Vortrag auf der 9. KnowTech 2007, 28.-29.11.2008, Frankfurt, www.knowtech.net

1. Wissensmanagement-Prozess-Systematik
als Taxonomie und Instrument für Planung
und Controlling im Wissensmanagement –
Aufbau, Positionierung und Anwendungen
9. KnowTech 2007, 28.-29.11.2008, Frankfurt, www.knowtech.net
Dr. Josef Hofer-Alfeis, Amontis Consulting, josef.hofer-alfeis@amontis.com
Klemens Keindl, Core Business Development GmbH, keindl@cbd-berlin.de

2. Siemens CIO ICap Strategy
Agenda
1 Was leistet WM? WM-Prozess-Systematik schafft Klarheit
2 Der BITKOM-Leitfaden WM-Prozess-Systematik (WMPS)
3 WMPS als Ordnungsstruktur für WM-Instrumente
Conclusions
4
3 WMPS als Prüfinstrument für den WM-Reifegrad
Conclusions
Dr.-Ing. Josef Hofer-Alfeis, 2007 - 2

3. Wozu kann man die WM-Prozess-Systematik brauchen?
 Klarheit – was leistet / ist WM?  gemeinsames Verständnis
 Positionierung in allgemeinen Geschäftsprozess-Systemen
 WM integrierbar als Prozess
 Klärung – was sind WM-Prozesse in anderen wissensorientierten
Supportdisziplinen und was sind eigene Tätigkeiten/Instrumente?
 bessere Zusammenarbeit
 Struktur für WM-Instrumenten-Sammlung ... WM-Best Practice Sammlung
 Übersicht und Wiederverwendung
 Prüfinstrument für WM-Systeme und -Initiativen
 WM-Qualität planen und messen
 kein Modell-Katalog für Detailprozesse
Dr.-Ing. Josef Hofer-Alfeis, 2007 - 4

4. Prozesse des Mgt. des Intellektuellen Vermögens in einem
allgem. Referenz-Prozess-System – Beispiel Siemens AG
Intellectual
Capital Mngt.
Mgt. of
 Ideas
 Knowledge
 Intellectual
Property
 Standards &
Regulations
Quelle: Siemens AG
Dr.-Ing. Josef Hofer-Alfeis, 2007 - 5

5. Integrationspunkte für WM-Prozesse in der
Geschäftsprozess-Landschaft
 Ressourcen- und Rollen-Einbindung
z.B. Zusammenarbeit mit Personal-, Info-, Prozess-, Organisationsmgt. …
 Prozess-Schnittstellen: Anstoß geben
z.B. WM  Ideen-/Innovationsmanagement, Mgt. des Geistigen Eigentums, …
 Prozess-Schnittstellen: angestoßen werden
z.B. Personalmgt.-Prozess  WM-Einführung, Leaving Expert Debriefing, ...
z.B. Projektmgt.-Prozess  Team Briefing, Team Debriefing, ...
 Input- / Output-Schnittstellen:
z.B. WM-Output: Lessons Learned, Best Practice, Expertise (gefunden)
 Input in anderen Prozess: z.B. Angebot erstellen, Produktionsmittel planen, …
Dr.-Ing. Josef Hofer-Alfeis, 2007 - 6

6. Siemens CIO ICap Strategy
Agenda
1 Was leistet WM? WM-Prozess-Systematik schafft Klarheit
2 Der BITKOM-Leitfaden WM-Prozess-Systematik (WMPS)
3 WMPS als Ordnungsstruktur für WM-Instrumente
Conclusions
4
3 WMPS als Prüfinstrument für den WM-Reifegrad
Conclusions
Dr.-Ing. Josef Hofer-Alfeis, 2007 - 7

7. BITKOM
WM-Prozess-Systematik
zum Herunterladen auch für Nicht-
Mitglieder:
http://www.bitkom.org/de/publikationen
/38337_45785.aspx
Dr.-Ing. Josef Hofer-Alfeis, 2007 - 8

8. WM-Prozess-Systematik des BITKOM Ak KEM: Ausschnitt
Download: http://www.bitkom.org/de/publikationen/38337_45785.aspx
B2.1] Firma A recherchiert alle
interessanten Wissensquellen
für „Produktionsbetrieb in
China betreiben“ (Experten,
Wissensnetzwerke und
Informationssysteme) und
setzt geeignete
Benachrichtigungsmaß-
nahmen ein, um immer auf
dem Laufenden zu sein, wenn
etwas Neues zu diesem
Thema auftaucht. Je nach Art
der Wissensquelle …
[zurück zur Prozess-Systematik B2.2]
Zu B2.1: Gibt es Prozesse und
andere Unterstützung um
(fehlendes) Wissen
aufzufinden und zu
übernehmen (lernen)?
s. Detailprozesse
Sind sie verständlich und
zugänglich für alle, die sie
brauchen?
[zurück zur Prozess-Systematik B2.2]
Dr.-Ing. Josef Hofer-Alfeis, 2007 - 9

9. Die drei Prozessgruppen der BITKOM WM-Prozess-
Systematik: WM-Kernprozesse
Wissen und WM:
Aufgabe (Prozess, Vorgehen, Aktion, …)
Haben wir das geschäftskritische
Wissen und das richtige WM dafür?
Wissen und WM-Systeme
strategisch planen und steuern  ja
Management Wissen:
Haben wir das Wissen dazu
in adequater Qualität?
Sozio-technisches WM-System: Soll-
Haben wir das richtige WM-System? Wissen
Falls nein: X nein
Ist-
Wissensqualität
WM-System bereit- Wissen
anpassen/verbessern
stellen/verbessern
Wissensarbeiter
WM-Supportorg.
Dr.-Ing. Josef Hofer-Alfeis, 2007 - 10

10. Wissensmanagement-Kernprozesse
Die drei Prozessgruppen der BITKOM WM-Prozess-Systematik
Wissen und WM: Handlung (Prozess, Vorgehen, Aktion, …),
Fokussieren wir auf das geschäfts- die Wissen (Fähigkeit zum effektiven Handeln) erfordert
kritische Wissen und das richtige WM?
Wissen und WM-Systeme
strategisch planen und steuern  ja
Management Wissen:
Haben wir das Wissen dazu in
adequater Qualität (Tiefe, Vernetzung,
Beschreibung)? Soll-
Wissen
Sozio-technisches WM-System:
Haben wir das richtige WM-System? X nein
Ist-
Wissensqualität
WM-System bereit- Wissen
anpassen/verbessern
stellen/verbessern
Wissensarbeiter
WM-Supportorg.
Dr.-Ing. Josef Hofer-Alfeis, 2007 - 11

11. WM-Leistungsprozesse: Wissensqualität anpassen/verbessern (1)
Spezialisierte „ein-dimensionale“ Vorgehen (verantw.: Wissensarbeiter)
Wissenstiefe anpassen/verbessern  neues/tieferes Wissen, z.B.
 Einstellung von Experten,
 gemeinschaftliches Problemlösen.
Wissensverteilung & -vernetzung anpassen/verbessern  organisationales Wissen, z.B.
 Konferenz/Transfer-Workshop durchführen,
 Informations- und Kommunikations-Dienste betreiben.
Wissenskodifizierung anpassen / verbessern  Wissen definiert, strukturiert, beschrieben, z.B.
 Wissenskarte erstellen,
 Story / Bericht / Leitfaden / Tutorial / Standard / Patentschrift erstellen.
Dr.-Ing. Josef Hofer-Alfeis, 2007 - 12

12. WM-Leistungsprozesse: Wissensqualität anpassen/verbessern (2)
Umfassende „mehr-dimens.“ Vorgehen (verantw: Wissensarbeiter)
Wissen Lokalisieren & Aufnehmen  Wissen in oder außerhalb der Organisation finden
und am Bedarfsort bereitstellen (Pull-Ansatz), z.B.
 Experten/Community/Kompetenzzentrum über Wissensprofile suchen und Wissen
teilen/vernetzen,
 Dokumentiertes Wissen suchen, z.B. via Suchmaschinen, und erschließen,
 Team / Project Briefing: Wissen recherchieren und im Projektteam aufnehmen.
Wissen Erfassen & Transferieren  Wissen in einem Organisationsteil herausarbeiten und
an andere weitergeben (Push-Ansatz), z.B.
 Projektteam oder Leaving Expert Debriefing und Wissen verteilen/vernetzen,
 Training/Schulung aufbauen und durchführen,
 Lessons Learned erfassen und verteilen/vernetzen.
Dr.-Ing. Josef Hofer-Alfeis, 2007 - 13

13. Detailprozess-Beispiel zu Wissen Erfassen & Transferieren :
Leaving Expert Debriefing (LXD) Prozess [nicht in WM-Prozess-Systematik]
Leaving *E&K: Expertise & Können
Nachfolger Manager
Expert LX Moderator andere
Beteiligte
LXD Workshop mit LX (& Mgr.) vorbereiten Wissensgebieteliste
1 Geschäftskritische E&K*-Gebiete identifizieren, beschreiben
&Transferaktionen definieren Wissensportfolio
2 Geschäftskritische Beziehungen & Netzwerke identifizieren,
beschreiben, bewerten & Transferaktionen definieren Beziehungskarte
3 Geschäftskritische kodifizierte Wisenswerte identifizieren,
beschreiben & Transferaktionen definieren
4 Lessons Learned und Ratschläge erfassen und transferieren Lessons Learned
5 Konsolidieren, priorisieren und Transfervorgehen planen
Aktionsliste
Transferaktionen umsetzen;
Ergebnisse verifizieren und kommunizieren Erfolgsbericht
LXD-Prozess institutionalisieren
Dr.-Ing. Josef Hofer-Alfeis, 2007 - 14

14. WM-Leistungsprozesse: Wissensqualität anpassen/verbessern (3)
Umfassende „mehr-dimens.“ Vorgehen (verantw: Wissensarbeiter)
Im Wissensgebiet Vernetzen & Zusammenarbeiten  in einem kontinuierlichen Zusammen-
spiel von Pull- und Push-Ansätzen situative Wissensverbesserung erreichen, z.B.
 Projektteam / Community of Practice / ad hoc Netzwerk bilden, zusammenarbeiten und von
einander lernen,
 Frage-Antwort-Bewertungsdialoge aufbauen und situativ Wissen austauschen (z.B. „Urgent
Request Process“).
Dr.-Ing. Josef Hofer-Alfeis, 2007 - 15

15. WM-Support-Prozesse: WM-Systeme bereitstellen
(verantwortlich: WM-Support-Organisation)
Organisations- und Führungsaufgaben:
 Wissensnetzwerk-Organisation
bereitstellen/verbessern,
 WM-Prozesse bereitstellen/ verbessern,
 Wissens-orientiert Strategie/Kultur/Führungs-
system bereitstellen/ verbessern,
 WM-Supportorganisation bereitstellen.
Strukturaufgaben zu Infrastruktur, Technik und Inhalt:
 Wissensmarktplatz (real/virtuell) bereitstellen/verbessern,
 Wissens-Inhaltsstrukturen & -Qualitätsdimensionen bereitstellen/ verbessern.
Dr.-Ing. Josef Hofer-Alfeis, 2007 - 17

16. WM-Management-Prozesse: Wissen und WM-Systeme strategisch
planen und steuern (verantwortlich: Management)
Planen: Prio-1
 Wissensinhalte bewerten nach Geschäftsrelevanz,
 Wissensqualitätsziele setzen,
 Wissensverbesserungs-Maßnahmen planen,
 WM-System-Verbesserungsmaßnahmen planen.
Controlling:
 W-Qualität und –Wert messen,
 WM-System-Zustand und -Wert messen.
Source: Jacobsen C., et al: “The IC RatingTM model by
Intellectual Capital Sweden”,
Journal of Intellectual Capital, Vol. 6, No. 4, 2005
Dr.-Ing. Josef Hofer-Alfeis, 2007 - 18

17. Siemens CIO ICap Strategy
Agenda
1 Was leistet WM? WM-Prozess-Systematik schafft Klarheit
2 Der BITKOM-Leitfaden WM-Prozess-Systematik (WMPS)
3 WMPS als Ordnungsstruktur für WM-Instrumente
Conclusions
4
3 WMPS als Prüfinstrument für den WM-Reifegrad
Conclusions
Dr.-Ing. Josef Hofer-Alfeis, 2007 - 20

18. Beispiel: Themenkarte für die Lösungsbeispiele im „WM-Marktplatz“
des 19. WIMIP-Treffens, Sept. 2007, (nach WM-Prozessen geordnet)
Wissensqualität verbessern / anpassen
Wissen vertiefen W. verteilen / vernetzen W. kodifizieren /
• Bayer MaterialScience AG dokumentieren
• Detecon Int. • Festo AG
• Siemens Schweiz AG / SBT
• Schaeffler Group
Wissen lokalisieren und lernen
• Bayer MaterialScience AG • Detecon International GmbH • Siemens Schweiz AG, SBT
Wissen erfassen und verteilen
• Detecon Int. GmbH • Fraunhofer-Gesellschaft e.V. • Münchner Rück • Schaeffler Group
Im Wissensgebiet vernetzen und zusammenarbeiten
• Fraunhofer-Gesellschaft e.V. • Festo AG • Münchner Rück • Schaeffler Group
sozio-techn. WM-System bereitstellen Wissen & WM planen und überwachen
• Siemens AG / Corporate Technology • Detecon International GmbH
• WIMIP • WIMIP
Dr.-Ing. Josef Hofer-Alfeis, 2007 - 21

19. Postionierung von WM als Meta-Disziplin mit seinen
Partnerdisziplinen: Prozess-Unterschiede und -Gemeinsamkeiten
WM-Prozesse:
WM-Prozesse: Q.-Wissen erfassen und verteilen:
Personalentwicklung Kompetenz aufbauen, Lesson Learnt … Best QM Practice
spezifischer Prozess: vertiefen,… Transfer, …; In Q-Zirkel vernetzen &
MA gewinnen – halten W. kodifizieren & ver- zus.arbeiten, …
– heraus-trennen teilen via Training, …
Qualitätsmgt.
KM spez. Prozess:
WM-Prozesse: Qualität bewirken,
Prozesswissen erfassen und steuern und
transferieren; … Best Pract. Shrg. überwachen
Process Mgt.
Prozesswissen über Wissens-
spez. Prozess:
vernetzung und ZusArbeit
Prozess anstoßen –
entwickeln, erfassen, …
steuern –
(kollab. Modellieren…) WM-Prozesse:
überwachen
W. kodifizieren = definieren
strukturieren, dokumentieren, …
Informationsmgt. W. verteilen und vernetzen =
spez. Prozess: sammeln, bereitstellen, verteilen, …
Information W. Lokalisieren & … = suchen, …
verarbeiten
Dr.-Ing. Josef Hofer-Alfeis, 2007 - 22

20. Siemens CIO ICap Strategy
Agenda
1 Was leistet WM? WM-Prozess-Systematik schafft Klarheit
2 Der BITKOM-Leitfaden WM-Prozess-Systematik (WMPS)
3 WMPS als Ordnungsstruktur für WM-Instrumente
Conclusions
4
3 WMPS als Prüfinstrument für den WM-Reifegrad
Conclusions
Dr.-Ing. Josef Hofer-Alfeis, 2007 - 23

21. Beispiel zum Problemkreis vieler Netzwerke: das
„Virtuelle Aktionstal“ – Beispiel WIMIP (WM in der Praxis)
Mitglieder-Aktivitäten
in WM-Prozessen
Vor-Ort-Akti-
vitätengipfel
Virtuelles Aktionstal
Zeit
Frühjahrs-Meeting Herbst-Meeting
Dr.-Ing. Josef Hofer-Alfeis, 2007 - 26

22. potentielle WM-Defizite und Verbesserungspoten-
tiale aus WM-Prozessanalyse: Beispiel WIMIP
 Wissens-Schmerzpunkte identifizieren &  Realtime Collaboration, z.B. via Instant
W & WM Panen
Abhilfe planen Messaging, Teamräume / Workspaces,
 Wissensbilanz analysieren & nutzen  Probebetrieb für ein
interessantesThema?
sozio-techn. WM-System bereitstellen
Maßnahmen ableiten
 Urgent Request Process / Community-
Umfrage (Frage-Antwort-Bewertung
 Lernprojekte durchführen; kollaboratives
austauschen) einrichten
Modellieren von Problemlösungen – zB.
Thema XING-Policy ?  Adhoc-Community-Bildung, z.B. mit
Wissensqualität verbessern
 moderierte virtuelle Diskussion/JAM Weblog-Vernertzung, Unconferencing, ?
durchführen  Temporäres oder permanentes
 Wissens-Lokalisierungs-System und Incentive- / Preise- / Ehrungen-System
Lernprozesse betreiben einrichten, z.B. Best Practice / Netizen /
Success Story of the year, ... ?
 Umfragen/Polling durchführen – zB.
nächstes Treffen-Programm ?
 WIKI-Lösungen einführen und
bereitstellen  Kollab. Arbeiten:
 Lessons Learned erfassen und „WMIPEDIA“ ?
transferieren
 Best Practice Sharing and Replication
Dr.-Ing. Josef Hofer-Alfeis, 2007 - 27

23. Kontakt
Dr.-Ing. Josef Hofer-Alfeis
Unternehmensberater für Wissens- & Innovationsmanagement
Integriertes Management des Intellektuellen Vermögens -
Kompetenzen | Vernetzung | Information | Ideen | Patente | Standards
Post: Josef-Sterr-Str. 4, 81377 München
T +49 89 85661623
F +49 6221 141693
M +49 173 9775943
Email josef.hofer-alfeis@amontis.com
Skype JHofer-Alfeis
del.icio.us http://del.icio.us/HoferAlfeisJ
Partner
Competence Center Knowledge | Innovation | Intellectual Capital
Management
Amontis Consulting AG
Kurfürsten Anlage 34
D-69115 Heidelberg
Germany
www.amontis.com
Dr.-Ing. Josef Hofer-Alfeis, 2007 - 28

24. Weitere Quellen zum Thema
Aktuelle Publikationen:
www.amontis.com  Publikationen  Mngt des Intellekt. Vermögens
Beiträge in Büchern und andere Veröffentlichungen:
 Hofer-Alfeis, J., Keindl, K. und BITKOM Ak KEM: BITKOM Leitfaden WM-Prozess-Systematik, 2007, (auch für Nicht-Mitglieder):
http://www.bitkom.org/de/publikationen/38337_45785.aspx
 Hofer-Alfeis, J.: Wissensmanagement im prozess-orientierten Unternehmen: Ist Prozessmanagement das
pragmatischere Wissensmanagement? Beitrag in: KnowTech Konferenzband 2006, „Mit Wissensmanagement
besser im Wettbewerb!“ München, 25.-26. Oktober 2006, www.knowtech.net
 Contibutions to special edition “Wissen managen” of “Mensch & Büro”, Ausgabe 3, 2006; www.office-work.net
 Hofer-Alfeis, J.: Mehrwert und Zukunft von Wissensmanagement liegen im trans-disziplinären Vorgehen.
In: KnowTech Konferenzband 2005, BITKOM, www.knowtech.net
 Hofer-Alfeis, J.: Effective Integration of Knowledge Management into the Business Starts with a Top-down
Knowledge Strategy. Journal of Universal Computer Science, vol. 9, no. 7 (2003), 719-728
 Deking, I, Management des Intellectual Capital, Gabler Verlag, 2003
 T. Davenport, G. Probst (eds): Siemens KM Case Book, 2nd edition, Wiley/Publicis, 2002
 M. Bellmann, et al (Hrsg): Praxishandbuch Wissensmanagement, Symposion, 2002
 C. W. Holsapple (ed.): Handbook on KM, Springer, 2002, pp. 443-466
Empfohlene Links für Wissensmanagement: Bücher:
www.knowledgebusiness.com • Boisot, Max H.: Managing Knowledge Assets – Securing competitive advantage in the
www.wimip.de information economy. New York: Oxford University Press, 1998,
www.knowledgeboard.com • Knowledge Management in Organisations: a critical introduction – Nov 2004 Donald Hislop,
ISBN: 0199262063
www.cibit.com/site-en.nsf/p/-News
• Learning to fly: practical knowledge management from leading and learning organisations –
www.APQC.org Nov 2004, Chris Collison, Geoff Parcell, ISBN: 1841125091
www.eknowledgecenter.com • Working knowledge: how organisations manage what they know – 2000 Thomas H.
http://www.hrm-auer.ch Davenport, Laurence Prusak, ISBN: 1578513015
Dr.-Ing. Josef Hofer-Alfeis, 2007 - 29

25. Dr.-Ing. Josef Hofer-Alfeis: Beratungsangebot zum Wissens-
management und Management des Intellektuellen Vermögens
 Moderierte Wissensstrategie-Definition durch Managementteams, ggf. erweitert
auf eine integrierte Strategie für das gesamte Intellektuelle Vermögen
 Unterstützung bei Strategie-Umsetzung und effektivem Controlling, z.B. über
geeignete Organisations- und Projektstrukturen, Messungen oder eine
Wissensbilanz
 Analyse und Verbesserung von WM- und Ideen-/Innovationsmanagement-
Prozessen und -Systemen
 Integration von WM und Innovationsmanagement mit bestehenden
Geschäftsprozess-Management-Ansätzen
 Integration von bewährten Wissensmanagement - und Ideenmanagement-
Instrumenten in das bestehende Projektmanagement
 Einsatzunterstützung bei Detail-Instrumenten, z.B. Debriefings ausscheidender
Experten oder Teams, Community-Auf- und -Ausbau, JAM-Moderation, ...
Dr.-Ing. Josef Hofer-Alfeis, 2007 - 30