Gestion du Temps - Time Management

Gestion du temps
Emmanuel PATY
PSYKOPTIMAL Conseil
Facteurs Humains : Santé et Performance

Présentation des participants
Temps et culture
Les différents temps
Le temps et rencontre interculturelle
Applications et autres apports
Les maladies du temps
Les lois du temps
Clés pour gérer son temps
Notre temps - Déroulé

Exercice d’interview – interviewé(e)
I. Se regrouper par 2
II. Prendre 5 minutes pour interviewer mon partenaire

Civilement
Professionnellement
Familialement
Personnellement
…

III. Restituer aux autres la teneur de mon interview pour présenter mon partenaire
IV. Etre présenté(e) à mon tour
Présentation des participants

Où, quand, comment avez-vous senti, observé, exigé, souhaité ou non… du temps?

Considérons une variable a(rejet) qui exerce une influence sur une autre variable b (effet serre)
Echapper à la temporalité?
Effet de serre
Rejet CO² échappement

Opter pour un processus diachronique allant linéairement du passé (la présence antérieure de la variable a) au présent (la variable b);
De même considérer la variable a comme indépendante, c’est-à-dire existant sans être envisagée comme l’effet d’une quelconque influence provenant d’une quelconque autre variable, c’est la poser sans passé, comme un commencement absolu.
Echapper à la temporalité?

Le temps peut se concevoir et se pratiquer comme une ligne continue rectiligne (celle du progrès infini ou de l’évolution incessante ?)
ou comme une ligne entourant un cercle (celle de la répétition, de la permanence, du retour aux origines et de la tradition?)
Chaque civilisation choisit entre ces deux grandes options, avec éventuellement des solutions intermédiaires
L’existence et le temps?

«Qu’est-ce donc que le temps ?
Si personne ne me le demande, je le sais ; mais si on me le demande et que je veuille l’expliquer, je ne le sais plus »
« Qu’est-ce en effet que le temps ? Qui serait capable de l’expliquer facilement et brièvement ? Qui peut le concevoir même en pensée assez nettement pour exprimer l’idée qu’il s’en fait ?
Denombreuxpenseurs ont tenté de l’expliquer.
Expliquer le temps…

LES TEMPS

Un temps pluriel
Le temps contemporain, “hypermoderne” vécu par chacun est modelé par la pluralité.
Ce temps est parfois invisible aux sens et doit être discerné par le biais de divers indicateurs (horloges, calendriers, couleurs du ciel…). L’altérité, elle aussi, rythme nos relations au temps.

Temps biologique ou naturel
Il y a entre deux et quatre milliards d'années (avant la vie sur Terre)

Alternance du jour et de la nuit due à la rotation autour du soleil, fut l'un des nombreux cycles constitutifs de l'environnement dans lequel la vie se développa
Flux et reflux des marées
Alternance des saisons en fonction de l'orbite (que décrit la terre autour du soleil)
Dilatation et compression de l'atmosphère primitive

Autant de changements de rythmes de l'environnement auxquels les premières formes de vie s'adaptèrent, et qu'elles finirent aussi par intérioriser.

Temps biologique ou naturel
En fonction de ces données, aucune forme de vie n'évolua ou ne put évoluer dans un monde atemporel et sans rythmes. Au contraire, ces rythmes d'alternance du jour et de la nuit, de la chaleur et du froid, de l'humidité et de la sécheresse marquèrent les premières formes de vie de propriétés primordiales.
En fait, sans variations de l'environnement, des formes de vie complexes ne peuvent même pas se développer.

Tempsindividuel ou subjectif
On étudie la perception du temps : comment les individus perçoivent le cours du temps dans différents contextes, états émotionnels ou psychologiques, concentrent leur attention sur le temps individuel.
Qui n'a jamais trouvé le temps « long » ou fait l'expérience du temps qui « fuit »? Le temps spatial (mon temps et mon espace, une durée) est souvent subjectif.
Le ralentissement de l'activité électrique du cerveau et des rythmes cardiaque et respiratoire des individus pendant un moment de méditation, leur donne parfois l'impression que « le temps s'arrête ».

Temps physique
« Enfermés toute la journée, bien à l'abri dans des cocons de verre et d'acier où tout est étudié en fonction de nos besoins physiques, nous n'avons plus aucune raison de tenir à jour des cartes précises sur le déplacement du soleil du sud au nord, puis du nord au sud ».
Dans le seul Sud-ouest américain, on a découvert de tels « observatoires » par centaines (enregistrement et traitement de relevés sur 10ans)
Après avoir observé que le soleil se déplace, et que tout est lié à ce déplacement, les premiers hommes tentèrent d'en reproduire le modèle - de l'enregistrer et le fixer dans l'espace afin de commencer à compter les jours.

Temps physique
Une illustration : le temps codifié institutionnel (symbolisé par “GMT”, “CET”, les heures, les minutes, les décalages horaires, les jours, les années, etc.)

Micro-temps
Récemment identifié et encore peu reconnu, le « micro-temps » est le système temporel propre au niveau de culture primaire dont il constitue un produit. Ses règles sont presque toutes appliquées sans que les individus en aient conscience. Il est spécifique à une culture, autrement dit : à chaque culture son micro-temps. Monochronie et polychroniesont deux des plus importantes formes de microtemps. Le micro-temps est un des fondements essentiels de la culture.
Une illustration de ce micro-temps peut être le temps codifié national (celui d’un pays : horaires d’ouverture autorisée des commerces, des administrations ; fêtes officielles ; acceptation inconsciente de la ponctualité, du retard)

Synchronie
L'expression « être synchrone » dérive du vocabulaire des médias et remonte au début des « images parlantes », quand il fallut synchroniser la bande sonore avec l'enregistrement visuel sur le film. Les individus synchronisent leurs comportements de manière tout à fait étonnante. De même, un des premiers contacts qu'ont les nouveau-nés avec la vie, consiste à synchroniser leurs mouvements avec la voix humaine. Les individus qui ne sont pas synchrones avec un groupe dérangent et s'adaptent difficilement.

Temps sacré
Ce type de temps est réversible et susceptible de se répéter, il n'évolue pas.
Quand les Indiens d'Amérique participent à des cérémonies, ils sont à la fois dans la cérémonie et dans le temps de la cérémonie, au sens où ils cessent alors de vivre dans le temps ordinaire

Temps profane
Issu du temps sacré du Moyen-Orient, qui, à son tour, devint le temps physique.
Ce sont les aspects explicites de la vie quotidienne, ceux dont on parle, ceux que l'on formule. En Occident, le temps profane indique les minutes et les heures, les jours de la semaine, les mois de l'année, les décennies, les siècles - tout le système explicite et considéré comme allant de soi que notre civilisation a élaboré.

Temps historique :
passé, présent, avenir (chronologie…)
Teinté de son micro-temps, son temps subjectif, orienté par les temps physiques et biologiques… chacun peut donc construire une conception du temps.

TEMPS & RENCONTRE INTERCULTURELLE

Dans la vie de tous les jours, expliquer notre temps, nos représentations sur celui-ci, mais aussi sa gestion, ne sont pas des activités coutumières.
Expliquer son rapport au temps

Dans certains contextes, comme celui de rencontres interculturelles, cette occupation est banale :
Elle permet de donner des indices sur ses habitudes, de se définir, de se défendre (mon temps est meilleur que le tien) et d’évaluer la perception que nous avons du temps de notre interlocuteur.
Expliquer son rapport au temps

Henri Tajfel rappelle que toute rencontre mène à une classification, à un assemblage de caractéristiques, d’identités.
Ainsi, nous pouvons supposer que nous avons tous des représentations, des stéréotypes liés à l’exploitation du temps que nous en faisons : il y a ceux qui sont à l’heure, ceux qui sont en retard ; ceux qui prennent leur temps, ceux qui sont stressés, etc…
Le temps comme marqueur culturel?

Il semble par conséquent que le temps soit un élément qui concoure à la création de stéréotypes, voire de préjugés quand il s’agit des endogroupes ou des exogroupes.
Les hétéro-stéréotypes et les auto-stéréotypes (les représentations sur les autres et sur nous-mêmes) dont nous disposons sur le temps nous permettent soit de nous identifier aux autres (je fais comme mon “Même”), soit de nous différencier (l’Autre semble utiliser le temps différemment).
Le temps comme marqueur culturel?

À l’étranger, dans notre pays, à la télévision, sur un forum internet, lorsque nous rencontrons un Paul, un Klaus ou une Habiba pour la première fois, c’est en fait à un stéréotype (acquis et renforcé à partir de connaissances ethnographiques) à qui nous avons affaire.
La rencontre interculturelle
« Chacun appelle barbarie ce qui n’est pas de son usage » Montaigne, Essai

Ces connaissances, nous les avons acquises en amont par le biais des médias, des manuels d’enseignement de langues, de nos familles, de nos amis, de nos voyages touristiques.
Toutes ces étapes dans notre perception d’autrui ont été réduites à un processus d’adjectivisation qui filtre nos rencontres.
Ceci transparaît à travers les discours stéréotypés, culturalistes, parfois xénophobes mais aussi xénophiles ambiants : par exemple, on entend souvent dire que les Français sont chaleureux, les Espagnols paresseux et les Finlandais timides.
La rencontre interculturelle

Tout acte communicatif est interculturel si l’on considère que la multiplication des appartenances, de “l’émiettement” des identités et des signes identitaires est une réalité.
De ce fait, on peut affirmer qu’il n’y a pas que le facteur “nationalité” qui entre en ligne de compte, qui “conditionne” le temps, sa gestion et sa définition : on y trouve aussi la personnalité de son utilisateur, le type d’interlocuteur, ses humeurs, les affinités entre les communicants (dominants/ dominés), les contextes de communication, etc.
L’élément “nationalité” est bien sûr réducteur, déterministe, mais il est souvent mis en avant par les interlocuteurs (par exemple : « Je suis français, donc je suis en retard », ou bien : « Il est français, donc il va arriver en retard ») et permet aux protagonistes d’offrir une explication toute faite aux malentendus.
La culture et le temps liés

Notre gestion du temps, surtout en contexte interculturel, contribue au déroulement (bon ou mauvais) des actes communicatifs (par exemple le retard d’un interlocuteur peut agacer l’autre).
Le stress d’acculturation (né du contact de cultures) est bien une donnée scientifique et peut être induit par des relations différentes au temps, à la hiérarchie, la proxémie, les attitudes communicationnelles (mal des japonais à Paris, le syndrome indien pour les occidentaux…)
La culture et le temps liés

Les sociétés complexes organisent le temps d'au moins deux manières différentes :

les événements sont organisés en tant qu'unités séparées (une chose à la fois) ce qui caractérise l'Europe du Nord
ou au contraire dans le modèle méditerranéen : les individus sont engagés dans plusieurs événements, situations ou relations à la fois.

Ces deux systèmes d'organisation sont logiquement et empiriquement tout à fait distincts. Comme l'huile et l'eau, ils ne se mélangent pas. Et chacun a ses avantages et ses inconvénients.
« Polychrone » est le système qui consiste à faire plusieurs choses à la fois.
« Monochrone » est le système européen du Nord qui consiste, au contraire, à ne faire qu'une chose à la fois.
Poly ou mono chrone?

« Les Américains, quand ils se trouvent en Amérique latine et au Moyen-Orient, sont souvent nerveux. Plongés dans l'environnement polychrone des marchés, boutiques et souks des pays méditerranéens et arabes, ils se trouvent entourés d'autres clients rivalisant pour attirer l'attention de l'unique vendeur qui essaie de servir tout le monde à la fois. Il n'y a pas d'ordre admis permettant de savoir qui doit être servi, pas de file ou de numéros pour indiquer qui a attendu le plus longtemps. Les Euro-Américains ont alors l'impression que tout est confusion et brouhaha. » E.T. Hall
Au croisement?

Poly :

Temps fluctuant
Projet qui peut être modifié jusqu’ à la dernière minute
Interaction avec plusieurs personnes, plusieurs tâches, plusieurs activités de créatrices par exemple
Engagés les uns par rapport aux autres
Programmer et respecter un programme est difficile
Contact et connaissance mutuels très forts
Relation à l’autre primordiale
Ne tolère pas qu’on organise à sa place ses activités

Poly/monochronisme
Mono:

Organisation
Programmation (vie personnelle, professionnelle) selon des ordres, horaires
Concentration sur une chose
Appauvrissement de la perception multiple, de la communication interindividuelle
Priorisation
Le temps est tangible : gaspillé, perdu, gagné, passé…
Le seul moyen naturel et logique d'organiser toute activité

TESTONS NOTRE RELATION AU TEMPS
Le fait d’être monochrone ou polychrone ne caractérise pas une intelligence ou compétence à diriger. Ces aptitudes caractérisent une capacité à faire plusieurs choses à la fois ou, au contraire, à se concentrer sur une seule et unique tâche à la fois. Un trait de caractère qui peut avoir des conséquences directes dans vos relations avec vos collaborateurs. En prenant conscience de votre mode d'organisation, de votre rapport au temps et de celui des autres, vous comprendrez mieux votre propre fonctionnement et celui de votre équipe.
Ce questionnaire présente douze situations. Vous trouverez pour chacune d'elles, deux options. Choisissez celle qui correspond à ce que vous faites habituellement. Mais retenez bien ce que vous faites, et non ce que vous aimez ou pensez faire.

Vous et la ponctualité
A. Au rendez-vous, je suis ponctuel et j'aime qu'on le soit.
B. Etre à l'heure ne doit pas être une obsession. On peut se permettre une marge de liberté d'environ une dizaine ou une quinzaine de minutes. J'accepte d'ailleurs facilement qu'une personne puisse arriver en retard.
Vie privée - vie professionnelle
A. Il faut éviter dans le cadre du travail de se mêler ou intervenir dans la vie privée des autres.
B. Quand quelqu'un a des problèmes personnels sérieux, il est important qu'il puisse les évoquer dans le cadre professionnel. Cela peut permettre de débloquer une situation.
Votre vision de l'avenir
A. Faire des projets personnels à long terme est sans intérêt. C'est difficilement réalistes. Tellement de choses peuvent arriver...
B. Il faut avoir des objectifs dans la vie et des projets à long terme car ils permettent de concrétiser ce que l'on veut et où l'on veut aller.

Dans une file d'attente...
A. Un attroupement sans ordre strict ne me gêne pas. Cela ressemble à la vie.
B. Dans une file d'attente, j'aime bien l'ordre. Chacun son tour.
La gestion de vos dossiers
A. Chaque chose à son heure. Je ne fais qu'une seule chose à la fois et ce dans un souci d'efficacité.
B. J'aime être engagé dans plusieurs situations ou événements à la fois. J'aime mener plusieurs dossiers de front.
Votre emploi du temps
A. J'aime bien fixer un délai aux tâches importantes. Tenir ses engagements, avoir de la méthode... cela est très important.
B. Il y a trop d'impondérables. Il faut savoir faire face à tout imprévu. Aussi, j'évite de m'imposer une méthode de travail trop stricte. Une part de création, de liberté est nécessaire.

Le travail en groupe
A. Etre à plusieurs dans un même lieu permet d'échanger et d'avoir une vie de groupe. Il s'agit d'une méthode de travail efficace et que je recherche.
B. Tout compte fait, je préfère le travail bien compartimenté. Chacun travail d'abord de son côté puis on se réunit. Je n'aime d'ailleurs pas déranger et interrompre le travail des autres. Comme, d'ailleurs, je n'apprécie pas du tout d'être interrompu.
La durée d'une discussion
A. Une fois que l'essentiel est dit, il faut respecter l'horaire établi et passer à la personne ou à la tâche suivante. On n'a pas le droit d'empiéter sur le temps des autres.
B. Je laisse se prolonger une discussion si cela me plaît. Même s'il y a des choses à faire ailleurs. Je ne vais pas interrompre un entretien agréable pour respecter un horaire défini.
Suivre un plan
A. Il faut s'adapter et accepter toute modification se présentant. Même ceux intervenant à la dernière minute.
B. Un plan, une fois établi, doit être fermement suivi.
dans mes propos. Je reviens en arrière, me souviens d'une chose à dire et l'explique alors.

Votre bureau
A. Je suis relativement mal à l'aise lorsque je pénètre dans un bureau où traînent des dossiers et documents épars.
B. Je ne range jamais immédiatement les dossiers ou travaux que je suis en train de réaliser. Mon bureau est ainsi souvent encombré de documents.
Ville ou village
A. J'aime la vie de village. Tout le monde se connaît, dialogue. Je souhaiterais d'ailleurs y habiter.
B. Je trouve un certain charme aux grandes villes. Elles semblent impersonnelles, mais il y a en réalité tellement de choses à voir, à vivre.
Vos présentations
A. J'apprécie les exposés bien structurés, aux plans rigoureux que l'on peut entendre. Je suis au contraire excédé dès qu'un orateur ou interlocuteur utilise trop d'exemples ou prétend revenir sur un thème abordé.
B. Lorsque je présente un exposé, une conférence à un public restreint, je me surprends souvent à "sauter du coq à l'âne" dans mes propos. Je reviens en arrière, me souviens d'une chose à dire et l'explique alors.

Vous et la ponctualité
Le monochrone apprécie la maîtrise de son emploi du temps à la minute près. Le polychrone tolère quelques écarts sur son planning.
Vie privée - vie professionnelle
Un manager polychrone acceptera plus facilement de mêler travail et vie familiale. En revanche, un monochrone est très attaché à séparer problèmes personnels et professionnels.
Votre vision de l'avenir
Les personnes monochrones se projettent plus facilement dans le temps. Les polychrones n'y prêtent pas attention.
Alors?

Dans une file d'attente...
Soucieuse de l'ordre, une personne monochrone aime que chacun attende son tour. Un détail qui n'intéresse pas spécialement une personne polychrone.
La gestion de vos dossiers
Au travail et dans leur vie privée, les polychrones aiment mener plusieurs projets en même temps. Au contraire, les monochrones se sentent plus efficaces lorsqu'ils suivent un seul dossier à la fois.
Votre emploi du temps
Le monochrone se sent plus créatif sans trop de plannification. Le polychrone préfère tenir un emploi du temps strict pour être sûr de respecter ses engagements.

Le travail en groupe
Les personnes polychrones se sentent plus performants en groupe. Les monochrones peuvent apprécier le travail en équipe, mais s'il est bien compartimenté. Autant travailler séparément sur une partie du projet et se réunir ensuite.
La durée d'une discussion
Les managers polychrones n'hésitent pas à faire durer une discussion, même s'ils sont pressés. En revanche, les monochrones préfèrent l'abréger si l'essentiel s'est dit.
Suivre un plan
Les polychrones sont prêts à tout changer à la dernière minute. Ils apprécient parfois trop de tout changer in extremis. Les monochrones respectent ce qui a été prévu.

Votre bureau
Les polychrones vivent aisément dans le désordre. Les monochrones n'acceptent pas de travailler dans un bureau en désordre.
Ville ou village
Les polychrones se sentent à l'aise dans un village, ils aiment connaître tout le monde. Les monochrones préfèrent l'anonymat et la diversité d'une ville.
Vos présentations
Le discours d'une personne monochrone sera plus structuré alors qu'une personne polychrone risque de se perdre en digressions.

LES MALADIES DU TEMPS

Origines :
Difficulté à bien évaluer la durée des tâches à accomplir, les délais à prévoir et les échéances à respecter.
Difficulté à évaluer sa charge de travail quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle.
Difficulté à évaluer l’ampleur et la complexité des taches à réaliser.
Sous-utilisation chronique de son agenda ou des organiseurs.
La distorsion temporelle : « Je manque de temps »

Conséquences :
On doit souvent faire des heures supplémentaires.
Quitter tard le bureau.
Le week-end, on apporte des dossiers à la maison au grand désespoir de ses proches.
On se sent surchargé, fatigué et on met du temps à proﬁter de ses vacances.
La distorsion temporelle : « Je manque de temps »

Origines :
Difficulté à s’arrêter.
Aime agir sous tension. Carbure à l’adrénaline.
Trouve l’action plus valorisante que la planiﬁcation.
Difficulté à se centrer sur ses priorités. Difficulté à penser au long terme et à se discipliner au quotidien.
Confond l’urgent avec l’important. Si c’est urgent, c’est automatiquement important.
L’urgentite: « Vite c’est urgent »

Conséquences :
On allume autant de feux qu’on en éteint.
On perd beaucoup de temps (ou en fait perdre aux autres) à chercher des renseignements dans les piles de dossiers qui s’entassent sur le bureau.
Les tâches importantes mais non urgentes (projets à long terme, améliorations, formation, prévention, ménage des dossiers...) sont continuellement reportées.
On disperse son énergie et épuise son entourage.
On ﬁnit ses journées sur les rotules, mais redémarre le lendemain tel une Formule 1.
Risque Cardiaque !
L’urgentite: « Vite c’est urgent »

Origines :
Imprécision ou non-disponibilité de l’information nécessaire à la réalisation du travail. Informationite ou réunionite aiguë.
Manque de mécanismes formels de coordination des projets. On pratique un sport d’équipe avec des règles du jeu individuelles. Manque de respect ou de règles de courtoisie.
Multiplication inutile et mauvaise utilisation des outils de communication : téléphone, textos, téléphone mobile, courrier électronique, télécopieur...
Surpeuplement ou manque d’espace de travail : bureaux, salles de réunion, zone d’accueil des visiteurs...
Le vol de temps: « On ne peut jamais être tranquille »

Conséquences :
Interruptions fréquentes du travail en cours, pertes de concentration qui provoquent des erreurs et obligent à reprendre plusieurs fois la même tâche.
Une exposition prolongée aux chronophages provoque un sentiment de persécution chez leurs victimes qui se plaignent de ne pouvoir commencer à travailler que lorsque les autres s’arrêtent de le faire !
Diminution du sentiment de contrôle
Le vol de temps: « On ne peut jamais être tranquille »

Origines :
Manque de confiance en soi. Recherche la valorisation dans le regard de l’autre.
Difficulté à s’affirmer, à négocier, à affronter les réactions de mécontentement.
Peur irraisonnée de déplaire, de paraître incompétent, de donner l’impression de ne pas vouloir collaborer.
Ouiite: « Je ne peux pas refuser, je n’ai pas le choix »

Conséquences :
Insatisfaction chronique
Baisse de l’estime de soi.
Sentiment d’être dépossédé de son bien le plus précieux : son temps.
Ouiite: « Je ne peux pas refuser, je n’ai pas le choix »

LES LOIS DU TEMPS

Se fixer des délais
Parkinson a longuement étudié l’administration britannique. Il en a déduit en 1958 qu’un travail tend à se « dilater » pour occuper tout le temps disponible. Cela veut dire que même si l’on dispose d’un délai important pour accomplir une tâche, on consomme la totalité du temps imparti. Cela veut dire aussi que sans délai, la tâche à tendance à s’éterniser…
Mise en pratique : fixez-vous des délais réalistes (atteignables, ni hypo ni hyper, évaluables) et stimulants
Loi de Parkinson

Se focaliser sur l’essentiel
Cette loi s’inspire des théories de l’économiste italien Vilfredo Pareto qui a formulé en 1906 le constat que 80 % des richesses sont détenues par 20 % de la population. Cette loi est devenue empirique et se vérifie dans tous les domaines. Cela donne dans le monde de l’entreprise que 20% du travail effectué produit 80% des résultats.
Mise en pratique : Déléguez les tâches qui peuvent être réalisées par quelqu’un d’autre. Les premières heures passées au bureau sont souvent utilisées pour lire ses emails ou pour surfer sur internet. Faites ceci plus tard dans la journée et commencez directement avec ces 20% qui produisent 80% de résultats.
Loi de Pareto

Garder du temps pour l’imprévu
Edward Murphy, ingénieur américain en aérospatiale, a effectué de nombreuses expériences sur les effets de la décélération sur un humain lors d’un crash. Lors d’une de ces expériences, le hasard a voulu que tous les capteurs aient été montés à l’envers. D’où le constat : “Une tâche prendra toujours plus de temps qu’on ne l’imagine. Et ce qui peut mal tourner tournera mal”.
Mise en pratique : N’enchainez pas les rendez-vous dans votre agenda, prévoyez un battement entre chaque. Pour les tâches à accomplir, prévoyez du temps supplémentaire, surtout si vous ne maîtrisez pas encore le travail à réaliser.
Loi de Murphy

S’accorder des pauses, savoir « perdre » pour mieux « gagner »
Illich, penseur autrichien décédé en 2002, a énoncé la loi du rendement au bureau : « Au-delà d’une certaine durée, on devient moins productif, voir contre-productif ». La concentration optimale dure en moyenne 45 minutes.
Mise en pratique : Evitez le sandwich devant votre écran sur le temps du midi. Changez-vous les idées régulièrement en par exemple prenant un bol d’air frais, en prenant une pause café ou en papotant avec un collègue.
Loi de Illich

Limitez les interruptions
Carlson a dans les années 50 observé l’activité de managers pour constater qu’ils étaient interrompus toutes les 20 minutes en moyenne. Il a aussi remarqué qu’il faut au moins 3 minutes de concentration avant de pouvoir reprendre et continuer une tâche.
Mise en pratique : Désactivez dans Outlook le signal sonore et/ou l’alerte visuelle d’arrivée d’un message, mettez votre téléphone sur répondeur ou instaurez une plage horaire pendant laquelle vous fermez la porte de votre bureau. Si vous travaillez sur un plateau, indiquez à vos collaborateurs quand vous désirez ne pas être dérangé.
Loi de Carlson

CLES POUR GERER SON TEMPS

Prendre le temps de s’arrêter. Se détendre. Réfléchir. Se préparer
Marquer un temps d’arrêt. Se calmer. Prendre du recul. Analyser. Se préparer avant d’agir. Tranquillement, je me hâte.
Visualiser sa charge de travail
Avoir une vue globale de son emploi du temps. Faire le lien entre le passé (ce qui a été accompli), le présent (aujourd’hui) et l’avenir (ce qui est prévu, anticipé).
Noter, documenter, consigner (plutôt que mémoriser)
Faire une liste des choses à faire. Noter les objectifs, priorités, demandes, suivis, idées, améliorations à apporter... Centraliser l’information dans son agenda (Outlook, Notes).
Préciser les mandats, les projets, les demandes, les objectifs à atteindre
Questionner les demandes faites par les autres, les mandats à réaliser. S’informer sur les nouveaux projets de ses clients internes et externes.

Évaluer l’importance
L’important n’est pas de tout faire, mais de faire le plus important. Quels tâches, demandes, projets ont le plus de valeur (impact), d’utilité à court et moyen terme
Déterminer le degré d’urgence
Quelle est la date d’échéance ? Combien de temps faut-il prévoir ? Durées réalistes + délais raisonnables = échéanciers réalisables. Rien d’important ne se fait subitement.
Négocier les priorités, les échéances et les ressources
Négocier les résultats à produire, les échéanciers, les ressources, les règles du jeu et les engagements. Proposer des options. Faire choisir l’option préférée.
Réserver du temps à l’avance pour ses priorités 1 et 2
Bloquer du temps dans son agenda pour ses priorités 1 et 2 et les tâches qui nécessitent de la concentration. Se garder une flexibilité pour les imprévus et les urgences.

Réduire et prévenir les dérangements
Prendre les moyens appropriés pour ne pas être toujours interrompu. Alterner périodes de disponibilité et d’isolement. Aviser les autres. Faire respecter les règles établies.
Réaliser ou déléguer (si possible)
Pourquoi faire soi-même quand d’autres peuvent le faire ? Bâtir un réseau de ressources internes et externes compétentes. Utiliser les talents de ses collaborateurs et de ses fournisseurs.
Faire des suivis et ajuster sa planification
Nos affaires marchent comme elles sont menées. Évaluer régulièrement la progression et la satisfaction. Rectifier le tir, l’ordre des priorités, les ressources allouées, son agenda.
Se discipliner au quotidien
Le plus difficile n’est pas de faire des choses compliquées, mais de répéter chaque jour des gestes simples. D’acquérir et de maintenir de bonnes habitudes de vie et de travail.

Merci pour votre attention et votre temps…