Geschäftsprozessmanagement als Erfolgsfaktor für „E-Government Schweiz“ - Vortrag von M. Schaffroth am BPM Forum 2012. Die freie Nutzung der eCH-Folien unter Quellenangaben ist erwünscht.

1. Eidgenössisches Finanzdepartement EFD
Informatiksteuerungsorgan des Bundes ISB
Geschäftsprozessmanagement als
Erfolgsfaktor für „E-Government
Schweiz“
Marc Schaffroth, Projektleiter Architekturen und
Standards, ISB
BPM Forum – 28.März 2012
(Handzettel)

2. Themen / Fragestellung
Geschäftsprozessmanagement in der öffentlichen
Verwaltung
• strategische Einordnung?
• Kooperations- und Steuerungsmodelle der
„vernetzten Verwaltung“?
• praktische Umsetzung: Womit beginnen?
 „lessons learned“: Podiumsdiskussion
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3. „E-Government-Strategie Schweiz“: 3 Ziele
3 Hauptziele:
1. Die Wirtschaft wickelt den Verkehr
mit den Behörden elektronisch ab.
2. Die Behörden …verkehren unterei-
nander elektronisch,
3. Die Bevölkerung kann die wichtigen
Geschäfte … mit den Behörden
elektronisch abwickeln.
„ Ein zentrales Anliegen ist die Durchgängigkeit der Prozesse über alle
föderalen Ebenen hinweg.“ (BR Widmer-Schlumpf)
 Die „E-Government-Strategie Schweiz“ ist eine „Prozessstrategie“
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4. „E-Government-Strategie Schweiz“
Umsetzungsorganisation: Bund, Kantone und Gemeinden sind
Partner
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5. Rahmenbedingungen der Verwaltungs-
modernisierung
• föderale Strukturen und rechtsstaatliche Prinzipien
(Legalitätsprinzip, Zuständigkeitsprinzip)
• hoheitliche statt marktwirtschaftliche Leistungen (Politik
ist Leistungsbesteller, Bürger sind „Kunden“)
• Vielzahl von Akteuren (+ 70 Bundesämter, 26 Kantone,
+ 2500 Gemeinden)
• Vielzahl und Vielfalt öffentlicher Leistungen und Prozesse
• unterschiedliche regionale und lokalen Kulturen,
Entwicklungsstände und Veränderungsmöglichkeiten?
 bilden Zuständigkeitsprinzip und föderale Strukturen ein
„Modernisierungshindernis“?
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6. Silostrukturen im Verfahren: Beispiel „Baubewilligungsverfahren“
„Behördenmarathon“
B augesuch = administrative Lasten Entscheid
(Leistung)
1 2 3 4 5
Kunde
Verwaltung
(Prüfung von diversen Voraussetzungen)
Bauamt Bauamt Entscheid !
Grundbuch- Denkmal- Umweltamt
amt pflege Nebenbe-
Beschei- Gutachten willigung
nigung
„Insel-Government“
• Steuerung und Koordination des Verfahrens bleiben dem Kunden aufgebürdet
• auf der Kundenseite entstehen zusätzliche Aufwände und (Prozess-)Kosten
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7. Vernetzung im Verwaltungsverfahren
Durchgängiger Prozess („End-to-End“)
Kunde 1 X = administrative Entlastung 2
X X X
Gesuch Entscheid
„End–to–End-Prozess“ (L e i s t u n g)
Verwaltung
( Leistung B ) ( Leistung C ) ( Leistung D )
Bauamt
Grundbuch- Denkmal- Umweltamt
amt pflege
„no stop-Government“ durch verwaltungsübergreifende Kooperation,
d.h. durch behördenseitige Vernetzung von Leistungen und Prozessen
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8. Behördenübergreifende Vernetzung von Leistungen und Prozessen
Das föderale Kooperationsmodell
End-to-End-Sicht Gesuch Kunde Leistung
(vom Kunden zum
Bauamt
Kunden) Entscheid
!
Kooperationssicht Leistung Leistung
geplante und koor- Grundbuchamt
dinierte Übergabe von
Leistungen Bestätigung
Umweltamt Bauamt
Produktionssicht
Nebenbewilligung
Grundbuchamt „lokale“ Prozesse
= „black boxes“
Umweltamt
Durchgängige Prozesse durch Vernetzung: Die „lokale“ (hoheitliche) Produktions-
autonomie (=Zuständigkeitsprinzip) bleibt erhalten.
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9. „Welche Steuerungsmodelle brauchen
Verwaltungsprozesse?“
Steuerung in vordeterminierten
industriellen Fertigungsprozessen
BPR und „Workflow Management“
Steuerung in wissens-, erfahrungs- und
kommunikationsintensiven Prozessen?
„Human Interaction Management“
„Erfolgreiche Kooperation und Innovation basieren auf einer gemeinsamen Zielorientierung, indivi-
duellem Können sowie auf Flexibilität und Vernetzung in der operativen Prozessausführung“
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10. eCH-BPM-Standards zur „Vernetzten Verwaltung Schweiz“
Aufgabenlandkarte(n) Gesetze 1. Aufgaben- und
2. Leistungsbeschreibung
Aufgabengliederung zur sachlichen
Einordnung von Leistungen Aufgabe
Führungsaufgaben Aufgaben
Strategie
F1 Amtspolitik Planung …..
Fn Gruppe Leistung
Kernaufgaben
Arbeit
K1 Produktion Bauen
K2 Zahlungen Bildung
Kn Gruppe
Leistungen Merkmale
Steuern
K1 Produktion Umwelt
K2 Zahlungen …..
Kn Gruppe
Supportaufgaben
Finanzen
S1 Finanzen Personal
S2 Personal …..
Sn Gruppe
Prozesse
3. Prozessbeschreibung
Leistungsinventar & -darstellung
Prozessbeschreibung
einheitliche Beschreibung,
systematische Dokumentation Merkmale
Referenzverzeichnis-Dienste Prozessdarstellung
Leistungsarchitektur(en)
für durchgängige, verwaltungsübergreifende Entscheid eröffnet
Kunde
Antrag stellen
Basisdatendienste Prozesse Verwaltung CH“
versicherungen
„Vernetzte
Amt ür Sozial
-
Verfahren Antrag Antrag
Importeur stellt Gesuch eröffnen prüfen bewilligen
f
+
Pensionskasse
Leistungsarchitektur
Leistungs- Zugangs- Unterneh- eFormular-
BPM-Dokumentation
Dossier
„ID 2308 – aktualisieren
Einfuhrbewilligung“ Leistung ID-2308 Entscheid ! inventar strukturen mens-ID Dienst +
BA Landwirtschaft BLW Leistungs- Leistungs-
architek- & Prozess- Behörden- weitere…
turen dokumen- IAM-Dienst
verzeichnis
Leistung ID-2345 tation
Zollverwaltung EZV
Prüfen von Voraussetzungen ! priorisierte E-Government-Vorhaben
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11. Netzwerk-Kultur und organisationales Lernen
eCH-Standards und -Umsetzungshilfen
eCH-Prozessaustausch-
Plattform (geplant)
eCH-Diskussionsforum
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12. Fazit: Durchgängige Prozesse, Flexibilität
und Produktivität durch Vernetzung
Flexible Steuerung bei Aushandlungs- und Entschei-
dungsprozessen
• Steuerung in „ergebnisoffenen“ Prozessen wird den
Akteuren auf der operativen Ausführungsebene übertragen
• operative Flexibilität durch „adaptive case management“,
„Geschäftsverwaltung / GEVER“
Vernetzt produzieren
• Entkoppelung der „lokalen“ Prozesse
• organisationsübergreifende Vernetzung durch geregelten
Austausch von Leistungen
 „durchgängige Kundenprozesse“ auf der Basis eines
„Service Oriented Process Management (SOPA)“
 BPM-Standardisierung als Grundlage
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13. Weiterführende Informationen
www.egovernment.ch
Informationen zur „E-Government-Strategie Schweiz“ und
deren Umsetzung
www.ech.ch, E-Government-Standards, u.a.
BPM-Rahmenkonzepte, BPM-Standards und BPM-Hilfsmittel
• eCH-0126 Vernetzte Verwaltung Schweiz
• eCH-0140 „BPMN-Standard 2.0“
• eCH-0096 BPM-Starter Kit
www.ech-bpm.ch
Download „eCH-0096 BPM-Starter Kit“
http://verwaltungsmodernisierung.ning.com
Diskussionsforum zu E-Government Schweiz und
Verwaltungsmodernisierung
Kontakt: marc.schaffroth@isb.admin.ch
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