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ARCE: Preservación de documentos y expedientes electrónicos

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La preservación del documento y expediente electrónico es una de las necesidades y a la vez
preocupaciones de las organizaciones que están generando ya importantes cantidades de
documentos y expedientes electrónicos con validez jurídica e histórica.

Arce es el programa y servicio de Baratz que permite la preservación de los documentos, expedientes y demás objetos electrónicos a lo largo del tiempo, garantizando que en cualquier
momento se podrá acceder a ellos, se podrán leer y se podrá demostrar que son auténticos.

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ARCE: Preservación de documentos y expedientes electrónicos

  1. 1. UNA solución DE PRESENTE CARGADA DE FUTURO Arce, la plataforma que le permite garantizar que sus documentos, expedientes electrónicos, así como el resto de objetos electrónicos, sean accesibles, interpretables y tengan toda la validez jurídica, hoy y en el futuro. Preservación de documentos y expedientes electrónicos
  2. 2. Arce Preservación de documentos y expedientes electrónicos La preservación del documento y expediente electrónico es una de las necesidades y a la vez preocupaciones de las organizaciones que están generando ya importantes cantidades de documentos y expedientes electrónicos con validez jurídica e histórica. Preguntas como: ¿Podré recuperar y leer un documento dentro de 20, 30 o 40 años?, ¿En caso de problemas jurídicos, podré presentarlo como prueba ante un juez? ¿Puedo garantizar la memoria histórica de la organización a través de soportes electrónicos?, ¿Cumplo con los requerimientos de seguridad técnico-jurídica en el archivo de los documentos electrónicos?, etc. Son algunas de las preguntas que de forma repetitiva van apareciendo en foros y congresos sobre la materia. Arce es el programa y servicio de Baratz que permite la preservación de los documentos, expedientes y demás objetos electrónicos a lo largo del tiempo, garantizando que en cualquier momento se podrá acceder a ellos, se podrán leer y se podrá demostrar que son auténticos. Arce permite conectarse no solo a productos de Baratz, como AlbaláNet, sino a cualquier gestor documental o herramienta de gestión de documen- tos, expedientes y objetos electrónicos, garantizando una ingesta fácil, con verificación de integridad, autenticidad y validez jurídica.
  3. 3. “La Plataforma cumple con la normativa europea y las normas ISO específicas relativas a gestión de documentos electrónicos”.ii Gestión del ciclo de vida de los documentos y expedientes electrónicos Funcionalidades: 1. Descripción archivística Normalización en la descripción archivística de los fondos y control de autoridades. Gestión de cuadros de clasifica- ción, calendarios de conservación, vocabularios de meta- datos (expediente, documento y firma), tipologías docu- mentales, formatos, etc. Dichas herramientas se pueden introducir manualmente en la plataforma o a través de procesos de importación automatizados. 2. Gestión del ciclo de vida Permite el ingreso de los documentos y expedientes elec- trónicos, la gestión de todo su ciclo de vida, eliminación, resellado, conservación permanente, migración y otras tareas de gestión. Ingreso: permite el ingreso de objetos electrónicos a par- tir de un gestor documental, de un repositorio de docu- mentos, de un File System, o manual. En dicho proceso de ingreso se comprueba la integridad de la información que se incorpora, la validez de las firmas, la completitud de los metadatos y la existencia y verificación del foliado de los expedientes. Eliminación: permite la eliminación de los expedientes que en aplicación de las tablas de evaluación o calenda- rios de conservación se deban eliminar. Se mantiene el registro de eliminaciones y se sigue un proceso interno para la autorización de las eliminaciones. Migración: mediante mecanismos de detección de la obsolescencia tecnológica de los formatos de fichero existen- tes, se sugiere la migración de todos los elementos afectados a nuevos formatos, más actuales, garantizando la autenti- cidad de las nuevas copias, a través de un procedimiento automatizado y usando un módulo de migración auditado. Resellado: en aquellos casos en que el objeto electrónico tenga elementos de validez jurídica, se permite el resellado del expediente y de los documentos a través de un procedi- miento automatizado que preserva la vigencia de las firmas. Esta solución permite la gestión de los documentos y expedientes electrónicos desde el cierre del expediente, hasta el momento de su eliminación, o su conservación permanente que se garantiza a muy largo plazo resolviendo la necesidad futura de migración de formatos. 3. Consultas Permite la consulta de los objetos almacenados en la pla- taforma, sea ésta en local o a través de servicios SaaS, tanto de objetos concretos como de grupos de objetos que cumplan ciertos criterios. La obtención de los resultados puede consistir en: • Recuperar uno o varios objetos almacenados. • Obtener una copia auténtica de uno o varios expedientes, incluido el certificado de custodia generado por el sistema. Se conserva información de todas las consultas realiza- das, con fecha y hora de consulta, el tipo de consulta y el usuario que la ha realizado. 4. Gestión de usuarios La plataforma dispone de un sistema propio de usuarios, pero se puede integrar con los sistemas de gestión de usuarios que disponga la organización, en caso de implan- tación in-house. Permite habilitar el acceso mediante apli- caciones de terceros: portal de transparencia, consultas a través de sistemas externos, con autenticación o sin ella. 5. Configuración La plataforma dispone de un completo sistema de confi- guración, tanto en cuanto a las comprobaciones a realizar en el ingreso de objetos electrónicos, como en la gestión de los cuadros de clasificación, el vocabulario de meta- datos, las políticas de disposición y acceso, las tipologías documentales, formatos, etc. 6. El control de acceso y la auditoría de operaciones El sistema cumple con las medidas de control requeridas por la normativa sobre protección de datos.
  4. 4. Características: • ii ISO 14721:2003 - Space data and information transfer systems. Open archival information systems. Reference model (OAIS) • ISO/TR 15801:2004. Electronic imaging-Information stored electronically- Recommendations for trustworthiness and reliability • ISO/TR 18492:2005 - Long-term preservation of electronic document-based information • ISO 17068:2012 - Information and documentation - Trusted third party repository for digital records • Directiva 1999/93/CE de firma electronica • Reglamento europeo 910/2014 sobre identidad electrónica OFICINAS CENTRALES - MADRID Raimundo Fernández Villaverde, 28 28003 Madrid Tel.: (+34) 91 456 03 60 informa@baratz.es www.baratz.es PAÍS VASCO Tel.: (+34) 94 472 34 20 informa@baratz.es ANDALUCÍA Tel.: (+34) 958 80 67 20 informa@baratz.es MÉXICO Andrés Bello 45 - Piso 28 Col. Polanco, Del. Miguel Hidalgo 11560 México D.F. Tel.: (+52) 55 5395 4400 informa@baratz.com.mx www.comunidadbaratz.com modalidad in-house, es decir, instalada en el CPD del propio cliente o en modalidad SaaS, como ser- vicio provisto desde Baratz o un proveedor. También se contemplan soluciones mixtas, como la instala- ción en un tercero de confianza que pueda prestar el servicio al cliente final. Arce es una solución escalable que permite la infor- matización desde pequeños Archivos departamenta- les hasta el concepto de Red de Archivos, pudiendo adaptar la solución a múltiples formatos de paquetes de ingesta, a procesos de preservación definidos por el usuario y a diferentes tipos de consulta y acceso especializados. Arce se basa en estándares abiertos lo que permite la integración con multitud de aplicaciones en ámbi- tos como la tramitación y gestión de expedientes, la digitalización y proceso de imágenes o la gestión documental. Arce es una aplicación web J2EE desarrollada sobre Spring, que basa su interoperabilidad en servicios web RESTful ( xml, json o jsonp ) y que permite la extensión de funcionalidades mediante módulos de carga dinámica. Arce soporta distintos modelos de explotación y distribución. La plataforma puede ser utilizada en Arce es un producto de Baratz, empresa líder en el sector de la gestión de los documentos y archivos/ ECM, creado con la finalidad de ofrecer a nuestros clientes una solución profesional, innovadora y de vanguardia como respuesta a un problema de tan amplio calado como la preservación digital de los documentos de archivo para contar con una información auténtica, veraz y accesible a largo plazo. Una acción de presente cargada de futuro. Más de 25 años de experiencia son nuestro mejor aval.

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