1. ORGANIZACIÓN ARCHIVOS DE GESTIÓN PROYECTADOS EN
TRANSFERENCIA
GESTION DOCUMENTAL
JOSE ANTONIO RODRIGUEZ GARCIA
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
COLEGIO FERNANDO MAZUERA VILLEGAS IED
BOGOTA OCTUBRE 2013

2. INTRODUCCION
La organización de archivos es una de las tareas administrativas que
más suele incomodar a los empleados públicos, así que rara vez
encuentran tiempo para poner en orden el desorden. Mediante esta
guía se podrá conocer que es un archivo, el ciclo vital de los
documentos, normatividad archivística, que es una transferencia
documental,clases de transferencias, los principios
archivísticos(principio de procedencia y de orden original), y la
preparación física de la documentación para proyectar una
transferencia documental del archivo de gestión al archivo central,
además conocer de qué se trata la ley 594 del 2000 “ la ley general de
archivos”.

3. OBJETIVOS
OBJETIVO GENERAL
Organizar el archivo de a institución, empezando por el archivo de
gestión de cada dependencia, Identificando y aplicando Las normas
archivísticas para la organización de un fondo acumulado, contando
con instrumentos de control para una eficiente consulta, y
recuperación de documentos de archivo.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Dar a conocer a cada uno de los funcionarios administrativos de
la institución, las normas archivísticas que deben ser aplicada
para la organización del archivo de gestión.
Informar la importancia de tener bien organizado nuestro puesto
de trabajo.
Aplicar cada conocimiento adquirido en esta capacitación para el
beneficio de la institución.
Preservar los documentos teniendo en cuenta las condiciones
del depósito, muebles, normas técnicas y de gestión de la
calidad y legislación vigente.
Aplicar las nuevas tecnologías en la preservación y conservación
documental y en los procesos de recuperación de la información,
de acuerdo con las políticas de la organización y la legislación
vigente.

4. ¿QUÉ ES UN ARCHIVO?
Denominamos archivo al conjunto orgánico de documentos producidos
y/o recibidos en el ejercicio de sus funciones por las personas físicas o
jurídicas, públicas o privadas de cualquier época y en cualquier
soporte, incluidos los informáticos.
CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS
Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su
producción o recepción, hasta su disposición final.
Se clasifican en:
ARCHIVO DE GESTION:
Archivo de la oficina productora que reúne su documentación en
trámite, sometida a continua utilización y consulta administrativa.
ARCHIVO CENTRAL:
Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de
los archivos de gestión, la consulta es menos frecuente.

5. ARCHIVO HISTORICO.
Archivo al cual se transfiere del archivo central, la documentación que
por decisión del correspondiente Comité de Archivo, debe conservarse
permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la
ciencia y la cultura. Este tipo de archivo también puede conservar
documentos históricos recibidos por donación, depósito voluntario,
adquisición o expropiación.
NORMATIVIDAD ARCHIVISTICA
Ley 80 de 1989 (creación del AGN)
LEY 594 DEL 2000 (ley general de archivos), reguló en su Título V:
Gestión de documentos, la obligación que tienen las entidades
públicas y privadas que cumplen funciones públicas, en elaborar
programas de gestión de documentos, independientemente del
soporte en que produzcan la información para el cumplimiento de su
cometido estatal, o del objeto social para el que fueron creadas.
ART 15 de la ley 594 de 2000 (Responsabilidad especial y
obligaciones de los servidores públicos).
ART 16 de la ley 594 de 2000 (Obligaciones de los funcionarios a cuyo
cargo estén los archivos de las Entidades Públicas).
Artículo 17. Responsabilidad General de los funcionarios de archivo
Artículo 18. Capacitación para los funcionarios de Archivo.
Acuerdo 09 de 1995: Reglamenta la presentación de la Tablas de
Retención Documental al A.G.N.
ACUERDO 038 DEL 2002 (Responsabilidad de los servidores públicos
frente a los documentos y archivos).

6. 042 de 2002: Establece criterios para la Organización de archivos de
gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen
funciones públicas.
Art 79: Será causal de mala conducta el hecho de que un funcionario
público, obstaculice, retarde o niegue inmotivadamente el acceso a los
documentos públicos a la ciudadanía o medios de comunicación en
especial.
LEY 734 DE 2002CÓDIGO ÚNICO DISCIPLINARIODEBERES
Art 34
(Núm. 1). Deber de cumplir y hacer cumplir las normas.
(Núm. 5). Custodiar y cuidar la documentación e información
(Núm. 22). Responder por la conservación de los documentos
Art 35
(Núm. 7). Omitir, negar, retardar o entrabar el despacho de los
asuntos a cargo
de los servidores públicos o la prestación de los servicios a que está
obligada.
(Núm. 08). Omitir y retardar o no suministrar oportunamente
respuesta a las
peticiones respetuosas de los particulares o a solicitud de las
autoridades, así
como retenerlas o enviarlas a destinatario diferente de aquel a quien
corresponda su conocimiento.

7. (Num 13): Ocasionar daño o dar lugar a perdida de bienes,
elementos, expedientes o documentos que hayan llegado a su poder
por razón de sus funciones.
(Num 21): Dar lugar al acceso o exhibir expedientes o archivos a
personas no autorizadas.
El desconocimiento de la norma no lo exime de la responsabilidad.
Es un principio de Derecho que indica que el desconocimiento
o ignorancia de la ley no sirve de excusa, porque rige la
necesariapresunción o ficción legal de que, habiendo sido
promulgada, han de saberla todos.
TRANSFERENCIA DOCUMENTAL
Remisión de los documentos del Archivo de Gestión, al Central y de
este al Archivo Histórico.
CLASES DE TRANSFERENCIAS
TRANSFERENCIAS PRIMARIAS:Son los traslados de documentos
del archivo de gestión al archivo central para su conservación y
consulta.
TRANSFERENCIAS SECUNDARIAS:Son los traslados de
documentos del archivo central al archivo histórico, para su
conservación total dado su valor histórico, científico o cultural.
TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las
cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo
vital de los documentos.

8. PRINCIPIOS ARCHIVISTICOS
Principio de Procedencia:Este es el principio fundamental de la
práctica archivística
Permite identificar los creadores de los documentos que bien pueden
ser institucionales cuando hablamos de Fondo o Administrativos se
hacemos mención a secciones o subsecciones.
Según lo indicado por el AGN cada documento debe estar situado en
el fondo documental del que procede.
La premisa, no se deben mezclar documentos provenientes de varios
fondos. Como decimos: “juntos pero no revueltos
Principio de Orden Original:También llamado principio histórico.
Indica que los documentos “deben ser mantenidos en el orden y con
las identificaciones que recibieron en el curso de la actividad oficial de
la dependencia que los manejo o como lo dice el AGN conservación
de los documentos dentro del fondo documental manteniendo la
estructura que tuvo durante su servicio activo.
El orden original nace desde el mismo momento de la producción
documental y debe verse reflejado en los archivos mediante la
correcta ordenación de las series, subseries documentales y
expedientes.
El Principio de Orden Original permite saber cuáles son los pasos
establecidos en los procedimientos para determinar con qué
documento se inicia, cuáles le siguen a éste, hasta finalizar.
El principio de orden original permite determinar la secuencia en la
producción documental llevando a la ordenación física de los
documentos que componen los expedientes y las series. Está
asociado al proceso de Ordenación documental.
Preparación fisca de la documentación:
Los documentos objeto de transferencia se deben preparar de
acuerdo al siguiente orden:

9. 1. Ordenación: Es la forma de disponer los documentos en forma
consecutiva, determinando que documento va primero y cuál va
después. Para ello se utilizan varios sistemas de ordenación que
materializan la idea de secuencia. Los más utilizados son:
 Ordinal / Cronológico / Alfabético / Mixto.
“Es importante advertir que el sistema de ordenación depende de las
características de la documentación”.
2. limpieza documental.Se requiere utilizar aspiradora para las
partes externas de los libros, tomos y cuadernillos; para la parte
interna se debe utilizar brocha de cerdas suaves o bayetilla.
Se retiran copias, papel, fax, documentos resumen, borradores,
documentos con biodeterioro (hongos, microorganismos).
Eliminación de material metálico. Este paso se realiza con
extremo cuidado para evitar la mezcla Indiscriminada de
documentosque puedan afectar lafoliación y posteriormente
nuestro inventario. Esimportante eliminar el material metálico como
clips, ganchos de cosedora, y mariposa, además de ganchos
legajadores, procurando no ocasionar deterioros de tipo físico a los
documentos. Se debe cambiar el material metálico por elementos
elaborados en material plástico o con elementos que eviten su
oxidación. En su defecto puede emplearse un fragmento o trozo de
papel, como barrera entre el material metálico y fe documentación.
3. foliación:Se realiza la numeración consecutiva de cada una de las
hojas que componen nuestra documentación, teniendo en cuenta las
siguientes recomendaciones:
3.1La foliación debe realizarse en números arábigos, sin utilizar como
complemento letras, cifras o signos como bis, b, etc. Si se deben
anexar documentos de forma temporal a los expedientes, evitar la
utilización de gancho de cosedora; se recomienda la utilización de clips
plásticos.
3.2 Utilizar un lápiz de mina negra y blanda para numerar desde uno (1)

10. en adelante en la esquina superior derecha de fa hoja, de manera
legible y sin enmendaduras
3.3 SI existen errores en la foliación, esta se anulara con una línea
oblicua sobre la numeración anterior, evitando tachones y realizando de
nuevo la numeración.
3.4Los planos o cualquier documento que por su formato o tamaño.,
estén doblados, se numeran como un solo folio.
3.5 Los impresos insertos en la unidad documental (folletos, estudios,
boletines, plegables, etc.) deben numerarse en un solo folio en orden
consecutiva. En el campo de notas del inventario se registra el número
de folio del impreso, titulo, año y número total de páginas.
3.6 Los folios totalmente en blanco y que estén sueltos, no se deben
enviar a la transferencia a excepción de los utilizados como material de
barrera, aquellos folios que estén cosidos o adheridos al legajo, no
deben separarse y se foliaran en su orden.
3.7La cantidad de folios máximo por carpeta o legajo es de 200.
3.8La numeración tiene que abarcar todos los folios incluyendo recibos,
periódicos, planos, etc.
4. alineación extrema superior:Es la unificación de los tamaños de
los documentos dentro de la carpeta, en tanto sea posible, debido a
que la uniformidad evita deterioros en la manipulación de los mismos.
5. material de barrera:Son dos hojas blancas, ubicadas al inicio y al
final de nuestra documentación que evitaran el deterioro de la misma
al contacto con las tintas y el ácido de las carpetas.
6. Rotulación de unidades de conservación (carpeta, legajos, az`s,
libros. La documentación debe ser almacenada en las carpetas o
legajos normalizados por el COLEGIO FERNANDO MAZUERA

11. VILLEGAS IED. Debiendo estar rotulada con el formato especifico.
Rotulo de carpeta. Diligenciada de acuerdo al instructivo; utilizando un
esfero de mina negra.
Nota: No se debe usar resaltadores, marcadores y tintas de colores
para diligenciar los rótulos de carpetas.
7. inventario documental (formato)Es el formato que registra la
información de cada una de las unidades de conservación (carpetas,
legajos, paquetes, tomos o libros) pertenecientes a una serie
documental. Cada unidad productora debe registrar dicha
información en el formato Inventario Documental, al momento de
trasladar documentación al área de Gestión Documental.
8. marcación unidad de almacenamiento (caja estandarizada x-
200)La caja X - 200 es la caja estandarizada para realizar el
almacenamiento de la documentación. Al momento almacenar los
documentos al interior de la caja se hará de la siguiente manera:
Se tendrá como punto de referencia el Logo Símbolo del IED
colegio Fernando Mazuera VILLEGAS,cuando termine el
almacenamiento dé los documentos estos estarán almacenados de
forma consecutiva y el último se verá reflejado en la parte derecha
de la caja, o de apertura de la misma. Para realizar la marcación,
se recomienda utilizar un lápiz de mina negra, diligenciando cada
uno de los datos según formato e instructivo.
Nota: La marcación de las cajas se debe realizar en lápiz. Evitando el
uso por completo de esferas, marcadores o resaltadores

12. INSTRUCTIVO FORMATO INVENTARIO DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: Nombre completo o razón social de la
entidad dueña de la totalidad de los documentos, en este caso:
SECRETARIA DE EDUCACION.
UNIDAD PRODUCTORA: Nombre del área asistencia! o administrativa
que produce y traslada la documentación.
SERIE: Nombre de la serie o tema general al cual pertenece la
documentación (revisar TRD del área).
SUBSERIE: Nombre de la subserie o tema específico, el cual se deriva
del tema general al cual pertenece la documentación (revisar TRD del
área).
NIVEL DE DESCRIPCIÓN: Hace alusión' al tipo de descripción de la
documentación, sea simple o compuesta. Escribiéndose: Unidad
documental compuesta si la conforman diferentes tipos de documentos.
Ej. Historias Laborales, Contratos, Historias Clínicas, etc.
Unidad documental simple si la conforma un solo tipo de documento. Ej.
Decretos, circulares, resoluciones, etc.
REGISTRO DE ENTRADA: Este espacio lo diligencia el área de Gestión
Documental, registrando Fecha de ingreso con el número consecutivo
correspondiente a la transferencia.
TIPO DE TRANSFERENCIA: Existen dos tipos de transferencias:
primaria y secundaria, la primera se refiere al traslado de documentos de
los archivos de gestión (áreas asistenciales y administrativas) hacia el
archivo central, y el segundo tipo de transferencia aplica en el caso del
traslado de documentos hacia archivos históricos para su debida
conservación
RELACIÓN: Es el número consecutivo total de las carpetas, legajos,
paquetes o tomos que conformen la transferencia, registrando en la

13. columna relación desde 1 en consecutivo hasta finalizar la última hoja de
los inventarios, evidenciándose al final el número global que corresponde
a la totalidad de documentos entregados para custodia a Gestión
Documental.
NÚMERO DE ORDEN: Número consecutivo de orden según sean
carpetas, Legajos, paquetes o tomos, iniciando desde 1 con sus
correspondientes consecutivos, lo cual nos indicara en detalle la cantidad
de documentos almacenados por cada caja X-200 estandarizada para el
Colegio.
SIGNATURA TOPOGRÁFICA: Es la ubicación de cada una de las cajas
X-200 en la bodega y mobiliarios que tiene dispuestos el Colegio -
identificando: Nivel - Modulo- Estante- Entrepaño- Caja- Carpeta.
TITULO UNIDAD DESCRIPCION: Es el título o nombre asignado a la
documentación, según la serie o tema.
FECHAS EXTREMAS: Son las fechas que indican los momentos de
inicio y de finalización del conjunto de documentos. Debiéndose
registrar de la siguiente manera. El documento de fecha más antigua de
producción en la columna de fecha inicial y el de fecha más reciente se
registrara en la columna de fecha inicial. Ingrese S.F cuando no se
conozca la fecha.
UNIDAD DE CONSERVACION: Se denominan unidades de
conservación a las carpetas, cajas, AZ`S, legajos, paquetes etc., puesto
que contienen un conjunto de documentos garantizándoles su
preservación e identificación.
En el inventario se registra N. de caja según sea el consecutivo. N. de
carpeta una a una, igual si es un tomo o en la eventualidad que sea otro
tipo de unidad de conservación se registra en la columna OTRO.
N. FOLIOS: En dicha columna se registra el número total de folios que
componen la carpeta, legajo, paquete, tomo u otro.

14. SOPORTE: En esta columna se registran únicamente soportes
diferentes al papel, así: (M) microfilmes, (v) cintas de video, (c) casetes,
(MG) Magnético (E) Electrónicos, (o) (CD,DVD) Óptico.
NOTAS: En esta columna podrá registrar los datos relevantes que no
hayan sido registrados y que permitan identificar con más exactitud la
documentación.
ELABORO: Registre nombres y apellidos, cargo y firma de la persona
que elaboro el inventario; así como el lugar y la fecha de entrega.
RECIBIO Y COTEJO: Se registra nombres y apellidos, cargo y firma de
la persona que recibió y cotejo el inventario documental, así como el
lugar y la fecha de recibo y cotejo.
PAGINA N: Numero consecutivo de cada página del inventario.

15. INSTRUCTIVO DILIGENCIAMIENTO DEL ROTULO DE LA UNIDAD
DOCUMENTAL - CP.
SIGNATURA TOPOGRÁFICA: Es la ubicación de la documentación
contenida en cada una de las cajas X-200 en la bodega y mobiliarios que
tiene dispuestos el Colegio - identificando: nivel - modulo- estante-
entrepaño- caja y carpeta, para e! caso de documentos en transferencia
este espacio al rotular las carpetas se deja libre para que lo diligencien
en Archivo central en donde dispondrán la ubicación.
ENTIDAD PRODUCTORA: Se debe escribir nombre completo de la
entidad dueña de la totalidad de los documentos, en este caso:
Secretaria de Educación.
UNIDAD PRODUCTORA: Se escribe el nombre del área asistencial o
administrativa que produce y traslada la documentación.
SERIE: Es la codificación de la serie y tema general al cual pertenece la
documentación (revisar TRD del área). Ej. Contratos, circulares, etc.
SUBSERIE: Es la codificación de la subserie y tema general al cual
pertenece la documentación (revisar TRD del área). Ej. Contrato de
arrendamiento/ circulares informativas, etc.
FECHA INICIAL: (FECHA EXTREMA) Se registra la fecha más antigua
de los documentos almacenados en la carpeta. Escríbalas de la
siguiente manera: día-mes-año. Cuando no se conozca la fecha inicial
ingrese S.F (SIN FECHA).
FECHA FINAL: (FECHA EXTREMA) Se registra la fecha más reciente
de los documentos almacenados en cada carpeta. Escríbalas de la
siguiente manera: día-mes-año. Cuando no se conozca la fecha final
ingrese S.F (SIN FECHA).
FOLIOS: Se registra el número total de folios que componen la carpeta,
legajo, paquete, tomo u otro. Estos deben contener un máximo de 200
folios..
.
NOTA: Las unidades de conservación “carpetas, legajos, tomos, etc.”.
Deben ir marcadas en la esquina inferior izquierda con No consecutivo
de caja y en el extremo inferior derecho con No consecutivo ya sea
carpeta, legajo, tomo, libro, paquete, etc.

16. ROTULO DE LA UNIDAD DE CONSERVACION (CP)
ENTIDAD PRODUCTORA:
UNIDAD PRODUCTORA: NUMERO DE ORDEN.
SERIE Y/O GRUPO DOCUMENTAL:
SUBSERIE:
DESCRIPCION:
FECHA EXTREMAS: DE HASTA
FOLIOS: CARPETA N. DE
ESPACIO PARA SER DILIGENCIADO POR EL GRUPO DE ARCHIVO
NUMERO DE CARPETA: NUMERO DE CAJA.
SIGNATURA:
NIVEL MODULO ESTANTE
ENTREPAÑO: CARPETA N.

17. INSTRUCTIVO UNIDAD DE CONSERVACION CAJA
ESTANDARIZADA
ENTIDAD PRODUCTORA: Se debe escribir nombre completo de la
entidad dueña de la totalidad de los documentos, en este caso:
Secretaria de Educación
UNIDAD PRODUCTORA: Se escribe nombre del área asistencial o
administrativa que produce y traslada la documentación.
SERIE DOCUMENTAL: Registre el nombre de la serie o tema general al
cual pertenece la documentación. Ej. Contratos
SUBSERIE: Es la codificación de la subserie y tema general al cual
pertenece la documentación (revisar TRD del área). Ej. Contrato de
arrendamiento/ circulares informativas, etc.
DESCRIPCION:
FECHAS EXTREMAS: (fecha inicial - fecha final) se refiere a la fecha
más antigua y a la más reciente de la totalidad de los documentos
almacenados en la caja X-200, para determinarlas debe verificar el
inventario documental caja x caja estableciendo fechas. Escriba
solamente los años, Ej. 2000 - 2006 (Donde 2000 es la fecha más
antigua y 2006 es la fecha más reciente).
CONTENIDO: Se escribe el contenido almacenado al interior de la caja.
Ej. Dependiendo la clase de unidad de conservación: carpeta, legajo,
tomo, paquete o libro, así: (carpeta 1 - a carpeta 10) ó (legajo 1 a legajo
10), (paquete 1a paquete 10) según el caso.
.
.

18. ENTIDAD PRODUCTORA:
UNIDAD PRODUCTORA :
SERIE Y/O GRUPO DOCUMENTAL:
SUBSERIE:
DESCRIPCION :
FECHAS EXTREMAS:DE HASTA
CONTIENE CARPETAS:DE HASTA
EEPACIO PARA SER DILIGENCIADO POR EL GRUPODE ARCHIVO

19. . formato transferencia documental
ART 15 de la ley 594 de 2000 (Responsabilidad especial y obligaciones de los
servidores públicos. Los servidores públicos, al desvincularse de las funciones
titulares, entregarán los documentos y archivos a su cargo debidamente
inventariados, conforme a las normas y procedimientos que establezca el Archivo
General de la Nación, sin que ello implique exoneración de la responsabilidad a
que haya lugar en caso de irregularidades).
ART 16 de la ley 594 de 2000 (Obligaciones de los funcionarios a cuyo cargo
estén los archivos de las Entidades Públicas. Los Secretarios Generales o los
funcionarios administrativos de igual o superior jerarquía, pertenecientes a las
entidades públicas, a cuyo cargo estén los archivos públicos, tendrán la obligación
de velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información de
los documentos de archivo y serán responsables de su organización y
conservación, así como de la prestación de los servicios archivísticos).
Artículo 17. Responsabilidad General de los funcionarios de archivo. Los
funcionarios de archivo trabajarán sujetos a los más rigurosos principios de ética
profesional, a lo dispuesto en la Constitución Política de Colombia, especialmente
en lo previsto en su artículo 15, a las leyes y disposiciones que regulen su labor.

20. Actuarán siempre guiados por los valores de una sociedad democrática que les
confía la misión de organizar, conservar y poner al servicio de la comunidad la
documentación de la administración del Estado y aquélla que forme parte del
patrimonio documental de la Nación.
Artículo 18. Capacitación para los funcionarios de Archivo. Las entidades tiene la
obligación de capacitar y actualizar a los funcionarios de archivo en programas y
áreas relacionadas con su labor.