Comunicación Eficaz en una Organización - Guido Gallegos, Azteca Comunicaciones

Marcus Evans
Latin CFO Summit
Comunicación Eficaz en las Organizaciones
Noviembre 19 – 20, 2015
Guido Gallegos R.
Azteca Comunicaciones Perú
Este documento es estrictamente confidencial
1

Agenda
2
Objetivo: Mantener una optima gestión continua de las
relaciones con las partes interesadas tanto internas como
externas a la organización 
- Desarrollar habilidades de conciliación departamental para desarrollar
propuestas en conjunto y que involucre a las partes interesadas.
- Cultivar el entendimiento como un valor corporativo para el desarrollo
de proyectos internos con los distintos departamentos de una empresa.
- Generar acercamientos continuos entre las distintas areas del negocio
para optimizar el uso de recursos y retornos.
- Incentivar el perfeccionamiento de procesos en la organizacion, para
maximizar beneficios a largo plazo.

Objetivo: Mantener una optima gestión
continua de las relaciones con las partes
interesadas tanto internas como externas a la
organización 
- Desarrollar habilidades de conciliación departamental
para desarrollar propuestas en conjunto y que
involucre a las partes interesadas.
- Cultivar el entendimiento como un valor corporativo
para el desarrollo de proyectos internos con los
distintos departamentos de una empresa.
- Generar acercamientos continuos entre las distintas
areas del negocio para optimizar el uso de recursos y
retornos.
- Incentivar el perfeccionamiento de procesos en la
organizacion, para maximizar beneficios a largo
plazo
Agenda
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• Habilidades de Conciliacion departamental,
propuestas en conjunto, involucrar a todas las partes
• Cultivar el entendimiento como valor corporativo, en
el desarrollo de proyectos internos.
• Generar acercamientos internos, optimizar recursos.
• Incentivar perfeccionamiento de procesos.

Entregable
Cual es el entregable?
Que llevan de vuelta a “casa”?
4

Entregable
Cual es el entregable?
Que llevan de vuelta a “casa”?
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- Comunicación
- Experiencia
Enfoque Interno, Conciliar Visión – Objetivos
Compartir Experiencia y Herramientas

Mapa – Presentación
Comunicación Base
Stakeholders
Aspectos Comunicacion
6
Experiencia
Proyectos
Presupuestos
Comunicación
Personalidades - MBTI
Diversidad Cultural
Crecimiento
Mejora en Comunicacion
- Leng. Corporal
- Influencia
Alinear Vision
Def. Objetivos
Compensacion Variable
Teoria / Otros
- Comunicación Efectiva
- Hi Pots
- Buena Comunicación

Stake Holders

Aspectos en la Comunicacion
Cultura Organizac. 
Abierta
Confidencial/Cerrada
8
Tipo 
Individual
Grupal
Tipo II 
Interna
Externa
Medio 
Directa: verbal,
corporal.
Indirecta: email, telf.
Medio II 
Digital: Website, Blog,
Digital II: Social Media,
Twitter, etc
Difer. Personal 
Personalidad (MBTI)
Especialidad/Funcion
Diferencia Cultural 
Global
Latinoamerica
Generacion 
X, Baby Boomer
Millenial SMS
Idioma 
Local
Ingles - Nativo

Mapa - Presentacion
Comunicación Base
Stakeholders
9
Experiencia
Proyectos
Presupuestos
Comunicación
Diversidad Cultural
Crecimiento
- Leng. Corporal
- Influencia
Alinear Vision
Def. Objetivos
Teoria / Otros
- Hi Pots

Proyectos - Procesos
Proyectos o Procesos típicos, multi área:
• Proyecto CAPEX
• Proyecto Implementación ERP, ISO u otro.
• Proyecto Restructuración – Reducción de Costos
• Planeamiento - Presupuesto Anual
• M&A: Proceso de Fusión, NEWCO, Absorción.
Son retos usuales dentro del área de Finanzas, que involucran
esfuerzos importantes de alineamiento de visión, objetivos y
planes a través de la organización.
Una comunicación clara y precisa es indispensable,
en algunos casos inclusive hablamos de Gestion del
Cambio  “Change Management”.
10

Presupuestos
Comunicar vision, objetivos y proceso a las partes:
• Objetivos de rentabilidad, eficiencia (reduccion de
costos), expansion u otro. Pueden ser simultaneos.
• Administracion del proceso, fechas, entregables.
• Diversas Areas al interior y exterior de la empresa.
11

Presupuestos
Como lo hacemos 
1. Obtener visión y objetivos de Accionistas, Casa Matriz,
Alta Gerencia.
2. Comunicar de manera formal/oficial: Memo, Email por
escrito. EJM. 20080704 Budget 2009 Instructions.pdf
3. Identificar áreas complejas y/o de mayor impacto.
4. Definir plan de trabajo, incluyendo
comunicación/dirección de áreas complejas.
5. Preparar y usar data para casos complejos. Involucrar
alta gerencia.
Supervisar directamente el área/grupo con mayor
impacto y/o resistencia. El resultado positivo en
esta área se usa como catalizador para el resto.
12

Presupuestos
Q&A Presupuestos 
- Experiencias MAS POR MENOS, RED DE COSTOS; REUNION FINAL  PARTICIPANTES CON RESULTADOS DISTINTOS;
- Aprendizajes COMUNICACION; ADECUAR PROCESO A EXPERIENCIA (IR A LOCACIONES, NO ESPERAR REUNION FINAL)
- Comentarios – Q&A
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Mapa - Presentacion
Comunicación Base
Stakeholders
14
Experiencia
Proyectos
Presupuestos
Comunicación
Diversidad Cultural
Crecimiento
- Leng. Corporal
- Influencia
Alinear Vision
Def. Objetivos
Teoria / Otros
- Hi Pots

Comunicación - MBTI
15
http://www.myersbriggs.org/my-mbti-personality-type/mbti-basics/
A nivel
mundial es la
herramienta
mas usada
para
evaluaciones
psicológicas

Comunicación MBTI
MBTI ayuda a identificar las preferencias de los individuos
al:
1. Mundo preferido: Externo o Interno (E/I) EXTRAVERSION - INTROVERSION
2. Información: recoger o interpretar (S/iN) SENSING - INTUITION
3. Decisiones: lógica o gente/circunstancias (T/F) THINKING - FEELING
4. Estructura: decisión o abierto (J/P) JUDGING – PERCEIVING (DECISOR O ABIERTO)
En equipo o relaciones individuales, ayuda conocer
las preferencias de los otros individuos. La forma
de comunicación eficiente es distinta caso por caso.
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No Directorio MBTI: imp. recordar, conocerse uno, reflexionar

• Favorite world: Do you prefer to focus on the outer world or on your own inner world? This is
called Extraversion (E) or Introversion (I).
•
Information: Do you prefer to focus on the basic information you take in or do you prefer to
interpret and add meaning? This is called Sensing (S) or Intuition (N).
•
Decisions: When making decisions, do you prefer to first look at logic and consistency or first
look at the people and special circumstances? This is called Thinking (T) or Feeling (F).
•
Structure: In dealing with the outside world, do you prefer to get things decided or do you
prefer to stay open to new information and options? This is called Judging (J) or Perceiving
(P).
•
Your Personality Type: When you decide on your preference in each category, you have your
own personality type, which can be expressed as a code with four letters.
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Tip Comunicacion
Caso practico:
Presentaciones:
Hay dos tipos de personas en toda audiencia. Los amantes
del detalle y los que prefieren el “big-picture”.
Empieze sus presentaciones satisfaciendo a la
audiencia que prefiere data consolidada, ver el “big-
picture” . Acto seguido puede satisfacer la
necesidad de detalle del otro grupo.
AL EMPEZAR CON EL BIG PICTURE MANTIENES ENGANCHADO A LOS DETALLISTAS, AL REVES PIERDES A LA AUDIENCIA DE BIG PICTURE.
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Diversidad Cultural
Comunicación con culturas
diversas:
Experiencia 
• USA - 2 años
• Tokio, JP - 4 años
• Singapur - 4 años
• Suiza - 1 año
• Mexico - 3 años
19
Empresa / Industria
• Sulzer - 11 años No 2 450 Mio
• Bata Shoe - 3 años CFO Latam
China / India / Tigers
Latino America
14 años fuera
Empresas Europeas

Diversidad Cultural
Comunicación con culturas diversas:
Experiencia 
LATAM
• Mexico
• Chile – Unidad mas Grande
• Colombia
• Bolivia
• Peru
• Ecuador
• Nicaragua
20
- Ger Gnral COL  HR MX
- SG & PTY  hoy 20% Foreign: MX, CR,
VEN, COL

Diversidad Cultural
Comunicación con culturas diversas:
Experiencia 
• Similitud en Latino America
• Culturalmente Afines, Lenguaje Comun
• Enfoque Profesional, Comportamiento.
• Diferencias en nivel de desarrollo, perfiles de mercado.
REGULACION, CORRUPCION, DISCIPLINA, en Latam, no hay FR-GER o CH-JP
21

Mapa - Presentacion
Comunicación Base
Stakeholders
22
Experiencia
Proyectos
Presupuestos
Comunicación
Diversidad Cultural
Crecimiento
- Leng. Corporal
- Influencia
Alinear Vision
Def. Objetivos
Teoria / Otros
- Hi Pots

Lecturas
Comunicación Individual – Lenguaje Corporal (Body Language)
“What Every Body is Saying”
Joe Navarro
23
“Joe Navarro, a former FBI
counterintelligence officer and a recognized
expert on nonverbal behavior, explains how
to "speed-read" people: decode sentiments
and behaviors, avoid hidden pitfalls, and look
for deceptive behaviors.
You'll also learn how your body language can
influence what your boss, family, friends, and
strangers think of you.”
EJM EFE

Lecturas II
Comunicación – Psicologia
“Influence”
Robert Cialdini
24
“Influence, the classic book on persuasion,
explains the psychology of why people say
"yes"—and how to apply these
understandings.
Dr. Robert Cialdini is the seminal expert in the
rapidly expanding field of influence and
persuasion. His thirty-five years of rigorous,
evidence-based research along with a three-
year program of study on what moves people
to change behavior has resulted in this highly
acclaimed book..”

Lecturas II
Reciprocity Reciprocidad
Scarcity Escasez
Liking Congenialidad
Authority Autoridad
Social Proof Aprobacion / Aceptacion
Commitment/ Compromiso / Consistencia
Consistency.
25

Lecturas III
“Wait”
Frank Partinoy
26
“What do these scenarios have in common: a
professional tennis player returning a serve, a
woman evaluating a first date across the table,
a naval officer assessing a threat to his ship,
and a comedian about to reveal a punch line?
In this counterintuitive and insightful work,
author Frank Partnoy weaves together findings
from hundreds of scientific studies and
interviews with wide-ranging experts to craft a
picture of effective decision-making that runs
counter to our brutally fast-paced world. Even
as technology exerts new pressures to speed
up our lives, it turns out that the choices we
make––unconsciously and consciously, in time
frames varying from milliseconds to years––
benefit profoundly from delay..”

Mapa - Presentacion
Comunicación Base
Stakeholders
27
Experiencia
Proyectos
Presupuestos
Comunicación
Diversidad Cultural
Crecimiento
- Leng. Corporal
- Influencia
Alinear Vision
Def. Objetivos
Teoria / Otros
- Hi Pots

Entregable
• Comunicación
• Procesos Finanzas
• Diferencias Culturales
• Manejo Diversidad Cultural,
Personalidades (MBTI)
• Teoria
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Entregable II
• Comunicación
• Establecimiento Objetivos & de
Performance (KPIs)
• Estructura Compensacion: Variable – Bono
& Sistema de Evaluacion de Performance
• Planificacion Financiera Solida
29

Entregable II
• Comunicación
• Establecimiento Objetivos & de
Performance (KPIs)
• Estructura Compensacion: Variable – Bono
& Sistema de Evaluacion de Performance:
Global Goal Setting
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“Estos procesos – herramientas
implementadas de forma integral aseguran el
alineamiento de vision y objetivos a traves de
la organizacion..”

Teoria I
La buena comunicación genera vínculos – Sandra Tori
1. Desarrollar nuestras habilidades interpersonales de relación y de
comunicación.
2. Preferir la comunicación humana por encima de los medios tecnológicos.
3. Generar espacios para escuchar y orientar.
4. Generar vínculos.
5. Recordar que comunicamos para otros, no para nosotros mismos.
6. Tener un plan claro de comunicaciones en nuestra área de
responsabilidad.
7. Hacer un plan para mantener comunicados a nuestros colaboradores.
8. Llevar los mensajes a las personas correctas a traves de los medios
correctos.
9. Ser oportuno y claro.
10.Tener la comunicación siempre presente: lo que no se comunica, no se
vende.
https://www.linkedin.com/pulse/article/20140924210220-129363565-la-buena-comunicación-
genera-v%C3%ADnculos
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Teoria II
The CFO Rally Cry: Create Value Through Powerful
Communications
http://www.thecforoundtable.com/news/bid/306175/The-
CFO-Rally-Cry-Create-Value-Through-Powerful-
Communications
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Teoria III
Los Blogs corporativos generan buenos vínculos con los
clientes
http://www.buenacomunicacion.com.ar/?p=218
33

Teoria IV
Uno de los pilares de un esquema de gestión del talento es
identificar a los empleados de alto potencial. Pero un
estudio de Towers Perrin revela que 72% de las empresas
no les dicen a sus HiPos que están en la lista. ¿Es mejor
decirles o no?
http://gerenciadepersonas.blogspot.com/2014/10/high-
potentials-secretos.html
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Mapa - Presentacion
Comunicación Base
Stakeholders
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Experiencia
Proyectos
Presupuestos
Comunicación
Diversidad Cultural
Crecimiento
- Leng. Corporal
- Influencia
Alinear Vision
Def. Objetivos
Teoria / Otros
- Hi Pots

Fin
Gracias
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