2. Diagramar es representar gráficamente hechos,
situaciones, movimientos o relaciones de todo tipo
por medio de Símbolos
Un diagrama de flujo es una representación
esquemática o "dibujo" que muestra todos los
pasos o actividades de un proceso
3. Lo realiza un analista de sistema o un equipo de trabajo, cuando están
diseñando un procedimiento para:
Entender y ponerse de acuerdo más fácilmente acerca de lo que es el
proceso en términos de sus actividades y puntos de decisión.
Determinar cómo realmente funciona el proceso.
Determinar cómo debería funcionar el proceso.
Permite mostrar y comunicar efectivamente el flujo de procesos
complejos.
¿PARA QUÉ SIRVEN LOS DIAGRAMAS DE FLUJO?
4. También muestra un esquema global del proceso permitiéndole
al analista o al equipo hacer las siguientes preguntas para cada
actividad:
¿Puede simplificarse?
¿Puede reorganizarse?
¿Puede combinarse?
¿Puede eliminarse?
Son útiles como medios para verificar si el proceso "según se ha
redactado", fluye en una secuencia lógica, y para asegurar que se
han considerado todos los pasos o actividades requeridos del
proceso y que no se han "dejado algunos pendientes".
¿PARA QUÉ SIRVEN LOS DIAGRAMAS DE FLUJO?
5. Inicialmente, La gerencia debe definir equipos participantes para
la construcción de diagramas.
Estos Equipos deberán incluir a personal de las áreas implicadas
en el proceso a estudiar:
El número no debe ser superior a 5 participantes
Preparar la sesión de trabajo: El lugar, pizarra, lápices, papeles,
etc...
PREPARACIÓN PREVIA
6. PASO 1: Clarificar el OBJETIVO y escribirlo de forma visible.
Permite definir claramente ¿Por Qué emplearemos un Diagrama de
Flujo y el resultado Esperado al término de la Sesión de Trabajo?.
Ejemplo:
OBJETIVO:
ESTABLECER UN PROCESO DE ATENCION DE RECLAMOS.
PREPARACIÓN
7. PASO 2: Definir Claramente Dónde Comienza el Proceso y Dónde
Termina.
Los integrantes del equipo deben estar de acuerdo en cuanto al nivel de
detalles que deben mostrar en el diagrama de proceso para comprender
claramente el proceso e identificar las áreas problemáticas.
El diagrama de proceso puede ser un Macrodiagrama de proceso simple en
el que se muestre solo la suficiente información para comprender el flujo
general del proceso o podría ser detallado y mostrar cada acción finita y
punto de decisión. El equipo puede comenzar con un Macro diagrama de
proceso y luego añadir detalles mas tarde o sólo donde es necesario.
PROCESOINGRESO RECLAMO ACCION PREVENTIVA
PREPARACIÓN
8. PASO 3: Determinar los Pasos del Proceso.
Elaborar una lista de todas las actividades principales, introducciones,
resultados y decisiones empleando papeles tipo post, desde el
principio hasta el final.
Puede emplearse la herramienta de gestión “Tormenta de Ideas “ para
lograr la generación creativa de ideas.
Registrar
el Reclamo
Investigar Asigna
el Reclamo
PREPARACIÓN
9. PASO 4: Establezca una Secuencia de los Pasos
Ordene los pasos en el orden en que son efectuados.
No dibuje flechas todavía.
Registrar
el Reclamo
Investigar
Asigna
el Reclamo
PREPARACIÓN
10. PASO 6: Verifique si el Diagrama de Proceso está Completo.
Los símbolos están usados correctamente?
Los pasos del Proceso (Introducciones, resultados, acciones, decisiones,
esperas / demoras) están identificados claramente?
Asegúrese de que cada camino lo lleva hacia otro paso, ya sea que vaya hacia
adelante o hacia atrás.
Verifique que cada conector tenga un punto correspondiente en otro lugar del
diagrama de proceso o en otra página del diagrama.
Valide un programa del proceso con personas que no pertenezcan al equipo y
que lleven a cabo las acciones del proceso. Señale las añadiduras o sustracciones
que estas recomiendan. traiga las recomendaciones al equipo a fin de analizar e
incorporar el diagrama de proceso final.
PREPARACIÓN
11. PASO 7 Para Finalizar Conteste Si:
¿El proceso está funcionando de la manera que debe?
¿Las personas están siguiendo el proceso según el diagrama?
¿Existen complejidades o redundancias obvias que puedan ser
reducidas o eliminadas?
¿En Qué se diferencia el proceso actual del Proceso ideal?
Dibuje un diagrama de proceso ideal para:
Comparar los dos ( el actual y el ideal ) identificando las discrepancias
y mejoras.
PREPARACIÓN
12. La principal causa de deficiencia en la interpretación de los
Diagramas de Flujo es que éste NO REFLEJA LA REALIDAD
debido a:
Se representa el proceso ideal tal y como debería ser realizado y NO LA
PRÁCTICA HABITUAL de aquellos que lo ejecutan.
Los miembros del grupo de trabajo DESCONOCEN realmente como
opera el proceso.
Se utilizan Diagramas de Flujo de procesos OBSOLETOS o que NO han
sido revisados después de producirse cambios en los procesos.
PROBLEMAS Y DEFICIENCIAS EN UN FLUJOGRAMA
13. Mantenga Diagrama de Proceso Simples, usando los símbolos básicos
que se acaban de mencionar. A medida que su experiencia crece, use
otros símbolos mas gráficos para representar los pasos.
Sea uniforme en cuanto al nivel de detalle mostrado.
Recuerde que un Micro diagrama de procesos muestra pequeños detalles.
Nombre cada paso del proceso usando palabras que resulten
comprensibles para todo el mundo.
Añada flechas para mostrar la dirección del flujo de los pasos en el
proceso.
Dibujar el proceso con exactitud disponiendo el flujo principal siempre de
arriba abajo o de izquierda a derecha.
No se olvide de identificar su trabajo. Incluya el título de proceso, la flecha
en que se hizo el diagrama y los nombres de los integrantes del equipo.
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