Novedades Banderas Azules en España para el año 2024
Presentación Plan de Comunicación Interna. Madrid FEMP 2014.
1. DISEÑO
PLAN DE COMUNICACIÓN INTERNA
AYUNTAMIENTO DE PUERTOLLANO
PRESENTACIÓN FINAL. José Sánchez Vigara. Madrid, 1 de octubre
Módulo C Los Nuevos Instrumentos de Gestión de Recursos Humanos. Curso de
Especialista en Administración Pública FEMP 2014
2. UN AYUNTAMIENTO HACIA LA
PARTICIPACIÓN Y LA TRASPARENCIA
• Orientación a la ciudadanía.
• Voluntad y actitud de apertura.
• Calidad de servicio.
• Mejores herramientas para la comunicación.
• Objetivos: Participación y Transparencia.
3. ESCASA COMUNICACIÓN
INTERNA
• Esfuerzo en comunicación hacia el
ciudadano.
• Olvido de la comunicación interna.
• Demasiado formal.
• No traslada objetivos.
• No implica a los empleados.
• Sin cortesía.
4. ¿QUÉ VAMOS
A HACER?
El alcance de este trabajo es
dotar a la organización de un
sistema de comunicación
interna.
5. OBJETIVOS ESPECÍFICOS
• Sistematizar las relaciones formales e informales
de la organización.
• Crear relaciones de responsabilidad.
• Fomentar el trabajo en equipo.
• Participación y transparencia interna.
6. LAS NECESIDADES
• Liderazgo.
• Sinergia: Departamento de Recursos
Humanos y Departamento de
Comunicación.
• Canales de comunicación: formales e
informales.
• Actitud de compartir como cultura
organizativa. Todas las personas.
• La comunicación es un herramienta
de trabajo y no un instrumento de
poder.
10. La ciudad creada por todos
‘nadie se opone a sus propias ideas,
implica a la gente en los cambios’
!
!
10
11. EL AYUNTAMIENTO
• Gobierno del Partido Socialista desde 1979
• Plantilla 420
• Organización administrativa tradicional. Dirección
política orientada al resultado.
• Plan de viabilidad.
13. IMPLANTAR UN PCI
• Sistematizar las relaciones interpersonales del
ayuntamiento y establezca los cauces y
herramientas necesarias para fomentar la
transparencia y la participación, favoreciendo
la mayor eficacia, el desarrollo y la mejora de la
cultura organizativa.
14. DIAGNÓSTICO
• Concejalía de Personal y Departamento de RR.HH. son responsables políticos y
técnico de políticas y relaciones internas.
• Programas escasos de relaciones internas. El departamento RR.HH. se dedica a
labores de administración de personal (nóminas, vacaciones, planes de empleo,…)
• No existe PCI.
• Los empleados reciben comunicados que proceden de múltiples fuentes: Jefe de
Administración Interna, Personal del departamento…
• La Alcaldía y los responsables de comunicación tienen sistematizada la
comunicación exterior. Notas de prensa y ruedas de prensa.
15. LOS CANALES ACTUALES
• La implantación del correo electrónico en la
organización no ha favorecido el desarrollo.
• No existen responsables, no hay comunicación.
• Las carpetas como método de comunicación
interdepartamental.
16. “La vida en una organización sin recibir
un ¡hola!”
– @pepevigara
17. CÓMO SE INFORMA EL EMPLEADO DEL
AYUNTAMIENTO
Medios de comunicación y portal web municipal
18. RETOS DEL PLAN
• Evitar la formalización como
norma exclusiva de
comunicación.
• Implicar a los empleados. Hacer
preguntas y conversar. Feedback.
• Establecer cauces de
comunicación en linea con los
objetivos de la organización.
• Diseminar información para
mayor claridad y transparencia.
19. PLANIFICACIÓN DEL PSI
• Formar equipo de trabajo
Responsables del proyecto:
Dirección, Organización, RR.HH y
Comunicación.
Trasladar objetivos organización.
Establecer modos y decidir
cuáles la información que debe
fluir por todas las herramientas.
Proponer canales para una
comunicación eficaz
descendente y ascendente.
20. ESTRATEGIA
• Comunicar no solo lo qué está
pasando, también el porqué y el
cómo está sucediendo.
• Comunicar lo qué se sabe, no
esperar a tener todo los detalles.
Genera confianza.
• Comunicar relacionando la visión
del conjunto con el área concreta
o el trabajo de la persona que
recibe la información.
• Comunicar sin imponer.
22. TIPOS DE SOPORTES
• Soportes de
comunicación: aquellos
que soportan el
intercambio de información.
• Soportes de información:
unilaterales ya sean
ascendentes o
descendentes.
23. NUEVOS SOPORTES DE
COMUNICACIÓN
• Comunicación de instrucciones a grupos. Idóneo
para implantar el plan.
• Grupos de mejora y calidad. Reuniones de
empleados para identificar problemas y proponer
soluciones.
• Entrevistas. Se utilizarán para presentar sugerencias,
la toma de decisiones disciplinarias, la evaluación,…
• Recorridos por el lugar de trabajo. Sistematizada
para dirección y responsables, trasladar interés y
cercanía.
• Directorios de correos y mailings internos:
Establecer normas de uso para evitar los excesos y
que la cantidad de información sea adecuada.
• Buzón de sugerencias.
• Encuestas.
24. NUEVO ESTILO DE INFORMAR
• Asambleas: maximos responsables
para comunicar planes y objetivos
organizativos.
• Manual de acogida. Hola soy el
ayuntamiento de Puertollano.
• Directorio y guía de servicios. En
el portal del empleado.
• Imagen corporativa y vídeos del
Ayuntamiento.
• Memorias y boletín interno
municipal.
25. EL CANAL: LA RED MUNICIPAL
• Internet y su uso eficaz:
puesta en marcha para
comunicar de la intranet
municipal.
• Replica de las herramientas
de comunicación e
información en el Portal
Web del Empleado.
26. CENTRALIZAR INFORMACIÓN
DEL EMPLEADO
• Web donde recopilar todas las actuaciones e
información necesaria para la vida en el ayuntamiento.
• Acceso personal.
• Información de los objetivos del Ayuntamiento y
Planes de Actuación Municipales.
• Información grupos de mejora.
• Avisos, calendario, tablón de anuncios,…
• Información personal en la organización.
• Buzón de sugerencias.
• Organización municipal y Directorio de correos.
• Relación con departamento de RR.HH. (nóminas,
solicitud de vacaciones, ficha personal, formación,…)
• Y mucho más… blogs, RRSS,…
27. EL PORTAL DEL EMPLEADO
Portal web para comunicar e informar. Repositorio y canal
directo de participación.
29. PLANIFICACIÓN Y
CALENDARIO (HITOS)
• Propuesta técnica conjunta Departamentos Comunicación, Organización
y RR.HH a Concejalía RR.HH.
• Informe jurídico de secretaría general.
• Visto bueno Alcaldesa.
• Presentación propuesta al Comité de empresa y a los concejales de
distintas áreas.
• Periodo de diagnóstico y análisis con creación de Grupo de Trabajo.
• Establecer calendario de reuniones para implantar.
• Planificar y acordar el PCI teniendo en cuenta los informes previos.
Identificación de responsables. Objetivos de trabajo.
• Aprobar el Plan de Comunicación en el Pleno Municipal.
• Presentación de la Alcaldesa a todos los empleados.
• Puesta en marcha de Plan de Comunicación del propio PCI para
implicar a todos.
• Poner en marcha la web del empleado.
• Presentar los distintos espacios de trabajo y Plan de Comunicación
Externa.
30. CONTROLAR Y MEDIR
• Indicadores de coste (coste del plan y coste
de la implantación)
• Indicadores de proceso (nº de
comunicaciones, % de acciones de los
empleados, evaluación de su conocimiento,
eventos realizados, visitas de trabajadores,…
• Indicadores de resultados: Evaluación de
calidad, evaluación clima laboral, %
consecución de objetivos de la organización.
• Indicadores de impacto: Aportaciones,
propuestas, sugerencias por departamento.
Incremento de la productividad, incremento
de la atención imputable al plan. Incremento
de la satisfacción del personal,…
31. SEGUIMIENTO Y MEJORA
• Informe de despliegue y
seguimiento anual.
• Memoria Anual y
propuestas de mejora.
• Evaluación en profundidad
en dos año.
32. UN AYUNTAMIENTO MÁS EFICAZ GRACIAS A
LA INFORMACIÓN Y EL CONOCIMIENTO
Una visión adecuada de las relaciones interpersonales en
el Ayuntamiento favorecerá el capital humano.