Webinars RELACSIS Ciclo #ConversandoSobreSIS Breve reseña del marco normativo del país en torno a la Cédula de Identidad como documento único de identificación electoral y civil. Ventajas de la identificación única en la prestación de servicios de salud. Retos en el Expediente Digital para la conservación de la historia clínica por medio de la identificación única. Presentaron: DR. MARIO RUIZ CUBILLO | CAJA COSTARRICENSE DEL SEGURO SOCIAL, COSTA RICA MSC LESLIE VARGAS VÁSQUEZ | CAJA COSTARRICENSE DEL SEGURO SOCIAL, COSTA RICA MÁSTER ANA LORENA SOLÍS GUEVARA | CAJA COSTARRICENSE DEL SEGURO SOCIAL, COSTA RICA La identificación unívoca de pacientes es un proceso de suma importancia para los sistemas de salud, tanto a nivel nacional, regional como institucional. Los Identificadores Únicos de Pacientes (IUP) son necesarios para permitir a los profesionales de la salud, hospitales y entes autorizados a compartir información clínica y administrativa más eficientemente. Pero los IUP no son el único factor necesario para una identificación eficiente, también es necesario implementar procesos que den soporte a la correcta identificación. Dentro de las ventajas de contar con un proceso correcto de identificación de pacientes se encuentran: la reducción de errores médicos, la mejora de la interoperabilidad y minimizar los costos de integración de Registros Médicos Electrónicos (RME). Una incorrecta identificación puede llevar a un cuidado de salud inapropiado e ineficiente y en peores situaciones a causar daños a los pacientes. En este contexto el Grupo de Trabajo 10 (RME) coordinará una serie de presentaciones y discusiones virtuales donde expertos de la región compartirán las experiencias de sus países en proyectos de identificación de pacientes.

1. Caja Costarricense de
Seguro Social
Gerencia Médica
Dirección de Proyección de Servicios de Salud
Área de Estadística en Salud
11 de diciembre 2017

2. Contenido de la Presentación
• Generalidades de Costa Rica
• Organización de la CCSS
• Producción Anual en Salud en la CCSS
• Marco normativo de la Cédula de Identidad como documento único
de identificación
• Estructura del número de identificación según tipología en los
Servicios de Salud
• Proceso de Adscripción de los Pacientes a los Servicios
• Ventajas de la identificación única en la prestación de servicios de
salud
• Datos de Adscripción a la Fecha
• Retos en el Expediente Digital Único en Salud
• Lecciones Aprendidas

3. Generalidades de Costa Rica
SAN JOSÉ
ALAJUELA
ALAJUELA
CARTAGO
CARTAGO
HEREDIA
HEREDIA
LIMÓN
PUERTO
LIMÓN
PUNTARENAS
PUNTARENAS
SAN JOSÉ
GUANACASTE
LIBERIA
• Extensión territorial:
– 51 060 Km²
• División política:
– 7 provincias, 82
cantones, 449 distritos
• Población:
– 4 947 490
• Nacimientos:
– 70 004 anuales
• Tasa Mortalidad Infantil:
– 7,93 por mil nacimientos
• Mortalidad General:
– Absoluta=22 601
– TBM=4,62 por mil hab.
• Esperanza de Vida al Nacer:
– Hombres= 77,4
– Mujeres=82,4
• Nivel de Pobreza:
– Total: 20,50%
– Extrema= 6,30%
Fuente: Costa Rica Instituto Nacional de Estadística y Censos. Banco Central de Costa Rica. Estadísticas Mundiales. 2016
• PIB per cápita
– $11 175.9
• Gasto en Salud:
– 11% del PIB pc

4. Organización de la CCSS. 2016
Fuente: Área de Análisis y Proyección de Servicios de Salud. 2016
711 Puestos de
visita periódica
29 Hospitales
7 Regiones de Salud

5. Caja Costarricense de Seguro Social
Producción en Salud 2017
13,3
Mill
Ultrasonidos
355
Mil
Egresos
Intervenciones quirúrgicas
190
Mil
Medicamentos
85,4
Mill
57,9
Mill
Exámenes de laboratorio
4,13
Mill
300
Mil
137
Mil
123
Mil
Consultas
Mamografía
s
Estudios y
placas Rx
Ultrasonidos
ginecológicos
Fuente: Area de Estadística en Salud. Diciembre 2017

6. Marco normativo de la Cédula de Identidad
como documento único de identificación
• Derecho humano universal: toda persona tiene derecho a que se le
reconozca su identidad
• En Costa Rica este derecho se garantiza a través de un documento oficial
único denominado “Cédula de Identidad”
– Artículos 90 y 94 de la Constitución Política, y el artículo 89 de la Ley Orgánica del
Tribunal Supremo de Elecciones y Registro Civil
• Es un documento único de identificación electoral y civil
• Este documento lo provee el Registro Civil del Tribunal Supremo de
Elecciones (TSE) de manera gratuita a solicitud del interesado siempre que
éste haya cumplido los dieciocho años de edad
– Existe la Tarjeta de Identificación de Menores (TIM) a partir de los 12 años de edad
• La cédula de identidad se adopta en Costa Rica como el documento de
identificación único para todo trámite administrativo
• Incluyendo para la identificación en la prestación de los servicios de salud
en la CCSS

7. Estructura del número de identificación según
tipología en los Servicios de Salud
• Cédula de Identidad: Datos tomados del registro de nacimiento
– No. de provincia – No. de tomo – No. asiendo (cuatro últimas)
• Ejemplo: 2 – 0538 – 0348
– Consiste en una identificación de nueve dígitos que cuenta con la fotografía y
la firma del portador.
• Extranjero con Identificación de la CCSS:
– Documento de Identidad Migratoria para Extranjeros(DIMEX)
– Consiste en una identificación de doce dígitos que cuenta con la fotografía y la
firma del portador.
• Número Temporal Interno:
– Se diseñó una estructura del número interno institucional formado por 14
dígitos para un mejor control, el cual integra el Area de Salud, la sede del
Ebais, el año de asignación y un número consecutivo.
• Ejemplo
2339 01 11 612119
UP EBAIS Año Consecutivo

8. Proceso de Adscripción de los Pacientes a
los Servicios
• El registro del paciente inicia en el I nivel de atención
en los servicios de Registros y Estadísticas de Salud.
– Ente encargado de la actualización y cambio de
identificaciones
• En II y III nivel de atención este proceso estará a
cargo del Coordinador de Admisión e Identificación
de pacientes.
• Se realiza proceso de validación con los datos
consignados en el Registro Civil.
Se convierte en el identificador único del expediente digital, por lo que todos los
procedimientos, o atenciones realizadas en el sistema al usuario podrán ser consultados
ante este identificador.

9. Ventajas de la identificación única en la
prestación de servicios de salud
• Proceso administrativo:
– Cada persona es identificada de manera única
– Base para trámites en los tres servicios que provee la Institución:
• Prestación de Servicios de Salud: Aseguramiento, Atención
• Sistema de Pensiones: Cotización, Jubilación
• Prestaciones Sociales: Coberturas y protecciones especiales del Estado
• Prestación de los servicios de salud:
– Conformación del expediente de salud (historia clínica, tratamientos)
– Registro de las atenciones a las personas
– Disminución de errores clínicos
– Facilita la interoperabilidad e integridad de registros
– Se minimizan los costos de integración
• Usuarios externos y/o pacientes:
– Prestación de los servicios de manera más expedita
– Acceso a la información de manera oportuna
– Mayor oportunidad de atención

10. Datos de Adscripción a la Fecha
Personas Adscritas o Identificadas en el EDUS, por Tipo de Identificación. CCSS. 2017
Tipo de Identificación Total
Cantidad de Usuarios
Adscritos Identificados
Total 5.475.503 4.681.914 793.589
Cedula de Identidad 4.549.921 3.926.833 623.088
Identificacion Temporal Interna 509.707 442.630 67.077
Extranjero con Identificación 414.918 311.518 103.400
Identificación Errónea 957 933 24
0% 20% 40% 60% 80% 100%
Identificación
errónea
Temporal interno
Cédula identidad
0.02%
10%
93%
Porcentaje
Tipo
Identificación
Porcentaje de Personas Costarricenses Adscritas o
Identificadas, por Tipo de Identificación. CCSS. 2017
Fuente: CCSS, Área de Estadística en Salud

11. Retos en el Expediente Digital Único de Salud
• Garantizar la unificación del expediente de Salud de las
personas
– Coexistencia de expedientes físicos
• Incorporar la historia clínica contenida en los expediente de
salud físicos
• Digitalizar los documentos relacionados con el proceso de
atención en salud de forma prospectiva
• Desarrollar herramientas que permitan medir la trazabilidad
en el proceso de atención en salud de las personas
• Incorporan elementos de inteligencia artificial que
contribuyan al proceso de atención en salud de las personas

12. Lecciones Aprendidas
• Proceso Normativo
– La definición de un proceso normativo que regule el registro, su
modificación, calidad y responsables es necesario para el logro
exitoso.
• Evaluación continua de calidad
– Aunque los sistemas automatizados validen formatos según
tipología no es garantía de un registro de calidad al 100%.
– Se requieren normas de vigencia y temporalidad de su
aplicación.
• Minimización de números temporales en el registro
– Condiciones especiales para los apátridas
– Movimientos migratorios
– Registro de población indígena

13. MUCHAS GRACIAS!
Espacio para Consultas