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Archivage pour les communes - Comment organiser vos archives papier et numériques - docuteam.ch
- 1. ARCHIVAGE POUR LES COMMUNES www.docuteam.ch Présentation en ligne (16 juin 2020, 10:00-11:00) 1
- 3. Implantation et clientèle Bureau et siège de l’entreprise à Baden (AG) Bureau romand à Yverdon-les-Bains (VD) • Nous comptons à ce jour 500 clients dans toute la Suisse • 40% dans le privé, 60% dans le secteur public • Dans tous les domaines d’activités • De taille et de nature très variées 3
- 4. Cycle de vie de l’information 4
- 5. Domaines d’activité Structurer et conserver l’information 5 Gestion de l’information • Analyse, conception et implémentation de la gestion du cycle de vie de l’information (records management, GEVER) • Soutien dans le choix de systèmes de GED Analyse, conseil Informatique appliquée aux archives • Conception, développement, intégration et maintien des outils d‘archivage à long terme Conseil / Informatique Gestion d’archives • Évaluation et traitement d’archives analogiques et numériques • Numérisation de documents d’archives • Gestion d’archives (prise en charge) à long terme • Valorisation des archives Conseil / Traitement
- 6. La gestion de l'information et des archives aujourd’hui… papier et électronique 6
- 8. … et de retrouver rapidement la bonne information 8
- 9. Cycle de vie de l’information 9
- 10. TRAITEMENT DE L'ARRIÉRÉ ET DES VRACS Le travail de l'archiviste 10
- 12. Évaluation archivistique (tri) : versement aux archives ou élimination
- 13. Destruction confidentielle (chez le client) 13
- 14. Destruction confidentielle (dans nos locaux) 14
- 15. Transport
- 16. Inventaires des archives Bien avant Avant 16
- 17. Description selon les normes internationales (docuteam curator) 17
- 18. Communication et consultation en ligne (docuteam webgate) 18https://webgate.docuteam.ch
- 19. Communication et consultation en ligne (AtoM) 19https://vaud.archivescommunales.ch
- 20. Reconditionnement : conservation à long terme
- 21. Matériel professionnel de conservation ISO 9706, ISO 16245, ISO 18916
- 22. Gestion des espaces : conservation saine et durable
- 23. Numérisation patrimoniale (conservation, communication et valorisation)
- 24. Actions de valorisation des archives (deux exemples) 24
- 25. DÉMATÉRIALISATION DE L'ADMINISTRATION Les principes de la gestion documentaire 25
- 26. Contrôle du cycle de vie de l’information 26
- 27. Structuration par affaires (système de classement + constitution de dossiers) 27
- 28. L’outil de pilotage : le plan d’archivage (plan de classement + règles de conservation) 28
- 29. L’outil de pilotage : le plan d’archivage (ArchiClass) 29 https://archiclass.ch/
- 30. Exemples de plans de classement dans des systèmes documentaires Système de fichiers (arborescence) Système de GED (masque d’indexation) 30
- 31. Pour résumer : les 3 éléments d'un système de gestion documentaire 31
- 32. Définition des rôles et responsabilités ! 32 Peyo, Le Cosmoschtroumpf
- 33. Archivage électronique dans le cloud (docuteam cosmos) 33 https://cosmos.docuteam.ch
- 35. Merci beaucoup de votre attention ! Gilliane Kern Conseillère en gestion documentaire g.kern@docuteam.ch Nathalie Guillod-Falconet Responsable de l’équipe gestion d’archives n.guillod@docuteam.ch T : +41 21 510 21 81 www.docuteam.ch 35
Editor's Notes
- Mesdames, Messieurs, bienvenus à ce webinaire consacré à l’archivage dans les communes, le premier que nous présentons sous cette forme en Suisse romande. En effet, à situation particulière, mesures particulières, nous avons choisi cette année de ne pas vous convier à une conférence publique mais à une présentation en ligne. Nous espérons que cette formule vous plaira et nous permettra d’amorcer un contact constructif et stimulant. Ce webinaire sera animé par Gilliane Kern, responsable romande pour la gestion de l’information et par moi-même, Nathalie Guillod-Falconet, responsable romande pour la gestion d’archives.
- docuteam est une entreprise suisse active depuis plus de quinze ans dans la gestion de l’information et des archives. Notre entreprise, bilingue, est active dans toute la Suisse et compte une trentaine d’employés : 25 personnes à notre siège à Baden et 10 personnes dans nos bureaux romands à Yverdon-les-Bains. Notre activité nous a permis à ce jour de répondre aux demandes de près de 500 clients, dont plus de la moitié, actifs dans le secteur public. Cela dit, notre clientèle est très variée, de par la nature des activités, l’organisation des activités, mais aussi la taille des structures, les objectifs, les ressources, etc. Ce panel de clients très large, nous a permis d’acquérir une grande expérience et expertise dans notre domaine de compétence.
- Et ainsi docuteam peut vous accompagner aujourd’hui sur toutes les questions et tous les aspects relatifs au cycle de vie de l’information. A partir du moment où vous créez un dossier, produisez de l’information, qu’il soit sur support papier ou au format numérique, voire un dossier hybride, jusqu’au moment où ce dossier, clôturé, arrive au terme de sa durée légale de conservation et peut être soit détruit soit archivé à long terme.
- Et pour vous soutenir dans la gestion de vos ressources documentaires tout au long de ce cycle de vie, nous mettons à votre disposition trois équipes qualifiées aux profils et compétences variés et complémentaires : Equipe de gestion de l’information : des conseillers-ères en gestion de l’information qui interviennent en amont et vous aide à organiser et canaliser votre production documentaire et à acquérir les principes d’une bonne gouvernance de l’information ; -> Gilliane Kern Equipe informatique : des archivistes informaticien-ne-s, des spécialistes des données et des informaticien-ne-s qui élaborent et développent les outils spécifiques nécessaires à la gestion de vos dossiers et de vos données et assurent la conservation à long terme de vos archives électroniques ; -> Baden Equipe de gestion d’archives : des archivistes scientifiques et des agent-e-s en information documentaire qui prennent en charge vos archives papier et électronique, les évaluent, les trient, les décrivent et les archivent pour leur conservation pérenne ; -> Nathalie Guillod-Falconet Le but étant pour nous que vous puissiez gagner du temps, gagner en efficacité, optimiser la gestion de vos ressources documentaires et être en conformité avec les exigences légales en matière d’archives, de transparence, mais aussi de protection des données et de confidentialité.
- Société documentaire hybride : Certains documents existent encore en format papier, et ont également été scannés, Beaucoup ont été créés ou reçus en format électronique, parfois imprimés, parfois non, parfois dans un système centralisé, parfois dans les messageries des personnes (courriels), De plus en plus de bases de données (applications métier) sont également utilisées : l’information a de la valeur, mais n’est plus imprimée (exemple du contrôle de la population) Il n’est pas toujours facile de s’y retrouver.
- Outils existent actuellement pour travailler à distance (discussions, partage, travail collaboratif), la situation de crise que nous avons vécu en ce début d’année nous a montré qu’il est techniquement possible de poursuivre nos activités en télétravail, mais on a aussi vu que les administrations plus dématérialisées ont pu accéder plus facilement aux documents qu’elles gèrent.
- Mais des outils seuls ne peuvent rien si on n’a pas une bonne organisation de ses documents. Le but reste de retrouver l’information pertinente au bon moment (et de protéger l’accès à l’information sensible), quelque soit le choix des outils utilisés. Des outils techniques performants seront vite débordés si on ne les paramètre pas correctement dès le début pour avoir une gestion de l’information raisonnée sur le long terme.
- Présentation sur les deux aspects des archivistes (le double regard de Janus, la divinité à deux visages des archivistes) : Traitement de l’arriéré et des vracs (archivage proprement dit) Principes de la gestion documentaire (classement et conservation en amont)
- C’est le travail de l’équipe romande de gestion d’archives, qui intervient donc sur la partie finale du cycle de vie. Une fois les dossiers clôturés par les services ou les personnes responsables, il arrive souvent qu’ils ne fassent plus l’objet d’attention ; ils restent sur les serveurs, dans les bureaux ou les locaux d’archives, en attendant qu’un jour quelqu’un prenne le temps de les évaluer pour soit les détruire soit les archiver pour la conservation à long terme, en fonction de leur valeur légale, juridique, historique, patrimoniale. Mais les communes ayant rarement les moyens d’assurer ce suivi, la mémoire et la traçabilité d’une partie de ces dossiers se perd au fil du temps.
- Et il résulte de cette accumulation de dossiers et de données un arriéré d’archives et un important vrac numérique, qui ne sont plus maîtrisés et au traitement desquels personne n’ose plus s’atteler. Cette situation est problématique à plusieurs égards : la non-conformité avec les exigences légales et réglementaires en matière d’archives les difficultés logistiques et d’infrastructure liées à une mauvaise gestion des espaces de travail, des locaux de conservation physique et des serveurs la perte d’information : des dossiers dont on ignore le contenu, la valeur et l’utilité la perte de temps : l’impossibilité de retrouver et de donner accès à l’information la perte de savoir et d’expérience, au gré des réorganisations et des mutations
- Une première étape de travail, essentielle, consiste souvent en une phase d’évaluation de cette arriéré d’archives ou de ce vrac numérique : cette opération nous permet de ventiler les dossiers en deux lots, l’un voué à la destruction, l’autre destiné à être conservé à long terme. Nous nous appuyons, pour décider du sort de vos dossiers, sur les règles de conservations édictées par les archives cantonales, qui donnent pour chaque type de document des durées de conservation légale et des sorts finaux. Généralement cette étape nous permet de proposer à l’élimination la moitié des dossiers conservés, parfois davantage.
- Toutes les décisions que nous prenons sont consignées dans des bordereaux d’élimination et de versement. Le bordereau d’élimination doit être validé par l’autorité communale avant que les dossiers puissent être détruits confidentiellement, pour que la Commune puisse garder une trace de la vie des dossiers destinés à être détruits et ainsi répondre aux exigences cantonales [exemple Grande Béroche, NE]. De même nous préparons un bordereau de versement qui vient, quant à lui, sanctionner le transfert des dossiers clôturés vers les archives, ce qui implique légalement, que ces dossiers deviennent alors des archives soumises à la Loi cantonale sur les archives (ou LARch).
- Dans nos bureaux, nous travaillons avec une société spécialisée dans la destruction confidentielle et avons plusieurs bennes que nous verrouillons dans nos bureaux et qui sont reprises par le prestataire et emmenées directement dans les centres de déchiquetage.
- Une fois détruits les dossiers n’ayant plus d’utilité légale ou administrative et pas de valeur historique, nous nous occupons des dossiers papier destinés à l’archivage définitif qui sont alors transportés par nos soins dans nos locaux. Le travail dans nos locaux nous permet de vous garantir un traitement de qualité dans des conditions de travail optimales, dans nos infrastructures physiques et techniques sécurisées, avec l'appui d'une équipe de spécialistes en interne, une plus grande facilité de supervision et de collaboration. Puis, une fois traitées, les archives sont alors ramenées dans vos locaux, puisque nous ne faisons pas de stockage d’archives.
- Commence alors le travail de traitement des archives historiques ou définitives : nous procédons à un tri plus fin des documents, à leur réorganisation intellectuelle selon un plan de classement pertinent (souvent sur la base d’un ancien inventaire ou d’un plan de classement existant que nous reprenons…
- … et rédigeons l’inventaire de vos archives suivant les normes professionnelles en vigueur, généralement dans notre outil docuteam curator, une base de données informatique de gestion d’archives développée par notre équipe IT.
- Tout au long de ce travail de traitement et de description, vous pouvez, de votre côté, accéder à l’inventaire de vos archives et prendre connaissance des dossiers qui constituent vos archives définitives. En effet, notre outil curator est accessible pour vous en tout temps via notre un portail web sécurisée, docuteam webgate, accessible grâce à un identifiant. Ce portail permet à terme également d’offrir un accès public à vos inventaires, afin que vos administrés et toute personne intéressée puissent prendre connaissance du contenu des archives de votre commune.
- Mais, nous travaillons également avec d’autres outils de gestion d’archives professionnels, comme c’est le cas pour certaines communes vaudoises, qui utilisent AtoM (Access to Memory), qui offre les même fonctionnalités et les mêmes possibilités de publication en ligne des inventaires et des données numérisées ou numériques.
- Dernière étape du traitement de vos archives enfin, nous reconditionnons les dossiers dans du matériel professionnel prévu pour l’archivage à long terme, garantissant des conditions optimales de conservation.
- Les données numériques destinées à l’archivage à long terme sont de la même manière préparées, c’est-à-dire rassemblées dans des paquets, afin d’en garantir l’authenticité, l’intégrité et la viabilité, avant de procéder à leur archivage, à savoir leur transfert vers un coffre-fort de stockage électronique. Toutes ces étapes étant menées grâce à docuteam cosmos, la solution d’archives électronique, développée par docuteam.
- Après ces deux étapes, évaluation de l’arriéré puis traitement des dossiers, les résultats sont déjà probants : comme je l’ai dit, souvent la moitié, voire plus, des dossiers accumulés au fil des ans peut être détruite, la réduction du volume initial est donc considérable. Et par ailleurs grâce à l’inventaire de vos archives et à leur traitement, vous êtes en conformité avec les exigences légales en matière d’archives, vous avez une vision plus claire de vos ressources documentaires, vous pouvez mieux les gérer, y accéder plus facilement et retrouver les dossiers dont vous avez besoin, vous gagnez de la place, enfin vous garantissez la pérennité de vos archives papier et numériques.
- La porte s’ouvre alors pour des travaux de valorisation, par exemple de numérisation de certains fonds qui présentent un intérêt ou une valeur notables, que vous souhaitez mettre en valeur, publier ou communiquer. Il y a en effet de vrais trésors dans les archives communales, qui présentent un intérêt notable en matière de recherches généalogique, histoire locale, histoire du patrimoine bâti ou naturel, etc.
- Nous avons par exemple, pour l’une de nos communes, numérisé une très belle collection de photographies datant de la fin du 19e siècle, libres de droit, que nous avons publiées sur Wikimédia Commons (utilisables donc dans l’encyclopédie Wikipédia), dont une partie a été utilisée par le Commune pour réaliser un calendrier distribué à tous les administré-e-s. Au terme de ce processus de remise à niveau, vous avez toutes les cartes en main pour assurer à cette ressource fondamentale et précieuse que sont vos archives, de bonnes conditions de conservation et d’exploitation à l’interne comme à l’externe. Et si ce suivi se poursuit à intervalle régulier, alors la bonne gestion des archives est garantie.
- Comment diminuer la production de vracs documentaires et d’arriérés non traités ? En gérant l’information dès sa production, d’autant plus si elle est numérique.
- Importance de l’archiviste/conseiller-ère en gestion documentaire en amont de la production : Accompagnement pour contrôler dès la production la valeur de l’information (copies), sa conservation (espaces/systèmes, délais, éliminations), et les responsabilité de leur gestion au moyen de règles.
- Métaphore du magasin : Rayons des fruits et légumes frais Rayon des boîtes de conserve Rayon des surgelés Rayon des boissons Rayon des alcools, cigarettes et sacs de poubelle taxés Nécessité d’avoir une vision d’ensemble de ce qui est proposé à quel endroit, car les conditions de conservation et les dates de péremption peuvent varier (c’est le plan de classement) Nécessité de contrôler la validité de chaque produit (boîte de conserve, sac de surgelé, fruits frais) de façon régulière (ce sont les «flux» et «stocks» de dossiers), de supprimer ou donner ce qui n’est plus valable Nécessité de contrôler l’accès à certains types de produits (interdits aux moins de 18 ans, produits protégés dans des congélateurs, …)
- Les dossiers ne sont pas répertoriés dans le plan de classement, mais on peut en montrer quelques exemples au besoin (ici le dossier «Gaston Lagaffe» dans la rubrique «Naturalisation» du plan de classement). Les dossiers vont hériter des règles de conservation et d’accès définies pour les rubriques.
- Idem avec l’outil ArchiClass développé par l’Office des archives de l’État de Neuchâtel et mis à disposition des communes neuchâteloises (et aussi ailleurs sur demande).
- Dans le système de fichiers, autant les positions et rubriques du plan de classement (partie «fixe») que les dossiers (partie «mobile») apparaissent comme une arborescence avec des icônes jaunes. Ce n’est pas idéal, il faut jouer avec d’autres éléments comme par exemple le nommage du plan de classement vs les dossiers et/ou avec le blocage des parties du plan de classement en lecture seule. Dans un système de gestion électronique des documents (GED), le plan de classement n’apparaît pas en temps que tel, c’est une métadonnée auquel sont rattachés les dossiers d’affaire. Ces dossiers héritent donc des règles de conservation définies au niveau des rubriques, mais cela est invisible pour l’utilisateur-trice lambda.
- Les documents (papier, électronique, données d’une application métier, maquettes, …) Les dossiers (élément de plus en plus virtuel, qualifié par un identifiant commun qui permet de conserver le contexte de production) Le plan de classement avec les règles de conservation pour piloter tout cela
- Pour qu’une telle démarche soit appliquée, besoin d’un soutien clair de la direction (par exemple les autorités communales) et de définir des règles communes (un cadre normatif) : Politique/Directive au niveau stratégique qui décrit les intentions, les principes généraux et les responsabilités en matière de gestion documentaire et d’archivage Procédures spécifiques (manuels, marches à suivre, …) au niveau opérationnel décrivant les différentes façons concrètes de procéder => Besoin d’avoir quelqu’un qui pilote et contrôle l’utilisation des différents outils
- Une fois qu’ils ne sont plus nécessaire pour l’accomplissement des activités, que faire des données et documents produits de façon électronique (système de GED, de fichiers, médias sociaux,…) ? Le même traitement que des dossiers traditionnels papier : les trier (évaluation pour les éliminer ou les verser aux archives), récupérer et enrichir les métadonnées (description), valider les formats des données, les migrer et créer des paquets («reconditionnement» ou «ingest»), les stocker dans des espaces de conservation adéquat, et les mettre à disposition des utilisateurs-trices (accès, communication). Le tout dans le respect des normes internationales et nationales existantes. docuteam propose un produit dans le cloud pour l’archivage électronique des communes : docuteam cosmos. docuteam se charge de la maintenance des outils et structures de préservation, les archivistes se chargent de remplir et vérifier ces dépôts électroniques.
- Nous espérons avec cette présentation que vous avez pu vous faire une idée plus concrète du travail des archivistes, ce que nous faisons et ce qu’il faut prévoir pour améliorer le partage et la conservation d’informations de valeur dans les communes. Un grand merci pour votre participation et pour votre écoute. Nous aurions aimé que nos interactions puissent être plus spontanées et directes mais sommes déjà très heureuses d’avoir pu vous présenter notre travail et nos prestations à l’occasion de ce webinaire. Nous nous tenons évidemment à votre entière disposition pour un premier contact de vive voix, voire une première visite dans vos administrations pour discuter avec vous de vos besoins et de vos attentes.
- Vous trouverez sur notre site web nos coordonnées personnelles et de nombreuses informations sur nos prestations, nos clients, notre culture d’entreprise et nos équipes. N’hésitez pas à y aller. Nous espérons vous avoir donné des clés pour appréhender cette problématique de la gestion de l’information et des archives et entrevoir des solutions pour répondre aux défis qui sont les vôtres dans vos administrations. Au plaisir de vous rencontrer prochainement, merci encore pour votre présence aujourd’hui. Meilleures salutations à toutes et à tous.