Arce es una plataforma que permite preservar documentos y expedientes electrónicos a lo largo del tiempo para garantizar su acceso, lectura y autenticidad en el futuro. La plataforma cumple con normativas de gestión de documentos electrónicos y permite la ingesta, gestión del ciclo de vida, consultas y configuración de objetos electrónicos de forma escalable. Arce es una solución de la empresa Baratz para ofrecer a sus clientes una opción innovadora de preservación digital a largo plazo.

1. UNA solución DE PRESENTE
CARGADA DE FUTURO
Arce, la plataforma que le permite garantizar que sus
documentos, expedientes electrónicos, así como el resto
de objetos electrónicos, sean accesibles, interpretables
y tengan toda la validez jurídica, hoy y en el futuro.
Preservación de documentos
y expedientes electrónicos

2. Arce
Preservación de documentos
y expedientes electrónicos
La preservación del documento y expediente electrónico es una de las necesidades y a la vez
preocupaciones de las organizaciones que están generando ya importantes cantidades de
documentos y expedientes electrónicos con validez jurídica e histórica.
Preguntas como: ¿Podré recuperar y leer un documento dentro de 20, 30 o 40 años?, ¿En caso de problemas
jurídicos, podré presentarlo como prueba ante un juez? ¿Puedo garantizar la memoria histórica de la
organización a través de soportes electrónicos?, ¿Cumplo con los requerimientos de seguridad técnico-jurídica
en el archivo de los documentos electrónicos?, etc. Son algunas de las preguntas que de forma repetitiva van
apareciendo en foros y congresos sobre la materia.
Arce es el programa y servicio de Baratz que
permite la preservación de los documentos,
expedientes y demás objetos electrónicos a lo
largo del tiempo, garantizando que en cualquier
momento se podrá acceder a ellos, se podrán leer y
se podrá demostrar que son auténticos.
Arce permite conectarse no solo a productos de
Baratz, como AlbaláNet, sino a cualquier gestor
documental o herramienta de gestión de documen-
tos, expedientes y objetos electrónicos, garantizando
una ingesta fácil, con verificación de integridad,
autenticidad y validez jurídica.

3. “La Plataforma cumple con la normativa
europea y las normas ISO específicas relativas
a gestión de documentos electrónicos”.ii
Gestión del ciclo de vida de los documentos
y expedientes electrónicos
Funcionalidades:
1. Descripción archivística
Normalización en la descripción archivística de los fondos
y control de autoridades. Gestión de cuadros de clasifica-
ción, calendarios de conservación, vocabularios de meta-
datos (expediente, documento y firma), tipologías docu-
mentales, formatos, etc. Dichas herramientas se pueden
introducir manualmente en la plataforma o a través de
procesos de importación automatizados.
2. Gestión del ciclo de vida
Permite el ingreso de los documentos y expedientes elec-
trónicos, la gestión de todo su ciclo de vida, eliminación,
resellado, conservación permanente, migración y otras
tareas de gestión.
Ingreso: permite el ingreso de objetos electrónicos a par-
tir de un gestor documental, de un repositorio de docu-
mentos, de un File System, o manual. En dicho proceso
de ingreso se comprueba la integridad de la información
que se incorpora, la validez de las firmas, la completitud
de los metadatos y la existencia y verificación del foliado
de los expedientes.
Eliminación: permite la eliminación de los expedientes
que en aplicación de las tablas de evaluación o calenda-
rios de conservación se deban eliminar. Se mantiene el
registro de eliminaciones y se sigue un proceso interno
para la autorización de las eliminaciones.
Migración: mediante mecanismos de detección de la
obsolescencia tecnológica de los formatos de fichero existen-
tes, se sugiere la migración de todos los elementos afectados
a nuevos formatos, más actuales, garantizando la autenti-
cidad de las nuevas copias, a través de un procedimiento
automatizado y usando un módulo de migración auditado.
Resellado: en aquellos casos en que el objeto electrónico
tenga elementos de validez jurídica, se permite el resellado
del expediente y de los documentos a través de un procedi-
miento automatizado que preserva la vigencia de las firmas.
Esta solución permite la gestión de los documentos
y expedientes electrónicos desde el cierre del
expediente, hasta el momento de su eliminación,
o su conservación permanente que se garantiza a
muy largo plazo resolviendo la necesidad futura de
migración de formatos.
3. Consultas
Permite la consulta de los objetos almacenados en la pla-
taforma, sea ésta en local o a través de servicios SaaS,
tanto de objetos concretos como de grupos de objetos que
cumplan ciertos criterios. La obtención de los resultados
puede consistir en:
• Recuperar uno o varios objetos almacenados.
• Obtener una copia auténtica de uno o varios
expedientes, incluido el certificado de custodia
generado por el sistema.
Se conserva información de todas las consultas realiza-
das, con fecha y hora de consulta, el tipo de consulta y el
usuario que la ha realizado.
4. Gestión de usuarios
La plataforma dispone de un sistema propio de usuarios,
pero se puede integrar con los sistemas de gestión de
usuarios que disponga la organización, en caso de implan-
tación in-house. Permite habilitar el acceso mediante apli-
caciones de terceros: portal de transparencia, consultas a
través de sistemas externos, con autenticación o sin ella.
5. Configuración
La plataforma dispone de un completo sistema de confi-
guración, tanto en cuanto a las comprobaciones a realizar
en el ingreso de objetos electrónicos, como en la gestión
de los cuadros de clasificación, el vocabulario de meta-
datos, las políticas de disposición y acceso, las tipologías
documentales, formatos, etc.
6. El control de acceso
y la auditoría de operaciones
El sistema cumple con las medidas de control requeridas
por la normativa sobre protección de datos.

4. Características:
• ii
ISO 14721:2003 - Space data and information transfer systems. Open archival information systems. Reference model (OAIS)
• ISO/TR 15801:2004. Electronic imaging-Information stored electronically- Recommendations for trustworthiness and reliability
• ISO/TR 18492:2005 - Long-term preservation of electronic document-based information
• ISO 17068:2012 - Information and documentation - Trusted third party repository for digital records
• Directiva 1999/93/CE de firma electronica
• Reglamento europeo 910/2014 sobre identidad electrónica
OFICINAS CENTRALES - MADRID
Raimundo Fernández Villaverde, 28
28003 Madrid
Tel.: (+34) 91 456 03 60
informa@baratz.es
www.baratz.es
PAÍS VASCO
Tel.: (+34) 94 472 34 20
informa@baratz.es
ANDALUCÍA
Tel.: (+34) 958 80 67 20
informa@baratz.es
MÉXICO
Andrés Bello 45 - Piso 28
Col. Polanco, Del. Miguel Hidalgo
11560 México D.F.
Tel.: (+52) 55 5395 4400
informa@baratz.com.mx
www.comunidadbaratz.com
modalidad in-house, es decir, instalada en el CPD
del propio cliente o en modalidad SaaS, como ser-
vicio provisto desde Baratz o un proveedor. También
se contemplan soluciones mixtas, como la instala-
ción en un tercero de confianza que pueda prestar
el servicio al cliente final.
Arce es una solución escalable que permite la infor-
matización desde pequeños Archivos departamenta-
les hasta el concepto de Red de Archivos, pudiendo
adaptar la solución a múltiples formatos de paquetes
de ingesta, a procesos de preservación definidos por
el usuario y a diferentes tipos de consulta y acceso
especializados.
Arce se basa en estándares abiertos lo que permite
la integración con multitud de aplicaciones en ámbi-
tos como la tramitación y gestión de expedientes,
la digitalización y proceso de imágenes o la gestión
documental.
Arce es una aplicación web J2EE desarrollada sobre
Spring, que basa su interoperabilidad en servicios
web RESTful ( xml, json o jsonp ) y que permite la
extensión de funcionalidades mediante módulos de
carga dinámica.
Arce soporta distintos modelos de explotación y
distribución. La plataforma puede ser utilizada en
Arce es un producto de Baratz, empresa líder en el sector de la gestión de los documentos y archivos/
ECM, creado con la finalidad de ofrecer a nuestros clientes una solución profesional, innovadora y de
vanguardia como respuesta a un problema de tan amplio calado como la preservación digital de los
documentos de archivo para contar con una información auténtica, veraz y accesible a largo plazo. Una
acción de presente cargada de futuro.
Más de 25 años de experiencia son nuestro mejor aval.