tiempo. Optimiza tu tiempo. Mejore sus habilidades para el trabajo Noviembre 2009 Versión: 1.1. ProQuaMe 2005, S.L.

Gestión eficaz del tiempo. Introducción.

¿De qué vamos a hablar? Qué es gestionar el tiempo Empezar a caminar Herramientas para el tiempo Cómo priorizar Eternización Delegación Getting things done (GTD)

Expectativas:
‘ organizar mejor mi trabajo’
‘ combinar trabajo de despacho e incidencias (interrupciones)’
‘ los planes y previsiones no se cumplen’
‘ gestiona múltiples tareas y funciones’
‘ organizar mejor el tiempo dentro de mi jornada laboral’
‘ no se por donde empezar’
‘ se me acumulan las tareas pendientes’
‘ necesito herramientas y pautas’
‘ quiero dar mejor servicio a mi cliente, una respuesta ágil’
‘ quiero optimizar mi tiempo’
‘ necesito diferenciar mi tiempo laboral y el personal’

Steven Covey, 7 hábitos de las personas efectivas.

Dinámica de grupo Sobre las fotografías de vuestro puesto de trabajo habitual, describir cómo organizáis vuestro escritorio, vuestra agenda, qué sistema seguís para desarrollar vuestras tareas y gestionar vuestro tiempo.

¿Qué organización?

¿Organización?

Gestión eficaz del tiempo. 1. ¿Qué es gestionar el tiempo?

¿Gestionar el tiempo?
60 segundos en un minuto
60 minutos en una hora
24 horas en un día
Y 168 horas en una semana…
Personas tan significadas como OBAMA tienen el mismo tiempo que tu, es decir… El tiempo ni se ahorra ni se almacena. No se trata de cuánto tenemos… sino de cómo lo utilizamos.

¿Gestionar el tiempo? Es la gestión de nuestras propias actividades, para asegurarnos que se desarrollaran en el tiempo disponible o determinado, ya que el tiempo es un recurso escaso y continuo.

¿Porqué organizar mi tiempo?
Principales razones:
Ganar rendimiento sobre el tiempo (optimizarlo)
Motivar y promover la iniciativa
Permite hacer previsiones
Reduce la ansiedad (estrés)

Barreras para el éxito en la gestión de nuestro tiempo AUTOCONOCIMIENTO Y CONOCIMIENTO DE NUESTROS OBJETIVOS. Sólo a través del propio conocimiento y de cuáles son nuestros objetivos podemos mejorar. DESARROLLAR Y MANTENER UN CALENDARIO SUFICIENTEMENTE FLEXIBLE. El calendario debe de trabajar para ti, no para los demás. Debe reflejar aquello exclusivamente importante para ti.

Dinámica de grupo Sobre el cuestionario hacemos un ranking para ver que no estamos tan mal, ¿no?

Factores de fracaso.
Miedo a cambiar los propios hábitos.
Incertidumbre sobre cómo y cuando empezar.
Presión del tiempo, ya que para ahorrar tiempo futuro debes invertir tiempo presente (y el día a día ya sabemos como es…).
Falta de voluntad.

Factores facilitadores
Mejoras en la eficacia de tu trabajo
Incremento de tu productividad
Desarrollo personal (trabajo + ocio)
Como respuesta a un incremento de responsabilidades

Gestión eficaz del tiempo. 2. Empecemos a organizarnos

La matriz de organización de tu tiempo… Fuente: First things first. Steven R. Covey. Importante Urgente SI NO NO SI Tenemos tendencia a reaccionar mejor frente a la urgencia que frente a la importancia: 1. Clasifica tus tareas: encuadrar las tareas en cada uno de los bloques. 2. Disciplina: realizar las tareas en el orden correcto. EVITA HACERLO DECIDE CUANDO DEBES HACERLO DELEGA EN OTROS HÁZLO AHORA MISMO

Situaciones más frecuentes Fuente: First things first. Steven R. Covey. Importante Urgente SI NO NO SI
Trivialidades
Pasatiempos
Tareas improductivas
Entretenimientos - juegos
Cualquier otra cosa
Prevención
Construcción de relaciones
Planificación y preparación
Desarrollos de sistemas
Conocimiento profesional
Interrupciones
Algunas llamadas telefónicas o mails
Algunas reuniones
Reuniones no preparadas
Actividades populares
Situaciones de pánico
Asuntos estresantes
Fuego cruzado
Proyectos con plazos marcados

Hacia una estrategia inteligente Importante = f (valor para empresa) Urgente = f (tiempo) SI NO NO SI ¿ QUÉ ESTRATÉGIAS DEBEMOS ADOPTAR PARA VENCER NUESTRAS BARRERAS PERSONALES? GESTIONAR EL TIEMPO ES GESTIONAR NUESTROS (MALOS) HÁBITOS. RETO = PLANIFICAR, ANTICIPAR. Gestionar las tareas IMPORTANTES antes que estas devengan URGENTES. Fuente: First things first. Steven R. Covey. Irresponsabilidad Dependencia de otros Visión Perspectiva Equilibrio Control Fuera de control Sentimiento de victimización Enfoque al corto plazo Nos estresamos Nos quemamos

Consejos para una gestión inteligente
Algunos consejos...
SER ORGANIZADO: filtra tus tareas
PROTEGER TU TIEMPO: quemar, aislar y delegar
CONSEGUIR A TRAVÉS DE UN ENFOQUE SOBRE OBJETIVOS: énfasis motivacional
TRABAJA SEGÚN UN ORDEN DE PRIORIDADES: pon objetivos y prioriza
UTILIZA HERRAMIENTAS MÁGICAS PARA SACAR PARTIDO DE TU TIEMPO
ENTRENA TUS HABILIDADES DE GESTIÓN DEL TIEMPO
SIGUE LA CORRIENTE: filosofía oriental, ritmos naturales
EVITA TUS MALOS HÁBITOS: eternización
Fuente: First things first. Steven R. Covey.

Consejos para una gestión inteligente
Cosas a potenciar...
Fijar objetivos inteligentes que puedan ser realmente desarrollados. Evita crear situaciones imposibles.
Establece prioridades.
Asumir completamente las responsabilidades sobre el hecho de hacer un uso o abuso de un precioso recurso, el tiempo.
Fuente: Stretegies for Success. www.accd.edu.

Gestión eficaz del tiempo. 3. Herramientas

Herramientas a desarrollar
1. No crear situaciones imposibles:
Compatibilizar trabajo con tiempo libre.
Revisa tus obligaciones externas. Existen tareas donde tu gestionas el tiempo y otras donde el tiempo es gestionado por factores externos.
Examina de forma realista estas obligaciones.

2. Define prioridades:
Planificar, planificar, planificar…
Utiliza un calendario SEMANAL y una lista de tareas DIARIA.
Escribe esta lista de tareas diariamente.
Esta lista es un recordatorio: escoge entre lo que puede y no puede esperar.
Visualiza los incumplimientos para planificar el nuevo día.

3. Evita distracciones (ladrones del tiempo):
Identifica áreas de pérdida de tiempo.
Evita la ETERNIZACIÓN : acto deliberado (y esencial a la naturaleza humana) de posponer de forma excesiva tus objetivos o tareas.
Implica comportamientos perfeccionistas, pero también esconde inseguridad para desarrollar las tareas.
Eternización Perdida de tiempo Oportunidades perdidas Baja productividad Estrés galopante

4. Estoy sobrepasado por un objetivo o por un plazo:
La gestión de crisis (o su defecto) nos dejan poco tiempo para las rutinas o el disfrute de nuestra vida.
¿Has perdido el punto de vista respecto a tus objetivos o enfoques principales?
Desarrolla lista de tareas diarias… semanales… mensuales… y de largo plazo.

5. Las barreras emocionales (dispersión, estrés, ansiedad, frustración…) afectan a tu productividad:
Busca tu bienestar físico, desconecta de estas barreras
El ejercicio o cualquier otra distracción que te relaje son perfectos antídotos para ‘desconectar’

6. Asume la responsabilidad sobre la gestión (o su defecto) de tu tiempo:
Busca ambientes de trabajo propicios
Limita tus distracciones o ladrones del tiempo (revisar mails, llamar compulsivamente…)
Prevención frente a amigos, compañeros… que pasan por encima de tus prioridades

Una propuesta de organización del tiempo de trabajo proyectos objetivos planes de acciones listas de tareas

Ladrones del tiempo
¿Cuáles son tus fuentes de interrupciones?
Visitas inoportunas
Llamadas telefónicas (entrantes)
Reuniones
Crisis, urgencias, incendios
Dilación, dejación
¿Cómo podemos defendernos de ellas?...

Dinámica de grupo ¿Cuáles son vuestros ladrones del tiempo? ¿Cómo os afectan?

Ladrones del tiempo

Ladrones del tiempo
Reuniones:
¿Es necesaria la reunión? ¿Para qué se ha convocado - objetivos? ¿Puede resolverse de otra forma?
Fijar una límites de duración: 1,5h es demasiado
Planificar (orden del día) y ceñirse al plan.

Ladrones del tiempo

Gestión eficaz del tiempo. 4. Cómo priorizar

¿Cómo establecer prioridades?
Análisis ABC...
Ordenamos las tareas en grupos de prioridades: A: más importantes, B: menos importantes, C: menos importantes aún…
Sirve para listas de tareas abiertas aunque se recomienda que se cierren para generar motivación en su ejecución
Se pueden establecer los grupos que se quieran.
Suela combinarse con la técnica de Pareto.

Técnica de Pareto...
Se basa en la doble aplicación de la regla del 80-20.
El 80% de las tareas puede realizarse en el 20% del tiempo, y el 20% de tareas incompletas nos ocupa el 80% del tiempo restante.
Por su parte el 80% de nuestra productividad proviene del 20% de las tareas (previamente priorizadas por el valor que generan al proyecto).

Método POSEC (Prioritize by Organizing, Streamlining, Economizing & Contributing)
Sobre la analogía de la pirámide de MASLOW (jerarquia de la autorealización) es un sistema que sugiere que un individuo está mejor posicionado si prioriza sus responsabilidades personales, para soportar sus responsabilidades sociales.
En este sentido debería:
P rioriza tu tiempo y define tus objetivos personales
O rganiza las cosas necesarias para tener éxito (familia y finanzas)
S treamlining (racionaliza). Cosas que no te gusta hacer, pero debes (trabajo)
E conomiza. Cosas que debes hacer pero no son urgentes (el pasado o tareas de socialización)
C ontribuye. Prestando atención al resto de las cosas que marcan la diferencia (obligaciones sociales).

¿Cómo establecer prioridades? Método Eisenhower... lo que es importante es en sí mismo urgente, y lo urgente es en sí mismo importante Importante = f (valor para empresa) Urgente = f (tiempo) SI NO NO SI Descartadas Fijar una fecha límite y realizarlas personalmente Delegarlas Realizar inmediatamente y de forma personal

Dinámica de grupo Fija 10 tareas a realizar en los próximos días. Sobre vuestra relación de tareas (TODO list)… clasifica por urgencia e importancia

¿Cómo ahorras tu tiempo?

Gestión eficaz del tiempo. 5. Dilación, dejación, eternización

DILACIÓN = DESMOTIVACIÓN
Hazlo ya...
Acción deliberada de dejar las cosas para mañana.
Efectos: pérdida de oportunidades, pérdida de tiempo, baja productividad o estrés creciente.
Causas de este mal hábito:
Búsqueda del perfeccionismo, sentimiento de que el resultado es constantemente insuficiente, o miedo a la disconformidad.
Ciclo vicioso: comodidad, insuficiencia y dilación.

DILACIÓN
Cómo superarla...
Un primer paso: aunque necesita compromiso y energía… es mayor la energía necesaria para empezar que para continuar con el cambio.

DILACIÓN
Cómo superarla...
Algunos consejos:
Reconocimiento del problema: escribe todas las excusas y justificaciones para darte cuenta.
Piensa en positivo para darle la vuelta: cuanto antes empiece, antes acabo…
Establece objetivos claros
Prioriza las tareas
Organiza tu agenda
Compromiso con tus tareas y plazos
Premia tu rendimiento

Gestión eficaz del tiempo. 6. Delegación

DELEGACIÓN
Algunas pautas...
Delegar es repartir parte de tus responsabilidades y funciones (en el seno de un equipo) donde quien delega debe actuar como un coach (entrenador) con la persona en quien delega.
Las responsabilidades también se delegan.

DELEGACIÓN
Algunas pautas...
Responsabilidad y delegación:
Responsabilidad operativa , la que se delega. Se hace por delegación.
Responsabilidad gerencial , la que no se delega.
Selección de la persona adecuada en quien delegas
Formación e información que le ofreces para poder desarrollar su propósito
Supervisión :
De comportamientos (continuamente)
De resultados (puntual y periódicamente)

Gestión eficaz del tiempo. 7. La propuesta del GTD

GETTING THINGS DONE (GTD)
Consigue que las cosas se hagan...
Sistema impulsado por David Allen, en su libro…
GTD se basa en el principio de que una persona necesita borrar de su mente todas las tareas que tiene pendientes guardándolas en un lugar específico. De este modo, se libera a la mente del trabajo de recordar todo lo que hay que hacer, y se puede concentrar en la efectiva realización de aquellas tareas .

GETTING THINGS DONE (GTD) Ready for Anything, David Allen. “ Mantén todo fuera de tu cabeza. Decide qué acciones se requieren en tus tareas cuando aparecen — no cuando expiran. Organiza recordatorios de tus proyectos y sus acciones próximas en las categorías apropiadas. Mantén tu sistema actualizado, completo y suficientemente revisado para conocer las opciones de las que dispones sobre lo que estas haciendo (y no haciendo) en cualquier momento."

GTD: Fases
1. RECOPILAR...
Depositar en " cubos " externos, todo aquello que necesitemos recordar, realizar o darle seguimiento.
Tras el procesamiento, todos los "cubos" deberían vaciarse al menos una vez por semana.
Objetivo: vaciar mi mente.
Un cubo es el soporte: Outlook, gestor de tareas, listas de notas, libretas…

GTD: Fases
2. PROCESAR...
Regla de los dos minutos: "Si una tarea requiere menos de dos minutos, hazla inmediatamente".
Los 2 minutos son orientativos.

GTD: Fases
2. PROCESAR... ¿Cómo?
Empezar siempre por el principio
No procesar más de un elemento a la vez.
No enviar de vuelta al "cubo" a ningún elemento.
Si un elemento requiere de una acción para ser realizado:
Si lleva menos de dos minutos, hazlo.
Si no es tu tarea, delégalo adecuadamente.
Posponlo.
Si un elemento no requiere una acción,
Archívalo como referencia.
Deséchalo si no es procedente.
Déjalo en cuarentena si no puedes llevarlo a cabo en ese momento.

GTD: Fases
3. ORGANIZAR...
Se proponen dos instrumentos:
Agenda : sólo para tareas, citas o reuniones con fechas bien determinadas (hard landscape)
Lista de tareas … TODO list.
¿ Cómo organizamos nuestras listas de tareas? Grupos homogéneos:
Acciones próximas
Proyectos
En espera
Algún dia/Quizás

GTD: Fases
3. ORGANIZAR...
¿Qué suponen estos grupos homogéneos?
Acciones próximas : Para todo elemento que requiere tu atención, se define el próximo hito… por ejemplo, para redactar un informe, necesito una reunión previa con X (hito). Se organizan según el contexto: trabajo, hogar…
Proyectos: Todo conjunto abierto de tareas que no están concluidas. Su revisión periódica genera Acciones Próximas.

GTD: Fases
3. ORGANIZAR...
¿Qué suponen estos grupos homogéneos?
En espera: Para acciones que has delegado y estás en espera del retorno.
Algún día/Quizás: Cosas que te interesan pero para las que no hay tiempo, por ejemplo, mejorar mi francés…

Dinámica de grupo Sobre tu lista de tareas (recopilación) elabora las fases de PROCESA y ORGANIZA…

GTD: Fases
3. ORGANIZAR...
Punto crítico: Sistema de revisión fácil, simple y amigable.
Desde a un trozo de papel hasta un software de GTD.
Se propone un orden alfabético… como sistema más simple de acceso al seguimiento.
SEGUIMIENTO CON GMAIL…
… Bryan Murdaugh "Getting Things Done with Gmail“ http://spaceagewasteland.com/gtd%20with%20gmail.pdf
… GTD Inbox extension: http://www.gtdgmail.com/

GTD: Fases
3. ORGANIZAR...
Allen propone un sistema de 43 carpetas
12 carpetas MENSUALES
31 carpetas (representando los días del mes)
Cada día revisas la carpeta, la vacías y la colocas en el mes siguiente.
Para tareas futuras, las colocas en forma de recordatorio, y te olvidas hasta el día correspondiente.

GTD: Fases
REVISAR...
Cualquier sistema requiere de revisión.
La revisión mínima es semanal para el sistema de organización GTD (a principio o final de semana).
Diariamente asumimos las carpetas diarias para revisar tareas y recordatorios.

GTD: Fases
HACER...
Malas señales… si dedicamos mucho tiempo a organizar, y poco a hacer
La organización y planificación debe ser sencilla, debe promover la acción y desincentivar la dejadez y saturación

Gracias por vuestra atención.

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