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Archivage pour les communes - Comment organiser vos archives papier et numériques - docuteam.ch

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L'information est aujourd’hui hybride : les documents papier côtoient de plus en plus les données numériques. L’archivage dans vos communes doit s’adapter à cette situation.
Notre entreprise, riche de quinze ans d’expérience, a travaillé pour plus de deux cents communes de toute la Suisse. Nous maîtrisons non seulement la gestion de vos archives papier, mais aussi la gestion et la conservation à long terme de vos données numériques. Nous offrons une solution complète, intuitive et abordable d’archivage électronique, docuteam cosmos (http://cosmos.docuteam.ch/).

Support de la présentation faite en ligne le 16 juin 2020 par :
Gilliane Kern, conseillère en gestion documentaire chez docuteam
Nathalie Guillod-Falconet, responsable de l'équipe gestion d’archives chez docuteam

Programme :
- Présentation de l'entreprise docuteam
- La gestion de l'information et des archives aujourd'hui - papier et électronique
- Traitement de l'arriéré et des vracs : le travail de l'archiviste
- Dématérialisation de l'administration : les principes de la gestion documentaire
- Conclusion et discussion
www.docuteam.ch

Published in: Leadership & Management
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Archivage pour les communes - Comment organiser vos archives papier et numériques - docuteam.ch

  1. 1. ARCHIVAGE POUR LES COMMUNES www.docuteam.ch Présentation en ligne (16 juin 2020, 10:00-11:00) 1
  2. 2. DOCUTEAM SÀRL 2
  3. 3. Implantation et clientèle Bureau et siège de l’entreprise à Baden (AG) Bureau romand à Yverdon-les-Bains (VD) • Nous comptons à ce jour 500 clients dans toute la Suisse • 40% dans le privé, 60% dans le secteur public • Dans tous les domaines d’activités • De taille et de nature très variées 3
  4. 4. Cycle de vie de l’information 4
  5. 5. Domaines d’activité Structurer et conserver l’information 5 Gestion de l’information • Analyse, conception et implémentation de la gestion du cycle de vie de l’information (records management, GEVER) • Soutien dans le choix de systèmes de GED Analyse, conseil Informatique appliquée aux archives • Conception, développement, intégration et maintien des outils d‘archivage à long terme Conseil / Informatique Gestion d’archives • Évaluation et traitement d’archives analogiques et numériques • Numérisation de documents d’archives • Gestion d’archives (prise en charge) à long terme • Valorisation des archives Conseil / Traitement
  6. 6. La gestion de l'information et des archives aujourd’hui… papier et électronique 6
  7. 7. Un besoin d’échanger… 7
  8. 8. … et de retrouver rapidement la bonne information 8
  9. 9. Cycle de vie de l’information 9
  10. 10. TRAITEMENT DE L'ARRIÉRÉ ET DES VRACS Le travail de l'archiviste 10
  11. 11. Situation initiale 11
  12. 12. Évaluation archivistique (tri) : versement aux archives ou élimination
  13. 13. Destruction confidentielle (chez le client) 13
  14. 14. Destruction confidentielle (dans nos locaux) 14
  15. 15. Transport
  16. 16. Inventaires des archives Bien avant Avant 16
  17. 17. Description selon les normes internationales (docuteam curator) 17
  18. 18. Communication et consultation en ligne (docuteam webgate) 18https://webgate.docuteam.ch
  19. 19. Communication et consultation en ligne (AtoM) 19https://vaud.archivescommunales.ch
  20. 20. Reconditionnement : conservation à long terme
  21. 21. Matériel professionnel de conservation ISO 9706, ISO 16245, ISO 18916
  22. 22. Gestion des espaces : conservation saine et durable
  23. 23. Numérisation patrimoniale (conservation, communication et valorisation)
  24. 24. Actions de valorisation des archives (deux exemples) 24
  25. 25. DÉMATÉRIALISATION DE L'ADMINISTRATION Les principes de la gestion documentaire 25
  26. 26. Contrôle du cycle de vie de l’information 26
  27. 27. Structuration par affaires (système de classement + constitution de dossiers) 27
  28. 28. L’outil de pilotage : le plan d’archivage (plan de classement + règles de conservation) 28
  29. 29. L’outil de pilotage : le plan d’archivage (ArchiClass) 29 https://archiclass.ch/
  30. 30. Exemples de plans de classement dans des systèmes documentaires Système de fichiers (arborescence) Système de GED (masque d’indexation) 30
  31. 31. Pour résumer : les 3 éléments d'un système de gestion documentaire 31
  32. 32. Définition des rôles et responsabilités ! 32 Peyo, Le Cosmoschtroumpf
  33. 33. Archivage électronique dans le cloud (docuteam cosmos) 33 https://cosmos.docuteam.ch
  34. 34. CONCLUSION ET DISCUSSION 34
  35. 35. Merci beaucoup de votre attention ! Gilliane Kern Conseillère en gestion documentaire g.kern@docuteam.ch Nathalie Guillod-Falconet Responsable de l’équipe gestion d’archives n.guillod@docuteam.ch T : +41 21 510 21 81 www.docuteam.ch 35

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