Wissensmanagement-Zustands- und Bedarfsanalyse
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Wissensmanagement-Zustands- und Bedarfsanalyse

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Präsentation beim gfwm-KnowledgeCamp in Passau 2010

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  • 1. Wissensmanagement-Ist-/Soll-Analyse Was braucht die Firma/Organisation, was kann sie schon und was läuft organisationsabhängig sehr unterschiedlich? Oder: Wie bekomme ich die Schlüsselpersonen der Organisation ins WM-Boot? KnowledgeCamp, Passau, 8.-9.10.2010 Dr.-Ing. Josef Hofer-Alfeis Unternehmensberater für Wissens- & Innovationsmanagement Integriertes Management des Intellektuellen Vermögens Kompetenzen | Vernetzung | Information | Ideen | Patente | Standards Partner, Amontis Consulting, josef.hofer-alfeis@amontis.com Design: Ron Hofer
  • 2. Siemens CIO ICap Strategy Agenda 1 Wissen … Wissensmanagement 2 Analyse- und Gestaltungs-Instrument für die AnwenderOrganisation: WM-Gestaltungsgespräche 3 Diskussion – andere Instrumente und Erfahrungen Dr.-Ing. Josef Hofer-Alfeis © 2010 - 2
  • 3. Rohstoff und Ressource „Wissen“ – umfassend betrachtet im Wissensmanagement (WM) Kunden, Lieferanten, Partner, ... die Welt Beziehungen ... Wissen Unternehmen Ideen / Innovationspotentiale Wissen • individuelle Kompetenzen Patente ... • organisationale Fähigkeiten Standards, Vorschriften ... • Wissen in Information anderer gleichwertiger Begriff: „Intellektuelles Vermögen“ Dr.-Ing. Josef Hofer-Alfeis © 2010 - 3
  • 4. Rohstoff und Ressource „Wissen“ – umfassend betrachtet im Wissensmanagement (WM) Kunden, Lieferanten, Partner, ... die Welt Beziehungen ... Wissen Unternehmen Ideen / Innovationspotentiale WM-Partner: Personalentwicklung / Talentmanagement, „Lernen/Training“ … Wissen • individuelle Kompetenzen Patente ... • organisationale Fähigkeiten Standards, Vorschriften ... weitere WM-Partner Dr.-Ing. Josef Hofer-Alfeis © 2010 - 4 • Wissen in Information WM-Partner: Informationsmgt., Kommunikation, QM …, Informationsdienste, … WM-Partner: Organisationsentwicklung, Prozessmgt., QM. … „Kollaborationsmgt.“
  • 5. Gesamtsicht: Wissensgebiete und Wissensträger – vernetztes Wissen – WM-Maßnahmen Gesamtwissen des Unternehmens in geschäftsrelevanten Wissensgebieten Wissensgebiete Quality mgt., Risk Mgt., … Wissensgebiet Service XX bereitstellen Wissensgebiet PLM Wissensgebiet CRM zirkuliert spezifisch in Wissensträgern Individuum Organisation Dr.-Ing. Josef Hofer-Alfeis © 2010 - 5 Information vernetztes Wissen ...
  • 6. Gesamtsicht: Wissensgebiete und Wissensträger – vernetztes Wissen – WM-Maßnahmen Wissen in geschäftsrelevanten Wissensgebieten Wissensgebiete Quality mgt., Risk Mgt., … Wissensgebiet Service XX bereitstellen Wissensgebiet PLM Wissensgebiet CRM ... zirkuliert spezifisch in Wissensträgern einzelne Wissensträger mit unterschiedlicher Wissensqualität: • Wissenstiefe • W-Verteilung & -Vernetzung • Wissenskodifizierung – Handlungsbedarf? Dr.-Ing. Josef Hofer-Alfeis © 2010 - 6 Individuum Organisation Information Wissensvernetzung
  • 7. Gesamtsicht: Wissensgebiete und Wissensträger – vernetztes Wissen – WM-Maßnahmen Wissen in geschäftsrelevanten Wissensgebieten Wissensgebiete Quality mgt., Risk Mgt., … Wissensgebiet Service XX bereitstellen Fach-ExpertenAufgabe Wissensgebiet PLM Wissensgebiet CRM zirkuliert spezifisch in Wissensträgern Fachwissens-Maßnahmen für spezifisches Wissensgebiet Individuum allgemeine WM-Maßnahmen für jedes Wissensgebiet WM-TeamAufgabe Dr.-Ing. Josef Hofer-Alfeis © 2010 - 7 ... strateg. Steuerung, Ressourcen, Mgt.-Energie ManagementAufgabe Organisation Information
  • 8. BITKOM-Leitfaden WM-Prozess-Systematik zum kostenfreien Herunterladen auch für Nicht-Mitglieder: http://www.bitkom.org/de/publikationen/54 938_61676.aspx 1. Auflage am 5. Mai 2007 ins Web gestellt. Statistik Mai 2010: Downloads: ca. 2000 seit Nov. 09: vollständig überarbeitete Neuauflage >225 WM-Prozesse (Instrumente/Tools/…) Dr.-Ing. Josef Hofer-Alfeis © 2010 - 8
  • 9. Wissensmanagement-(WM)-Kernprozesse Die drei Prozessgruppen der BITKOM WM-Prozess-Systematik Wissen und WM: Fokussieren wir auf das geschäftskritische Wissen und das richtige WM? Handlung (Prozess, Vorgehen, Aktion, …), die Wissen (Befähigung zum effektiven Handeln) erfordert  ja Wissen und WM-Systeme strategisch planen und steuern Management Wissen: Haben wir das Wissen dazu in adequater Qualität (Tiefe, Vernetzung, Beschreibung)? Sozio-technisches WM-System: Haben wir das richtige WM-System? WM-System bereitstellen/verbessern SollWissen X nein IstWissen Wissensqualität anpassen/verbessern Wissensarbeiter WM-Supportorg. Dr.-Ing. Josef Hofer-Alfeis © 2010 - 9 WM-System
  • 10. WM-Detailprozesse für Wissensqualität verbessern : Instrumente für alle Wissensarbeiter • vertiefen • kodifizieren • verteilen & vernetzen • lokalisieren & aufnehmen • erfassen & transferieren • In W-Gebiet vernetzen & zus.arbeiten Dr.-Ing. Josef Hofer-Alfeis © 2010 - 10 mehr-dimensional Wissen ein-dimensional Wissensqualität verbessern:
  • 11. Siemens CIO ICap Strategy Agenda 1 Wissen … Wissensmanagement 2 Analyse- und Gestaltungs-Instrument für die AnwenderOrganisation: WM-Gestaltungsgespräche 3 Diskussion – andere Instrumente und Erfahrungen Dr.-Ing. Josef Hofer-Alfeis © 2010 - 11
  • 12. Vorgehen mit Gestaltungsgesprächen  Interviews á 2,5 Stunden  6 - 10 Interview-Partner aus verschiedenen Organisationsteilen und Hierarchie-Ebenen  Fragen und Diskussion zu relevanten Wissensmanagement (WM)-Instrumenten in der Firma  Nicht nur Analyse – gleichzeitig intensive Kommunikation für gemeinsames Verständnis von WM und Reflektion der Notwendigkeit und Möglichkeiten Dr.-Ing. Josef Hofer-Alfeis © 2010 - 12
  • 13. WM-Zustands-/Bedarfs-Analyse über Gestaltungsgespräche mit Schlüsselpersonen Bedeu -tung Leis-tung • Experten | Team/Netzwerk | Dokument/Information erschließen sehr wichtig läuft schlecht • Wissenstransfer bei Team-Meilenstein | bei Expertenwechsel sehr wichtig läuft schlecht ... mittel sehr wichtig läuft schlecht nicht ... sehr wichtig läuft schlecht typische Ergebnisse • In Organisations-übergreifendem Experten-Netzwerk (Community) Wissen austauschen und zusammenarbeiten • Soziales Netzwerken (Bookmarking ... Weblogging ... „internes XING“ ... ) und adhoc-Zusammenarbeiten (Instant Messaging ... Video-/Web-Konferenz ... Wiki ... ) Dr.-Ing. Josef Hofer-Alfeis © 2010 - 13
  • 14. WM-Zustand-/Bedarfs-Analyse über Interviews mit Schlüsselpersonen Bed: Bedeutung [1 ... 3], Lst: Leistungsstand [1 ... 3] Prozess- & Erfahrungstransfer ? Unterschiedliche Bewertungen nach Funktion/Prozess (Beispiel): • Entwicklung • Produktmanagement • Produktion • Support Dringender Handlungsbedarf Dr.-Ing. Josef Hofer-Alfeis © 2010 - 14
  • 15. Großer Handlungsbedarf – typische Beispiele es ergeben sich viele WM-Defizite /-Baustellen - wie planen und fokussieren? Dr.-Ing. Josef Hofer-Alfeis © 2010 - 15
  • 16. WM-Zustands-/Bedarfs-Analyse miterfasste Erfahrungsgeschichten (Beispiele) Zu Wissenssuche: Zum Wissenstransfer:  Am Standort geht man zu den  Interne Experten für Trainer-Aufgaben gewinnen gelingt Experten; an anderen Standorten nicht bekannt.  Suche über persönliche Netzwerke für TeilzeitBeschäftigte schwierig  Wissenssilos werden gebaut, ohne sich um andere zu kümmern.  Suche in Emails, Wiki, Dokumentensammlung ... frustrierend. manchmal nicht, da Motivation fehlt, z.B. wegen Überlastung, dann teurer mit externen Trainern.  Ein Nachfolger hat bis heute nach 5 Monaten noch keinen Überblick bei ... ehem. Mitarbeiter hat sehr viel über Produkte gewusst - Verlust ist nach 12 Monaten noch schmerzhaft ... Übergabe: seitenweise WordDokumente selbst eingestellt - kein systematisches Vorgehen.  QM lud neuen Mitarbeiter ein für einen Tag reinschauen sehr gut.  Fragen werden ineffektiv immer wieder beantwortet. Zu Wissensvernetzung & Zusammenarbeit:  Teams gut vernetzt – Communities über versch. Gebäude ... versch. Länder … - Fehlanzeige  Koordinierungsprobleme bei größeren, länger laufenden Projekten. Dr.-Ing. Josef Hofer-Alfeis © 2010 - 16
  • 17. Siemens CIO ICap Strategy Agenda 1 Wissen … Wissensmanagement 2 Analyse- und Gestaltungs-Instrument für die AnwenderOrganisation: WM-Gestaltungsgespräche 3 Diskussion – andere Instrumente und Erfahrungen Dr.-Ing. Josef Hofer-Alfeis © 2010 - 17
  • 18. Kontakt Dr.-Ing. Josef Hofer-Alfeis Unternehmensberater für Wissens- & Innovationsmanagement Integriertes Management des Intellektuellen Vermögens Kompetenzen | Vernetzung | Information | Ideen | Patente | Standards Post: Josef-Sterr-Str. 4, 81377 München T +49 89 85661623 F +49 6221 141693 M +49 173 9775943 Email josef.hofer-alfeis@amontis.com Skype JHofer-Alfeis BrainGuide http://www.brainguide.de/dr-ing-josef-hofer-alfeis/persondetail,1,,,,,69354.html XING https://www.xing.com/profile/Josef_HoferAlfeis Bookmarking http://del.icio.us/HoferAlfeisJ yasni http://person.yasni.de/josef-hofer-alfeis-17021.htm Twitter HoferAlfeisJ Partner Competence Center Knowledge | Innovation | Intellectual Capital Mgt. Amontis Consulting AG Kurfürsten Anlage 34 D-69115 Heidelberg Germany www.amontis.com Dr.-Ing. Josef Hofer-Alfeis © 2010 - 18
  • 19. Dr.-Ing. Josef Hofer-Alfeis: Beratungsangebot zum Wissensmanagement (WM)  WM-Zustands- und Bedarfs-Analyse über Interviews mit Schlüsselpersonen und Beratung zur Verbesserung der „Basis-Ausstattung“ mit WM- und Ideen-/Innovationsmanagement-Prozessen und –Systemen.  Moderation der Erarbeitung einer "Wissensstrategie“ zum Geschäft durch das Managementteam: fokussiert auf das geschäftskritische Wissen, konzertiert mit beteiligten Supportdisziplinen und ausgewogen in den verschiedensten Lösungswegen werden die effektivsten Maßnahmen für Weiterbildung & Methodenentwicklung, Expertenvernetzung & Prozessmanagement sowie Erfahrungsdokumentation & Informationsmanagement definiert. In der Wissensstrategie werden die wichtigsten Handlungsräume (Wissensgebiete) beplant und damit wird oft erst die anstehende Geschäftstransformation gemeinsam verstanden und präzisierbar.  Unterstützung bei der Wissensstrategie-Umsetzung und effektivem Controlling, z.B. mit professionellen Instrumenten, geeigneten Organisations- und Projektstrukturen, Messungen oder einer Wissensbilanz.  Systematische und transparente Gestaltung eines Fachkarrieresystems auf Basis einer Wissensstrategie (meist in Zusammenarbeit mit der Personalabteilung).  Moderation der Erarbeitung der WM-Strategie durch die WM-Support-Organisation, z.B. Workshop mit abgestimmter WM-Roadmap und WM-Arbeitspakten/-Projekten als Ergebnis  Einsatzunterstützung bei Detail-Instrumenten des Wissensmanagements – Beispiele: - Debriefing von Teams oder ausscheidenden Experten, d.h. gezielte Wissenstransfer-Maßnahmen planen und umsetzen, damit wertvolle Erfahrungen und Methoden nicht verloren gehen, - Auf- und -Ausbau von Experten-Netzwerken in wichtigen Fachgebieten zur Förderung der Zusammenarbeit und Wissensvernetzung mit zeitgemäßen Methoden und Technologien.  Coaching mit Erarbeitung einer individuellen Wissensstrategie und Beratung zum persönlichen Wissensmanagement Dr.-Ing. Josef Hofer-Alfeis © 2010 - 19