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Rédaction et mise en place d’une politique de gestion de l'information
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Gestion de l'information, "L'information, c'est le pouvoir", si elle est bien gérée!

Gestion de l'information, "L'information, c'est le pouvoir", si elle est bien gérée!

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Rédaction et mise en place d’une politique de gestion de l'information Rédaction et mise en place d’une politique de gestion de l'information Presentation Transcript

  • POLITIQUES DE CONSERVATION DES DOCUMENTS ET CALENDRIER DES ÉCHÉANCES
    Guide étape par étape
  • Agenda
    Politique de Conservation Documentaire (PCD)
    Définition
    Objectif
    Terminologie
    PapiervsÉlectronique
    Rédactiond’une PCD
  • Politique de Conservation Documentaire
    Un cadre nécessaire
    2009-10-20
    3
  • Définition
    2009-10-20
    4
    Règles définissant
    la conservation,
    l’archivage,
    la préservation et
    la destruction
    de toutes les données
    électroniques et papier
    créées,
    reçues et
    gérées
    par les individus,
    personnes morales et
    systèmes.
  • Pourquoi une PCD?
    Répondre aux exigences législatives
    Conserver les données nécessaires = actifs informationnels
    Preuve des droits et obligations
    Obligations de confidentialité
    Détruire légalement de l’information potentiellement pertinente
    Réduire les coûts – efficacité opérationnelle
    Loyer: Conservation et Archivage externe et interne
    TI: Utilisation de serveurs & systèmes de sauvegarde
    RH: Augmentation productivité
    Litige: Coûts liés à la collecte et l’analyse de données
    Uniformiser la pratique de conservation
    2009-10-20
    5
  • Terminologie
    Utiliser les mêmes termes pour les mêmes concepts
    2009-10-20
    6
  • Hiérarchie conceptuelle
    2009-10-20
    7
  • Donnée
    Code criminel
    342.1(2)Représentationsd’informationsou de concepts qui sontpréparésoul’ontété de façon à pouvoirêtreutilisésdans un ordinateur.
    841Touteforme de représentationd’informationsou de notions.
    Loisur la Preuve au Canada, 31.8
    Loisur la Concurrence, 30
    Loisur la Protection des renseignementspersonnels et les documents électroniques, 31
    2009-10-20
    8
  • Document
    Loiconcernant le Cadre juridique des technologies de l'information
    3. Un document estconstituéd'informationportée par un support. L'information y estdélimitée et structurée, de façon tangible oulogiqueselon le support qui la porte, et elleest intelligible sousforme de mots, de sons oud'images. L'informationpeutêtrerendue au moyen de tout mode d'écriture, y compris d'un système de symbolestranscriptiblessousl'une de cesformesou en un autresystème de symboles.
    Loisur la Preuve(«electronic record»)
    34.1(1)   «document électronique» S’entend d’un ensemble de données qui sontenregistréesoumises en mémoiresurquelque support quecesoitdans un systèmeinformatiqueouautredispositifsemblableou par un telsystèmeoudispositif, et qui peuventêtreluesouperçues par unepersonneou par un telsystèmeoudispositif. S’entend en outre de tout affichage et de toute sortie impriméeouautre de cesdonnées, à l’exception de la sortie impriméevisée au paragraphe (6).
    Loisur la Bibliothèque et les Archives du Canada
    2. Élémentsd'information, quelqu'ensoit le support; la présentedéfinition ne vise pas les publications.
    2009-10-20
    9
  • Document
    Code criminel
    487.011. Tout support surlequelestenregistréoumarquéquelque chose qui peutêtreluoucompris par unepersonne, un ordinateurou un autredispositif.
    841. « document électronique » Ensemble de donnéesenregistréesoumises en mémoiresurquelque support quecesoit par un systèmeinformatiqueou un dispositifsemblable et qui peuventêtreluesouperçues par unepersonneou par un telsystèmeoudispositif. Sontégalementvisés tout affichage et toute sortie impriméeouautre de cesdonnéesainsique tout document, dossier, ordonnance, pièce, avis et formulecontenantcesdonnées.
    Loisur la Protection des renseignementspersonnels et les documents électroniques2.
    Loisur la Concurrence, 2.
    Loisurl'Accès à l'information3. (“record”)
    Tousélémentsd’information, quelsquesoientleurforme et leur support, notammentcorrespondance, note, livre, plan, carte, dessin, diagramme, illustration ougraphique, photographie, film, microformule, enregistrementsonore, magnétoscopiqueouinformatisé, outoute reproduction de cesélémentsd’information.
    Règles de Procédures Civiles Ontariennes
    30.01(1)a). le terme «document» s’entend en outred’enregistrementssonores, de bandesmagnétoscopiques, de films, de photographies, de tableaux, de graphiques, de cartes, de plans, de levés, de registrescomptables, ainsique de données et renseignements qui se présententsousformeélectronique.
    2009-10-20
    10
  • Dossier (« record »)
    Définition
    Propriétés
    Informations
    Commepreuveouélémentde connaissance
    Donnéesélaborées
    Créées, reçuesouconservées
    Nonobstant le type de support
    Par unepersonne
    Physique ou Morale
    Dansle cadre de ses obligations ou de ses affaires.
    ISO 15489: 2001
    International Committee on Archives (ICA)
    Committee on Electronic Records
    Légales
    Authenticité
    Original
    Intégrité
    Complet
    Non altéré
    Commerciales
    Fiabilité
    Fonctionnel
    Utilisable
    Accessible
    Compréhensible
    2009-10-20
    11
  • Document Papier
    Document Électronique
    Qu’est-ce qui a changé?
  • Papier vs. Document Électronique
  • Papier vs. Document Électronique
  • Volume
  • Volume
  • Volume
  • Volume
  • Volume
  • Volume
  • Volume
  • Volume
  • Volume
  • Papier vs. Document Électronique
  • DisqueDur (bureau, portable, maison, imprimante, etc.)
    Téléphonecellulaire et Assistants numériquespersonnels
    Camera digitale
    Lecteur MP3
    Serveur
    Ordinateur Central
    CD et DVD
    Clé USB
    Boîtevocale
    Collaboration en ligne / Web 2.0 (Blog, Wiki)
    Cassette de sauvegarde

    Lieux
  • Suite bureautique: Word, Excel, PowerPoint, etc.
    Courriel
    Messagerieinstantannée
    Page Web
    Base de données
    Image
    Vidéo
    Enregistrement audio

    Papier
    Formats et Supports
  • Papier vs. Document Électronique
  • Papier vs. Document Électronique
  • Papier vs. Document Électronique
  • De la rédaction à la mise en œuvre
    Plus qu’un simple projet
    2009-10-20
    30
  • Équipes
    Supervision
    Juridique / Conseiller externe
    Secrétariat corporatif
    TI
    Sécurité
    RH
    Vérification
    RM
    Analyse
    Tous les groupes / départements
    Rédaction
    Juridique
    TI
    Révision
    Tous les groupes / départements
    Publication
    Communications
    Tous les groupes / départements
    Formation
    Ressources humaines
    • Tous les employés
    Vérification
    Vérification
    • Juridique
    • TI
    • RH
    2009-10-20
    31
  • Analyse
    Identifier les types de documents
    Papier et électroniques
    Questionnaire
    Par groupe / département
    Obligations législatives
    Juridictions multiples
    Nature
    Durée
    Besoins d’affaires
    Modèles
    Contrats
    Créer système de codes
    2009-10-20
    32
  • Types de documents
    Généraux
    Agenda
    Entente
    Correspondance
    Dossier
    Modèle, formulaire, précédent
    Procès-verbal
    Politique, Code et lignes directrices
    Présentation, rapport et graphique
    Champs de pratique
    Académique et Scientifique
    Commercial et finance
    Corporatif
    Légal
    Média et Marketing
    Technique
    2009-10-19
    33
  • Inclusions
    Documents
    Processus
    Courriel
    Messagerie Instantanée
    VOIP
    Net/Web/Livemeeting
    Web 2.0
    B/Vlog
    RSS
    Forum
    Archivage en ligne
    Base de données
    Téléphones intelligents et cellulaires, ANP, lecteurs MP3, etc.
    Bureau à domicile
    Papier…
    Sauvegarde/Redondance
    Préservation (litigationhold)
    Gestionnaire de conservation
    Archivage
    Destruction
    Securité
    Externe
    Interne
    Privilèges
    Confidentialité
    2009-10-19
    34
  • Points saillants de la rédaction
    Implication de tous
    Tenir compte
    des outils de gestion documentaire
    du réseau technologique
    Qualités d’une PCD
    Sur mesure pour chaque groupe
    Simple
    Moins de 10 périodes par groupe / département
    Langage quotidien
    Explications des outils à utiliser
    2009-10-19
    35
  • Contenu d’une PCD Efficace
    Objectifs concis
    Sensibilisation aux risques et conséquences
    Obligations
    Coûts
    Règles
    Obligatoires
    Qui est visé?
    Lignes directrices non-exhaustives
    2009-10-19
    36
  • Contenu d’une PCD Efficace
    Directives
    Propriété des documents
    Directives générales aux employés
    Autres politiques
    Périodes de rétention en général
    Documents électroniques
    Périodes conflictuelles
    Juridictions étrangères
    Relations avec les tiers
    Gestion
    Archivage pour usage futur
    Copie de sauvegarde
    Destruction
    2009-10-19
    37
  • Contenu d’une PCD Efficace
     Suspension des périodes de rétention
    Quand?
    Qui?
    Quoi?
    Comment?
    Où?
    Combien de temps?
    Effets: modifie la routine qui pourrait amener à la destruction ou l’altération de données
    2009-10-19
    38
  • Périodes de rétention
    Corporatif
    Taxes & Finance
    Propriété intellectuelle
    Ressources humaines
    Commercial
    Vie privée
    Santé et sécurité
    Autres selon l’industrie
    Prescription
    2009-10-19
    39
  • Contenu d’une PCD Efficace
    Mise en œuvre
    Groupe qui chapeaute
    Coordonnateur(s)
    Directeurs des départements
    Employés
    Révision annuelle / Élagage annuel
    Vérification
    Sanctions
    Personnes ressources
    2009-10-19
    40
  • Contenu d’une PCD Efficace
    ANNEXES
    Périodes de rétention
    Formulaires relatifs à la conservation des données
    Archivage
    Certificat de destruction
    Procédures particulières et autres politiques
    Sauvegarde
    Usage du matériel technologique
    Usage du web (blog, forum, etc.)
    Sécurité
    Communication électronique
    Conseils pour la rédaction adéquate en matière commerciale
    2009-10-19
    41
  • Préservation – Sursis de Destruction
    Partie intégrante de la PCD
    Supplante toute PCD
    Suspens tout processus de destruction de données potentiellement pertinente
    Identifie les règles à suivre
    Connaissance du litige
    Personnes impliquées
    Données pertinentes
    Identifie les processus à mettre en place
    Courriel/ memo
    Au TI, gestionnaire de données, Personnes impliquées
    Contenu
    Réitèreles règles à suivre
    Identifiequoi et oùchercher
    Visitedu department TI (retrait des cassettes de sauvegarde)
    Visitedes Personnes impliquées et assistantes
    Unefois ne suffit pas
    Surveillance de l’implantation
    2009-10-19
    42
  • Adoption
    Soumettre à chaque groupe pour commentaires
    Présentation à la haute administration
    Adoption
    Présentation au conseil d’administration
    Adoption
    Soumettre à chaque groupe
    Adoption
    2009-10-19
    43
  • Publicité
    Publicité interne
    Mémo du président / CA
    Participation de tous
    Démontrer l’intérêt de la haute administration
    Affiches
    Réunions de groupe
    Formation
    Références
    Intranet
    Extranet
    Guide de l’employé
    Code de conduite
    2009-10-19
    44
    PCD
  • Formation
    Par groupe
    Document explicatif
    Intranet
    DMS
    Salles d’archivages
    Passage vers le bureau sans papier
    Automatisation de la politique
    Augmentation de la productivité
    Réduction des coûts
    Risques et Conséquences
    2009-10-19
    45
  • Top 10 de la formation
    Formation annuelle avec participation de la haute administration
    Distribution de copies papier
    Emphase sur la nature obligatoire
    Utilisation d’exemples extrêmes afin d’illustrer les risques des communications électroniques
    Différentiation des dossiers corporatifs des communications électroniques insignifiantes
    Démonstration de contenu approprié versus inapproprié
    Explication du rôle individuel dans la conservation et la destruction
    Rappel des notions de propriété et de confidentialité
    Information des employés de la surveillance des moyens de communication
    Confirmation écrite de la lecture et compréhension de la politique et de la participation à la formation
    Sanction systématique du non-respect
    2009-10-19
    46
  • Application
    Synergie TI-Vérification
    Rappels
    Passage vers le bureau sans papier
    Réduire l’usage des disques durs locaux
    SGD central
    Mise en place
    Formation
    Outlook
    Grand nettoyage annuel
    Audit / contrôle interne
    Responsable de groupe
    Vérification
    Prix / Félicitations
    Sanctions
    2009-10-19
    47
  • Audit
    Application dans le cours normal des affaires
    Identification des ratés
    Aucune PCD n’est complète ni appliquée
    Objectif réaliste: À telle date, X% des employés auront sauvegardé leurs courriels correctement, selon les lignes directrices, et vont utilisés convenablement les SGD et d’archivage.
    2009-10-19
    48
  • Étalonnage
    Corporatif
    Résultats
    Interne
    Avant vs Après
    Annuel
    Externe
    Partenaires
    Entreprises fusionnées ou acquises
    General CounselRoundtable, etc.
    Équipe
    Comparaison des résultats par groupe/département
    Nombre de documents
    Nombre de Kb
    Coûts
    Archivage
    Serveurs
    Litige/Enquête
    Productivité et efficacité
    2009-10-19
    49
  • Révision
    Changements législatifs
    Conservation
    Authenticité et intégrité
    Normes de l’industrie
    Nouveaux
    Employés
    Départs
    Promotion
    Arrivées
    Outils / technologies
    Fusions/acquisitions et Ventes
    2009-10-19
    50
  • Sensibilisation et Sanctions
    Proportionnalité et Gradation
    Avertissement(s)
    Suspension
    Congédiement
    Poursuites
    Civiles
    Réglementaires
    Criminelles
    2009-10-19
    51
  • Pertes de données
    Confidentielles
    Stratégiques / Commerciales
    Modèles / Précédents
    Conservation de données préjudiciables
    Réglementaire
    Amende
    Destruction (Spoliation)
    Présomption préjudiciable
    Rejet de témoignage/pièces
    Rejet d’action
    Atteinte à l’image / réputation
    Responsabilité indépendante
    2009-10-19
    52
    Risques et Conséquences
  • Risques et Sanctions
    2009-10-19
    « Oops! I just deleted all your files.
    Can you repeat everything you’ve ever told me? »
    53
    Destruction involontaire
  • Risques et Sanctions
    Spoliation
    2009-10-19
    54
    « Destroyed without my knowledge »
  • Système de Gestion Documentaire
    Le classeur du 21e siècle
    2009-10-19
    55
  • Types de données
    Actives
    Accessible dans le cadre des affaires
    Classeur
    Disque dur, Serveur, PDA
    Archivées (inactives, patrimoniales)
    Archives locales: .bak, .pst, .rar, .zip
    Bandes de réserve (Backup tapes)
    Salle d’archivage
    Fichiers cachés / systèmes
    Effacées / Residuelles (Ambientes, Latentes,Inactives)
    Repliques/ Réminiscentes
    Metadonnées
    2009-10-19
    56
  • Ressources
    2009-10-19
    57
  • Normes
    ANSI/ARMA 9-2004, Requirements for ManagingElectronic Messages as Records
    ANSI/ARMA TR31-2004, LegalAcceptance of Records Produced by the Information Technology Systems
    ANSI/ARMA 8-2005, Retention Management for Records and Information
    DOD5015.2, FunctionalRequirements for ERM Software
    European Commission (2001), Model Requirements for the Management of Electronic Records
    ISO 15489, Information & Documentation – Records Management
    2009-10-19
    58
  • Questions?
    Dominic Jaar
    djaar@ledjit.com514.212.9348www.ledjit.ca
    59