Metodologiaparaempleardiagramasdeflujo

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Metodologiaparaempleardiagramasdeflujo

  1. 1. DIAGRAMAS DE FLUJOMETODOLOGIA PARA SU DESARROLLO
  2. 2. Diagramar es representar gráficamente hechos,situaciones, movimientos o relaciones de todo tipopor medio de SímbolosUn diagrama de flujo es una representaciónesquemática o "dibujo" que muestra todos lospasos o actividades de un proceso
  3. 3. Lo realiza un analista de sistema o un equipo de trabajo, cuando estándiseñando un procedimiento para: Entender y ponerse de acuerdo más fácilmente acerca de lo que es elproceso en términos de sus actividades y puntos de decisión. Determinar cómo realmente funciona el proceso. Determinar cómo debería funcionar el proceso. Permite mostrar y comunicar efectivamente el flujo de procesoscomplejos.¿PARA QUÉ SIRVEN LOS DIAGRAMAS DE FLUJO?
  4. 4. También muestra un esquema global del proceso permitiéndoleal analista o al equipo hacer las siguientes preguntas para cadaactividad:¿Puede simplificarse?¿Puede reorganizarse?¿Puede combinarse?¿Puede eliminarse?Son útiles como medios para verificar si el proceso "según se haredactado", fluye en una secuencia lógica, y para asegurar que sehan considerado todos los pasos o actividades requeridos delproceso y que no se han "dejado algunos pendientes".¿PARA QUÉ SIRVEN LOS DIAGRAMAS DE FLUJO?
  5. 5. Inicialmente, La gerencia debe definir equipos participantes parala construcción de diagramas.Estos Equipos deberán incluir a personal de las áreas implicadasen el proceso a estudiar:El número no debe ser superior a 5 participantesPreparar la sesión de trabajo: El lugar, pizarra, lápices, papeles,etc...PREPARACIÓN PREVIA
  6. 6. PASO 1: Clarificar el OBJETIVO y escribirlo de forma visible.Permite definir claramente ¿Por Qué emplearemos un Diagrama deFlujo y el resultado Esperado al término de la Sesión de Trabajo?.Ejemplo:OBJETIVO:ESTABLECER UN PROCESO DE ATENCION DE RECLAMOS.PREPARACIÓN
  7. 7. PASO 2: Definir Claramente Dónde Comienza el Proceso y DóndeTermina.Los integrantes del equipo deben estar de acuerdo en cuanto al nivel dedetalles que deben mostrar en el diagrama de proceso para comprenderclaramente el proceso e identificar las áreas problemáticas.El diagrama de proceso puede ser un Macrodiagrama de proceso simple enel que se muestre solo la suficiente información para comprender el flujogeneral del proceso o podría ser detallado y mostrar cada acción finita ypunto de decisión. El equipo puede comenzar con un Macro diagrama deproceso y luego añadir detalles mas tarde o sólo donde es necesario.PROCESOINGRESO RECLAMO ACCION PREVENTIVAPREPARACIÓN
  8. 8. PASO 3: Determinar los Pasos del Proceso.Elaborar una lista de todas las actividades principales, introducciones,resultados y decisiones empleando papeles tipo post, desde elprincipio hasta el final.Puede emplearse la herramienta de gestión “Tormenta de Ideas “ paralograr la generación creativa de ideas.Registrarel ReclamoInvestigar Asignael ReclamoPREPARACIÓN
  9. 9. PASO 4: Establezca una Secuencia de los PasosOrdene los pasos en el orden en que son efectuados.No dibuje flechas todavía.Registrarel ReclamoInvestigarAsignael ReclamoPREPARACIÓN
  10. 10. PASO 6: Verifique si el Diagrama de Proceso está Completo.Los símbolos están usados correctamente?Los pasos del Proceso (Introducciones, resultados, acciones, decisiones,esperas / demoras) están identificados claramente?Asegúrese de que cada camino lo lleva hacia otro paso, ya sea que vaya haciaadelante o hacia atrás.Verifique que cada conector tenga un punto correspondiente en otro lugar deldiagrama de proceso o en otra página del diagrama.Valide un programa del proceso con personas que no pertenezcan al equipo yque lleven a cabo las acciones del proceso. Señale las añadiduras o sustraccionesque estas recomiendan. traiga las recomendaciones al equipo a fin de analizar eincorporar el diagrama de proceso final.PREPARACIÓN
  11. 11. PASO 7 Para Finalizar Conteste Si:¿El proceso está funcionando de la manera que debe?¿Las personas están siguiendo el proceso según el diagrama?¿Existen complejidades o redundancias obvias que puedan serreducidas o eliminadas?¿En Qué se diferencia el proceso actual del Proceso ideal?Dibuje un diagrama de proceso ideal para:Comparar los dos ( el actual y el ideal ) identificando las discrepanciasy mejoras.PREPARACIÓN
  12. 12. La principal causa de deficiencia en la interpretación de losDiagramas de Flujo es que éste NO REFLEJA LA REALIDADdebido a: Se representa el proceso ideal tal y como debería ser realizado y NO LAPRÁCTICA HABITUAL de aquellos que lo ejecutan. Los miembros del grupo de trabajo DESCONOCEN realmente comoopera el proceso. Se utilizan Diagramas de Flujo de procesos OBSOLETOS o que NO hansido revisados después de producirse cambios en los procesos.PROBLEMAS Y DEFICIENCIAS EN UN FLUJOGRAMA
  13. 13. Mantenga Diagrama de Proceso Simples, usando los símbolos básicosque se acaban de mencionar. A medida que su experiencia crece, useotros símbolos mas gráficos para representar los pasos.Sea uniforme en cuanto al nivel de detalle mostrado.Recuerde que un Micro diagrama de procesos muestra pequeños detalles.Nombre cada paso del proceso usando palabras que resultencomprensibles para todo el mundo.Añada flechas para mostrar la dirección del flujo de los pasos en elproceso.Dibujar el proceso con exactitud disponiendo el flujo principal siempre dearriba abajo o de izquierda a derecha.No se olvide de identificar su trabajo. Incluya el título de proceso, la flechaen que se hizo el diagrama y los nombres de los integrantes del equipo.RECOMENDACIONESRECOMENDACIONES

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