Guia del disseny documental

1. Ud3: Disseny documental Na1: La normalitzaciódelsdocuments

2. Encara que les noves tecnologies ens portin a una HC sense paper, el present i el futur immediat, continua regit per la HC en documents escrits, amb resultat i exploracions en paper, en registres gràfics, plaques radiològiques... I tot això amb la necessitat d’estar inclòs en una carpeta de manera ordenada fàcilment manejable i consultable. UD3. DISSENY DOCUMENTAL 3.1 Normalitzaciódelsformats de la HC

3. HC compendi tots documents escrits, gràfics, pel.lícules, RX, etc...d’un pacient. Norma per recollir de manera ordenada, consultable, de fàcil accés la informació. Estandarització. Normes en quant a format i contingut. 3.1 Normalitzaciódelsformats de la HC UD3. DISSENY DOCUMENTAL

4. Objectius: Estandaritzaciód’estructuraexterna. Simplificaciócontingutinformatiu. Organització unificada de l’ordre i estructura delsdocuments. 3.1 Normalitzaciódelsformats de la HC UD3. DISSENY DOCUMENTAL

5. És el conjunt d’activitats encaminades a la confecció estructurada dels suports d’informació, tant en paper com en suport informatitzat. El disseny és conformat pels Tècnics en Documentació Sanitària. 3.2 Disseny Documental UD3. DISSENY DOCUMENTAL

8. Documents dissenyats de manera que requereixin el mínim esforç per a la seva complimentaciói ús.

9. S’ha de simplificar el contingut de la informació.

10. Simplificació de dissenys. No utilització de múltiples formats.3.2 Disseny Documental 3.2 Disseny Documental

12. Implicació dels professionals. Consens

13. Política hospitalària sobre documents a utilitzar.

14. La introducció d’un nou format solament ha de fer-se quan sigui estrictament necessari i les dades que conté no estan ja recollides en altre document. Assegurar que tots els factors rellevants han estat considerats a l’hora de dissenyar. 3.2 Disseny Documental UD3. DISSENY DOCUMENTAL

15. S’ha de mantenir un sistema de revisió contínuade tots els documents tenint en compte que les necessitats i circumstàncies canvien amb el pas del temps. L’hospital no ha de relegar aquesta funció, ja que, té molta més rellevància del que pot semblar en un principi. 3.2 Disseny Documental UD3. DISSENY DOCUMENTAL

16. Acord de solucions: Professionals; Direcció, caps de serveis mèdics, infermeria i personal administratiu. Recol·lecció de dades: Requereix imaginació i inventiva per a transformar en un disseny pràctic totes les necessitats d’informació. S’han de considerar: 3.3 Etapes del Disseny Documental UD3. DISSENY DOCUMENTAL

17. Pot eliminar-se quelcom? Hi ha dades importants que no s’enregistren? Pot obtenir-se la informació d’altra manera o en altre ordre que resulti més útil? Hi ha duplicitat de dades? 3.3 Etapes del Disseny Documental UD3. DISSENY DOCUMENTAL

18. Un cop elaborat aquest anàlisi es realitza el disseny. En ell hem de tenir en compte dos aspectes: Format extern: segons característiques normalitzades (hospital-comunitat autònoma). Format intern: es considera; la redacció, la terminologia, la seqüència de les dades. Evitar paraules ambigües, precisar les dades. I deixar suficient espai per la seva complimentació. Revisar marges, justificacions, característiques lletra... 3.3 Etapes del DissenyDocumental UD3. DISSENY DOCUMENTAL

19. Un cop dissenyat, el que l’utilitzarà haurà de revisar-lo. Quan s’està en disposició de presentar-lo s’han de fer les següents consideracions: La prova d’impremta ha sol.licitar-se solament quan s’estigui segur del contingut del document, considerant tres aspectes: Mesura exacta dels marges, grandària de justificació, etc. 3.3 Etapes del Disseny Documental UD3. DISSENY DOCUMENTAL

20. Un document amb tot el text mecanografiat (sense sigles!!). En aquest text s’indicaran el tipus de lletra grandària que es desitgi, textos que es subratllen, majúscules, caràcters, negreta... S’especificarà per escrit la grandària i el tipus de paper que es necessita, si s’imprimeix en 1 o 2 cares, en 1 o més colors, la composició de les còpies... 3.3 Etapes del Disseny Documental UD3. DISSENY DOCUMENTAL

21. Un cop rebuda la prova d’impremta i revisada, s’ha de repartir a tots els implicats per a obtenir la seva conformitat. Posteriorment podem autoritzar la impressió. 3.2 Etapes del Disseny Documental UD3. DISSENY DOCUMENTAL

22. Estructura externa del components de la HC Les CARPETES han de ser de cartó suficientment resistent i poc gruixut. Capacitat de “trasiego” durant anys. Grandàriamajor que DINA4 dels documents que conté. El metge documentalista decidirà la seva grandària. Externament recull nom pacient, nºHC (visible) codis de barres, i claus de colors, identificació centre. 3.3 Etapes del Disseny Documental UD3. DISSENY DOCUMENTAL

23. Sistema d’enquadernament que permeti recollir ordenadament els documents i ha de permetre intercalar fulls quan sigui convenient. A l’interior de la carpeta no es permet marques o senyals que identifiquin característiques especials del pacient, com VIH+ o situacions similars. La informació sobre al·lèrgies medicamentoses ha d’incloure’s en un document visible, però mai a la carpeta!!!. 3.3 Etapes del Disseny Documental UD3. DISSENY DOCUMENTAL

24. Els SOBRES variaran segons el sistema d’arxiuescollit. Si sónusats per a contenir HC i radiologia, el material ha de ser resistent. Comjahemvist, el contingut de la HC estàconstituïtpelsDOCUMENTS que tenen unes característiques que es defineixen per a cada hospital en elsprocessos de disseny. 3.3 Etapes del Disseny Documental UD3. DISSENY DOCUMENTAL

25. La seva extructura externa està normalitzada: Tamany DINA4 (210X297 mm). Gruix 70 a 80 gr. Document dividit en dos zones clarament identificables: capçalera i contingut. 3.3 Etapes del Disseny Documental UD3. DISSENY DOCUMENTAL

26. Capçalera: S’identifiquen tres àrees en les que s’enregistren sempre en la mateixa posició Identificació de l’hosptial Identificació del pacient Identificació del tipus de document Al marge s’hi afegeix El nº d’història que ajuda a ordenar els documents a la HC i codis de barres que permetin identificar el document per a una possible digitalització. 3.3 Etapes del Disseny Documental UD3. DISSENY DOCUMENTAL

28. Colors únicament per a volants.

29. Llegible, terminologia normalitzada i universal, sense abreviatures, signada i datada.3.3 Etapes del Disseny Documental UD3. DISSENY DOCUMENTAL

30. Hem vist que quan es produeix l’assistència a un pacient, en atenció especialtizadao assistència primària, és necessari complimentar una sèrie de documents que ja els coneixeu (documents sanitaris, administratius). 3.3 Etapes del Disseny Documental UD3. DISSENY DOCUMENTAL