2010 Manual de formación para tutores en emprendedorismo

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Entregable del Proyecto de Extensión Formación de formadores en emprendedorismo

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2010 Manual de formación para tutores en emprendedorismo

  1. 1. Alicia López Página 1 Manual de orientación para tutores en emprendedorismo
  2. 2. Decano CP Daniel Hugo PEREZ Vicedecano Lic. Daniel Guzmán Secretaría Académica CP María Graciela Bordehore Secretaría de Extensión CP/Lic. María Eugenia Líbera Secretaría de Posgrado CP Juan Rodrigo Tellechea Secretaría de Investigación Dra. María Estela Lanari Subsecretaría de Coordinación CP Patricia Gambini Grupo de Extensión “Apoyo a Emprendedores” Director: Lic. Francisco MoreaPrograma Formación de Formadores en Emprendedorismo Directora: María Eugenia Líbera
  3. 3. PREFACIOEn 2006 se crea el Grupo “Apoyo a emprendedores” bajo la di-rección del Lic. Francisco Morea, en el ámbito de la Facultad deCiencias Económicas de la Universidad Nacional de Mar delPlata (OCA 1991/06).Distintos proyectos nacieron de esta iniciativa. Entre ellos, elProyecto de Extensión “Formación de Formadores en Empren-dedorismo”, el Proyecto de Extensión “Acompañando empren-dedores” y el Proyecto de Voluntariado Universitario “Fortaleci-miento de la actividad emprendedora”.Este Manual es una herramienta para orientar a quienes se ini-cian como Tutores en Emprendedorismo, en los términos delProyecto “Formación de Formadores en Emprendedorismo”.Está organizado en tres bloques: Introducción – Manual Operati-vo – Instrumentos.Este Manual no hubiese sido posible sin la colaboración de M.Carolina Rojas, Ángel Saracho y Sergio AnchorenaAlicia López Página 1 Manual de orientación para tutores en emprendedorismo
  4. 4. .Alicia López Página II Manual de orientación para tutores en emprendedorismo
  5. 5. COMO UTILIZAR ESTE MANUALEste manual ha sido diseñado para ser utilizado como unaguía conveniente y rápida de referencia en el trabajo decampo.El mismo está organizado en base a símbolos fáciles de very de recordar.Cada símbolo será utilizado de la siguiente manera: LEER. El paso más importante para la tu- toría es el conocer acerca de lo que va a hacerse y se espera que el tutor conozca. Se utiliza este símbolo para indicar la lec- tura imprescindible para seguir adelante. ESCRIBIR. Para fijar ideas durante la lec- tura del manual, se proponen algunas ac- tividades que se realizan en el mismo módulo.Alicia López Página III Manual de orientación para tutores en emprendedorismo
  6. 6. TRABAJO PERSONAL. La preparación de las actividades, tareas y encuentros con el emprendedor, la organización y análi- sis de los datos, la preparación de infor- mes forma parte del trabajo personal del tutor. Encuentro. la reunión siempre supone la presencia del emprendedor, aunque no en forma excluyente. FORMULARIO. En este manual se propo- nen distintos formularios para guiar el trabajo de tutoría.En la Séptima Parte de este Manual están disponibles losdistintos formularios propuestos.Alicia López Página IV Manual de orientación para tutores en emprendedorismo
  7. 7. Alicia López Página V Manual de orientación para tutores en emprendedorismo
  8. 8. Alicia López Página VI Manual de orientación para tutores en emprendedorismo
  9. 9. MANUAL DE ORIENTACIÓN PARA TUTORES EN EMPRENDEDORISMO ÍNDICEPREFACIO ....................................................................................................................... 1COMO UTILIZAR ESTE MANUAL ............................................................................. 3PRIMERA PARTE........................................................................................................... 5¿DE QUÉ SE TRATA? .................................................................................................... 7 HABILIDADES DEL TUTOR ............................................................................................. 11 SINERGIA ENTRE LAS HABILIDADES DEL TUTOR ............................................................. 13 LO QUE LOS TUTORES HACEN ........................................................................................ 16 RESISTENCIA AL CAMBIO .............................................................................................. 19 EL PROCESO DE TUTORÍA .............................................................................................. 23 LA CUESTIÓN ÉTICA EN LA TUTORÍA ............................................................................. 27SEGUNDA PARTE ........................................................................................................ 29INTRODUCCIÓN AL MANUAL OPERATIVO ......................................................... 31TERCERA PARTE ........................................................................................................ 35MÓDULO 1: PLANIFICACIÓN ................................................................................... 37 ANTES DEL ENCUENTRO 1 ............................................................................................. 38 DURANTE EL ENCUENTRO 1 .......................................................................................... 39 DESPUÉS DEL ENCUENTRO 1.......................................................................................... 40 ANTES DEL ENCUENTRO 2 ............................................................................................. 41 DURANTE EL ENCUENTRO 2 .......................................................................................... 42 DESPUÉS DEL ENCUENTRO 2.......................................................................................... 43Alicia López Página 1 Manual de orientación para tutores en emprendedorismo
  10. 10. CUARTA PARTE .......................................................................................................... 47MÓDULO 2: COMERCIALIZACIÓN ......................................................................... 49 ANTES DEL ENCUENTRO 1 ............................................................................................. 50 DURANTE EL ENCUENTRO 1 .......................................................................................... 51 DESPUÉS DEL ENCUENTRO 1.......................................................................................... 52 ANTES DEL ENCUENTRO 2 ............................................................................................. 53 DURANTE EL ENCUENTRO 2 .......................................................................................... 54 DESPUÉS DEL ENCUENTRO 2.......................................................................................... 55QUINTA PARTE............................................................................................................ 59MÓDULO 3: PRODUCCIÓN........................................................................................ 61 ANTES DEL ENCUENTRO 1 ............................................................................................. 62 DURANTE EL ENCUENTRO 1 .......................................................................................... 63 DESPUÉS DEL ENCUENTRO 1.......................................................................................... 64 ANTES DEL ENCUENTRO 2 ............................................................................................. 65 DURANTE EL ENCUENTRO 2 .......................................................................................... 66 DESPUÉS DEL ENCUENTRO 2.......................................................................................... 67SEXTA PARTE .............................................................................................................. 71MÓDULO 4: GESTIÓN Y ORGANIZACIÓN ............................................................. 73 ANTES DEL ENCUENTRO 1 ............................................................................................. 75 DURANTE EL ENCUENTRO 1 .......................................................................................... 75 DESPUÉS DEL ENCUENTRO 1.......................................................................................... 77 ANTES DEL ENCUENTRO 2 ............................................................................................. 77 DURANTE EL ENCUENTRO 2 .......................................................................................... 78 DESPUÉS DEL ENCUENTRO 2.......................................................................................... 79SÉPTIMA PARTE ......................................................................................................... 83FORMULARIOS Y HERRAMIENTAS ....................................................................... 83 BIBLIOGRAFÍA CONSULTADA ...................................................................................... 125Alicia López Página 2 Manual de orientación para tutores en emprendedorismo
  11. 11. Alicia López Página 3 Manual de orientación para tutores en emprendedorismo
  12. 12. Alicia López Página 4 Manual de orientación para tutores en emprendedorismo
  13. 13. MANUAL DE ORIENTACIÓN PARA TUTORES EN EMPRENDEDORISMO PRIMERA PARTE Introducción a la tutoría en emprendedorismoOBJETIVOS  Conocer los alcances de la función del tutor en emprendedorismo  Identificar las habilidades del tutor en emprende- dorismo  Reconocer las normas éticas que guían la activi- dad del tutor en emprendedorismoAlicia López Página 5 Manual de orientación para tutores en emprendedorismo
  14. 14. Alicia López Página 6 Manual de orientación para tutores en emprendedorismo
  15. 15. ¿DE QUÉ SE TRATA?Existen diferentes vínculos entre una organización y el pro-fesional en Ciencias Económicas.En este Manual, la relación por la cual una persona está encondiciones de ejercer cierta influencia sobre un individuo,un grupo o un emprendimiento, pero sin ejercer poder legaly directo para efectuar los cambios o llevar los programas ala práctica recibe el nombre de Tutor en Emprendedoris-mo, o más brevemente, Tutor.Este Manual contribuye a la formación de tutores en em-prendedorismo para que puedan aconsejar con solvenciaen asuntos relativos a Personal.  Análisis financiero. Comercialización.  Estudio de mercado. Diseño de producto.  Planeación estratégica.Alicia López Página 7 Manual de orientación para tutores en emprendedorismo
  16. 16. La meta o el producto final de la actividad de tutoría serála intervención. En este Manual, se entiende por interven-ción:  cualquier cambio de índole estructural, política o de procedimiento en la línea de organización  un aprendizaje observable directa o indirectamente por parte de los miembros de la organización.Esta intervención es cuidadosamente planeada, llevada ala práctica y evaluada.Puede estructurarse el proceso de tutoría en las siguientesfases recursivas:  Identificación de los síntomas  Definición del problema  Elección de una estrategia según distintas alternati- vas de respuesta – solución  Acción de acuerdo con la estrategia elegida  Evaluación de los logros y los desvíos respecto de lo planeado.Alicia López Página 8 Manual de orientación para tutores en emprendedorismo
  17. 17. En la etapa de identificación de los síntomas, el tutor debeprivilegiar una actitud de escucha atenta de las necesida-des sentidas por el emprendedor.En la etapa de definición del problema, el tutor tiene undoble rol:  Guiar, orientar y acompañar en la búsqueda de posi- bles causas que originen los síntomas percibidos en la organización.  Sistematizar las causas, ordenarlas en cadenas cau- sa – efecto y, apoyado en su formación profesional, esbozar una posible clasificación o Problema de Estructura Organizacional o Problema de Comercialización o Problema de Liderazgo o Problema de Financiamiento o Problema de Abastecimiento o Problema de Almacenamiento o Problema de Calidad.Alicia López Página 9 Manual de orientación para tutores en emprendedorismo
  18. 18. En la etapa de elegir una estrategia se espera que el tutorproponga distintas posibles alternativas de solución (nuncamenos de dos) para  Asegurarse que comprende el problema en términos del emprendedor.  Lograr el compromiso del emprendedor con la solu- ción propuesta.Una vez que la organización lleva a la práctica la estrate-gia elegida, el tutor guía, acompaña y monitorea el proceso,sin intervenir directamente en la toma de decisiones. Asi-mismo, va documentando los resultados obtenidos.Conjuntamente con el emprendedor, evalúan los logros ylos desvíos respecto de lo planeado.Este proceso, aquí expuesto linealmente, en la práctica esrecursivo y dialéctico. El tutor debe tener especial cuidadoen no dejar pasar oportunidad de reflexionar sobre lo queefectivamente está ocurriendo.Alicia López Página 10 Manual de orientación para tutores en emprendedorismo
  19. 19. HABILIDADES DEL TUTORAl momento de tutelar a alguien es necesario contar contres clases de habilidades para hacer un buen trabajo:  Habilidades técnicas  Habilidades interpersonales  Habilidades específicas para la tutoríaHabilidades técnicasSaber acerca de qué habla la persona, por ejemplo, sabersobre ventas, finanzas, producción, entre otras.Este es el conocimiento que tradicionalmente se enseña enla carrera de grado y se refleja en las distintas asignaturasdel plan de estudios.Habilidades interpersonalesCapacidad para traducir ideas a palabras, de escuchar,brindar apoyo, motivar, o de disentir razonablemente con elobjeto de mantener básicamente una relación.Alicia López Página 11 Manual de orientación para tutores en emprendedorismo
  20. 20. Están muy vinculados con la matriz psicológica del tutor yen la formación académica es un asunto descuidado.Habilidades específicas para la tutoríaCapacidad de orientar, comunicar y transmitir saberes paraque el otro pueda decidir los pasos a seguir en un tiempopreacordado entre el tutor y la organización.El tutor no enseña lo que aprendió en la carrera. Tampocoes terapeuta. Debe poder comunicar con alta efectividad loque el otro necesita saber para que pueda aplicarlo por símismo eficazmente.¿Cuáles son mis habilidades como tutor? Habilidades Habilidades Habilidades técnicas interpersonales específicasAlicia López Página 12 Manual de orientación para tutores en emprendedorismo
  21. 21. SINERGIA ENTRE LAS HABILIDADES DEL TUTORAl actuar como Tutor siempre se obra en dos niveles. Enuno predominan los saberes y destrezas, mientras que enel otro, los afectos y las emociones.Un nivel es la dimensión técnica, la parte cognitiva del tra-bajo conjunto entre la organización y el tutor. En este nivelestá la solución técnica del problema, la parte racional oexplícita del estudio, donde el tutor trabaja en lo que se de-nomina el problema técnico del negocio.En otro nivel, tanto el tutor como los miembros de la orga-nización generan y perciben dialécticamente distintos sen-timientos, emociones y sensaciones. Es la dimensión afec-tiva de la solución del problema.Las competencias interpersonales permiten recolectar va-liosa información no verbal, clave para discernir entre elproblema percibido y el problema real.Alicia López Página 13 Manual de orientación para tutores en emprendedorismo
  22. 22. Esta relación afectiva está dada por cuatro elementos: 1. Responsabilidad 2. Sentimientos 3. Confianza 4. Necesidades personales del tutorResponsabilidadRequiere identificar de antemano a las personas responsa-bles por cada parte interviniente, estableciendo niveles ylímites de modo equilibrado entre ellas.SentimientosEl tutor necesita constantemente tener en cuenta cuálessentimientos su interlocutor admite como propios y cuálesexpresa como si fuera un observador externoEl tutor también debe recordar cuáles son sus propios sen-timientos con respecto de la organización y de su interlocu-tor. Es importante prestar atención a estos sentimientos du-rante la consulta, en particular en las primeras etapas.Alicia López Página 14 Manual de orientación para tutores en emprendedorismo
  23. 23. Sirven tanto para captar datos valiosos para el diagnósticode cómo funciona la empresa y cómo la dirige esa perso-na, como para evitar caer en prejuicios.ConfianzaEs importante chequear cuánto confían los miembros de laorganización en la confidencialidad de la información porparte del tutor.Cuánto más se exprese en una dirección (confianza – des-confianza), más probable es que el tutor cree su contrapar-te en la otra dirección (desconfianza – confianza).Necesidades personales del tutorEl tutor tiene derecho a tener sus propias necesidades en larelación. Es fácil creer que el tutor sea el encargado de re-solver todos los problemas del emprendedor (y no sólo losdelimitados en el Acuerdo de Tutoría).Las necesidades personales del tutor deben estar en equi-librio respecto de los objetivos de la tutoría.Alicia López Página 15 Manual de orientación para tutores en emprendedorismo
  24. 24. LO QUE LOS TUTORES HACENLa principal responsabilidad del tutor es completar elAcuerdo de Tutoría a satisfacción de las partes. La únicafuente de información significativa respecto de la organiza-ción se encuentra dentro y alrededor del emprendimiento.La contribución del tutor es analizar la masa de informa-ción, aportar una perspectiva más amplia y menos casera.El emprendedor obtiene una gama más rica de posibilida-des útiles de elección de las que previamente eran aparen-tes y un mayor poder para explotarlas.Las acciones deseadas en una tutoría son 1. Crear afinidad con el emprendedor 2. Analizar la información obtenida 3. Desarrollar alternativas viables de solución 4. Recomendar opciones 5. Motivar la acción que asegure el crecimiento 6. Regirse por la Ética profesional y valoresAlicia López Página 16 Manual de orientación para tutores en emprendedorismo
  25. 25. Crear afinidadEl tutor y el emprendedor deben trabajar juntos de unaforma creativa y productiva. Es necesario que el tutor com-parta los sueños de su tutelado.A medida que madura el encargo, puede que éstos cam-bien bajo su influencia, pero, en cualquier momento, su ob-jetivo es hacer que los sueños actuales se conviertan enrealidad.Analizar la informaciónEl tutor debe analizar profundamente la situación del nego-cio, sin tener en cuenta su especialidad o historial.El análisis debe ser lo más desapasionado y objetivo posi-ble, pero sostenido por un compromiso apasionado yobligatorio con el interés de la organización.El tutor enriquece con la profundidad de sus conocimientossobre la organización, con las prácticas más eficaces y ac-tuales, basadas en la investigación más confiable y perti-nente al problema a resolver.Alicia López Página 17 Manual de orientación para tutores en emprendedorismo
  26. 26. Desarrollar alternativasLas elecciones se presentarán sin prejuicios ni sesgos, conel peso de una evidencia que las apoye. Cada alternativadebe ser explicada claramente, conjuntamente con sus co-secuencias.(resultados, impactos y externalidades)La creación de las alternativas sobre las cuales la organi-zación elegirá la solución al problema es a menudo la con-tribución más importante del tutor.Recomendar opcionesEl tutor eficaz presenta sus recomendaciones tan enérgi-camente como exige la evidencia, y luego apoya al em-prendedor en la alternativa que este decida elegir.Motivar la acciónUna parte esencial del papel del tutor es asegurarse de quelas recomendaciones pueden ponerse en práctica con losrecursos disponibles y con el compromiso activo de to-dos los involucrados. Las recomendaciones que no se lle-van a la práctica, no tienen valor para el emprendedor opara la reputación del tutor.Alicia López Página 18 Manual de orientación para tutores en emprendedorismo
  27. 27. Asegurar el crecimientoEl tutor debería terminar cada tarea dejando al cliente conmás habilidades y conocimientos, y más independiente yconfiado en sí mismo que cuando empezó la tutoría.Regirse por la Ética profesional y valoresEl tutor debería recomendar únicamente aquello que tieneun sólido propósito afín a la organización que le ha contra-tado, en un lenguaje sencillo y asequible a aquellos quehan de hacer que la solución propuesta funcione.El tutor privilegiará las alternativas de solución más viablesal contexto de la organización que orienta. Sus propuestasdeberán realizarse en un lenguaje riguroso, claro, preciso ysencillo.RESISTENCIA AL CAMBIOLa parte más difícil de la tutoría es salir adelante con éxitoaún con la resistencia que oponen desde la organización.Alicia López Página 19 Manual de orientación para tutores en emprendedorismo
  28. 28. Es natural experimentar que si se presentan las ideas demodo claro y lógico, y se tiene especial cuidado por los in-tereses del otro, éste aceptará la experiencia del tutor y se-guirá sus sugerencias.Sin embargo, muy pronto se descubre que no importancuán razonables sean los datos y consejos, el otro siempreopone alguna resistencia.Entonces, el tutor suele percibir que esa resistencia se debea la obstinación e irracionalidad del otro. Y, en consecuen-cia, termina presentando los hechos y justificando los con-sejos del modo más ruidoso y violento imaginable.La resistencia al cambio es una reacción al proceso emo-cional que se produce en el interior de las personas. Esuna reacción previsible, natural y emocional en contra delproceso de ser ayudado y de tener que enfrentar difícilesproblemas de naturaleza personal, social y organizacional.Alicia López Página 20 Manual de orientación para tutores en emprendedorismo
  29. 29. Como es una parte previsible, natural y necesaria del pro-ceso de aprendizaje, el tutor debe crear un espacio dondeestos sentimientos puedan aflorar, expresarse y compren-derse sin resquemores.El tutor debe esmerarse en escuchar mejor y sin interferen-cias las necesidades sentidas por las personas de la orga-nización. Y recíprocamente, que ellas estén dispuestas aconsiderar las recomendaciones del tutor.Para abordar la resistencia y canalizarla eficazmente es ne-cesario que el tutor sea capaz de  identificar la resistencia cuando ella aparece.  considerar la resistencia como un proceso natural  identificar el camino: aquello que más se resiste pue- de indicar el nudo del problema.  apoyar al emprendedor para que exprese la resisten- cia de modo directo.  caer en la cuenta que la manifestación de resistencia no es un ataque personal.Alicia López Página 21 Manual de orientación para tutores en emprendedorismo
  30. 30.  discernir las manifestaciones de resistencia al cam- bio de las objeciones reales a una propuesta inviable para la organización.¿Cómo aplico mis habilidades para superar laresistencia al cambio?A partir de situaciones reales, identifique las resistencias alcambio percibidas y cuáles de sus habilidades puedencontribuir a vencerlas. Situación real Resistencias HabilidadesAlicia López Página 22 Manual de orientación para tutores en emprendedorismo
  31. 31. EL PROCESO DE TUTORÍAEn el proceso de tutoría se reconocen las siguientes fasessecuenciales: 1. Acceso y Acuerdo de tutoría. 2. Reunión de datos y evaluación. 3. Información y decisión de actuar. 4. Puesta en práctica. 5. Ampliación, redefinición o finalización.Acceso y Acuerdo de TutoríaComprende el contacto inicial con el emprendimiento.Abarca tanto la primera reunión como la exploración delproblema, decidir si el tutor es la persona adecuada paratrabajar en este asunto, conocer y explicitar las expectati-vas del emprendedor.Finaliza con la delimitación de las funciones posibles deltutor y el cómo empezar el proceso.Alicia López Página 23 Manual de orientación para tutores en emprendedorismo
  32. 32. Queda documentada en un Acuerdo de tutoría que  Identifica a las personas responsables por cada una de las partes intervinientes.  describe el problema percibido sobre el que se traba- jará, definiendo alcance y delimitación  identifica las necesidades de información para resol- ver el problema  determina los enfoques teóricos en que se susten- tarán las propuestas de solución  establece las autorizaciones requeridas para acceder, compartir y difundir información de acuerdo con las normas éticas  fija los plazos máximos para la presentación de los entregables del proyecto.Reunión de datos y evaluaciónEn esta fase el tutor, junto con el emprendedor, buscanrespuestas a preguntas tales como  ¿Quiénes serán los comprometidos en la definición del problema?Alicia López Página 24 Manual de orientación para tutores en emprendedorismo
  33. 33.  ¿Qué métodos serán usados para identificar y definir el problema?  ¿Qué clase de datos debe reunirse?  ¿Con qué instrumentos se recolectarán y procesará la información?  ¿Quién es el responsable por la calidad de los datos aportados?  ¿Dónde se recopilará la información?  ¿Cuánto tiempo llevará hacerlo?Información y decisión de actuarLa reunión de datos y el análisis de la fase anterior debendarse a conocer a la organización. En esta fase se planifi-ca, es decir se establecen metas finales del proyecto y seseleccionan las mejores medidas de acciónPuesta en prácticaEs la ejecución de lo programado en la etapa previa. A ma-yor esfuerzo de cambio por parte de la organización, deber-ía corresponderse un compromiso más fuerte para con elproyecto por parte del tutor.Alicia López Página 25 Manual de orientación para tutores en emprendedorismo
  34. 34. Ampliación, redefinición o terminación delproyectoEsta fase comienza con la evaluación del resultado princi-pal de la tutoría. Es el hecho que causa el efecto suficientecomo para llamar la atención de los miembros de la orga-nización. A raíz de este resultado, ocurren cambios signifi-cativos en la organización.El resultado principal se deriva de los acontecimientos pre-liminares, descriptos en las fases anteriores. El resultadofinal no es accidental sino deliberadamente buscado y ob-tenido. A raíz de la evaluación, surgen decisiones acerca de  Extender el proceso a un sector más amplio de la organización.  Redefinir el problema que dio origen al proyecto de acompañamiento, debido a que la puesta en práctica del proyecto inicial permitió descubrir nuevas causas.  Terminar el proyecto porque se ha logrado el cum- plimiento de los objetivos.Alicia López Página 26 Manual de orientación para tutores en emprendedorismo
  35. 35. LA CUESTIÓN ÉTICA EN LA TUTORÍALos valores no se predican: se practican. La calidad y lamejora continua son valores cruciales en la tutoría.Los consejos y sugerencias deben ser imparciales, objeti-vos e independientes.En todas sus acciones y decisiones, el tutor debe  Proteger la confidencialidad de la información a la que accede, conforme a derecho.  Inhibirse de utilizar la información confidencial en provecho propio o de sus allegados.  Privilegiar alternativas de solución viables para la or- ganización.  Ejercer una permanente vigilancia sobre la objetivi- dad del propio tutor, para evitar sesgos. En este pro- ceso, el tutor novel debe confiar en el director académico del proyecto.Alicia López Página 27 Manual de orientación para tutores en emprendedorismo
  36. 36.  Respetar los derechos de propiedad intelectual de todos los involucrados en la tutoría.  No se utilizará información o metodología de propie- dad de otros sin autorización.  No se hará publicidad del servicio prestado de una manera engañosa.  No se hará quedar mal a los colegas que están lle- vando adelante la misma actividad.  Se deberá informar sobre cualquier violación al- guna de estas normas.Es importante saber que respetándose a sí mismo, otrostambién lo respetarán.Alicia López Página 28 Manual de orientación para tutores en emprendedorismo
  37. 37. MANUAL DE ORIENTACIÓN PARA TUTORES EN EMPRENDEDORISMO SEGUNDA PARTE Manual operativo para tutores en emprendedorismoOBJETIVOS  Conocer la metodología a seguir por el tutor  Presentar las herramientas de la tutoría.Alicia López Página 29 Manual de orientación para tutores en emprendedorismo
  38. 38. Alicia López Página 30 Manual de orientación para tutores en emprendedorismo
  39. 39. INTRODUCCIÓN AL MANUAL OPERATIVOEn la primera parte se consideraron los aspectos más teó-ricos de la tutoría en emprendedorismo. Se enfatizaronaquellos aspectos vinculados con la intervención del tutoren el emprendimiento.En esta segunda parte se presentan los cuatro Módulos deIntervención en un emprendimiento productivo. 1. Módulo de Planificación 2. Módulo de Comercialización 3. Módulo de Producción 4. Módulo de Gestión y organizaciónCada módulo está estructurado de la siguiente manera: Explicación breve del propósito del módulo o re- flexiones para tener en cuenta durante la tutoría. Tareas previas al encuentro con el emprendedor. Actividades y pasos a seguir durante el encuentroAlicia López Página 31 Manual de orientación para tutores en emprendedorismo
  40. 40. Tareas posteriores al encuentro Formularios utilizados en el MóduloTodas las tutorías comienzan con el Módulo de Planifi-cación, ya que de allí saldrá el primer diagnóstico que reci-birá el emprendedor.El resultado del diagnóstico del tutor se manifiesta en unInforme Diagnóstico que se entregará al emprendedor.Este será el documento base para avanzar en la tutoría, so-bre los problemas urgentes percibidos y definidos por elemprendedor.Realizado el diagnóstico, el tutor analizará la informaciónresultante para detectar aquello que impida o perturbe elfuncionamiento dinámico y articulado del emprendimiento.Alicia López Página 32 Manual de orientación para tutores en emprendedorismo
  41. 41. De este análisis, surgirá la secuencia de tutorías en funciónde problemas detectados según tres áreas: Comercializa-ción, Producción y Gestión y Organización.Por ejemplo, del análisis minucioso del diagnóstico se de-tecta inconvenientes en el abastecimiento de insumos paraelaborar el producto estrella del emprendimiento.En ese caso, se recomienda seguir con la lectura del Módu-lo de Producción para profundizar en el área y resolver elproblema desde una perspectiva estratégica.La preparación de las tutorías específicas se realizará conel mismo celo y compromiso que para la primera.Durante los encuentros el tutor deberá esforzarse por lograrconsensos. Es necesario que el emprendedor pueda hacersuyas las propuestas e incorporar (literalmente, “meter en elcuerpo”) procesos de mejora continua.Alicia López Página 33 Manual de orientación para tutores en emprendedorismo
  42. 42. Este consenso sólo se puede lograr a partir de una actitudde escucha atenta, vigilancia epistemológica permanente ycompromiso para con la tarea encomendada.Cada tutoría específica culmina con una Propuesta de Me-jora avalada por el emprendedor.En resumen, este proceso se documenta mediante 1. Informe Diagnóstico, que para su preparación tuvo en cuenta los siguientes formularios a. Descripción del emprendimiento b. Sistematización de los encuentros c. Análisis FODA 2. Propuesta de Mejora para resolver los problemas más urgentes de cada área a. Comercialización b. Producción c. Gestión y OrganizaciónAlicia López Página 34 Manual de orientación para tutores en emprendedorismo
  43. 43. MANUAL DE ORIENTACIÓN PARA TUTORES EN EMPRENDEDORISMO TERCERA PARTE Módulo de PlanificaciónOBJETIVOS  Guiar al tutor en el análisis estratégico de un em- prendimiento  Ofrecer herramientas de recolección, sistematiza- ción y análisis de información.  Guiar al tutor en la elaboración del Informe Dia- gnósticoAlicia López Página 35 Manual de orientación para tutores en emprendedorismo
  44. 44. Alicia López Página 36 Manual de orientación para tutores en emprendedorismo
  45. 45. MÓDULO 1: PLANIFICACIÓNEste módulo es de suma importancia. Es el primer en-cuentro entre el tutor y el emprendedor. No hay una segun-da oportunidad para causar la primera impresión.Antes de presentarse formalmente, deberá  recopilar toda la información general inherente al proyecto de tutoría: objeto del pedido de acompa- ñamiento, productos o servicios ofrecidos del em- prendimiento, modelo organizacional adoptado por el emprendimiento, modelo de negocio, entre otros.  obtener los datos para contactar con la persona responsable del emprendimiento ante el proyecto. Se recomienda prestar atención a los juegos de po- der y liderazgo hacia el interior del emprendimiento. No siempre quien preside es quien, efectivamente, tiene el poder de la toma de decisiones.Alicia López Página 37 Manual de orientación para tutores en emprendedorismo
  46. 46. Este primer módulo se refiere al diagnóstico de la situaciónactual y el potencial futuro del emprendimiento.Por lo tanto, se deberá prestar especial cuidado en su pre-paración y posterior presentación ante el emprendedor: eldiagnóstico inicial es el principal insumo para trabajar du-rante toda la tutoría.ANTES DEL ENCUENTRO 1Antes de realizar el Encuentro 1 el tutor debe 1. Leer el Módulo de Planificación. 2. Profundizar en los temas a tratar, buscando diligen- temente en la bibliografía adecuada. Como punto de partida, el texto de Francisco Morea citado en la bi- bliografía 3. Imprimir el material para trabajar en el encuentro con el emprendedor. 4. Indagar acerca de un problema de rápida y sencilla solución y de alto impacto. Esto facilita la comunica-Alicia López Página 38 Manual de orientación para tutores en emprendedorismo
  47. 47. ción, favorece la construcción de confianza y posicio- na al tutor en su efectividad. 5. Acordar con el emprendedor lugar, día y hora del primer encuentro. Es altamente recomendable que se realice en el lugar donde se desarrollará el Proyec- to de Tutoría. De este modo, el tutor puede obtener in- formación complementaria por observación directa.DURANTE EL ENCUENTRO 1Durante el Encuentro 1 el tutor se presentará y obtendráinformación general del emprendimiento, mediante el for-mulario F011 Descripción del emprendimiento.Se recomienda seguir los siguientes pasos: 1. El tutor se presenta al emprendedor 2. El tutor explica brevemente sus funciones, compe- tencias y aclara cuáles NO lo son. 3. El tutor explica cómo se espera trabajar en la tutoría.Alicia López Página 39 Manual de orientación para tutores en emprendedorismo
  48. 48. 4. El tutor entrevista al emprendedor para obtener la in- formación personal, general y del emprendimiento necesaria para realizar la tutoría en relación a tres ejes: Contexto socio-cultural, Perfil del emprendedor y Estado del emprendimiento. 5. El tutor completa el formulario F011 Descripción del emprendimiento. Puede hacer notas aclaratorias 6. El tutor se despide del emprendedor, acordando lu- gar, fecha y hora del Encuentro 2.DESPUÉS DEL ENCUENTRO 1Inmediatamente después del Encuentro 1, el tutor com-pleta el formulario “F012 Sistematización del encuentro” y,después de revisar cuidadosamente sus notas, completa elformulario “F010 Diagnóstico del Tutor” hasta el punto“Detalle de problemas expuestos por el emprendedor”.Una vez que recopilada la información general acerca delperfil del emprendedor y su contexto, se pasa a las cuestio-nes específicas acerca del Proyecto de Tutoría.Alicia López Página 40 Manual de orientación para tutores en emprendedorismo
  49. 49. El Tutor debe ofrecer un cierre de la visión general tantodel emprendimiento como del emprendedor mismo. Poresta razón, durante el siguiente encuentro, se realizará  un análisis estratégico interno para conocer fortale- zas y debilidades del emprendimiento  un análisis estratégico externo para conocer oportu- nidades y amenazas del contexto.Es conveniente que en esta instancia del proceso de tutor-ía, el emprendedor  comprenda la importancia del análisis estratégico y su finalidad  conozca los conceptos básicos de planificación, como misión, visión, objetivos y estrategiasANTES DEL ENCUENTRO 2Antes del Encuentro 2, el tutor debe 1. Releer el Módulo 1 y la documentación disponibleAlicia López Página 41 Manual de orientación para tutores en emprendedorismo
  50. 50. 2. Imprimir el material para trabajar en el encuentro con el emprendedor 3. Preparar por lo menos dos alternativas de solución al problema percibido, de alto impacto y bajo costo de implementación. . 4. Acordar con el emprendedor lugar, día y hora del segundo encuentro.DURANTE EL ENCUENTRO 2En el Encuentro 2 el tutor indagará acerca del “Emprendi-miento Ideal” que desea el emprendedor a futuro y del“Emprendimiento Real” en el aquí y ahora, siempre desdela perspectiva del emprendedor.Utilizará como guía el formulario “F013 Análisis Estratégicodel Emprendimiento”.Se recomienda seguir los siguientes pasos: 1. El tutor explica el objetivo y etapas de la reunión.Alicia López Página 42 Manual de orientación para tutores en emprendedorismo
  51. 51. 2. El tutor entrevista al emprendedor para obtener la in- formación necesaria para completar el Análisis Es- tratégico del Emprendimiento 3. El tutor completa el formulario “F013 Análisis Es- tratégico del Emprendimiento”. 4. El tutor se despide del emprendedor, acordando lu- gar, fecha y hora del próximo encuentro, donde le será presentado el Diagnóstico.DESPUÉS DEL ENCUENTRO 2Inmediatamente después del Encuentro 2, el tutor completael formulario “F012 Sistematización del encuentro” y, des-pués de revisar cuidadosamente sus notas y cotejar la con-sistencia interna de la información relevada, completa elformulario “F010 Diagnóstico del Tutor”.Este formulario será la base del Informe Diagnóstico delEmprendimiento, que será aprobado por el emprendedorantes de avanzar con el proceso de tutoría.Alicia López Página 43 Manual de orientación para tutores en emprendedorismo
  52. 52. Antes de preparar el Informe Diagnóstico, se realizará por lomenos una reunión previa con el emprendedor para con-sensuar lo trabajado hasta el momento.En el Informe Diagnóstico debe constar 1. la información contenida en el formulario “F010 Dia- gnóstico del tutor”. 2. los objetivos prioritarios a trabajar en la tutoría. 3. el módulo con el que se empezará a trabajar.El Informe Diagnóstico no es la mera transcripción de losdistintos campos del formulario. Es una narrativa cuidadatanto en el lenguaje como en las formas, de modo quetodo lo que allí se lea sea fácilmente comprensible por elemprendedor.Debe privilegiarse un lenguaje riguroso, con términos cla-ros y precisos. Debe evitarse el exceso de términos técni-Alicia López Página 44 Manual de orientación para tutores en emprendedorismo
  53. 53. cos que oscurezcan la comprensión por parte de aquel queno tiene formación suficiente como para comprenderlo.Pueden adjuntarse cuadros y gráficos sólo en la medida enque ayuden a la comprensión.Para el Informe Diagnóstico se recomienda el siguienteformato:  Tamaño de hoja: A4  Tipo de fuente: Arial o Times New Roman,  Tamaño de fuente: 12 puntos  Márgenes: 3cm  Interlineado 1,5Los formularios necesarios para la tutoría correspondienteal Módulo de Planificación son  F010 Diagnóstico del tutor  F011 Descripción del emprendimiento  F012 Sistematización del Encuentro  F013 Análisis estratégico del emprendimientoAlicia López Página 45 Manual de orientación para tutores en emprendedorismo
  54. 54. Alicia López Página 46 Manual de orientación para tutores en emprendedorismo
  55. 55. MANUAL DE ORIENTACIÓN PARA TUTORES EN EMPRENDEDORISMO CUARTA PARTE Módulo de ComercializaciónOBJETIVOS  Guiar al tutor para intervenir en el área de Comer- cialización de un emprendimiento.  Ofrecer herramientas de recolección, sistematiza- ción y análisis de información.  Guiar al tutor en la Propuesta de MejoraAlicia López Página 47 Manual de orientación para tutores en emprendedorismo
  56. 56. Alicia López Página 48 Manual de orientación para tutores en emprendedorismo
  57. 57. MÓDULO 2: COMERCIALIZACIÓNEn este módulo se pretenderá mejorar aspectos relativos ala comercialización de los productos o servicios ofrecidos,por ejemplo,  aumentar el volumen de ventas  ampliar la oferta de productos  mejorar su diseño  ampliar los beneficios que el consumidor percibe  crear y posicionar la imagen del emprendimiento.Para alcanzar estos objetivos es necesario conocer a losclientes del emprendimiento, definir acciones y políticas decomercialización para satisfacer sus necesidades.En esta instancia se espera que el tutor guíe al emprende-dor en el análisis de todos los productos o servicios ofreci-dos en el mercado tanto por el emprendedor como por loscompetidores.Alicia López Página 49 Manual de orientación para tutores en emprendedorismo
  58. 58. En función de este análisis se podrá determinar la mejormezcla comercial para captar los distintos segmentosexistentes y que el emprendedor pueda satisfacer.El tutor se asegurará de contar con información confiableacerca de los productos, las ventas y del seguimiento quehace el emprendedor de sus clientes.ANTES DEL ENCUENTRO 1Antes de realizar el Encuentro 1 el tutor debe 1. Leer el Módulo de Comercialización. 2. Profundizar en los temas a tratar, buscando diligen- temente en la bibliografía adecuada. Como punto de partida, el texto de Francisco Morea citado en la bi- bliografía 3. Imprimir el material para trabajar en el encuentro con el emprendedor 4. Chequear si hubo modificaciones importantes en- tre la situación actual y la del Informe Diagnóstico.Alicia López Página 50 Manual de orientación para tutores en emprendedorismo
  59. 59. 5. Acordar con el emprendedor lugar, día y hora del primer encuentro.DURANTE EL ENCUENTRO 1Durante el Encuentro 1 el tutor presentará la modalidad detrabajo durante la tutoría, señalando la importancia de co-nocer en profundidad el producto o servicio ofrecido y elmercado donde se desempeña.De este modo, el emprendedor podrá conocer mejorar susestrategias de comercialización. Se recomienda seguir lossiguientes pasos 1. El tutor se presenta al emprendedor y explica cómo se espera trabajar durante la tutoría. 2. El tutor explica brevemente los objetivos de la función de comercialización. 3. El emprendedor brinda la información requerida completando los formularios “F014 Análisis del pro- ducto” (uno para cada producto disponible para laAlicia López Página 51 Manual de orientación para tutores en emprendedorismo
  60. 60. venta) o “F015 Análisis del servicio” (uno para cada servicio ofrecido), según el caso que corresponda. Esta actividad puede realizarse por fuera del encuen- tro. En ese caso, se coordinará el modo de hacer lle- gar al tutor la documentación debidamente cumpli- mentada. 4. El tutor guía al emprendedor en la confección del formulario “F016 Análisis de Ventas”, a medida que lo necesite. 5. El tutor chequea con el emprendedor los formularios cumplimentados, mientras toma notas aclaratorias sobre los dichos del emprendedor. 6. El tutor se despide del emprendedor, acordando lu- gar, fecha y hora del Encuentro 2.DESPUÉS DEL ENCUENTRO 1Inmediatamente después del Encuentro 1, el tutor com-pleta el formulario “F012 Sistematización del encuentro”.Alicia López Página 52 Manual de orientación para tutores en emprendedorismo
  61. 61. Revisa cuidadosamente los datos vertidos en los formula-rios “F014 Análisis del producto”, “F015 Análisis del servi-cio” y “F016 Análisis de ventas” y en sus notas.Completa el formulario “F017 Problemas en comercializa-ción” con la información obtenida hasta el momento.ANTES DEL ENCUENTRO 2Antes del Encuentro 2, el tutor debe 1. Releer el Módulo 2 y la documentación disponible 2. Adecua el formulario “F018 Planilla de seguimiento de ventas” a la realidad del emprendedor. Puede ser en formato papel o en formato electrónico. Tener pre- sente que esta planilla DEBE SER UNA AYUDA y jamás un estorbo para el emprendedor. 3. Imprimir el material para trabajar en el encuentro con el emprendedorAlicia López Página 53 Manual de orientación para tutores en emprendedorismo
  62. 62. 4. Si fuere conveniente, pone a disposición del empren- dedor la información de los formularios base del si- guiente encuentro, para hacer ajustes necesarios. 5. Acordar con el emprendedor lugar, día y hora del se- gundo encuentro.DURANTE EL ENCUENTRO 2En el Encuentro 2 el tutor revisará junto con el emprende-dor el formulario “F017 Problemas en comercialización” yhará los ajustes necesarios para asegurar el éxito de la tu-toría. Esta revisión puede extenderse por varios días.Además, consensuará las acciones concretas que se pue-den desarrollar dentro de los límites preestablecidos en elAcuerdo de Tutoría firmado en la etapa anterior.El tutor entregará al emprendedor el formulario “F018 Plani-lla de seguimiento de ventas” y lo instruirá acerca de suuso. Si fuere necesario, tomará nota de las modificacio-Alicia López Página 54 Manual de orientación para tutores en emprendedorismo
  63. 63. nes que proponga el emprendedor en aras de su real yefectivo aprovechamiento.El tutor se compromete a entregar el documento definiti-vo dentro de los siete días de transcurrido el Encuentro 2.DESPUÉS DEL ENCUENTRO 2Inmediatamente después del Encuentro 2, el tutor completael formulario “F012 Sistematización del encuentro” y, des-pués de revisar cuidadosamente toda la documentacióndisponible preparará Propuesta de Mejora en Comerciali-zación.En la Propuesta de Mejora en Comercialización constará:  la información contenida en el formulario “F017 Pro- blemas en comercialización”.  los objetivos prioritarios a trabajar en la tutoría.  el compromiso formal del emprendedor en realizar las acciones concretas consensuadas con el tutor.Alicia López Página 55 Manual de orientación para tutores en emprendedorismo
  64. 64. La Propuesta de Mejora no es la mera transcripción de losdistintos campos del formulario. Es una narrativa cuidadatanto en el lenguaje como en las formas, de modo quetodo lo que allí se lea sea fácilmente comprensible por elemprendedor.Debe privilegiarse un lenguaje riguroso, con términos cla-ros y precisos. Debe evitarse el exceso de términos técni-cos que oscurezcan la comprensión por parte de aquel queno tiene formación suficiente como para comprenderlo.Pueden adjuntarse cuadros y gráficos sólo en la medida enque ayuden a la comprensión.Para la Propuesta de Mejora se recomienda el siguienteformato:  Tamaño de hoja: A4  Tipo de fuente: Arial o Times New Roman,  Tamaño de fuente: 12 puntos  Márgenes: 3cm  Interlineado 1,5Alicia López Página 56 Manual de orientación para tutores en emprendedorismo
  65. 65. Los formularios necesarios para la tutoría correspondienteal Módulo de Comercialización son  Informe Diagnóstico del emprendimiento  F014 Análisis del producto  F015 Análisis del servicio  F016 Análisis de las ventas  F017 Problemas en comercialización  F018 Planilla de seguimiento de ventasEl entregable del proyecto de tutoría es la Propuesta deMejora en ComercializaciónAlicia López Página 57 Manual de orientación para tutores en emprendedorismo
  66. 66. Alicia López Página 58 Manual de orientación para tutores en emprendedorismo
  67. 67. MANUAL DE ORIENTACIÓN PARA TUTORES EN EMPRENDEDORISMO QUINTA PARTE Módulo de ProducciónOBJETIVOS  Guiar al tutor para intervenir en el área de Pro- ducción de un emprendimiento.  Ofrecer herramientas de recolección, sistematiza- ción y análisis de información.  Guiar al tutor en la Propuesta de MejoraAlicia López Página 59 Manual de orientación para tutores en emprendedorismo
  68. 68. Alicia López Página 60 Manual de orientación para tutores en emprendedorismo
  69. 69. MÓDULO 3: PRODUCCIÓNEn este Módulo el tutor encontrará herramientas para ayu-dar al emprendedor en la optimización del flujo del produc-to o servicio, mediante  la disminución de tiempos  la disminución de costos  la optimización del almacenamiento de los insumos  la revisión de sus políticas de adquisición de insumos  el diseño de la disposición de los sectores o los equi- pos de producción  el mejoramiento de la eficiencia de las personas  el conocimiento de la capacidad operativaDe este análisis surgirán los puntos críticos y concretos so-bre los que actuará la tutoría. Es responsabilidad del tutorque el emprendedor tome conciencia sobre la importanciade los siguientes puntos:  la capacidad operativa máxima del emprendimien- to: cuánto es lo máximo que puede fabricar de susAlicia López Página 61 Manual de orientación para tutores en emprendedorismo
  70. 70. productos o de ofrecer sus servicios con las maqui- narias y herramientas y otros recursos disponibles al momento de realizar la tutoría.  La capacidad ociosa del emprendimiento: de existir, una estrategia puede ser tratar de aumentar las ven- tas para intentar un mayor nivel de eficiencia de los factores utilizados. O bien, reducir los costos operati- vos para obtener una mejora en el sistema si el em- prendedor estuviere conforme con su actual nivel de ventas. Es crucial que el tutor pueda discernir sobre la situación en que se encuentra realmente el empren- dedor (y tener en cuenta sus deseos, por separado)ANTES DEL ENCUENTRO 1Antes de realizar el Encuentro 1 el tutor debe 1. Leer el Módulo de Producción. 2. Profundizar en los temas a tratar, buscando diligen- temente en la bibliografía adecuada. Como punto de partida, el texto de Francisco Morea citado en la bi- bliografíaAlicia López Página 62 Manual de orientación para tutores en emprendedorismo
  71. 71. 3. Imprimir el material para trabajar en el encuentro con el emprendedor 4. Chequear modificaciones importantes entre la si- tuación presente y la del Informe Diagnóstico 5. Acordar con el emprendedor lugar, día y hora del primer encuentro.DURANTE EL ENCUENTRO 1Durante el Encuentro 1 el tutor presentará la modalidad detrabajo durante la tutoría, señalando la importancia de co-nocer en profundidad 1. la capacidad operativa máxima del emprendimiento 2. la capacidad ociosa del emprendimiento 3. la relación entre nivel de ventas, capacidad producti- va y utilidades.Se recomienda seguir los siguientes pasos 1. El tutor se presenta al emprendedor y explica cómo se espera trabajar durante la tutoría.Alicia López Página 63 Manual de orientación para tutores en emprendedorismo
  72. 72. 2. El tutor explica brevemente los objetivos de la función de producción. 3. El emprendedor brinda la información requerida completando el formulario “F019 Sistema de pro- ducción”. Esta actividad puede realizarse por fuera del encuentro. En ese caso, se coordinará el modo de hacerle llegar al tutor la documentación debidamente cumplimentada. 4. El tutor se despide del emprendedor, acordando lu- gar, fecha y hora del Encuentro 2.DESPUÉS DEL ENCUENTRO 1Inmediatamente después del Encuentro 1, el tutor com-pleta el formulario “F012 Sistematización del encuentro”.Revisa cuidadosamente los datos vertidos en el formulario“F019 Sistema de producción”. Con la información dispo-nible, completa el formulario “F020 Problemas de produc-ción”Alicia López Página 64 Manual de orientación para tutores en emprendedorismo
  73. 73. ANTES DEL ENCUENTRO 2Antes del Encuentro 2, el tutor debe 1. Releer el Módulo 3 y la documentación disponible 2. Adecua el formulario “F021 Planilla de seguimiento de compras” a la realidad del emprendedor. Puede ser en formato papel o en formato electrónico. Tener presente que esta planilla DEBE SER UNA AYUDA y jamás un estorbo para el emprendedor. 3. Imprimir el material para trabajar en el encuentro con el emprendedor 4. Si fuere conveniente, pone a disposición del empren- dedor la información de los formularios base del si- guiente encuentro, para hacer ajustes necesarios. 5. Acordar con el emprendedor lugar, día y hora del se- gundo encuentro.Alicia López Página 65 Manual de orientación para tutores en emprendedorismo
  74. 74. DURANTE EL ENCUENTRO 2En el Encuentro 2 el tutor revisará junto con el emprende-dor el formulario “F020 Problemas en producción” y harálos ajustes necesarios para asegurar el éxito de la tutoría.Además, consensuará las acciones concretas que se pue-den desarrollar dentro de los límites preestablecidos en elAcuerdo de Tutoría firmado en la etapa anterior.El tutor entregará al emprendedor el formulario “F021 Plani-lla de seguimiento de compras” y lo instruirá acerca de suuso. Si fuere necesario, tomará nota de las modificacio-nes que proponga el emprendedor en aras de su real yefectivo aprovechamiento.El tutor se compromete a entregar el documento definiti-vo dentro de los siete días de transcurrido el Encuentro 2.Alicia López Página 66 Manual de orientación para tutores en emprendedorismo
  75. 75. DESPUÉS DEL ENCUENTRO 2Inmediatamente después del Encuentro 2, el tutor com-pleta el formulario “F012 Sistematización del encuentro” y,después de revisar cuidadosamente toda la documenta-ción disponible preparará Propuesta de Mejora en Pro-ducción.Es importante que, en todo momento, el tutor recuerde queaconseja cursos de acción, pero siempre la decisión estáen cabeza y manos del emprendedor.La periodicidad en las planillas de seguimiento dependerátanto de la naturaleza del emprendimiento como de la per-sonalidad del emprendedor. En todos los casos, debe seruna ayuda para tomar decisiones.En la Propuesta de Mejora en Producción debe constar 1. la información contenida en el formulario “F020 Pro- blemas en producción”.Alicia López Página 67 Manual de orientación para tutores en emprendedorismo
  76. 76. 2. un informe técnico sobre la capacidad de producción del emprendimiento, en términos comprensibles para el emprendedor. 3. los objetivos prioritarios a trabajar en la tutoría. 4. el compromiso formal del emprendedor en realizar las acciones concretas consensuadas con el tutor.La Propuesta de Mejora no es la mera trascripción de losdistintos campos del formulario. Es una narrativa cuidadatanto en el lenguaje como en las formas: todo lo que allíse lea sea fácilmente comprensible por el emprendedor.Debe privilegiarse un lenguaje riguroso, con términos cla-ros y precisos. Debe evitarse el exceso de términos técni-cos que oscurezcan la comprensión por parte de aquel queno tiene formación suficiente como para comprenderlo.Pueden adjuntarse cuadros y gráficos sólo en la medida enque ayuden a la comprensión.Alicia López Página 68 Manual de orientación para tutores en emprendedorismo
  77. 77. Para la Propuesta de Mejora se recomienda el siguienteformato:  Tamaño de hoja: A4  Tipo de fuente: Arial o Times New Roman,  Tamaño de fuente: 12 puntos  Márgenes: 3cm  Interlineado 1,5Los formularios necesarios para la tutoría correspondienteal Módulo de Producción son  Informe de Diagnóstico  F012 Sistematización del encuentro  F019 Sistema de producción  F020 Problemas en producción  F021 Planilla de seguimiento de comprasEl entregable del Proyecto de Tutoría es la Propuesta deMejora en Producción.Alicia López Página 69 Manual de orientación para tutores en emprendedorismo
  78. 78. Alicia López Página 70 Manual de orientación para tutores en emprendedorismo
  79. 79. MANUAL DE ORIENTACIÓN PARA TUTORES EN EMPRENDEDORISMO SEXTA PARTE Módulo de Gestión y OrganizaciónOBJETIVOS  Guiar al tutor para intervenir en el área de Gestión y Organización de un emprendimiento.  Ofrecer herramientas de recolección, sistematiza- ción y análisis de información.  Guiar al tutor en la Propuesta de MejoraAlicia López Página 71 Manual de orientación para tutores en emprendedorismo
  80. 80. Alicia López Página 72 Manual de orientación para tutores en emprendedorismo
  81. 81. MÓDULO 4: GESTIÓN Y ORGANIZACIÓNEn este módulo se pretenderá mejorar aspectos relativos ala gestión y organización del emprendimiento, por ejemplo,de modo tal que se puedan tomar mejores decisiones, vigi-lar los recursos y las obligaciones contraídas y atenuar cier-tas contingencias.El tutor construirá junto con el emprendedor un sencillo sis-tema de monitoreo, basado en índices simples y de fácilmanejo e interpretación.En este módulo la atención se enfoca en los costos delemprendimiento. La experiencia muestra que es uno de lospuntos clave donde los emprendedores tienen más urgen-cia en ser socorridos.De aquí, la necesidad imperiosa que tiene la toma de con-ciencia para diseñar y adoptar un sistema de informaciónútil para la toma de decisiones.Alicia López Página 73 Manual de orientación para tutores en emprendedorismo
  82. 82. Esta utilidad está dada por  la simplicidad de diseño: el sistema pide lo ne- cesario para que la información sea pertinente.  el equilibrio en la relación costo – beneficio, para que la información sea oportuna.  la adaptabilidad a distintos momentos del em- prendimiento: el sistema puede adecuarse a cambios en el contexto.  la confianza de la veracidad y objetividad de la información ofrecidaConocer la estructura de costos del emprendimiento lepermite al emprendedor comprender aspectos relaciona-dos con los márgenes de utilidad y beneficios. En muchoscasos, la única variable controlable por el emprendedor pa-ra aumentar su rentabilidad dependerá de los costos.Los indicadores propuestos permiten monitorear la evolu-ción del emprendimiento en función de las ventas, lascompras, los proveedores y los clientes.Alicia López Página 74 Manual de orientación para tutores en emprendedorismo
  83. 83. ANTES DEL ENCUENTRO 1Antes de realizar el Encuentro 1 el tutor debe 1. Leer el Módulo de Gestión y Organización. 2. Profundizar en los temas a tratar, buscando diligen- temente en la bibliografía adecuada. Como punto de partida, el texto de Francisco Morea citado en la bi- bliografía. 3. Imprimir el material para trabajar en el encuentro con el emprendedor. 4. Acordar con el emprendedor lugar, día y hora del primer encuentro.DURANTE EL ENCUENTRO 1Durante el Encuentro 1 el tutor presentará la modalidad detrabajo durante la tutoría, señalando la importancia de co-nocer en profundidad los distintos flujos de bienes, dinero einformación en el emprendimiento.Alicia López Página 75 Manual de orientación para tutores en emprendedorismo
  84. 84. En particular, se detendrá en explicar la relevancia de laestructura de costos y el valor de un sistema de informa-ción necesario para tomar decisiones.Se recomienda seguir los siguientes pasos 1. El tutor se presenta al emprendedor y explica cómo se espera trabajar durante la tutoría. 2. El tutor explica brevemente los objetivos de la función de gestión y organización. 3. El emprendedor brinda la información requerida completando el formulario “F022 Sistema de Ges- tión”, en la medida en que este lo necesite. Esta acti- vidad puede realizarse por fuera del encuentro. En ese caso, se coordinará el modo de hacerle llegar al tutor la documentación debidamente cumplimenta- da. 4. El tutor chequea con el emprendedor el formulario cumplimentado, mientras toma notas aclaratorias sobre los dichos del emprendedor.Alicia López Página 76 Manual de orientación para tutores en emprendedorismo
  85. 85. 5. El tutor se despide del emprendedor, acordando lu- gar, fecha y hora del Encuentro 2.DESPUÉS DEL ENCUENTRO 1Inmediatamente después del Encuentro 1, el tutor com-pleta el formulario “F012 Sistematización del encuentro”.Revisa cuidadosamente los datos vertidos en el formulario“F022 Sistema de gestión”.Completa el formulario “F026 Problemas en gestión y or-ganización” con los datos disponibles.ANTES DEL ENCUENTRO 2Antes del Encuentro 2, el tutor debe 1. Releer el Módulo 2 y la documentación disponible. 2. Adecua los formularios “F023 Gestión de ventas”, “F024 Gestión de compras” y “F025 Gestión de cos- tos” a la realidad del emprendedor. Puede ser en formato papel o en formato electrónico. Tener pre-Alicia López Página 77 Manual de orientación para tutores en emprendedorismo
  86. 86. sente que esta planilla DEBE SER UNA AYUDA y jamás un estorbo para el emprendedor. 6. Imprimir el material para trabajar en el encuentro con el emprendedor 7. Si fuere conveniente, pone a disposición del empren- dedor la información de los formularios base del si- guiente encuentro, para hacer ajustes necesarios. 1. Acordar con el emprendedor lugar, día y hora del se- gundo encuentro.DURANTE EL ENCUENTRO 2En el Encuentro 2 el tutor revisará junto con el emprende-dor los formularios “F023 Gestión de ventas”, “F024 Ges-tión de compras” y “F025 Gestión de costos” “y hará losajustes necesarios para asegurar el éxito de la tutoría.Además, consensuará las acciones concretas que se pue-den desarrollar dentro de los límites preestablecidos en elAcuerdo de Tutoría firmado en la etapa anterior.Alicia López Página 78 Manual de orientación para tutores en emprendedorismo
  87. 87. Si fuere necesario, tomará nota de las modificaciones queproponga el emprendedor en aras de su real y efectivoaprovechamiento.El tutor se compromete a entregar el documento definiti-vo dentro de los siete días de transcurrido el Encuentro 2.DESPUÉS DEL ENCUENTRO 2Inmediatamente después del Encuentro 2, el tutor completael formulario “F012 Sistematización del encuentro” y, des-pués de revisar cuidadosamente toda la documentacióndisponible preparará la Propuesta de Mejora en Gestión yOrganización.En la Propuesta de Mejora en Gestión y Organización debeconstar  la información contenida en el formulario “F026 Pro- blemas en Gestión y Organización”.Alicia López Página 79 Manual de orientación para tutores en emprendedorismo
  88. 88.  La información recopilada en notas y formularios utili- zados en los encuentros  los objetivos prioritarios a trabajar en la tutoría.  el compromiso formal del emprendedor en realizar las acciones concretas consensuadas con el tutor.La Propuesta de Mejora no es la mera trascripción de losdistintos campos del formulario. Es una narrativa cuidadatanto en el lenguaje como en las formas, de modo quetodo lo que allí se lea sea fácilmente comprensible por elemprendedor.Debe privilegiarse un lenguaje riguroso, con términos cla-ros y precisos. Debe evitarse el exceso de términos técni-cos que oscurezcan la comprensión por parte de aquel queno tiene formación suficiente como para comprenderlo.Pueden adjuntarse cuadros y gráficos sólo en la medida enque ayuden a la comprensión.Alicia López Página 80 Manual de orientación para tutores en emprendedorismo
  89. 89. Para la Propuesta de Mejora se recomienda el siguienteformato:  Tamaño de hoja: A4  Tipo de fuente: Arial o Times New Roman,  Tamaño de fuente: 12 puntos  Márgenes: 3cm  Interlineado 1,5Los formularios necesarios para la tutoría correspondienteal Módulo de Gestión y Organización son  Informe Diagnóstico del emprendimiento  F012 Sistematización de la reunión  F022 Sistema de gestión  F023 Gestión de ventas  F024 Gestión de compras  F025 Gestión de costos  F026 Problemas en gestión y organizaciónEl entregable del Proyecto de Tutoría es la Propuesta deMejora en Gestión y OrganizaciónAlicia López Página 81 Manual de orientación para tutores en emprendedorismo
  90. 90. Alicia López Página 82 Manual de orientación para tutores en emprendedorismo
  91. 91. MANUAL DE ORIENTACIÓN PARA TUTORES EN EMPRENDEDORISMO SÉPTIMA PARTE FORMULARIOS Y HERRAMIENTAS F010 Diagnóstico del tutor 85 F011 Descripción del emprendimiento 91 F012 Sistematización del encuentro 93 F013 Análisis estratégico del emprendimiento 95 F014 Análisis del producto 99 F015 Análisis del servicio 101 F016 Análisis de ventas 103 F017 Problemas en comercialización 105 F018 Planilla de seguimiento de ventas 107 F019 Sistema de producción 109 F020 Problemas en producción 111 F021 Seguimiento de compras 113 F022 Sistema de gestión 115 F023 Gestión de ventas 117 F024 Gestión de compras 119 F025 Gestión de costos 121 F026 Problemas de gestión 123Alicia López Página 83 Manual de orientación para tutores en emprendedorismo
  92. 92. Alicia López Página 84 Manual de orientación para tutores en emprendedorismo
  93. 93. Alicia López Página 85 Manual de orientación para tutores en emprendedorismo
  94. 94. Alicia López Página 86 Manual de orientación para tutores en emprendedorismo
  95. 95. Alicia López Página 87 Manual de orientación para tutores en emprendedorismo
  96. 96. Alicia López Página 88 Manual de orientación para tutores en emprendedorismo
  97. 97. Alicia López Página 89 Manual de orientación para tutores en emprendedorismo
  98. 98. Alicia López Página 90 Manual de orientación para tutores en emprendedorismo
  99. 99. Alicia López Página 91 Manual de orientación para tutores en emprendedorismo
  100. 100. Alicia López Página 92 Manual de orientación para tutores en emprendedorismo
  101. 101. Alicia López Página 93 Manual de orientación para tutores en emprendedorismo
  102. 102. Alicia López Página 94 Manual de orientación para tutores en emprendedorismo
  103. 103. Alicia López Página 95 Manual de orientación para tutores en emprendedorismo
  104. 104. Alicia López Página 96 Manual de orientación para tutores en emprendedorismo
  105. 105. Alicia López Página 97 Manual de orientación para tutores en emprendedorismo
  106. 106. Alicia López Página 98 Manual de orientación para tutores en emprendedorismo
  107. 107. Alicia López Página 99 Manual de orientación para tutores en emprendedorismo
  108. 108. Alicia López Página 100 Manual de orientación para tutores en emprendedorismo
  109. 109. Alicia López Página 101 Manual de orientación para tutores en emprendedorismo
  110. 110. Alicia López Página 102 Manual de orientación para tutores en emprendedorismo
  111. 111. Alicia López Página 103 Manual de orientación para tutores en emprendedorismo
  112. 112. Alicia López Página 104 Manual de orientación para tutores en emprendedorismo
  113. 113. Alicia López Página 105 Manual de orientación para tutores en emprendedorismo
  114. 114. Alicia López Página 106 Manual de orientación para tutores en emprendedorismo
  115. 115. Alicia López Página 107 Manual de orientación para tutores en emprendedorismo
  116. 116. Alicia López Página 108 Manual de orientación para tutores en emprendedorismo
  117. 117. Alicia López Página 109 Manual de orientación para tutores en emprendedorismo
  118. 118. Alicia López Página 110 Manual de orientación para tutores en emprendedorismo
  119. 119. Alicia López Página 111 Manual de orientación para tutores en emprendedorismo
  120. 120. Alicia López Página 112 Manual de orientación para tutores en emprendedorismo
  121. 121. Alicia López Página 113 Manual de orientación para tutores en emprendedorismo
  122. 122. Alicia López Página 114 Manual de orientación para tutores en emprendedorismo
  123. 123. Alicia López Página 115 Manual de orientación para tutores en emprendedorismo
  124. 124. Alicia López Página 116 Manual de orientación para tutores en emprendedorismo
  125. 125. Alicia López Página 117 Manual de orientación para tutores en emprendedorismo
  126. 126. Alicia López Página 118 Manual de orientación para tutores en emprendedorismo
  127. 127. Alicia López Página 119 Manual de orientación para tutores en emprendedorismo
  128. 128. Alicia López Página 120 Manual de orientación para tutores en emprendedorismo
  129. 129. Alicia López Página 121 Manual de orientación para tutores en emprendedorismo
  130. 130. Alicia López Página 122 Manual de orientación para tutores en emprendedorismo
  131. 131. Alicia López Página 123 Manual de orientación para tutores en emprendedorismo
  132. 132. Alicia López Página 124 Manual de orientación para tutores en emprendedorismo
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