POLITIQUES DE CONSERVATION DES DOCUMENTS ET CALENDRIER DES ÉCHÉANCES<br />Guide étape par étape<br />
Agenda<br />Politique de Conservation Documentaire (PCD)<br />Définition<br />Objectif<br />Terminologie<br />PapiervsÉlec...
Politique de Conservation Documentaire<br />Un cadre nécessaire<br />2009-10-20<br />3<br />
Définition<br />2009-10-20<br />4<br /> Règles définissant <br /> la conservation, <br /> l’archivage, <br /> la préservat...
Pourquoi une PCD?<br /> Répondre aux exigences législatives<br /> Conserver les données nécessaires = actifs informationne...
Terminologie<br />Utiliser les mêmes termes pour les mêmes concepts<br />2009-10-20<br />6<br />
Hiérarchie conceptuelle<br />2009-10-20<br />7<br />
Donnée<br />Code criminel<br />342.1(2)Représentationsd’informationsou de concepts qui sontpréparésoul’ontété de façon à p...
Document<br />Loiconcernant le Cadre juridique des technologies de l&apos;information<br />3. Un document estconstituéd&ap...
Document<br />Code criminel<br />487.011. Tout support surlequelestenregistréoumarquéquelque chose qui peutêtreluoucompris...
Dossier (« record »)<br />Définition<br />Propriétés<br />Informations<br />Commepreuveouélémentde connaissance<br />Donné...
Document Papier<br />Document Électronique<br />Qu’est-ce qui a changé?<br />
Papier vs. Document Électronique<br />
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Papier vs. Document Électronique<br />
DisqueDur (bureau, portable, maison, imprimante, etc.)<br />Téléphonecellulaire et Assistants numériquespersonnels<br />Ca...
Suite bureautique: Word, Excel, PowerPoint, etc.<br />Courriel<br />Messagerieinstantannée<br />Page Web<br />Base de donn...
Papier vs. Document Électronique<br />
Papier vs. Document Électronique<br />
Papier vs. Document Électronique<br />
De la rédaction à la mise en œuvre<br />Plus qu’un simple projet<br />2009-10-20<br />30<br />
Équipes<br />Supervision<br />Juridique / Conseiller externe<br />Secrétariat corporatif<br />TI<br />Sécurité<br />RH<br ...
TI
RH</li></ul>2009-10-20<br />31<br />
Analyse<br />Identifier les types de documents<br />Papier et électroniques<br />Questionnaire<br />Par groupe / départeme...
Types de documents<br />Généraux<br /> Agenda<br /> Entente<br /> Correspondance<br /> Dossier<br /> Modèle, formulaire, p...
Inclusions<br />Documents<br />Processus<br />Courriel<br /> Messagerie Instantanée<br /> VOIP<br /> Net/Web/Livemeeting<b...
Points saillants de la rédaction<br />Implication de tous<br />Tenir compte<br />des outils de gestion documentaire<br />d...
Contenu d’une PCD Efficace<br />Objectifs concis <br />Sensibilisation aux risques et conséquences<br />Obligations<br />C...
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Contenu d’une PCD Efficace<br /> Suspension des périodes de rétention <br />Quand?<br />Qui?<br />Quoi?<br />Comment?<br /...
Périodes de rétention<br />Corporatif<br />Taxes & Finance<br />Propriété intellectuelle<br />Ressources humaines<br />Com...
Contenu d’une PCD Efficace<br />Mise en œuvre<br />Groupe qui chapeaute<br />Coordonnateur(s)<br />Directeurs des départem...
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Préservation – Sursis de Destruction<br />Partie intégrante de la PCD<br />Supplante toute PCD<br />Suspens tout processus...
Adoption<br />Soumettre à chaque groupe pour commentaires<br />Présentation à la haute administration<br />Adoption<br />P...
Publicité<br />Publicité interne<br />Mémo du président / CA<br />Participation de tous<br />Démontrer l’intérêt de la hau...
Formation<br />Par groupe<br />Document explicatif<br />Intranet<br />DMS<br />Salles d’archivages<br />Passage vers le bu...
Top 10 de la formation<br />Formation annuelle avec participation de la haute administration<br />Distribution de copies p...
Application<br /> Synergie TI-Vérification<br /> Rappels<br /> Passage vers le bureau sans papier<br /> Réduire l’usage de...
Audit<br />Application dans le cours normal des affaires<br />Identification des ratés<br />Aucune PCD n’est complète ni a...
Étalonnage<br />Corporatif<br />Résultats<br /> Interne<br />Avant vs Après<br />Annuel<br /> Externe<br />Partenaires<br ...
Révision<br />Changements législatifs<br />Conservation<br />Authenticité et intégrité<br />Normes de l’industrie<br />Nou...
Sensibilisation et Sanctions<br />Proportionnalité et Gradation<br />Avertissement(s)<br />Suspension<br />Congédiement<br...
Pertes de données<br />Confidentielles<br />Stratégiques / Commerciales<br />Modèles / Précédents<br />Conservation de don...
Risques et Sanctions<br />2009-10-19<br />« Oops! I just deleted all your files.<br />Can you repeat everything you’ve eve...
Risques et Sanctions<br />Spoliation<br />2009-10-19<br />54<br />« Destroyed without my knowledge »<br />
Système de Gestion Documentaire<br />Le classeur du 21e siècle<br />2009-10-19<br />55<br />
Types de données<br />Actives<br />Accessible dans le cadre des affaires<br />Classeur<br />Disque dur, Serveur, PDA<br />...
Ressources<br />2009-10-19<br />57<br />
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Rédaction et mise en place d’une politique de gestion de l'information

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Rédaction et mise en place d’une politique de gestion de l'information

  1. 1. POLITIQUES DE CONSERVATION DES DOCUMENTS ET CALENDRIER DES ÉCHÉANCES<br />Guide étape par étape<br />
  2. 2. Agenda<br />Politique de Conservation Documentaire (PCD)<br />Définition<br />Objectif<br />Terminologie<br />PapiervsÉlectronique<br />Rédactiond’une PCD<br />
  3. 3. Politique de Conservation Documentaire<br />Un cadre nécessaire<br />2009-10-20<br />3<br />
  4. 4. Définition<br />2009-10-20<br />4<br /> Règles définissant <br /> la conservation, <br /> l’archivage, <br /> la préservation et <br /> la destruction <br /> de toutes les données<br /> électroniques et papier<br /> créées, <br /> reçues et <br /> gérées <br /> par les individus, <br /> personnes morales et <br /> systèmes.<br />
  5. 5. Pourquoi une PCD?<br /> Répondre aux exigences législatives<br /> Conserver les données nécessaires = actifs informationnels<br />Preuve des droits et obligations<br />Obligations de confidentialité<br /> Détruire légalement de l’information potentiellement pertinente<br /> Réduire les coûts – efficacité opérationnelle<br /> Loyer: Conservation et Archivage externe et interne<br /> TI: Utilisation de serveurs & systèmes de sauvegarde<br />RH: Augmentation productivité<br /> Litige: Coûts liés à la collecte et l’analyse de données<br />Uniformiser la pratique de conservation<br />2009-10-20<br />5<br />
  6. 6. Terminologie<br />Utiliser les mêmes termes pour les mêmes concepts<br />2009-10-20<br />6<br />
  7. 7. Hiérarchie conceptuelle<br />2009-10-20<br />7<br />
  8. 8. Donnée<br />Code criminel<br />342.1(2)Représentationsd’informationsou de concepts qui sontpréparésoul’ontété de façon à pouvoirêtreutilisésdans un ordinateur. <br />841Touteforme de représentationd’informationsou de notions.<br />Loisur la Preuve au Canada, 31.8<br />Loisur la Concurrence, 30<br />Loisur la Protection des renseignementspersonnels et les documents électroniques, 31<br />2009-10-20<br />8<br />
  9. 9. Document<br />Loiconcernant le Cadre juridique des technologies de l&apos;information<br />3. Un document estconstituéd&apos;informationportée par un support. L&apos;information y estdélimitée et structurée, de façon tangible oulogiqueselon le support qui la porte, et elleest intelligible sousforme de mots, de sons oud&apos;images. L&apos;informationpeutêtrerendue au moyen de tout mode d&apos;écriture, y compris d&apos;un système de symbolestranscriptiblessousl&apos;une de cesformesou en un autresystème de symboles.<br />Loisur la Preuve(«electronic record»)<br />34.1(1)   «document électronique» S’entend d’un ensemble de données qui sontenregistréesoumises en mémoiresurquelque support quecesoitdans un systèmeinformatiqueouautredispositifsemblableou par un telsystèmeoudispositif, et qui peuventêtreluesouperçues par unepersonneou par un telsystèmeoudispositif. S’entend en outre de tout affichage et de toute sortie impriméeouautre de cesdonnées, à l’exception de la sortie impriméevisée au paragraphe (6).<br />Loisur la Bibliothèque et les Archives du Canada<br />2. Élémentsd&apos;information, quelqu&apos;ensoit le support; la présentedéfinition ne vise pas les publications. <br />2009-10-20<br />9<br />
  10. 10. Document<br />Code criminel<br />487.011. Tout support surlequelestenregistréoumarquéquelque chose qui peutêtreluoucompris par unepersonne, un ordinateurou un autredispositif.<br />841. « document électronique » Ensemble de donnéesenregistréesoumises en mémoiresurquelque support quecesoit par un systèmeinformatiqueou un dispositifsemblable et qui peuventêtreluesouperçues par unepersonneou par un telsystèmeoudispositif. Sontégalementvisés tout affichage et toute sortie impriméeouautre de cesdonnéesainsique tout document, dossier, ordonnance, pièce, avis et formulecontenantcesdonnées.<br />Loisur la Protection des renseignementspersonnels et les documents électroniques2.<br />Loisur la Concurrence, 2.<br />Loisurl&apos;Accès à l&apos;information3. (“record”) <br />Tousélémentsd’information, quelsquesoientleurforme et leur support, notammentcorrespondance, note, livre, plan, carte, dessin, diagramme, illustration ougraphique, photographie, film, microformule, enregistrementsonore, magnétoscopiqueouinformatisé, outoute reproduction de cesélémentsd’information.<br />Règles de Procédures Civiles Ontariennes<br />30.01(1)a). le terme «document» s’entend en outred’enregistrementssonores, de bandesmagnétoscopiques, de films, de photographies, de tableaux, de graphiques, de cartes, de plans, de levés, de registrescomptables, ainsique de données et renseignements qui se présententsousformeélectronique.<br />2009-10-20<br />10<br />
  11. 11. Dossier (« record »)<br />Définition<br />Propriétés<br />Informations<br />Commepreuveouélémentde connaissance<br />Donnéesélaborées<br />Créées, reçuesouconservées<br />Nonobstant le type de support<br /> Par unepersonne<br />Physique ou Morale<br />Dansle cadre de ses obligations ou de ses affaires.<br />ISO 15489: 2001<br />International Committee on Archives (ICA)<br />Committee on Electronic Records<br /> Légales<br /> Authenticité<br />Original<br /> Intégrité<br />Complet<br />Non altéré<br /> Commerciales<br /> Fiabilité<br />Fonctionnel<br /> Utilisable<br />Accessible<br />Compréhensible<br />2009-10-20<br />11<br />
  12. 12. Document Papier<br />Document Électronique<br />Qu’est-ce qui a changé?<br />
  13. 13. Papier vs. Document Électronique<br />
  14. 14. Papier vs. Document Électronique<br />
  15. 15. Volume<br />
  16. 16. Volume<br />
  17. 17. Volume<br />
  18. 18. Volume<br />
  19. 19. Volume<br />
  20. 20. Volume<br />
  21. 21. Volume<br />
  22. 22. Volume<br />
  23. 23. Volume<br />
  24. 24. Papier vs. Document Électronique<br />
  25. 25. DisqueDur (bureau, portable, maison, imprimante, etc.)<br />Téléphonecellulaire et Assistants numériquespersonnels<br />Camera digitale<br />Lecteur MP3<br />Serveur<br />Ordinateur Central<br />CD et DVD<br />Clé USB<br />Boîtevocale<br />Collaboration en ligne / Web 2.0 (Blog, Wiki)<br />Cassette de sauvegarde<br />…<br />Lieux<br />
  26. 26. Suite bureautique: Word, Excel, PowerPoint, etc.<br />Courriel<br />Messagerieinstantannée<br />Page Web<br />Base de données<br />Image<br />Vidéo<br />Enregistrement audio<br />…<br />Papier<br />Formats et Supports<br />
  27. 27. Papier vs. Document Électronique<br />
  28. 28. Papier vs. Document Électronique<br />
  29. 29. Papier vs. Document Électronique<br />
  30. 30. De la rédaction à la mise en œuvre<br />Plus qu’un simple projet<br />2009-10-20<br />30<br />
  31. 31. Équipes<br />Supervision<br />Juridique / Conseiller externe<br />Secrétariat corporatif<br />TI<br />Sécurité<br />RH<br />Vérification<br />RM<br />Analyse<br />Tous les groupes / départements<br />Rédaction<br />Juridique <br />TI<br />Révision<br />Tous les groupes / départements<br />Publication<br />Communications<br />Tous les groupes / départements<br />Formation<br />Ressources humaines<br /><ul><li>Tous les employés</li></ul>Vérification<br />Vérification<br /><ul><li>Juridique
  32. 32. TI
  33. 33. RH</li></ul>2009-10-20<br />31<br />
  34. 34. Analyse<br />Identifier les types de documents<br />Papier et électroniques<br />Questionnaire<br />Par groupe / département<br />Obligations législatives<br />Juridictions multiples<br />Nature<br />Durée<br />Besoins d’affaires<br />Modèles<br />Contrats<br />Créer système de codes<br />2009-10-20<br />32<br />
  35. 35. Types de documents<br />Généraux<br /> Agenda<br /> Entente<br /> Correspondance<br /> Dossier<br /> Modèle, formulaire, précédent<br /> Procès-verbal<br /> Politique, Code et lignes directrices<br /> Présentation, rapport et graphique<br />Champs de pratique<br />Académique et Scientifique<br />Commercial et finance<br />Corporatif<br />Légal<br />Média et Marketing<br />Technique<br />2009-10-19<br />33<br />
  36. 36. Inclusions<br />Documents<br />Processus<br />Courriel<br /> Messagerie Instantanée<br /> VOIP<br /> Net/Web/Livemeeting<br /> Web 2.0<br />B/Vlog<br />RSS<br />Forum<br />Archivage en ligne<br /> Base de données<br /> Téléphones intelligents et cellulaires, ANP, lecteurs MP3, etc.<br /> Bureau à domicile<br /> Papier…<br /> Sauvegarde/Redondance<br /> Préservation (litigationhold)<br />Gestionnaire de conservation<br />Archivage<br />Destruction<br />Securité<br />Externe<br />Interne<br />Privilèges<br />Confidentialité<br />2009-10-19<br />34<br />
  37. 37. Points saillants de la rédaction<br />Implication de tous<br />Tenir compte<br />des outils de gestion documentaire<br />du réseau technologique<br />Qualités d’une PCD<br />Sur mesure pour chaque groupe<br />Simple<br />Moins de 10 périodes par groupe / département<br />Langage quotidien<br />Explications des outils à utiliser<br />2009-10-19<br />35<br />
  38. 38. Contenu d’une PCD Efficace<br />Objectifs concis <br />Sensibilisation aux risques et conséquences<br />Obligations<br />Coûts<br />Règles<br />Obligatoires<br />Qui est visé?<br />Lignes directrices non-exhaustives<br />2009-10-19<br />36<br />
  39. 39. Contenu d’une PCD Efficace<br />Directives<br />Propriété des documents<br />Directives générales aux employés<br />Autres politiques <br />Périodes de rétention en général<br />Documents électroniques<br />Périodes conflictuelles<br />Juridictions étrangères<br />Relations avec les tiers<br />Gestion<br />Archivage pour usage futur<br />Copie de sauvegarde<br />Destruction<br />2009-10-19<br />37<br />
  40. 40. Contenu d’une PCD Efficace<br /> Suspension des périodes de rétention <br />Quand?<br />Qui?<br />Quoi?<br />Comment?<br />Où?<br />Combien de temps?<br />Effets: modifie la routine qui pourrait amener à la destruction ou l’altération de données<br />2009-10-19<br />38<br />
  41. 41. Périodes de rétention<br />Corporatif<br />Taxes & Finance<br />Propriété intellectuelle<br />Ressources humaines<br />Commercial<br />Vie privée<br />Santé et sécurité<br />Autres selon l’industrie<br />Prescription<br />2009-10-19<br />39<br />
  42. 42. Contenu d’une PCD Efficace<br />Mise en œuvre<br />Groupe qui chapeaute<br />Coordonnateur(s)<br />Directeurs des départements<br />Employés<br />Révision annuelle / Élagage annuel<br />Vérification<br />Sanctions<br />Personnes ressources<br />2009-10-19<br />40<br />
  43. 43. Contenu d’une PCD Efficace<br />ANNEXES<br />Périodes de rétention<br />Formulaires relatifs à la conservation des données<br />Archivage<br />Certificat de destruction<br />Procédures particulières et autres politiques<br />Sauvegarde<br />Usage du matériel technologique<br />Usage du web (blog, forum, etc.)<br />Sécurité<br />Communication électronique<br />Conseils pour la rédaction adéquate en matière commerciale<br />2009-10-19<br />41<br />
  44. 44. Préservation – Sursis de Destruction<br />Partie intégrante de la PCD<br />Supplante toute PCD<br />Suspens tout processus de destruction de données potentiellement pertinente<br />Identifie les règles à suivre<br />Connaissance du litige<br />Personnes impliquées<br />Données pertinentes<br />Identifie les processus à mettre en place<br />Courriel/ memo<br />Au TI, gestionnaire de données, Personnes impliquées<br />Contenu<br />Réitèreles règles à suivre<br />Identifiequoi et oùchercher<br />Visitedu department TI (retrait des cassettes de sauvegarde)<br />Visitedes Personnes impliquées et assistantes<br />Unefois ne suffit pas<br />Surveillance de l’implantation<br />2009-10-19<br />42<br />
  45. 45. Adoption<br />Soumettre à chaque groupe pour commentaires<br />Présentation à la haute administration<br />Adoption<br />Présentation au conseil d’administration<br />Adoption<br />Soumettre à chaque groupe<br />Adoption<br />2009-10-19<br />43<br />
  46. 46. Publicité<br />Publicité interne<br />Mémo du président / CA<br />Participation de tous<br />Démontrer l’intérêt de la haute administration<br />Affiches<br />Réunions de groupe<br />Formation<br />Références<br />Intranet<br />Extranet<br />Guide de l’employé<br />Code de conduite<br />2009-10-19<br />44<br />PCD<br />
  47. 47. Formation<br />Par groupe<br />Document explicatif<br />Intranet<br />DMS<br />Salles d’archivages<br />Passage vers le bureau sans papier<br />Automatisation de la politique<br />Augmentation de la productivité<br />Réduction des coûts<br />Risques et Conséquences<br />2009-10-19<br />45<br />
  48. 48. Top 10 de la formation<br />Formation annuelle avec participation de la haute administration<br />Distribution de copies papier<br />Emphase sur la nature obligatoire<br />Utilisation d’exemples extrêmes afin d’illustrer les risques des communications électroniques<br />Différentiation des dossiers corporatifs des communications électroniques insignifiantes<br />Démonstration de contenu approprié versus inapproprié <br />Explication du rôle individuel dans la conservation et la destruction<br />Rappel des notions de propriété et de confidentialité<br />Information des employés de la surveillance des moyens de communication<br />Confirmation écrite de la lecture et compréhension de la politique et de la participation à la formation<br />Sanction systématique du non-respect<br />2009-10-19<br />46<br />
  49. 49. Application<br /> Synergie TI-Vérification<br /> Rappels<br /> Passage vers le bureau sans papier<br /> Réduire l’usage des disques durs locaux<br /> SGD central<br />Mise en place<br />Formation<br /> Outlook<br /> Grand nettoyage annuel<br /> Audit / contrôle interne<br /> Responsable de groupe<br /> Vérification<br /> Prix / Félicitations<br /> Sanctions<br />2009-10-19<br />47<br />
  50. 50. Audit<br />Application dans le cours normal des affaires<br />Identification des ratés<br />Aucune PCD n’est complète ni appliquée<br />Objectif réaliste: À telle date, X% des employés auront sauvegardé leurs courriels correctement, selon les lignes directrices, et vont utilisés convenablement les SGD et d’archivage.<br />2009-10-19<br />48<br />
  51. 51. Étalonnage<br />Corporatif<br />Résultats<br /> Interne<br />Avant vs Après<br />Annuel<br /> Externe<br />Partenaires<br />Entreprises fusionnées ou acquises<br />General CounselRoundtable, etc.<br /> Équipe<br />Comparaison des résultats par groupe/département<br /> Nombre de documents<br /> Nombre de Kb<br /> Coûts<br />Archivage<br />Serveurs<br />Litige/Enquête<br /> Productivité et efficacité<br />2009-10-19<br />49<br />
  52. 52. Révision<br />Changements législatifs<br />Conservation<br />Authenticité et intégrité<br />Normes de l’industrie<br />Nouveaux<br />Employés<br />Départs<br />Promotion<br />Arrivées<br />Outils / technologies<br />Fusions/acquisitions et Ventes<br />2009-10-19<br />50<br />
  53. 53. Sensibilisation et Sanctions<br />Proportionnalité et Gradation<br />Avertissement(s)<br />Suspension<br />Congédiement<br />Poursuites<br />Civiles<br />Réglementaires<br />Criminelles<br />2009-10-19<br />51<br />
  54. 54. Pertes de données<br />Confidentielles<br />Stratégiques / Commerciales<br />Modèles / Précédents<br />Conservation de données préjudiciables<br />Réglementaire<br />Amende<br />Destruction (Spoliation)<br />Présomption préjudiciable<br />Rejet de témoignage/pièces<br />Rejet d’action<br />Atteinte à l’image / réputation<br />Responsabilité indépendante<br />2009-10-19<br />52<br />Risques et Conséquences<br />
  55. 55. Risques et Sanctions<br />2009-10-19<br />« Oops! I just deleted all your files.<br />Can you repeat everything you’ve ever told me? »<br />53<br />Destruction involontaire<br />
  56. 56. Risques et Sanctions<br />Spoliation<br />2009-10-19<br />54<br />« Destroyed without my knowledge »<br />
  57. 57. Système de Gestion Documentaire<br />Le classeur du 21e siècle<br />2009-10-19<br />55<br />
  58. 58. Types de données<br />Actives<br />Accessible dans le cadre des affaires<br />Classeur<br />Disque dur, Serveur, PDA<br />Archivées (inactives, patrimoniales)<br />Archives locales: .bak, .pst, .rar, .zip<br />Bandes de réserve (Backup tapes)<br />Salle d’archivage<br />Fichiers cachés / systèmes<br />Effacées / Residuelles (Ambientes, Latentes,Inactives)<br />Repliques/ Réminiscentes<br />Metadonnées<br />2009-10-19<br />56<br />
  59. 59. Ressources<br />2009-10-19<br />57<br />
  60. 60. Normes<br />ANSI/ARMA 9-2004, Requirements for ManagingElectronic Messages as Records<br />ANSI/ARMA TR31-2004, LegalAcceptance of Records Produced by the Information Technology Systems <br />ANSI/ARMA 8-2005, Retention Management for Records and Information<br />DOD5015.2, FunctionalRequirements for ERM Software<br />European Commission (2001), Model Requirements for the Management of Electronic Records<br /> ISO 15489, Information & Documentation – Records Management<br />2009-10-19<br />58<br />
  61. 61. Questions?<br />Dominic Jaar<br />djaar@ledjit.com514.212.9348www.ledjit.ca<br />59<br />

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