Flujos de Trabajo en SharePoint 2010

Flujos de Trabajo en SharePoint 2010
Haarón GonzálezConsultor Asociado de B-LOGIChgonzalez@b-logic.com.mx
Blog: http://msmvps.com/blogs/haarongonzalez
Twitter: http://twitter.com/haarongonzalez
Facebook: http://facebook.com/haarongonzalez

Cambios Arquitecturales de SharePoint 2010

SharePoint 2007 Architecture
SharePoint Server
Client Apps
Project Server
2007
Shared Service Provider
Project Server
2007
Browsers (IE)
InfoPath Service
Project Web Access
Search Service
Office Client
Project Web Access
OneNote
Excel Calc Service
InfoPath
User Profiles
Project
Business Data
Catalog
Outlook
RSS Viewers
Windows SharePoint Services
Groove
Content
Config
Workflow
SharePoint Designer

SharePoint Server
Client Apps
Project Server
2007
Project Server
2007
Browsers (IE)
InfoPath Service
Project Web Access
Search Service
Search Service
Office Client
Project Web Access
Excel Calc Service
OneNote
Excel Calc Service
User Profiles
InfoPath
User Profiles
Business Data
Catalog
Project
Business Data
Catalog
Outlook
RSS Viewers
Groove
Content
Config
Workflow
Content
Config
Workflow
SharePoint Designer

SharePoint Service Applications
SharePoint Server
Client Apps
Project Server
2010
Browsers (IE)
2007
Search Service
Project Web Access
Office Client
Excel Calc Service
OneNote
User Profiles
InfoPath
Business Data
Catalog
Business
Connection Service
Project
Outlook
RSS Viewers
SharePoint Foundation
SharePoint Workspace
Groove
Content
Config
Workflow
SharePoint Designer

SharePoint Service Applications
SharePoint Server
Client Apps
Project Server
2010
Browsers (IE)
Browsers (IE, Fire Fox)
Browsers (IE, Fire Fox)
PowerPoint Broadcast Service
Search Service
Project Web Access
Office Client
Office Client
Office Client
Excel Calc Service
Web Analytics Service
OneNote
OneNote
OneNote
FAST 2010
Office Web App Service
3rd Party
Services..
FAST Search Service
User Profiles
Visio Graphics Service
InfoPath
InfoPath
InfoPath
Business
Connection Service
Access Service
Project
Project
Project
InfoPath
Service
Managed Metadata
Outlook
Outlook
Outlook
Word Conversion Service
PerformancePoint
RSS Viewers
RSS Viewers
RSS Viewers
SharePoint Foundation
Sandboxed Code Service
Usage & Health Logging
SharePoint Designer
SharePoint Designer
Visio
Content
Config
Workflow
SharePoint Designer
Access

Desarrollo en SharePoint 2010
Herramientas
Soporte Visual Studio 2010
Sandboxsolutions
ALM integrated
Windows 7,Vista y Server 2008

Desarrollo en SharePoint 2010
Consideraciones
Las listas de SharePoint no son tablas de SQL
No te inventes problemas que demuestren tu superioridad ingenieril
Piensa en el usuario y su experiencia
También existe Office cliente como parte de la solución
Conoce las funcionalidades OOB (Out of the box) de SharePoint
No pierdas tiempo diseñando lo que ya existe
No instales el Office en los WFE
XML, XPath y XSLT son amigos
Aléjate del web.config y global.asax
No hagas Web Services para invocar Web Services de SharePoint
Conoce los roles de SharePoint y la arquitectura en general
Consulta el UserProfile programáticamente en vez del Active Directory
No todo son Event o Feature Receivers ni SiteDefinitions
Existen comandos en el stsadm.exe o PowerShell considéralos antes de abrir Visual Studio
Conoce lo que significa ensamblados Partial Trust y Full Trust en SharePoint
Abre tu mente a temas de infraestructura como SSL, DNS, FQDN, NLB, etc
Sobre todo, no minimices el problema

Agenda
Objetivo
OOB
Tres estados
Recopilar comentarios
Aprobación
Recopilar firmas
Aprobación de Disposición
Flujos de Trabajo Personalizados
SharePoint Designer 2010
Visual Studio 2010

Objetivo
Una mirada de 360 grados a la postura de flujos de trabajo de SharePoint 2010

Tres estados
Diseñado para gestionar el seguimiento de los estados de un elemento de lista (3 estados en total)
Cada que se modifica un estado se genera una tarea y cada que se completa una tarea se modifica el estado
El flujo utiliza una columna de tipo elección como la fuente de los estados
En la forma de configuración del flujo configuramos las personas, mensajes y notificaciones especificas al proceso
http://office.microsoft.com/es-mx/sharepoint-server-help/usar-un-flujo-de-trabajo-con-tres-estados-HA010154431.aspx

Tres estados
Se sube una nueva propuesta
Estados
En proceso de revisión técnica
En proceso de revisión comercial
Lista para ser enviada a cliente
No iniciada
No iniciada
Finalizada
En curso
En curso
Completada
Completada
Se termina flujo de trabajo

Diseñado para automatizar el proceso de revisión de documentos en grupos de trabajo
Los revisores se pueden revisar y comentar en paralelo «cualquiera en cualquier momento» o en serie «uno seguido de otro»
Cada paso del flujo notifica por correo electrónico a algún actor en especifico y de forma automática al iniciador en cuestión
Al finalizar el iniciador recibe un correo electrónico con los comentarios de todos los revisores
http://office.microsoft.com/es-hn/excel-help/recopilar-comentarios-en-un-documento-mediante-un-flujo-de-trabajo-HA010217853.aspx

Mediante la pagina de historial del flujo de trabajo podemos ver el avance de las revisiones, el log de eventos y gráficamente los revisores que han participado mediante Visio Services

El flujo soporta agregar revisor al vuelo durante la ejecución de una instancia
El flujo de trabajo soporta la cancelación del mismo
Cada tarea de revisión soporta enviar comentarios, cancelar la actividad, solicitar cambio y reasignar una tarea, todo desde SharePoint Server y Office Cliente comoWord y Outlook

Microsoft Confidential

Aprobación
Es el mas común, nos permite orquestar el proceso de aprobación de un documento, considerando que la aprobación consiste en que un grupo de personas lo revise y especifique que aprueba o rechaza el documento
Cuenta con la misma funcionalidad del flujo de trabajo de recopilación de comentarios
http://office.microsoft.com/es-mx/sharepoint-server-help/utilizar-un-flujo-de-trabajo-de-aprobacion-HA010154425.aspx

Aprobación
El formulario de la actividad de aprobación cuenta con botones específicos

Recopilar firmas
En combinación con flujo de trabajo mas firma digital es factible implementar documentos seguros
Este flujo ha sido diseñado para hacer uso de la infraestructura de firmas electrónicas
Utiliza firmas digitales generadas por alguna autoridad de certificados como CertificateAuthority de Microsoft
Office 2010 almacena y mantiene la firma digital embebida en el documento
Útil para dar validez legar al contenido electrónico

Recopilar firmas
El flujo de trabajo toma la información de los firmantes directamente desde Word mediante el control Línea de Firma el cual permite incrustar la configuración de la firma
Por cada firmante se incrustaran su configuración de firma

Recopilar firmas
El documento como tal contiene los espacios pre definidos para almacenar la firma digital de cada persona colocada mediante la Línea de Firma

Recopilar firmas
Se requiere definir en el flujo de trabajo la secuencia de firmas
Al iniciar el flujo SharePoint gestiona el proceso y solicita la firma digital a cada firmante

Recopilar firmas
Las características de firmas digitales de Office cliente y el flujo de trabajo colaboran en el proceso para recopilar la firma digital de cada usuario

Recopilar firmas
El proceso de firma consiste en proporcionar la firma digital instalada en nuestro equipoi

Aprobación de Disposición
Administra el vencimiento y la retención del documento permitiendo a los participantes decidir si conservan o eliminan los documentos caducados
Trabaja en conjunto con las directivas de retención de documentos de la colección de sitio
Estas tareas no se asignan a personas específicas, solo los que tienen permiso de acceso a la lista de tareas pueden completar las tareas
http://office.microsoft.com/es-es/sharepoint-server-help/utilizar-un-flujo-de-trabajo-de-aprobacion-de-disposicion-HA010154429.aspx

Consideraciones
Agregarunapolitica de retencion de la informacion
Toda personalizacioncomo WSP
Flujos de SPD o conocidosinternamentecomoNoCodeWorkflows se incluyen en la migracion

Flujos Personalizados
SharePoint Designer 2010
Visual Studio 2010

Lo Relevante de SPD 2010
Sigue siendo una herramienta sin costo ahora disponible para arquitecturas 32 y 64 bits
Totalmente reconstruida especialmente para trabajar con SharePoint 2010  no con SharePoint 2007 
Nuevo diseñador de flujo de trabajo, nuevos tipos de flujos, nuevas y mejoradas actividades, nueva propuestas para gestión de tareas

Diseñador de Flujo de Trabajo
Nuevo diseñador de flujos de trabajo de tamaño amplio

Diseñador de Flujo de Trabajo
Principales mejoras en la herramienta como tal
Lógica anidada
Impersonación
Bloques de ejecución en paralelo
Mejora de la vinculación de datos en columnas bajo demanda – alto nivel de relacionamiento de la información
Nuevas y mejoradas acciones
Obtener administrador mediante búsqueda de datos del perfil
Administración de registros y Documents Sets
Lectura y escritura en listas externas
Importar flujo de trabajo de Visio Premium 2010
Empaquetamiento de soluciones para portabilidad

Tipos de Flujos de Trabajo
ListWorkflow
Asociado a una lista
Como los flujos de MOSS 2007
Pueden crearse en SPD 2010
Se pueden exportar/importar desde Visio
Reusable Workflow
Se pueden asignar a un tipo de contenido
Se pueden exportar como .WSP para reutilización en otros sitios
Se pueden exportar/importar desde Visio
Pueden crearse en SPD2010 o VS 2010
SiteWorkflow
No se vinculan a una lista
Se inicializan de forma manual o mediante el modelo de objetos
Pueden crearse en SPD2010 o VS 2010

Acciones OOB
Acciones principales
Send Email, Set WF Status…
Acciones Document Set
SendtoRepository, StartApproval…
Acciones de lista
Check In/OutItem, Declare Record…
Acciones relacionales
Lookup Manager of User
Acciones utilerias
Substringoperations, Intervalbetween dates
Acciones de tarea
StartApproval, Assign a To-Do…

Creando un flujo de trabajo SPD2010
Demostración

Creando Acciones Personalizadas en Visual Studio 2010
En ocasiones encontraras que no existen actividades o condiciones que representen nuestras reglas de negocio
Construir una acción personalizada para SharePoint Designer 2010 es la alternativa
Una acción personalizada es una unidad de ejecución dentro de algún flujo de trabajo de .NET Framework 3.5

Pasos para crear una acción personalizada
Crear el proyecto de Visual Studio
Codificar la actividad
Configurar la actividad
Desplegar la actividad
Utilizar la actividad en un flujo de trabajo de SPD 2010

Crear el proyecto en Visual Studio

Codificar la actividad
Agregarnos una clase que herede de Activity
Creamos nuestras propiedades con los atributos correspondientes
Sobrescribimos el método ActivityExecutionStatus

Configurar la actividad
Para poder lograr una conversación entre el diseñador de flujo de trabajo y nuestro ensamblado requerimos configurar un archivo .actions
Este archivo describe en formato XML la semántica de configuración y uso de la actividad en SPD 2010
En C:Program FilesCommon FilesMicrosoft SharedWeb Server Extensions14TEMPLATE3082Workflow se encuentranestosarchivoswss.actions
Editamos el archivos web.config del aplicación web para agregar el ensamblado que contiene la actividad

http://msdn.microsoft.com/en-us/library/bb897626.aspx

Creando un flujo de trabajo con Visual Studio 2010
Demostración

Flujos de Trabajo de Visual Studio 2010
Escenariospersonalizados sin limite
Portabilidad y empaquetamiento
Capacidades del .NET Framework

Recuerdecompletar el formato de evaluaciónparaparticipar en la rifa de los premios

http://msmvps.com	1169
http://geeks.ms	28
http://feeds.feedburner.com	7
http://www.linkedin.com	3
http://webcache.googleusercontent.com	2
url_unknown	1

Flujos de Trabajo en SharePoint 2010

by Haaron Gonzalez

Accessibility

Categories

Upload Details

Usage Rights

6 Embeds 1,210

Statistics

Flujos de Trabajo en SharePoint 2010 Presentation Transcript