“Administración de proyectos “

1. “Administración de
proyectos “
Dr. Gustavo Urbano Reyes
5to. “A”
Integrantes:
Diana Cortes Aguilar
Sandra Bravo Cadena
1/9/2014

2. 1.3 FASES DE LA ADMINISTRACION DE PROYECTOS
1. Definición del proyecto
Definir el alcance del proyecto. „
¿Qué metas se desean alcanzar?
Criterios para establecer metas:
a. Ser específicas
b. Ser realistas
c. Tener un componente de tiempo
d. Ser mesurables (definir
entregables )
e. Contar con acuerdos de
participantes clave
¿Cuáles son las principales tareas?
¿Qué expectativas generales tienen los involucrados claves del proyecto?
Determinar los recursos.
¿Qué recursos, en particular, gente y equipo están disponibles para ayudar a
alcanzar las metas del proyecto?.
¿Qué otros recursos se requieren?
¿Dinero, equipo, instalaciones, materiales, información, tecnología?
„

3. Determinar los límites de tiempo.
¿Cuánto tiempo se necesita para terminar el proyecto?.
¿Cuáles son las fechas límite?„ Identificar riesgos y restricciones
2. Plan del proyecto: Instrumento indispensable
La planeación del proyecto es el corazón de la administración del proyecto. Define
el alcance, los recursos y el tiempo requerido, y permite mantenerlos en balance a
través de todo el proyecto.
A) Exactamente cuantas y que tareas necesitan realizarse
Una forma común de organizar las tareas de un proyecto recibe el nombre de
Estructura del Desglose del Trabajo (EDT) o Work Breakdown s tructure (WBS).
En un WBS las tareas se definen con claridad y puede emplearse con fines de
selección de personal, calendarización, presupuestacióny elaboración de
Diagramas de Red. La idea fundamental es descomponer las tareas más
grandes en sus componentes individuales.
Para organizar el WBS use las categorías que mejor convengan al proyecto:
disciplinas funcionales o tecnológicas, ubicación física, etc „ En todos los niveles
debe proporcionar entregables medibles Utilice un formato que permita cambios y
lleve un control de la versión „ Favorezca la claridad y comprensión: use de
colores para identificar tareas relacionadas, etiquete actividades con un número
que haga referencia a una página de un documento general de narrativa, etc..
B) Quién hará cada tarea‰

4. Identifique para cada una de las tareas del WBS las habilidades técnicas,
experiencias específicas o aptitudes interpersonales que se requieren para
terminarlas con efectividad.
Determine la disponibilidad para el trabajo ¿Estará100% del tiempo asignado al
proyecto?¿Cuántos días a la semana?¿Hay periodos no laborables?
C) El costo estimado de cada una de las tareas y del proyecto completo.
Son necesarias estimaciones específicas del tiempo que se requiere para la
terminación de las tareas, asícomo para todos los materiales y equipos. ‰Los
costos están ligados a las metas del proyecto y unidos a marcos de tiempo y
calendarios. ‰Considere la necesidad de contratación de proveedores de servicios
externos o de expertos en áreas específicas
E) Calendario del proyecto.
Estime el esfuerzo y duración de las tareas (tiempo para completar cada tarea)
con base en los recursos disponibles. oDetermine las fechas de calendario para
cada tarea, ruta crítica y tiempos de holgura.
Cuando hay conflicto en la disponibilidad de recursos asignados puede ser
necesario ajustar el calendario proyecto. del oCambiar el alcance del proyecto o
agregar recursos (impactando el presupuesto) oDarle mas tiempo a una tarea,
dividirla en 2 o ajustar dependencias de la red (modificando la utilización de los
recursos). oTrasladar tareas a momentos en que los recursos estén disponibles
(implica calcular nuevamente todo el calendario). oAmpliar la fecha de conclusión
del proyecto cuando es posible.
3. Perseguir y mantener el plan.
Cuando el plan inicia, éste se convierte en un instrumento valioso al ayudara a
“poner a tono”el proyecto.
Al ejercer el plan es necesario: „ Registrar el avance del proyecto, comparando los
datos actuales con los estimados originalmente. „ Revisar los recursos, el alcance
y los factores de tiempo para balancear prioridades.
Identificar los problemas que puedan desfasar el proyecto, vigilando posibles
desviaciones del plan original. „
Analizar la distribución de los recursos a través del proyecto, evitando sobrecargas
de trabajo para algún miembro del equipo.

5. Adaptar calendarios, niveles de recursos o alcance según sea necesario.. „ Dirigir
el equipo de trabajo.
4. Proyecto terminado.
Una vez que las metas del proyecto han sido alcanzadas y reunidos los criterios
que firmen el fin del proyecto, es tiempode cerrarlo formalmente. Esta etapa
posibilita la aplicación de las experiencias a proyectos futuros.
Las actividades de esta fase pueden incluir: „
 Comparar el plan original al curso actual de los eventos del proyecto „
 Realizar la evaluación final del proyecto (logros obtenidos vs. metas
planteadas).„
 Analizar problemas e identificar áreas para mejoras futuras. „
 Otorgar reconocimientos por logros y resultados,
 Cerrar operaciones, liberar recursos y dispersar el equipo. „
 Redactar un informe final.

7. 1.4. Planificación de Los Parámetros de Un Proyecto. (Alcance,
Estructura, Especificaciones y Estimaciones de Tiempos, Costos y
Recursos)
La consecución exitosa del objetivo del proyecto suele verse limitada por cuatro
factores:
 Alcance
 Costo
 Programa
 Satisfacción del cliente
El alcance de un proyecto llamado también alcance del trabajo es el trabajo que
debe hacerse para que el cliente se convenza de que las entregas (las cosas por
hacer), es decir el producto u objetos tangibles que han de suministrarse) cumplan
con los requisitos o criterios de aceptación acordados al comenzar el proyecto.
Por ejemplo, el alcance podría ser el trabajo de limpiar el suelo, de construir una
casa y de poner la jardinería ornamental según las especificaciones hechas por el
cliente y aceptadas por el contratista. El cliente espera que el alcance del trabajo
se lleve a cabo con la calidad deseada. Así, en el proyecto de construcción de una
casa, el cliente espera que la mano de obra sea de calidad óptima. No quedará
satisfecho si se concluye la obra pero es difícil abrir y cerrar las ventanas, si las
llaves de agua gotean o si la jardinería ornamental está llena de piedras.
El costo de un proyecto es la cantidad que el cliente se compromete a pagar por
la terminación aceptable del proyecto. El costo se basa en un presupuesto que
abarca una estimación de los costos relacionados con varios recursos que
servirán para llevar a cabo el proyecto. Puede incluir los sueldos de los que
trabajan en él, los materiales y suministros, el arrendamiento de equipo o de
instalaciones y los honorarios de los subcontratistas o consultores que se
encargan de algunas actividades. Por ejemplo, si se trata de una boda, entre otras
cosas se presupuestará lo siguiente: flores, vestido de la novia, frac, agencia de
banquetes, pastel, alquiler de la limusina, fotógrafos.
El programa de un proyecto es el cronograma que específica cuándo empezarán y
terminarán las actividades. El objetivo de un proyecto generalmente establece el
tiempo en que su alcance debe terminarse en una fecha convenida por el cliente y

8. la persona o empresa que se encargarán de realizarlo. Puede ser la fecha de
aniversario de un pueblo o aquella en que se quiere terminar una habitación más
de la casa. El objetivo de un proyecto es terminar el alcance sin rebasar el
presupuesto, en determinada fecha y con entera satisfacción del cliente. Para
facilitar su consecución, es importante elaborar un plan antes de iniciar el
proyecto; en él se incluirán todas las actividades, los costos conexos y las
estimaciones del tiempo necesario para concluirlas.
Cuando no se elabore, crece el riesgo de no terminar totalmente el proyecto
dentro de los límites del presupuesto y a tiempo. Una vez comenzado un proyecto,
algunas circunstancias imprevistas pueden poner en peligro el logro del objetivo
respecto al alcance, al costo o al programa.
El costo de algunos materiales puede ser más alto que la estimación inicial.
El mal tiempo puede ocasionar retrasos.
Quizá haya que rediseñar o modificar una pieza muy compleja de maquinaria
automatizada para que cumpla con las especificaciones de desempeño.

9. 1.5 ACTIVIDADES DEL PROYECTO