Wissensmanagement-Prozess-Systematik als Taxonomie und Instrument für Planung und Controlling im Wissensmanagement – Aufbau, Positionierung und Anwendungen

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9. KnowTech 2007, 28.-29.11.2008, Frankfurt, www.knowtech.net

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  • 1. Wissensmanagement-Prozess-Systematik als Taxonomie und Instrument für Planung und Controlling im Wissensmanagement – Aufbau, Positionierung und Anwendungen 9. KnowTech 2007, 28.-29.11.2008, Frankfurt, www.knowtech.net Dr. Josef Hofer-Alfeis, Amontis Consulting, josef.hofer-alfeis@amontis.com Klemens Keindl, Core Business Development GmbH, keindl@cbd-berlin.de
  • 2. Siemens CIO ICap Strategy Agenda 1 Was leistet WM? WM-Prozess-Systematik schafft Klarheit 2 Der BITKOM-Leitfaden WM-Prozess-Systematik (WMPS) 3 WMPS als Ordnungsstruktur für WM-Instrumente Conclusions 4 3 WMPS als Prüfinstrument für den WM-Reifegrad Conclusions Dr.-Ing. Josef Hofer-Alfeis, 2007 - 2
  • 3. Wozu kann man die WM-Prozess-Systematik brauchen?  Klarheit – was leistet / ist WM?  gemeinsames Verständnis  Positionierung in allgemeinen Geschäftsprozess-Systemen  WM integrierbar als Prozess  Klärung – was sind WM-Prozesse in anderen wissensorientierten Supportdisziplinen und was sind eigene Tätigkeiten/Instrumente?  bessere Zusammenarbeit  Struktur für WM-Instrumenten-Sammlung ... WM-Best Practice Sammlung  Übersicht und Wiederverwendung  Prüfinstrument für WM-Systeme und -Initiativen  WM-Qualität planen und messen  kein Modell-Katalog für Detailprozesse Dr.-Ing. Josef Hofer-Alfeis, 2007 - 4
  • 4. Prozesse des Mgt. des Intellektuellen Vermögens in einem allgem. Referenz-Prozess-System – Beispiel Siemens AG Intellectual Capital Mngt. Mgt. of  Ideas  Knowledge  Intellectual Property  Standards & Regulations Quelle: Siemens AG Dr.-Ing. Josef Hofer-Alfeis, 2007 - 5
  • 5. Integrationspunkte für WM-Prozesse in der Geschäftsprozess-Landschaft  Ressourcen- und Rollen-Einbindung z.B. Zusammenarbeit mit Personal-, Info-, Prozess-, Organisationsmgt. …  Prozess-Schnittstellen: Anstoß geben z.B. WM  Ideen-/Innovationsmanagement, Mgt. des Geistigen Eigentums, …  Prozess-Schnittstellen: angestoßen werden z.B. Personalmgt.-Prozess  WM-Einführung, Leaving Expert Debriefing, ... z.B. Projektmgt.-Prozess  Team Briefing, Team Debriefing, ...  Input- / Output-Schnittstellen: z.B. WM-Output: Lessons Learned, Best Practice, Expertise (gefunden)  Input in anderen Prozess: z.B. Angebot erstellen, Produktionsmittel planen, … Dr.-Ing. Josef Hofer-Alfeis, 2007 - 6
  • 6. Siemens CIO ICap Strategy Agenda 1 Was leistet WM? WM-Prozess-Systematik schafft Klarheit 2 Der BITKOM-Leitfaden WM-Prozess-Systematik (WMPS) 3 WMPS als Ordnungsstruktur für WM-Instrumente Conclusions 4 3 WMPS als Prüfinstrument für den WM-Reifegrad Conclusions Dr.-Ing. Josef Hofer-Alfeis, 2007 - 7
  • 7. BITKOM WM-Prozess-Systematik zum Herunterladen auch für Nicht- Mitglieder: http://www.bitkom.org/de/publikationen /38337_45785.aspx Dr.-Ing. Josef Hofer-Alfeis, 2007 - 8
  • 8. WM-Prozess-Systematik des BITKOM Ak KEM: Ausschnitt Download: http://www.bitkom.org/de/publikationen/38337_45785.aspx B2.1] Firma A recherchiert alle interessanten Wissensquellen für „Produktionsbetrieb in China betreiben“ (Experten, Wissensnetzwerke und Informationssysteme) und setzt geeignete Benachrichtigungsmaß- nahmen ein, um immer auf dem Laufenden zu sein, wenn etwas Neues zu diesem Thema auftaucht. Je nach Art der Wissensquelle … [zurück zur Prozess-Systematik B2.2] Zu B2.1: Gibt es Prozesse und andere Unterstützung um (fehlendes) Wissen aufzufinden und zu übernehmen (lernen)? s. Detailprozesse Sind sie verständlich und zugänglich für alle, die sie brauchen? [zurück zur Prozess-Systematik B2.2] Dr.-Ing. Josef Hofer-Alfeis, 2007 - 9
  • 9. Die drei Prozessgruppen der BITKOM WM-Prozess- Systematik: WM-Kernprozesse Wissen und WM: Aufgabe (Prozess, Vorgehen, Aktion, …) Haben wir das geschäftskritische Wissen und das richtige WM dafür? Wissen und WM-Systeme strategisch planen und steuern  ja Management Wissen: Haben wir das Wissen dazu in adequater Qualität? Sozio-technisches WM-System: Soll- Haben wir das richtige WM-System? Wissen Falls nein: X nein Ist- Wissensqualität WM-System bereit- Wissen anpassen/verbessern stellen/verbessern Wissensarbeiter WM-Supportorg. Dr.-Ing. Josef Hofer-Alfeis, 2007 - 10
  • 10. Wissensmanagement-Kernprozesse Die drei Prozessgruppen der BITKOM WM-Prozess-Systematik Wissen und WM: Handlung (Prozess, Vorgehen, Aktion, …), Fokussieren wir auf das geschäfts- die Wissen (Fähigkeit zum effektiven Handeln) erfordert kritische Wissen und das richtige WM? Wissen und WM-Systeme strategisch planen und steuern  ja Management Wissen: Haben wir das Wissen dazu in adequater Qualität (Tiefe, Vernetzung, Beschreibung)? Soll- Wissen Sozio-technisches WM-System: Haben wir das richtige WM-System? X nein Ist- Wissensqualität WM-System bereit- Wissen anpassen/verbessern stellen/verbessern Wissensarbeiter WM-Supportorg. Dr.-Ing. Josef Hofer-Alfeis, 2007 - 11
  • 11. WM-Leistungsprozesse: Wissensqualität anpassen/verbessern (1) Spezialisierte „ein-dimensionale“ Vorgehen (verantw.: Wissensarbeiter) Wissenstiefe anpassen/verbessern  neues/tieferes Wissen, z.B.  Einstellung von Experten,  gemeinschaftliches Problemlösen. Wissensverteilung & -vernetzung anpassen/verbessern  organisationales Wissen, z.B.  Konferenz/Transfer-Workshop durchführen,  Informations- und Kommunikations-Dienste betreiben. Wissenskodifizierung anpassen / verbessern  Wissen definiert, strukturiert, beschrieben, z.B.  Wissenskarte erstellen,  Story / Bericht / Leitfaden / Tutorial / Standard / Patentschrift erstellen. Dr.-Ing. Josef Hofer-Alfeis, 2007 - 12
  • 12. WM-Leistungsprozesse: Wissensqualität anpassen/verbessern (2) Umfassende „mehr-dimens.“ Vorgehen (verantw: Wissensarbeiter) Wissen Lokalisieren & Aufnehmen  Wissen in oder außerhalb der Organisation finden und am Bedarfsort bereitstellen (Pull-Ansatz), z.B.  Experten/Community/Kompetenzzentrum über Wissensprofile suchen und Wissen teilen/vernetzen,  Dokumentiertes Wissen suchen, z.B. via Suchmaschinen, und erschließen,  Team / Project Briefing: Wissen recherchieren und im Projektteam aufnehmen. Wissen Erfassen & Transferieren  Wissen in einem Organisationsteil herausarbeiten und an andere weitergeben (Push-Ansatz), z.B.  Projektteam oder Leaving Expert Debriefing und Wissen verteilen/vernetzen,  Training/Schulung aufbauen und durchführen,  Lessons Learned erfassen und verteilen/vernetzen. Dr.-Ing. Josef Hofer-Alfeis, 2007 - 13
  • 13. Detailprozess-Beispiel zu Wissen Erfassen & Transferieren : Leaving Expert Debriefing (LXD) Prozess [nicht in WM-Prozess-Systematik] Leaving *E&K: Expertise & Können Nachfolger Manager Expert LX Moderator andere Beteiligte LXD Workshop mit LX (& Mgr.) vorbereiten Wissensgebieteliste 1 Geschäftskritische E&K*-Gebiete identifizieren, beschreiben &Transferaktionen definieren Wissensportfolio 2 Geschäftskritische Beziehungen & Netzwerke identifizieren, beschreiben, bewerten & Transferaktionen definieren Beziehungskarte 3 Geschäftskritische kodifizierte Wisenswerte identifizieren, beschreiben & Transferaktionen definieren 4 Lessons Learned und Ratschläge erfassen und transferieren Lessons Learned 5 Konsolidieren, priorisieren und Transfervorgehen planen Aktionsliste Transferaktionen umsetzen; Ergebnisse verifizieren und kommunizieren Erfolgsbericht LXD-Prozess institutionalisieren Dr.-Ing. Josef Hofer-Alfeis, 2007 - 14
  • 14. WM-Leistungsprozesse: Wissensqualität anpassen/verbessern (3) Umfassende „mehr-dimens.“ Vorgehen (verantw: Wissensarbeiter) Im Wissensgebiet Vernetzen & Zusammenarbeiten  in einem kontinuierlichen Zusammen- spiel von Pull- und Push-Ansätzen situative Wissensverbesserung erreichen, z.B.  Projektteam / Community of Practice / ad hoc Netzwerk bilden, zusammenarbeiten und von einander lernen,  Frage-Antwort-Bewertungsdialoge aufbauen und situativ Wissen austauschen (z.B. „Urgent Request Process“). Dr.-Ing. Josef Hofer-Alfeis, 2007 - 15
  • 15. WM-Support-Prozesse: WM-Systeme bereitstellen (verantwortlich: WM-Support-Organisation) Organisations- und Führungsaufgaben:  Wissensnetzwerk-Organisation bereitstellen/verbessern,  WM-Prozesse bereitstellen/ verbessern,  Wissens-orientiert Strategie/Kultur/Führungs- system bereitstellen/ verbessern,  WM-Supportorganisation bereitstellen. Strukturaufgaben zu Infrastruktur, Technik und Inhalt:  Wissensmarktplatz (real/virtuell) bereitstellen/verbessern,  Wissens-Inhaltsstrukturen & -Qualitätsdimensionen bereitstellen/ verbessern. Dr.-Ing. Josef Hofer-Alfeis, 2007 - 17
  • 16. WM-Management-Prozesse: Wissen und WM-Systeme strategisch planen und steuern (verantwortlich: Management) Planen: Prio-1  Wissensinhalte bewerten nach Geschäftsrelevanz,  Wissensqualitätsziele setzen,  Wissensverbesserungs-Maßnahmen planen,  WM-System-Verbesserungsmaßnahmen planen. Controlling:  W-Qualität und –Wert messen,  WM-System-Zustand und -Wert messen. Source: Jacobsen C., et al: “The IC RatingTM model by Intellectual Capital Sweden”, Journal of Intellectual Capital, Vol. 6, No. 4, 2005 Dr.-Ing. Josef Hofer-Alfeis, 2007 - 18
  • 17. Siemens CIO ICap Strategy Agenda 1 Was leistet WM? WM-Prozess-Systematik schafft Klarheit 2 Der BITKOM-Leitfaden WM-Prozess-Systematik (WMPS) 3 WMPS als Ordnungsstruktur für WM-Instrumente Conclusions 4 3 WMPS als Prüfinstrument für den WM-Reifegrad Conclusions Dr.-Ing. Josef Hofer-Alfeis, 2007 - 20
  • 18. Beispiel: Themenkarte für die Lösungsbeispiele im „WM-Marktplatz“ des 19. WIMIP-Treffens, Sept. 2007, (nach WM-Prozessen geordnet) Wissensqualität verbessern / anpassen Wissen vertiefen W. verteilen / vernetzen W. kodifizieren / • Bayer MaterialScience AG dokumentieren • Detecon Int. • Festo AG • Siemens Schweiz AG / SBT • Schaeffler Group Wissen lokalisieren und lernen • Bayer MaterialScience AG • Detecon International GmbH • Siemens Schweiz AG, SBT Wissen erfassen und verteilen • Detecon Int. GmbH • Fraunhofer-Gesellschaft e.V. • Münchner Rück • Schaeffler Group Im Wissensgebiet vernetzen und zusammenarbeiten • Fraunhofer-Gesellschaft e.V. • Festo AG • Münchner Rück • Schaeffler Group sozio-techn. WM-System bereitstellen Wissen & WM planen und überwachen • Siemens AG / Corporate Technology • Detecon International GmbH • WIMIP • WIMIP Dr.-Ing. Josef Hofer-Alfeis, 2007 - 21
  • 19. Postionierung von WM als Meta-Disziplin mit seinen Partnerdisziplinen: Prozess-Unterschiede und -Gemeinsamkeiten WM-Prozesse: WM-Prozesse: Q.-Wissen erfassen und verteilen: Personalentwicklung Kompetenz aufbauen, Lesson Learnt … Best QM Practice spezifischer Prozess: vertiefen,… Transfer, …; In Q-Zirkel vernetzen & MA gewinnen – halten W. kodifizieren & ver- zus.arbeiten, … – heraus-trennen teilen via Training, … Qualitätsmgt. KM spez. Prozess: WM-Prozesse: Qualität bewirken, Prozesswissen erfassen und steuern und transferieren; … Best Pract. Shrg. überwachen Process Mgt. Prozesswissen über Wissens- spez. Prozess: vernetzung und ZusArbeit Prozess anstoßen – entwickeln, erfassen, … steuern – (kollab. Modellieren…) WM-Prozesse: überwachen W. kodifizieren = definieren strukturieren, dokumentieren, … Informationsmgt. W. verteilen und vernetzen = spez. Prozess: sammeln, bereitstellen, verteilen, … Information W. Lokalisieren & … = suchen, … verarbeiten Dr.-Ing. Josef Hofer-Alfeis, 2007 - 22
  • 20. Siemens CIO ICap Strategy Agenda 1 Was leistet WM? WM-Prozess-Systematik schafft Klarheit 2 Der BITKOM-Leitfaden WM-Prozess-Systematik (WMPS) 3 WMPS als Ordnungsstruktur für WM-Instrumente Conclusions 4 3 WMPS als Prüfinstrument für den WM-Reifegrad Conclusions Dr.-Ing. Josef Hofer-Alfeis, 2007 - 23
  • 21. Beispiel zum Problemkreis vieler Netzwerke: das „Virtuelle Aktionstal“ – Beispiel WIMIP (WM in der Praxis) Mitglieder-Aktivitäten in WM-Prozessen Vor-Ort-Akti- vitätengipfel Virtuelles Aktionstal Zeit Frühjahrs-Meeting Herbst-Meeting Dr.-Ing. Josef Hofer-Alfeis, 2007 - 26
  • 22. potentielle WM-Defizite und Verbesserungspoten- tiale aus WM-Prozessanalyse: Beispiel WIMIP  Wissens-Schmerzpunkte identifizieren &  Realtime Collaboration, z.B. via Instant W & WM Panen Abhilfe planen Messaging, Teamräume / Workspaces,  Wissensbilanz analysieren & nutzen  Probebetrieb für ein interessantesThema? sozio-techn. WM-System bereitstellen Maßnahmen ableiten  Urgent Request Process / Community- Umfrage (Frage-Antwort-Bewertung  Lernprojekte durchführen; kollaboratives austauschen) einrichten Modellieren von Problemlösungen – zB. Thema XING-Policy ?  Adhoc-Community-Bildung, z.B. mit Wissensqualität verbessern  moderierte virtuelle Diskussion/JAM Weblog-Vernertzung, Unconferencing, ? durchführen  Temporäres oder permanentes  Wissens-Lokalisierungs-System und Incentive- / Preise- / Ehrungen-System Lernprozesse betreiben einrichten, z.B. Best Practice / Netizen / Success Story of the year, ... ?  Umfragen/Polling durchführen – zB. nächstes Treffen-Programm ?  WIKI-Lösungen einführen und bereitstellen  Kollab. Arbeiten:  Lessons Learned erfassen und „WMIPEDIA“ ? transferieren  Best Practice Sharing and Replication Dr.-Ing. Josef Hofer-Alfeis, 2007 - 27
  • 23. Kontakt Dr.-Ing. Josef Hofer-Alfeis Unternehmensberater für Wissens- & Innovationsmanagement Integriertes Management des Intellektuellen Vermögens - Kompetenzen | Vernetzung | Information | Ideen | Patente | Standards Post: Josef-Sterr-Str. 4, 81377 München T +49 89 85661623 F +49 6221 141693 M +49 173 9775943 Email josef.hofer-alfeis@amontis.com Skype JHofer-Alfeis del.icio.us http://del.icio.us/HoferAlfeisJ Partner Competence Center Knowledge | Innovation | Intellectual Capital Management Amontis Consulting AG Kurfürsten Anlage 34 D-69115 Heidelberg Germany www.amontis.com Dr.-Ing. Josef Hofer-Alfeis, 2007 - 28
  • 24. Weitere Quellen zum Thema Aktuelle Publikationen: www.amontis.com  Publikationen  Mngt des Intellekt. Vermögens Beiträge in Büchern und andere Veröffentlichungen:  Hofer-Alfeis, J., Keindl, K. und BITKOM Ak KEM: BITKOM Leitfaden WM-Prozess-Systematik, 2007, (auch für Nicht-Mitglieder): http://www.bitkom.org/de/publikationen/38337_45785.aspx  Hofer-Alfeis, J.: Wissensmanagement im prozess-orientierten Unternehmen: Ist Prozessmanagement das pragmatischere Wissensmanagement? Beitrag in: KnowTech Konferenzband 2006, „Mit Wissensmanagement besser im Wettbewerb!“ München, 25.-26. Oktober 2006, www.knowtech.net  Contibutions to special edition “Wissen managen” of “Mensch & Büro”, Ausgabe 3, 2006; www.office-work.net  Hofer-Alfeis, J.: Mehrwert und Zukunft von Wissensmanagement liegen im trans-disziplinären Vorgehen. In: KnowTech Konferenzband 2005, BITKOM, www.knowtech.net  Hofer-Alfeis, J.: Effective Integration of Knowledge Management into the Business Starts with a Top-down Knowledge Strategy. Journal of Universal Computer Science, vol. 9, no. 7 (2003), 719-728  Deking, I, Management des Intellectual Capital, Gabler Verlag, 2003  T. Davenport, G. Probst (eds): Siemens KM Case Book, 2nd edition, Wiley/Publicis, 2002  M. Bellmann, et al (Hrsg): Praxishandbuch Wissensmanagement, Symposion, 2002  C. W. Holsapple (ed.): Handbook on KM, Springer, 2002, pp. 443-466 Empfohlene Links für Wissensmanagement: Bücher: www.knowledgebusiness.com • Boisot, Max H.: Managing Knowledge Assets – Securing competitive advantage in the www.wimip.de information economy. New York: Oxford University Press, 1998, www.knowledgeboard.com • Knowledge Management in Organisations: a critical introduction – Nov 2004 Donald Hislop, ISBN: 0199262063 www.cibit.com/site-en.nsf/p/-News • Learning to fly: practical knowledge management from leading and learning organisations – www.APQC.org Nov 2004, Chris Collison, Geoff Parcell, ISBN: 1841125091 www.eknowledgecenter.com • Working knowledge: how organisations manage what they know – 2000 Thomas H. http://www.hrm-auer.ch Davenport, Laurence Prusak, ISBN: 1578513015 Dr.-Ing. Josef Hofer-Alfeis, 2007 - 29
  • 25. Dr.-Ing. Josef Hofer-Alfeis: Beratungsangebot zum Wissens- management und Management des Intellektuellen Vermögens  Moderierte Wissensstrategie-Definition durch Managementteams, ggf. erweitert auf eine integrierte Strategie für das gesamte Intellektuelle Vermögen  Unterstützung bei Strategie-Umsetzung und effektivem Controlling, z.B. über geeignete Organisations- und Projektstrukturen, Messungen oder eine Wissensbilanz  Analyse und Verbesserung von WM- und Ideen-/Innovationsmanagement- Prozessen und -Systemen  Integration von WM und Innovationsmanagement mit bestehenden Geschäftsprozess-Management-Ansätzen  Integration von bewährten Wissensmanagement - und Ideenmanagement- Instrumenten in das bestehende Projektmanagement  Einsatzunterstützung bei Detail-Instrumenten, z.B. Debriefings ausscheidender Experten oder Teams, Community-Auf- und -Ausbau, JAM-Moderation, ... Dr.-Ing. Josef Hofer-Alfeis, 2007 - 30